"Расчет", 2008, N 11
СПЕЦПРОЕКТ: АНТИКРИЗИС
Во время экономического кризиса положение любого предприятия теряет свою предсказуемость и становится подверженным различным угрозам. Среди них можно выделить следующие:
- падение спроса и сокращение продаж;
- просрочка задолженности клиентов и потенциальные их дефолты,
- неплатежи банков, рост требований коммерческих кредиторов касательно своевременной уплаты долгов;
- сложности с банковским кредитованием и ужесточение условий банков по возврату ранее выданных кредитов, ухудшение условий кредитования в целом;
- банковские неплатежи;
- кризис доверия в деловой среде;
- существенные изменения финансовых условий деятельности;
- претензии контрагентов;
- судебные и внесудебные разбирательства и т.п.
В условиях кризиса роль бухгалтерии как поставщика актуальной финансовой и управленческой информации может и должна значительно увеличиться. Бухгалтерия - это сердце бизнеса. От того, насколько исправно оно бьется, зависит жизнь компании. В связи с этим журнал "Расчет" совместно с журналом "Консультант" провели круглый стол, чтобы выяснить, какие именно действия специалистов по учету позволят уберечь фирму от гибели. Итак,
7 советов бухгалтеру, которые помогут компании
выстоять в кризис
1. Не паникуйте.
Прежде всего, нельзя терять контроль над ситуацией. Стремитесь сохранить системность регулярных процедур и продолжайте осуществлять рутинные бухгалтерские операции: ведение учета, платежи, подготовка и сдача отчетности и т.д.
2. Мобилизуйтесь.
Сосредоточьте человеческие ресурсы на решении срочных и важных задач, вызванных кризисом. Не исключено, что потребуется работать сверхурочно - не противьтесь этому, и Ваши усилия, скорее всего, не пропадут втуне. Необходимо максимально повысить оперативность обработки бухгалтерских документов, чтобы обеспечить оценку финансовых результатов (доходов, расходов, прибыли, эффективности) и финансовой ситуации (дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе просроченной, запасов, денежных средств, кредитов, ликвидности и пр.). Бухгалтерия должна как можно эффективнее координировать свою работу с другими службами предприятия для обеспечения быстрого и успешного принятия управленческих решений, которые позволят фирме выжить. Кроме того в условиях кризиса бухгалтерская служба должна быть готова быстро удовлетворить требования банков-кредиторов по предоставлению финансовой информации - это необходимо при обеспечении оперативного финансирования бизнеса.
3. Скорректируйте стратегию.
Сегодня казавшиеся прежде надежными планы и решения под влиянием кризиса оказываются бесполезными. Поэтому главному бухгалтеру вместе с руководителем нужно сесть за стол переговоров и скорректировать прежнюю стратегию. В первую очередь оцените:
- внутренние параметры предприятия (оборот, объем производства, прибыль, совокупный объем налоговых отчислений, трудовые ресурсы, рентабельность каждого направления деятельности и т.д.);
- положение на рынке (конкурентоспособность, долю рынка, стоимость бизнеса, взаимоотношения с контрагентами, наличие лояльных партнеров, отношения с банком и т.д.);
- в целом внешнюю среду (ситуацию в целом по отрасли, в конкретном регионе, наличие преференций от государства и т.д.).
Оцените вероятность банкротства и, соответственно, разработайте возможный комплекс мер по его предотвращению.
Предположим, что компания обладает значительными внутренними ресурсами, но рынок и внешняя среда нестабильны и таят в себе множество угроз. В данном случае более действенным решением будет расширять ассортимент, осваивать новые рынки, вести экспансию в новых регионах, оптимизировать налогообложение, осуществлять интеграцию бизнеса.
Если же кризис накрыл с головой фирму, у которой в ресурсах не было избытка, то выбор у нее невелик - по возможности сокращать издержки и привлекать больше средств не за счет займов, а путем концентрации на очень узком сегменте рынка или же сокращать продуктовый ассортимент с параллельным увеличением объема продаж. Если ни то ни другое не удается осуществить, то фирме остается только присоединиться к более сильному партнеру или уйти с рынка.
Все дальнейшие действия производите в соответствии с выбранной стратегией.
Андрей Дедков, советник по безопасности инвестиций и управлению рисками ИФД КапиталЪ, Управляющая компания "Менеджмент-центр": "Если бюджеты компании уже "сверстаны", то бухгалтеру следует поднять вопрос об их пересмотре. Это позволит вовремя оценить, какова вероятность сбоев при формировании финансового потока в компании, а следовательно - и обрушения всего бюджета".
4. Сверяйтесь с контрагентами.
Проведите инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности. Обязательно продумайте способы защиты от взыскания "кредиторки". Так, бухгалтерия совместно с финансовой службой должна следить за тем, чтобы кредиторская задолженность погашалась не ранее установленных сроков оплаты. Принимайте участие в переговорах с контрагентами на предмет того, чтобы отодвинуть сроки оплаты по согласованию с ними, реструктурировать задолженность, пересмотреть финансовые условия работы.
Активизируйте работу с "дебиторкой", пересмотрите и скорректируйте порядок взыскания и списания задолженности. На основе имеющихся данных проведите анализ финансового состояния контрагентов (период сотрудничества, сроки исполнения обязательств и т.д.).
Алексей Молотков, заместитель финансового директора ОАО "Синергия", член экспертного совета журнала "Консультант": "Отслеживать уровень и возраст дебиторской задолженности клиентов в целом и в разрезе отдельных контрагентов следует ежедневно. Необходимо требовать своевременной оплаты задолженности, срок которой наступил. Кроме того, вполне допустимо блокировать работу с клиентами, задолженность которых, в том числе просроченная, достигает критического уровня".
Андрей Дедков, советник по безопасности инвестиций и управлению рисками ИФД КапиталЪ, Управляющая компания "Менеджмент-центр": "Не нужно сразу вводить кардинальные меры. Если есть какие-то подозрения по поводу состояния бизнеса партнеров, лучше предварительно пообщаться с ними, узнать, как они сами видят свою устойчивость в ближайшие месяцы и оценивают перспективы закрытия задолженности. И только по итогам этих переговоров принимайте решение. Установите очередность платежей. При необходимости обеспечьте учет факторинговых операций. Бухгалтеру также следует участвовать в ревизии кредитной политики фирмы в отношении клиентов".
5. Сокращайте расходы.
К сожалению, если Вы уже вынуждены сокращать расходы - значит, самый удобный момент Вы уже упустили и нужно было об этом позаботиться чуть раньше. Однако не падайте духом: в данном случае лучше поздно, чем никогда. Г-н Молотков считает, что "...бухгалтерия обязательно должна выступать с предложениями по оптимизации накладных расходов на период кризиса, включая затраты на персонал, но не ограничиваясь ими. Также при необходимости нужно сдвигать финансирование данных расходов на будущее, насколько это возможно".
Итак, в первую очередь составьте перечень затрат, от которых организация может безболезненно отказаться.
Дмитрий Васильев, главный бухгалтер ЗАО "КУН", рекомендует "...освобождаться от дорогостоящих вещей, без которых компания сможет обойтись. Например, заменить роскошные автомобили руководителя компании и высших менеджеров на более скромные или вообще отказаться от этой статьи бюджета. А вот на одноразовой посуде, кулерах с водой и на других мелочах экономить не стоит. Не бейте из пушки по воробьям, - средств это сбережет не много, а психологический климат в коллективе подорвет точно".
Ольга Лапушкина, старший партнер департамента "Финанс" кадрового центра "ЮНИТИ": "Вследствие дефицита ресурсов старт проектов, требующих больших денежных вложений, зачастую переносится на более позднее время либо вообще замораживается. Компании также сокращают переменные издержки за счет экономии на проведении корпоративных мероприятий, поощрениях сотрудников, канцтоварах и других хозяйственных потребностях".
Натела Черкащенко, финансовый директор Ralf Ringer: "Мы частично закрываем производство - например, в Зарайске. Содержание этой фабрики и прежде дорого нам обходилось. А в текущей ситуации, на наш взгляд, вовсе нецелесообразно тратиться на данный проект.
Компания за последние пять-шесть лет достигла высоких результатов в отслеживании качества на всех этапах производства. И первое, что нам придется сократить, - эти контрольные функции.
Затраты на маркетинг нельзя назвать существенными. В текущем году мы потратили 3% от выручки на рекламу. В следующем году хотели вложить больше, но в связи с текущей ситуацией приходится сворачивать многие программы.
Конечно, в стоимости затрат самое большое место занимает зарплата. Мы оценивали статьи бюджета, и первое, что приходило в голову, - это урезать вознаграждения работникам. Но мы понимаем, что это крайние меры, и нам очень не хотелось бы к ним прибегать".
В условиях повышения рисков ликвидности крайне важно соблюдать сроки уплаты налогов и заработной платы. Ведь в случае просрочек по налогам предприятие может навлечь на себя санкции, а невыплата зарплаты в срок будет деморализовывать персонал и может привести к потере наиболее ценных сотрудников, востребованных даже на "низком" кадровом рынке.
Следует также изучить все существующие законные схемы налоговой оптимизации и оперативно внедрить самые подходящие. Кроме того, не забывайте о правомерных методах, с помощью которых можно отсрочить момент уплаты налогов.
Светлана Тищенко, генеральный директор ООО "Градиент-Альфа-АУДИТ" советует бухгалтерам и руководителям обратить внимание на то, что в их арсенале есть гл. 9 Налогового кодекса. Данная норма определяет порядок изменения срока уплаты налогов и сборов. Очевидно, что в период кризиса возможны затруднения с деньгами, с платежами, проблемы с банками, и компании должны быть готовы к тому, что денег у них может просто не хватить, в том числе и на уплату налогов, а кредит получить не удастся. На этот случай у предприятий есть право обращаться в налоговые органы за получением отсрочки, рассрочки либо инвестиционного налогового кредита. Здесь следует учитывать, что существует четкий перечень документов, которые инспекция может запросить для рассмотрения подобного запроса, поскольку контролеры нередко превышают свои компетенции. Например, при осуществлении процедуры рассмотрения налоговых кредитов они зачастую требуют дополнительные сведения и бумаги, тем самым затягивая процесс. Существует Постановление ФАС Уральского округа от 21 января 2008 г. N Ф09-11304/07-С3, поддерживающее налогоплательщика. Арбитры четко указали права и полномочия налоговых органов в данном вопросе, отметив, что инспекторы не могут отказать в рассмотрении запроса о переносе сроков уплаты налогов.
В условиях кризиса как никогда необходимо следить за изменениями налогового законодательства. Обратите внимание - уже приняты поправки в Налоговый кодекс, которые позволяют подлежащие уплате суммы НДС разбить на три этапа. Правда, по мнению Марины Косульниковой, главного бухгалтера ООО "Галан", "Данная рассрочка - слабое утешение для малых фирм". Но вполне вероятно, что в скором времени появятся дополнительные поблажки, которыми компании смогут воспользоваться при исполнении своих обязательств, в том числе и по налогу на прибыль.
6. Не топчитесь на месте.
Подумайте о том, как не только удержать компанию на плаву, но и развивать бизнес, потому что прямолинейное и близорукое сокращение издержек - это путь в никуда!
Дмитрий Васильев, главный бухгалтер ЗАО "КУН": "Лучше получать меньший дополнительный прирост прибыли от новых продаж, чем не получать ее вовсе. Вся новая прибыль должна вкладываться в новые продажи. Подумайте о небольших "вливаниях" в маркетинговые исследования - они непременно окупятся. Дело в том, что рынок потребления по мере развития кризиса, возможно, сильно изменится, и будет лучше, если Вы заранее узнаете, куда дует ветер.
Натела Черкащенко, финансовый директор Ralf Ringer: "Мы планировали выходить на рынок с новым продуктом - одним из итальянских брендов. Но теперь это направление пришлось заморозить на год. На текущий момент нельзя, конечно, сказать, что мы испытываем финансовые проблемы, но некоторые трудности ощущаются. Так, сейчас самая большая проблема для нас - предсказать потребительский спрос на следующий год: увеличится ли он, если возрастет инфляция? Возможно, люди перестанут покупать товары народного потребления и все свои деньги начнут тратить на продукты. В таком случае, конечно, возникнут серьезные сложности. Поэтому необходимо внимательно изучать рынок заранее".
Старайтесь использовать максимум возможностей всех имеющихся ресурсов. Привлекайте финансирование из внутренних источников организации, таких как нераспределенная прибыль, перераспределение основного и оборотного капитала и т.д.
Стоит также ознакомиться со всеми аспектами сделок по слиянию и поглощению. Не исключено, что в какой-то момент M&A станет для компании единственным выходом из сложившийся ситуации.
7. Берегите деньги.
Очень важно не поддаваться панике и деньги из валюты в валюту не перебрасывать.
В условиях кризиса бухгалтерия должна быть готова быстро удовлетворить требования банков-кредиторов по представлению финансовой информации, так как это может быть необходимо для оперативного финансирования бизнеса. Не следует конфликтовать с банком, который вдруг поднял Вам ставки, - он тоже вынужден соблюдать правила "игры на выживание". Поэтому пересмотрите свой кредитный портфель с учетом новых обстоятельств.
Натела Черкащенко, финансовый директор Ralf Ringer: "Многие активно развивающиеся производственно торговые организации сегодня сталкиваются с трудностями в связи с финансовым кризисом. Наша компания не стала исключением. Так, в собственности у предприятия имеется целевая недвижимость (фабрики), которая была приобретена для того, чтобы обеспечить в полной мере потребности производства. Данная покупка была совершена не за счет "длинных" инвестиционных денег, а за счет текущих "коротких". Кредитный портфель компании достаточно существенен относительно выручки и потребностей организации. В то же время в течение определенного периода он покрывал наши инвестиционные затраты. Сегодня же в условиях кризиса у нас возникли некоторые сложности с текущими кредитами. Дело в том, что займы были привлечены сроком до конца года, а теперь нам предстоит идти на новые кредитные условия. Положение будет сильно зависеть от того, сможет ли компания перекредитоваться - без этого ей придется туго. А часть банков сегодня тактично отказывает в займе, а те, которые готовы кредитовать, поднимают процентные ставки. И так-то было тяжело выполнять все условия для каждого из наших четырех имеющихся кредиторов, а сейчас они еще больше их ужесточают. Однако сокращать пул банков-партнеров тоже рискованно. Ведь если какой-либо из них скажет завтра, что не выдаст больше денег, то можно будет обратиться к остальным. Таким образом, мы распределяем свои риски".
Бухгалтерия должна оценить надежность обслуживающих банков, осуществляя их постоянный мониторинг, и в случае обоснованных сомнений срочно перейти на расчетное обслуживание в крупные и надежные кредитные учреждения. Деньги на первоочередные расходы можно перевести в банк с государственным участием, который наверняка будут спасать в случае углубления кризиса. Особенно это касается зарплаты. Тем самым вы поддержите нормальную обстановку в коллективе.
Если платежи уже зависли, необходимо как можно быстрее принять меры по выводу остальных средств из проблемного банка. В условиях кризиса целесообразно увеличивать остатки наличности на банковских счетах, т.к. риски просрочек и неплатежей со стороны покупателей существенно возрастают.
(Продолжение см. "Расчет", 2008, N 12)
Подписано в печать
28.10.2008
"Расчет", 2008, N 12
СПЕЦПРОЕКТ: АНТИКРИЗИС. РИСК С ПРИЦЕЛЬНЫМ РАСЧЕТОМ
(Продолжение. Начало см. "Расчет", 2008, N 11)
В сегодняшней экономической ситуации самый главный для предпринимателей вопрос, на который ищут и не находят ответов даже ведущие экономисты, звучит так: является ли нынешний кризис временным или же меняется вся структура экономики - всерьез и надолго? В первом случае рано или поздно все вернется на круги своя, но, как свидетельствует развитие ситуации, такой исход событий наименее вероятен. Гораздо интереснее и сложнее вариант второй, который в наибольшей степени соответствует нынешнему положению дел в российской экономике.
Считайте переменные издержки
Для начала отметим, что спад никогда не бывает резким. Обычно в распоряжении у предпринимателя есть месяц-другой, чтобы в условиях медленного, но неуклонного падения доходов подготовиться к более серьезным неприятностям. Значит, необходимо проанализировать, как и за счет чего можно снизить издержки и в какой последовательности это делать.
С переменными издержками дело обстоит достаточно просто. Можно посоветовать такой алгоритм действий. Для начала определитесь, кто больше не будет платить вообще. Как правило, в первую очередь "сворачивают" платежи предприятия, которые предоставляют услуги в том секторе, где представлены предметы роскоши - рестораны, бутики, автосалоны, элитные химчистки и прачечные. Эти клиенты перестанут платить не в режиме спада, а раз и навсегда. И никакие претензии и даже исковые заявления не помогут: платить эти контрагенты не будут все равно, поскольку долги в 40, 50 или даже 200 тыс. руб. - не та сумма, за которую судебные приставы возьмутся. Их мало, и работают они по значительно более крупным делам. Одно дело - выиграть судебный процесс, а совсем другое - взыскать "живые" деньги. Что же делать? Пустите в ход математику.
Пример. Допустим, Ваша прачечная оказывает услуги ресторану, который задолжал Вашей фирме уже 50 000 руб., и просрочка уже превысила 30 дней. В среднем размер заказа составляет 8000 руб. Можно, конечно, стирать и дальше, однако задумайтесь - а какова себестоимость уже оказанных услуг? Обычно это около 30%, то есть 15 000 руб. И это - чистый убыток, а каждая последующая стирка увеличивает Ваши потери еще на 1500 - 2000 руб., и только Вам решать, нужно ли снова и снова наступать на одни и те же грабли.
Арендные затраты
Или вот еще один весьма актуальный вопрос - аренда производственных помещений. Как правило, арендатор за время пользования объектом недвижимости успевает основательно вложиться в его инфраструктуру. Обычно фирма-пользователь успевает самостоятельно смонтировать системы вентиляции, кондиционирования, а зачастую и противопожарную систему и сигнализацию, поскольку во многих случаях без этого не получить лицензии. Аренда производственных помещений оформляется договорами, условия которых предусматривают, что предупреждать о расторжении такого соглашения нужно заблаговременно - за два-три месяца. Кроме того, гарантийный взнос обычно уже внесен, причем значительный. Терять деньги, естественно, не хочется. Однако сначала посчитайте, а потом решайте.
Примечание. Переезд офиса - процедура не слишком сложная. Нужно только посчитать, сколько неудобств доставит это вашим клиентам и стоит ли овчинка выделки?
Пример. Организация "Альфа" арендует офис площадью 400 кв. метров для проведения в нем образовательных семинаров по фондовому рынку. Срок окончания договора аренды - апрель 2009 г. Ежемесячная арендная плата равна 500 000 руб. Депозит за апрель 2009 г. - 500 000 руб. Стоимость ремонтных работ, установки системы кондиционирования, выполненных в мае 2008 г., составляет 1 200 000 руб.
Что же получается при досрочном прекращении договора аренды? Правильно, потеря гарантийного взноса в размере 500 000 руб. и большое человеческое спасибо от арендодателя за улучшения, которые обошлись фирме в 1 200 000 руб. Итого: 1 700 000 руб.
Если же продолжать платить за пустующие помещения с декабря по март (апрель будет оплачен из гарантийной суммы), то потери только "живых" денег составят 2 000 000 руб. Что делать? Решайте сами - все зависит от ваших возможностей, темпов спада и возможности быстро переориентировать бизнес.
Зарплатные расходы
Зарплата основного производственного персонала - вот что норовят в первую очередь сократить управленцы при снижении оборотов. Не секрет, что рынок заработной платы в России давно уже перегрет. Вопросы сокращения персонала и выплаты соответствующих компенсаций мы сейчас рассматривать не будем. Более важным является другой вопрос: можно ли сохранить квалифицированные кадры в условиях кризиса? Конечно, набрать новый персонал проще и дешевле, но производительность при этом упадет, и в итоге Вы рискуете пострадать еще больше.
Сократим рабочий день
Что говорит закон о возможном сокращении рабочего времени по инициативе работодателя?
Если изучить соответствующие статьи ТК РФ, то выяснится, что отдельные условия трудового договора - в том числе и вознаграждение - могут быть пересмотрены (за исключением трудовой функции работника). То есть сотрудник остается работать, выполняя те же обязанности, но за меньшую зарплату. Обоснованием этому могут быть изменения организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины).
По закону работодатель обязан письменно предупредить работника о пересмотре условий трудового договора не позднее чем за два месяца, предложив работнику имеющиеся вакантные должности, причем как соответствующие квалификации работника, так и вакантные нижестоящие должности. Альтернативой для него будет прежняя работа, оплачиваемая по сниженным расценкам.
Если же работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня (смены) и/или неполной рабочей недели, то трудовой договор с ним расторгается по сокращению численности персонала или штата. При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации. Однако напомним, что Вы преследуете совсем иные цели, нежели увольнение всех подряд - а значит, остается надеяться на лояльность сотрудников, которые согласятся переждать трудные времена.
Один за всех и все за одного
Речь пойдет о совмещении должностей при увольнении одного из сотрудников. В этом случае обязанности уволенного возлагаются на другого работника или перераспределяются между несколькими из них. При этом их заработная плата увеличивается суммарно на половину оклада уволенного сотрудника. Как показывает практика, сделать правильный выбор удается хорошо если одному из десяти управленцев. Во всех же остальных ситуациях компанию ждет два варианта развития событий. В первом случае сменщик не справится, и придется нанимать нового человека, поскольку работу делать надо, иначе участок придет в запустение. Во втором случае нового работника все равно придется брать, но отнять у других сотрудников перераспределенную зарплату обратно уже не получится - это весьма проблематично.
Но даже при удачной замене работодатель закладывает под свой бизнес мину замедленного действия. Не исключено, что работник, на которого возложены дополнительные обязанности, решит уйти, а найти ему замену с учетом повышенной нагрузки будет очень и очень непросто. Обычно такая ситуация происходит, когда вместо двух главных бухгалтеров руководство фирмы оставляет одного с символической прибавкой зарплаты, руководствуясь при этом таким суждением: обороты-де упали вдвое и нагрузка сократилась в той же пропорции. Через год-полтора работы в таком режиме главный бухгалтер все равно уйдет, и работодателю будет крайне трудно найти ему замену.
Примечание. Увольнение квалифицированных специалистов в надежде на то, что после преодоления тяжелых времен их удастся заново набрать, в большинстве случаев является экономически неоправданным шагом.
Банковский вопрос
Немало проблем в кризисной ситуации приносит и неумение расставить приоритеты. Возьмем, к примеру, финансы. Сколь бы эффективно ни действовал Ваш обслуживающий банк и сколь бы доверительные связи ни были налажены между учредителями Вашей компании и членами правления этой кредитной организации, всю "кубышку" в ней хранить не стоит. Случись чего - и получить деньги сможете разве что от Агентства по страхованию вкладов, причем в пределах, в очередь и в срок. А уж если средства лежат просто на расчетном счету, а не на депозите, то Ваша очередь будет перед налоговой, но после "физиков". И хорошо еще, если после распродажи офисных столов и оплаты услуг конкурсного управляющего что-то вообще останется.
Добавим: то, что происходит сегодня с банками в России, - это только начало кризиса, и три-четыре месяца в запасе есть. Но если не поторопиться, то в будущем году придется неделек десять постоять в очереди на интернет-версию "клиент - банк". Понравится ли это генеральному директору, привыкшему видеть выписку по операциям каждый день в десять утра?
Впрочем, у нынешней ситуации есть и свои положительные стороны. После того как половина банков уйдет с рынка, фирма сможет выбрать те, которые будут бороться за клиента еще активнее.
Принимайте решения
Итак, вариантов развития событий множество - так же как и вариантов спасения. Теперь главное - принять решения и последовательно исполнять поставленные задачи. План должен быть просчитан в деталях и сверстан в антикризисный бюджет, чтобы можно было "поиграть" с его составляющими. Значит, надо выбрать исполнителей, равно как и того, кто составит и напишет этот план и сделает расчет альтернатив.
Однако здесь есть еще один нюанс. Дело в том, что генеральный директор, сколь бы эффективным менеджером он ни был, мысли учредителя прочитать он не может. А уж если руководство само не справится с кризисом, то спасением фирмы начнет руководить тот, кто в соответствии с уставом предприятия назначает исполнительный орган.
Кто мне расскажет, кто покажет?
Подбор исполнителей для написания плана зависит от вида кризисной ситуации и от отраслевой принадлежности Вашего предприятия. Однако ряд квалификационных требований к авторам антикризисных концепций все-таки можно обобщить. Будем исходить при их выборе именно из требований к плану. Специалист должен обладать следующими профессиональными качествами.
Руководитель рабочей группы должен досконально и в полном объеме знать, какими ресурсами обладает компания. У него должен быть доступ ко всей информации управленческого учета и отчетности предприятия. Кроме этого, он должен располагать сведениями и о прочих ресурсах учредителей, которые те могут привлечь для решения проблем компании. Речь идет, конечно, не о заемных или собственных источниках финансирования. Мы говорим о так называемом административном ресурсе, коим являются неформальные связи собственников бизнеса с госчиновниками, от влияния которых прямо или косвенно зависит деятельность предприятия. Если же у руководителя подобной информации не будет вовсе, то он рискует проделать большой объем бесполезной работы. Таким образом, можно утверждать, что хорошим руководителем группы может стать либо финансовый, либо генеральный директор компании, либо главный бухгалтер. Ну а то, что он должен быть доверенным лицом учредителей, лишний раз повторять, думаю, не стоит.
В рабочей группе обязательно должен быть специалист по гражданско-правовым, налоговым и юридическим вопросам. Должен ли это быть работник, специально привлеченный для выполнения этой задачи, или просто один из сотрудников юридической службы - зависит от сложности плана и квалификации собственного персонала.
Примечание. В антикризисной рабочей группе обязательно должен быть специалист по гражданско-правовым, налоговым и юридическим вопросам.
Остальные специалисты вводятся в состав рабочей группы по мере необходимости. Кроме одного человека. Человек этот должен уметь писать планы, не упуская никаких важных деталей. Если не удастся оформить отдельные мысли, то конечная идея не будет ясной. Так что включите в состав группы специалиста по написанию бизнес-планов, который располагает необходимым опытом.
Впрочем, если таких специалистов в фирме нет, то данную функцию может выполнить главный бухгалтер, который по роду занятий немного юрист, совместно с генеральным директором, который в свою очередь - маркетолог и финансист.
Кто поможет?
К кому за помощью сможет обратиться предприятие в трудный момент кризиса? По большому счету при нынешнем изобилии коммерческих проектов их проблемы интересны только учредителям, которые долгое время неплохо жили за счет своих детищ. И вот теперь эти сто цветов могут завянуть. Если речь идет не о владельце компании с госучастием или организации, которая вправе претендовать на финансовые вливания властей, то рассчитывать собственнику остается только на себя.
Так что следует осознать, что без финансовой, политической и экономической помощи нежному ростку просто не выжить. Чтобы вытащить фирму из "ямы", необходим грамотный антикризисный план. Последний, в свою очередь, не должен содержать заведомо невыполнимых обязательств и проектов, ведь будучи единожды озвученным, он обретает силу, сравнимую с законодательным актом. Значит, в план мероприятий вносятся только реально выполнимые обязательства, а не те, которые требуются для успокоения совести людей, составивших его и надеющихся на случай и "счастливую звезду".
Контроль обязателен
Контроль за исполнением бизнес-планов нужен всегда, а что касается антикризисных планов, то их нужно контролировать с максимальным тщанием. Однако специальных антикризисных программных продуктов для этих целей искать не нужно. Для контроля показателей подойдет уже используемая на предприятии программа управленческого учета и управленческой отчетности. Это логично, ведь антикризисные меры - это неотъемлемая составляющая основной хозяйственной деятельности предприятия. А если нет разницы - зачем платить больше?
Мы желаем вам, дорогие читатели, нигде, кроме этой статьи, не сталкиваться с форс-мажорными обстоятельствами, однако при необходимости не бойтесь принимать решения, которые могут спасти бизнес. Не исключено, что бездействие обойдется дороже.
Д.Васильев
Подписано в печать
26.11.2008
Дмитрий Васильев
Источник: Журнал
"Расчёт"
добавлено: 2009-02-18
просмотров: 345
В период кризиса порядок в документообороте важен как никогда. Ведь принять верное оперативное решение можно только тогда, когда из разрозненных сведений удается сформировать полноценную информационную картину. На бухгалтера в этот трудный момент ложится особая ответственность, поскольку финансовый порядок в компании поддерживается в основном благодаря ему.
Если у предприятия систематически возникают проблемы с получением, обработкой, хранением информации и составлением отчетности, то в период экономической рецессии у него обязательно начнутся трудности. Рассмотрим, с каких направлений предприятию в период кризиса следует ждать неприятностей в первую очередь.
Угрозы. Сегодня налоговые органы действуют активно и напористо. Инспекции пачками рассылают уведомления об уплате налогов, которые по каким-либо причинам не были доплачены либо просто оказались не разнесенными по лицевым счетам налогоплательщика. А представителям компании приходится доказывать, что у них все в порядке. И дело здесь не в том, что инспекторы стали лучше выполнять свои обязанности. Проблема в том, что многие организации через три-четыре месяца могут просто уйти с рынка, не выстояв в непростой экономической ситуации. А это значит, что в интересах налоговиков собрать с предприятий, пока они еще на плаву, причитающиеся казне средства, иначе потом это сделать будет проблематично. Поскольку полномочия ИФНС широки, бухгалтер обязан отвечать на любой вопрос ее представителей оперативно и грамотно. Поэтому документооборот бухгалтерской и налоговой отчетности должен быть отлажен. В противном случае, если компания увязнет в разбирательствах с инспекторами, на решение остальных «кризисных» задач у нее не останется ресурсов.
Рекомендации. Какие же отчеты проверяются в первую очередь? Прежде всего, это отчетность по НДС, затем по «зарплатным» налогам, следом по налогам на прибыль и на имущество. Поэтому необходимо проверить, чтобы книги покупок и продаж, а также журналы выставленных и полученных счетов-фактур были в порядке. Самый главный совет, который в наше неспокойное время актуален как никогда — не отправляйте отчетность по почте! Иначе в случае ошибки инспекторы заморозят счет компании. Итак, отметка о приеме, сделанная налоговиками — это надежная защита от недоразумений и наилучший способ предупредить возможную блокировку счета.
Угрозы. Еще одно правило, актуальное в период экономического спада, звучит так: необходимо регулярно и оперативно формировать достоверную картину текущего состояния дел на предприятии. Причем делать это следует ежедневно. Каков размер дебиторской задолженности, сколько фирма должна своим кредиторам, нет ли просроченной задолженности по кредитам коммерческим банкам или по лизинговым платежам за производственное оборудование или машины — все это необходимо непрерывно отслеживать. Ведь если оборудование изымут за долги, то работать будет просто не на чем. Таким образом, наладить оперативное поступление и обработку документов — в интересах не только самого главного бухгалтера, но и всей компании. Поэтому в постановке документооборота должны быть задействованы все сотрудники предприятия.
Рекомендации. Наладить регулярное поступление документов не так уж трудно. На каждом предприятии есть человек, который занимается определенным, отдельно взятым видом хозяйственных операций: один отвечает за автотранспорт и оформляет КАСКО и ОСАГО, другой обеспечивает офис необходимыми вещами (туалетной бумагой и карандашами). Эти люди и должны отвечать за поступление документов по своим участкам. Главному бухгалтеру и руководителю следует обозначить центры ответственности и определить, кто из сотрудников и в какие сроки должен предоставлять соответствующие отчеты в бухгалтерию. Учтите: для того, чтобы отучить от безалаберности персонал, возможно, придется прибегнуть к жестким мерам. Например, менеджер транспортного отдела некоей российской фирмы две недели «мариновал» счет на оплату КАСКО по дорогому автомобилю, а потом забыл про него вовсе. Камешек в лобовое стекло машины моментально возвратил память сотруднику, а заодно облегчил его карман на несколько тысяч долларов. Поэтому предупредите об ответственности за невыполнение этих обязанностей и закрепите новые требования в должностных инструкциях соответствующих сотрудников.
Угрозы. Третья причина, по которой документооборот не должен быть в беспорядке, заключается в том, что по бухгалтерии контрагенты зачастую судят о положении дел в компании и о том, стоит ли вообще иметь с ней дело. Здесь можно отметить весьма распространенную в нынешние дни проблему, а именно взаимодействие отдела продаж и бухгалтерской службы предприятия. Этому аспекту деятельности фирмы стоит уделить особое внимание.
Какие же на практике возникают трудности из-за неслаженности между бухгалтерией и отделом продаж, и как оптимально выстроить работу этих подразделений? Рассмотрим два примера. В первом случае предприятие взаимодействует с покупателями и заказчиками исключительно по предоплате, а во втором реализация происходит с одновременным предоставлением значительных отсрочек по платежам.
Предприятия, работающие по принципу предварительной оплаты, в 90% случаев ведут коммерческую деятельность уже давно, и им вполне по силам диктовать условия своим покупателям. Как правило, они предоставляют услуги, альтернативы которым зачастую просто нет на рынке. Такие компании обычно владеют значительными профессиональными ресурсами, эксклюзивной разрешительной документацией, сертификатами и лицензиями, что позволяет им работать стабильно даже при появлении конкурентов. Ведь покупателей полно — их хватит на всех. Клиенты таких фирм платят исправно и сами присылают копии платежных поручений с отметкой банка, дабы по возможности ускорить получение продукции. Бухгалтерии же, как правило, остается только подтвердить, дошли ли деньги до родного расчетного счета. Нередко отдел продаж в таких компаниях не слишком-то охотно сотрудничает с бухгалтерией, считая, что это подразделение тратит заработанные деньги на непонятные налоги. Это представление, естественно, в корне неверно.
Разберем ситуацию на примере одного холдинга, разрабатывавшего системы пожаротушения, вентиляции и сигнализации для крупнейших российских структур вроде Центрального банка РФ, Сбербанка и РЖД. В этой организации менеджеры склада самостоятельно выписывали накладные и счета-фактуры крупнейшим клиентам. Все бы ничего, но вот к одному из покупателей пришла с проверкой Федеральная таможенная служба, которая, проверив документы на поставляемую аппаратуру, установила, что это контрабанда, а значит, подлежит изъятию. Разумеется, проверяющих прямиком отправили в офис и на склад поставщика. Там — та же картина, руководитель в панике, все идет к возбуждению уголовного дела по факту преступления.
К счастью, до этого дело не дошло, поскольку благодаря содействию сотрудников бухгалтерии удалось во всем разобраться. Оказалось, что в передаваемых счетах-фактурах было указано четыре сегмента вместо пяти, а пятый, в котором указывался номер таможенного поста, был попросту проигнорирован менеджерами склада, которые посчитали его неважным и ненужным, да и в остальных четырех элементах также были допущены неточности. Так, например, для одного из товаров дата поступления на таможенный пост была указана как 31 февраля 2008 г. Вот прямо так: 31.02.08. Представьте себе, если такой же порядок выставления документов будет применяться и во время кризиса, когда активизировались абсолютно все фискалы. Так что уделите самое пристальное внимание не только организации документооборота, но и выписке расчетных документов. Доверять это некомпетентным людям — все равно, что выписывать их дважды, только второй раз через ОБЭП.
Рекомендации. Сотрудники, имеющие право выписывать расчетные документы, которые минуют бухгалтерию, должны быть оформлены на полставки бухгалтерами и под подпись ознакомлены с правилами выписки счетов-фактур и накладных. Такое положение дел необходимо отразить и в их должностных инструкциях. В этом случае сотрудники будут работать тщательнее, особенно если заключить с ними договор о материальной ответственности. В крайнем случае, если ресурсы позволяют, можно взять в штат бухгалтера, который будет проверять ГТД и другие документы ВЭД.
Здесь предполагается, что фирма ведет активную борьбу за рынок. Это возможно в тех случаях, когда предприятие только начинает свою деятельность, либо действует в условиях сильной конкуренции, либо на рынке полным-полно товаров-заменителей. Наиболее часто такое положение дел складывается в сфере оптовой торговли, особенно сейчас, когда российский рынок завален дешевым импортом ТНП. Здесь приоритетен сам факт отгрузки продукции, поскольку нужно сначала «привязать» покупателя. И побороть конкурентов поможет только слаженная и упорная работа, ведь любой сбой, будь то некачественный товар, неудобная упаковка, нерегулярная поставка с большим процентом отказов из-за элементарной нехватки товаров, неприветливая бухгалтерия — все это запросто может привести к разрыву налаженных связей, поскольку более сговорчивые и щедрые в очереди стоят. А уж в кризис-то и подавно: выбирай — не хочу!
Скорее всего, расчетные документы покупателям выставляют сотрудники отделов продаж, а дальше без помощи бухгалтерии им просто не обойтись, поскольку в некоторых случаях они попросту не знают, как поступить. За примерами далеко ходить не надо.
Немало трудностей у таких работников может вызвать возврат товара при приемке, если он оказался не того качества либо просто застоялся на полках магазина, и его придется возвращать поставщику. Лучше бухгалтера никто не знает, как правильно оформить такую операцию, чтобы в учете обеих компаний она получила непротиворечивые толкования.
Приведем характерный пример. Некая организация-покупатель отразила у себя факт возврата как уменьшение прихода, а поставщик зафиксировал в своей отчетности покупку товара или обратную реализацию. Проблема возникла несколько позднее, когда пришла пора подсчитать обороты и вычислить годовой бонус поставщика. А возвратов набралось очень много, поскольку поставки были в основном сезонные, сориентированные на памятные даты — вроде форм для куличей к Пасхе, которые в июне весьма нелепо смотрятся на торговом прилавке гипермаркета.
Рекомендации. Тут выход очень простой — чтобы привести к единообразию учет поставщика и покупателя, сразу после операции проведите сверку расчетов, благо в этом контрагент отказать не может. Все это ни в коем случае нельзя отдавать на откуп отделу продаж, здесь обязателен контроль со стороны бухгалтерии.
Бывает и так, что отдел продаж ждет оплаты выставленных накладных, а денег все нет, хотя сроки по договору прошли и уже довольно давно. Такая ситуация обычна тогда, когда покупатель оказывает встречные услуги — например, проводит маркетинговые исследования или предоставляет промо-места для товаров поставщика. В результате часть взаиморасчетов «уходит» во взаимозачеты, которые по однородным требованиям могут быть односторонними. Так сказано в ст. 410 ГК РФ. Проблема в том, что отдел продаж об этом может и не знать, в результате чего он будет напрасно теребить покупателя, прося наконец-то оплатить поднакопившиеся счета. Без бухгалтера тут не обойтись и только он может документально проверить, что и за что ушло во взаимозачеты. Он также сумеет на основании первичных документов скорректировать график предстоящих поступлений денежных средств.
Рекомендации. Что можно посоветовать при работе с такими сложными контрагентами, да еще и в период кризиса? В первую очередь — пересмотреть бонусную систему «продажников» и обязать их сверяться с собственной бухгалтерией. Информация, передаваемая руководству компании, должна быть заверена не только бухгалтером, но и коммерческим директором. Меры жесткие, но в кризис по-другому нельзя.
Можно дать и еще одну рекомендацию. Чтобы не звонить постоянно контрагентам с просьбой исправить и передать правильный счет-фактуру, включите в договор пункт, согласно которому в случае отказа налоговой в вычете НДС по их счету-фактуре или накладной, штрафные санкции ваша организация предъявит контрагенту. Сделайте акцент на этом пункте, оформив к стандартному договору поставки протокол разногласий, в котором прописан порядок компенсации налогового штрафа. Один из отечественных гипермаркетов «излечил» таким способом немало забывчивых поставщиков. Разумеется, свои правильные реквизиты и образец их занесения в счет-фактуру необходимо приложить к протоколу.
Проблема проблем современного офиса — своевременное и оперативное взаимодействие отдела продаж и бухгалтерской службы предприятия.
Угрозы. Заметим, что формирование достоверной картины финансового состояния предприятия — не единственная задача, стоящая перед системой документооборота.
Поступление расчетных документов с большим опозданием — явление для бухгалтерии неприятное, но неновое. Обычно с задержками поступают бумаги от поставщиков, которые по различным причинам не успевают доставить их в ваш офис или просто передать их факсовую копию, чтобы позже направить оригинал. Скажем больше: порой бухгалтер и не подозревает, что каких-то документов может не хватать.
Совсем другое дело — несвоевременное поступление или попросту отсутствие расчетных документов, выписанных собственными менеджерами. Нередки случаи, когда бухгалтерия узнавала о существовании акта выполненных работ только при проведении сверки взаиморасчетов с одним из своих покупателей спустя полгода после оказания услуг по разработке строительной документации. Стоимость выполненных работ составила около 400 тыс. руб., включая 18%-ный НДС. Недоплата налогов предприятием по этому документу составила 150 тыс. рублей, поскольку отчитывалась компания как прибыльная в том налоговом периоде, к которому относился указанный акт. Недоплаченными в бюджет оказались НДС в размере порядка 60 тыс. руб., поскольку фирма работала с поставщиком по постоплатной системе и аванса не получала, и налог на прибыль — около 80 тыс. руб. плюс пени по обоим налогам.
Самое интересное в этой ситуации оказалось то, что подписанный двухсторонний акт выполненных работ все эти полгода лежал в десяти метрах от бухгалтера, проводящего реализацию. Он находился на рабочем столе руководителя проектного отдела, который просто не посчитал нужным передать документы в бухгалтерию, поскольку покупатели не прислали ему копию платежного поручения об оплате данных проектных работ.
Рекомендации. Как избежать подобной неразберихи и что конкретно нужно сделать, дабы избежать впредь подобного недопонимания? Практика показывает, что действенные меры существуют. Так, на одном из предприятий был введен следующий регламент:
Подобные меры были введены в крупном российском холдинге, специализирующимся на строительно-монтажных работах, и неразбериха уже через полгода была ликвидирована.
Заметим, что описанная ситуация, будучи зафиксированной налоговыми органами, обернулась бы для компании штрафом в объеме от 20% до 40% за неуплаченные налоги плюс санкции за искажение бухгалтерской отчетности да плюс еще возможные судебные издержки. Таким образом, расходы могут составить как раз всю сумму заработанных от исполнения контракта денег, поскольку придется подавать уточненные декларации по налогам. Это всегда привлекает внимание налоговых органов, которые не заставят себя долго ждать и придут с проверкой на такое «забывчивое» предприятие и обязательно что-нибудь найдут метрах в десяти от бухгалтерии. В период кризиса вообще лучше не возбуждать лишний раз налоговые органы, поскольку, как мы уже говорили в самом начале, у них и без того активность повысилась.
Все, что было описано выше — это просто примеры обычной практики работы отделов внутри предприятия, которые в период экономического спада обостряются. Теперь поговорим о специфике именно кризисного времени. Вот пример несогласованных действий персонала, которые могут привести к печальным последствиям для фирмы.
У одной компании через месяц после начала кризиса сформировалась группа дебиторов, имеющих задолженность в размере 35–40 тыс. рублей, и никто из них платить и не собирался, ссылаясь на кризис. Фирма решила каким-либо образом ускорить получение денег. Были составлены исковые заявления в адрес каждого дебитора с точным расчетом суммы основного долга, которую рассчитать легко, поскольку она автоматически формируется бухгалтерской программой. Вот только сумма пеней по каждому контрагенту была прикинута, что называется «на глазок», поскольку 35-40 тыс. — это порядка пятнадцати актов выполненных работ с разными сроками начала исчисления пеней по каждому. Сделаны эти документы были только для того, чтобы постращать контрагентов в надежде образумить их, но в результате несогласованности документооборота внутри компании их направили по судам. Вряд ли арбитрам понравиться такая небрежность.
На практике был также случай, когда смету с обоснованием расчета себестоимости переправили по электронной почте контрагенту, который предложил определенную цену за некие образовательные услуги. Рентабельность сделки оказалась неудовлетворительной — менее 5% — и в соответствии с внутренними нормами фирмы на основании служебной записки главный бухгалтер рекомендовал от сделки отказаться. Представьте изумление автора этих строк, когда финансовый директор компании-контрагента через полчаса после составления служебной записки перезвонил и начал ее комментировать.
Рекомендации. В компании обязательно должен быть регламент обращения и с внутренними документами, которые свободно гуляют по внутренней сети компании и могут всплыть там, где не нужно. А если уходящий сотрудник просто распечатает переписку и передаст конкурентам? За нарушения регламента электронного документооборота нужно наказывать не менее жестко.
Если у предприятия есть проблемы с получением, обработкой, хранением информации и составлением отчетности, то у него обязательно возникнут сложности в кризис.
В современном бизнесе отдел продаж и бухгалтерия в одной и той же компании подчас могут работать практически автономно. Однако ни к чему хорошему это не приведет. В любом случае только «ручная настройка» совместной работы позволит фирме избежать проблем с покупателями, предупредить претензии налоговых органов и сохранить нормальный микроклимат внутри организации. Если в спокойные времена еще допускались небольшие «непонятки» с контрагентами, то в теперешней ситуации просто необходимо навести порядок, и вы наверняка избежите тех неприятностей, которые мы описали выше. не надо тратить время на поиски виноватых — гораздо проще и быстрее построить систему документооборота заново и такую, какую нужно именно вам.
Так что будьте бдительны, раз уж вам довелось работать в период кризиса на такой непростой должности, как бухгалтер, и помните, что порядок на предприятии начинается именно с вас.