"ГроссМедиа", 2009

"РОСБУХ", 2009

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ

 

М.Ю. Рогожин

 

Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ

 

Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления

деятельностью предприятия (организации, учреждения)

 

Рассмотрение (в рамках настоящего пособия) делопроизводственной проблематики представляется вполне оправданным начать с определения понятия "делопроизводство". Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов.

1. Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.

2. Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по документированию, т.е. по записи (в более широком смысле - фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами.

3. Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению к основной деятельности предприятия (организации, учреждения)) <*> деятельности.

--------------------------------

<*> Далее в рамках настоящего пособия, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация" или "учреждение".

 

Добавим к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами.

Все сказанное выше позволяет нам яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (как то финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (см. в этой связи также рис. 1.1).

 

Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями

деятельности предприятия

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌─────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐│

││  Делопроизводство обеспечивает: ││    Деятельность предприятия и ее   ││

││                                 ││       важнейшие составляющие       ││

│└┬────────────────────────────────┘└───────────────────┬────────────────┘│

│ │┌────────────────────────────────┐ ┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││   1. Управление финансовыми,   │┌┤      Финансово-экономическая     ││

│ ├┤     хозяйственными и иными     ├┤│           деятельность           ││

│ ││   документами, образующимися в ││└─────────────────┬────────────────┘│

│ ││     деятельности предприятия   ││┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││                                │││    Административно-хозяйственная ││

│ ││                                │├┤            деятельность          ││

│ │└────────────────────────────────┘│└─────────────────┬────────────────┘│

│ │┌────────────────────────────────┐│┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││2. Документирование мероприятий,│││    Деятельность по управлению    ││

│ ││    в совокупности образующих   │├┤ персоналом (кадровыми ресурсами) ││

│ └┤   деятельность предприятия по  ├┤└─────────────────┬────────────────┘│

    соответствующим направлениям  ││┌─────────────────┴────────────────┐│

                                  │││     Иные ключевые направления    ││

                                  │└┤    деятельности предприятия <*>  ││

  └────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘│

                                                                        

    --------------------------------                                    

   <*> Определяются с  учетом  специализации  предприятия (сущности  его │

│ уставной деятельности).                                                

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.1

 

Эффективная реализация предприятием своей деятельности во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию предприятия <*>.

--------------------------------

<*> В зависимости от содержания деятельности предприятия, ее специфики и размаха, ведение бухгалтерского учета и отчетности может быть возложено на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя), либо на стороннюю организацию (ее структурное подразделение или должностное лицо), см. в этой связи ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

 

Уточним, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций <*>. Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи представлены на рис. 1.2.

--------------------------------

<*> Статья 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

 

Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи

 

                        ┌──────────────────────────────┐

    ┌───────────────────┤Бухгалтерский учет предприятия├────────────────┐

                       └───────────────┬──────────────┘               

    │┌──────────────────────────────────┴──────────────────────────────┐│

    ││ Цель - упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в││

    ││денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их││

    ││движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех││

    ││               производимых хозяйственных операций               ││

    │└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│

┌───┴─────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┴─┐

   Объекты бухгалтерского учета  ││      Задачи бухгалтерского учета    

└────────────────────────────────┬┘└┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│  │┌────────────────────────────────────┐

     Имущество предприятия     ││  ││  Формирование полной и достоверной │

                               ├┤  ├┤      информации о деятельности    

                               ││  ││   предприятия и ее имущественном  

                               ││  ││              положении            

└───────────────────────────────┘│  │└────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│  │┌────────────────────────────────────┐

   Обязательства предприятия   ││  ││  Обеспечение информацией (в форме 

                               ││  ││    бухгалтерской отчетности) для  

                               ├┤  ├┤контроля за соблюдением предприятием│

                               ││  ││     законодательства Российской   

                               ││  ││              Федерации            

└───────────────────────────────┘│  │└────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│  │┌────────────────────────────────────┐

    Хозяйственные операции,    ││  ││    Предотвращение отрицательных   

    совершаемые предприятием   ││  ││      результатов хозяйственной    

                               ├┘  └┤ деятельности предприятия, выявление│

                                       внутрихозяйственных резервов   

└───────────────────────────────┘    └────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.2

 

В свою очередь, бухгалтерская отчетность - это основанная на данных бухгалтерского учета упорядоченная совокупность документированной информации, оформленная надлежащим образом и отражающая в денежном выражении сведения об имущественном и финансовом положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 <**>.

--------------------------------

<**> См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

 

Состав бухгалтерской отчетности

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                    ┌────────────────────────────────────┐              

                    │Бухгалтерская отчетность предприятия│               

                    └─────────────────┬──────────────────┘              

│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│

││Бухгалтерский баланс с приложениями│ │ │  Отчет о прибылях и убытках с ││

││                <*>                ├─┼─┤        приложениями <*>       ││

│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│

│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│

││    Аудиторское заключение <**>    ├─┼─┤     Пояснительная записка     ││

│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│

                   ┌──────────────────┴──────────────────┐              

                       Иные отчетные документы <***>                  

                   └─────────────────────────────────────┘              

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*> Состав  приложений  определяется  соответствующими  нормативными │

│ актами, см. далее.                                                     

    <**>   Представляется,   если   в   соответствии    с    федеральным │

│ законодательством предприятие подлежит обязательному аудиту.           

    <***>  Состав   таких  документов,   в  частности,   для   бюджетных │

│ предприятий  (организаций,  учреждений)  определяется  соответствующими │

│ нормативными актами.                                                   

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.3

 

Отметим далее, что фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия, состав которой подробно рассматривается в гл. 2.1 настоящего пособия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения (см. далее) также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.

На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.

Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства <*>, а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия <**>. В связи с последним замечанием уточним, что в рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются) <***>:

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.

--------------------------------

<*> В частности, инструкции по делопроизводству, подробнее см. гл. 1.6 настоящего пособия.

<**> Подробнее об учетной политике предприятия см. гл. 3.5 настоящего пособия.

<***> См. в этой связи п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

 

При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными, и о том, чем обусловлены эти различия, а также об их сущности мы узнаем в следующей главе пособия.

 

Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства

бухгалтерии предприятия

 

Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

1. Организационная структура предприятия.

2. Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

3. Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

4. Объем общего и бухгалтерского документооборота <*>.

--------------------------------

<*> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия, см. далее.

 

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <**>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

--------------------------------

<**> ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

 

Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой. Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором - в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Исходя из вышеизложенного, читателям может быть рекомендовано следующее.

Децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства в общем случае внедряется и применяется на предприятиях со сложной организационной структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов или представительств)) - и (или) децентрализованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.4) <*>.

--------------------------------

<*> Централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив, см. далее.

 

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

децентрализованным способом

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

           ┌───────────────────────────────────────────────────┐        

           │Центральный офис (головная организация) предприятия│        

           └──────────────────────────────┬────────────────────┘        

│┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││   Служба (отдел) делопроизводства <*>  ├┼┤         Филиал N 1         ││

│└┬───────────────────────────────────────┘│└──────────────┬─────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────────┐│ ┌─────────────┴────────────┐ │

│ ├┤     Отдел общего делопроизводства    ││ │       Группа <***>       │ │

│ ││                                      ││ │     делопроизводства     │ │

│ │└──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │

│ │┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

│ ├┤Группа бухгалтерского делопроизводства│├┤          Филиал N 2        ││

│ │└──────────────────────────────────────┘│└───────────────┬────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────────┐│ ┌──────────────┴───────────┐ │

│ └┤Отдел (группа) архивного хранения <**>││ │  Группа делопроизводства │ │

  └──────────────────────────────────────┘│ └──────────────────────────┘ │

│┌────────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────┐│

││         Представительство              ├┴┤        Филиал  N 3         ││

│└─────────────────┬──────────────────────┘ └────────────────┬───────────┘│

     ┌────────────┴────────┐                ┌───────────────┴──────────┐ │

        Секретарь <***>                     Группа делопроизводства │ │

     └─────────────────────┘                └──────────────────────────┘ │

                                                                         

    --------------------------------                                    

    <*> Структурные подразделения отдела выполняют  делопроизводственные │

│ задачи    в  интересах  центрального  офиса   (головной    организации) │

│ предприятия, за исключением отдела (группы) архивного хранения.        

    <**> Выполняет задачи по архивному хранению документов предприятия в │

│ целом.                                                                 

    <***> С полномочиями по ведению бухгалтерского делопроизводства.    

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.4

 

Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства - в общем случае внедряется и применяется на предприятиях с несложной организационной структурой (в частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.5) <*>.

--------------------------------

<*> Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства не исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей.

 

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

централизованным способом

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                        ┌──────────────────────────┐                    

                        │ Руководитель предприятия │                    

                        └─────────────┬────────────┘                    

│┌────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐│

││      Заместитель по управлению     ├┴┤  Заместитель по производству и ││

││                                    │ │              сбыту             ││

│└┬───────────────────────────────────┘ └┬───────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐  │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤       Служба (отдел) кадров        ├┤  Производственный отдел N 1  ││

│ │└──────────────────────────────────┘  │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐  │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤  Служба (отдел) делопроизводства │  ││  Производственный отдел N 2  ││

│ ││                <*>                 ││                              ││

│ │└──────────────────────────────────┘  │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐  │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤        Бухгалтерский отдел         ├┤         Служба сбыта         ││

│ │└──────────────────────────────────┘  │└──────────────────────────────┘│

│ │┌──────────────────────────────────┐  │┌──────────────────────────────┐│

│ ││        Аналитический отдел         ││      Служба материально-     ││

│ └┤                                    └┤   технического обеспечения   ││

  └──────────────────────────────────┘   └──────────────────────────────┘│

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*>    Структурные   подразделения   службы    (отдела)    выполняют │

│ делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, в  том числе │

│ бухгалтерского отдела.                                                 

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.5

 

Во всех остальных случаях для ведения бухгалтерского делопроизводства, как правило, применяется смешанный (комбинированный) способ, в соответствии с которым, как отмечалось ранее, часть операций (видов работ) по обработке документов производится централизованно, например, в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть - непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских (см. в этой связи рис. 1.6).

 

Пример организации бухгалтерского делопроизводства

смешанным (комбинированным) способом

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌─────────────┐         ┌──────────────────────────┐                    

││Секретарь <*>├─────────┤ Руководитель предприятия │                    

│└─────────────┘         └─────────────┬────────────┘                    

│┌───────────────────────────────────┐ │┌────────────────────────────────┐│

││     Заместитель по управлению     ├─┴┤  Заместитель по производству и ││

││                                                   сбыту             ││

│└┬──────────────────────────────────┘  └┬───────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐   │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤      Служба (отдел) кадров         ├┤  Производственный отдел N 1  ││

│ │└─────────────────────────────────┘   │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐   │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤ Служба (отдел) делопроизводства │   ├┤  Производственный отдел N 2  ││

│ ││               <**>                 ││                              ││

│ │└─────────────────────────────────┘   │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐   │┌──────────────────────────────┐│

│ ├┤       Аналитический отдел          ├┤         Служба сбыта         ││

│ │└─────────────────────────────────┘   │└──────────────────────────────┘│

│ │┌─────────────────────────────────┐   │┌──────────────────────────────┐│

│ ││       Бухгалтерский отдел          ││      Служба материально-     ││

│ └┤                                    └┤   технического обеспечения   ││

  └─────────────────┬───────────────┘    └──────────────────────────────┘│

                    └────────────────┐                                   

  ┌────────────────────────────────┐ │   ┌──────────────────────────────┐│

           Учетная группа         │ │   │Группа инвентаризации, оценки,││

                                  ├─┼───┤       ревизий и аудита       ││

  └────────────────────────────────┘ │   └──────────────────────────────┘│

  ┌────────────────────────────────┐ │   ┌──────────────────────────────┐│

          Расчетная группа        ├─┴───┤ Группа делопроизводства <***>││

  └────────────────────────────────┘     └──────────────────────────────┘│

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*>  С  полномочиями  по   ведению   делопроизводства   руководителя │

│ предприятия.                                                           

    <**>    Структурные   подразделения   службы    (отдела)   выполняют │

│ делопроизводственные   задачи   в  интересах   всего  предприятия,   за │

│ исключением задач, отнесенных  к  компетенции  группы  делопроизводства │

│ бухгалтерского отдела.                                                 

    <***>   Выполняет   делопроизводственные    задачи    в    интересах │

│ бухгалтерского отдела, за исключением задач,  отнесенных  к компетенции │

│ службы (отдела)  делопроизводства,   например, по   архивному  хранению │

│ бухгалтерских документов.                                              

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.6

 

Как следует из представленной ниже схемы, выполнение задач бухгалтерского делопроизводства (в общем случае) возлагается на группу в составе бухгалтерского отдела. Основные вопросы ее функционирования рассматриваются в следующей главе.

 

Глава 1.3. Группа бухгалтерского делопроизводства:

назначение, задачи, структура, состав

 

Целесообразность отнесения комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства к компетенции отдельного структурного подразделения в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия вытекает из положений ГСДОУ. В соответствии с п. 1.4 указанного документа для ведения делопроизводства предприятия учреждается специальная служба.

По аналогии, для надлежащего ведения бухгалтерского делопроизводства (при смешанном или децентрализованном способе организации делопроизводства предприятия в целом) на предприятии - в составе бухгалтерской службы (отдела) представляется вполне целесообразным сформировать отдельное подразделение. Уточним, что в зависимости от характера возлагаемых задач (их содержания и объема) это может быть отдел, группа (в составе одного из отделов службы) или сектор (участок) (в составе одной из групп отдела) бухгалтерского делопроизводства (см. в этой связи рис. 1.7).

 

Место группы бухгалтерского делопроизводства в структуре

бухгалтерской службы предприятия (вариант)

 

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

              ┌──────────────────────────────────────────────────┐        

              │Главный бухгалтер - начальник бухгалтерской службы│        

              └──────────────────────┬───────────────────────────┘        

│┌───────────────────────────────────┐│┌───────────────────────────────────┐│

││Административная группа (секретарь,├┴┤ Заместитель главного бухгалтера по││

││         машинистка, юрист)        │ │             управлению            ││

│└───────────────────────────────────┘ └───────────────────┬───────────────┘│

             ┌──────────────────────┬─────────────────────┴──┐            

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││     Учетный отдел    ││     Расчетный отдел    ││     Отчетный отдел    ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││     Группа учета     ││    Группа расчетно-    ││    Группа обработки   ││

││хозяйственных операций││  кассового обеспечения ││       информации      ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││Группа учета имущества││    Группа исполнения   ││Группа инвентаризации и││

││                      ││ налоговых обязательств ││         оценки        ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││     Группа учета     ││ Группа ревизий и аудита││ Группа бухгалтерского ││

││     обязательств     ││                        ││    делопроизводства   ││

│└──────────────────────┘└────────────────────────┘└───────────────────────┘│

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.7

 

Заметим также, что выделение комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства в компетенцию отдельного структурного подразделения не исключает функционирования последнего в составе единой службы делопроизводства предприятия (вновь см. в этой связи рис. 1.4). Кроме того, с учетом положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" возможны и другие варианты ведения бухгалтерского делопроизводства (как неотъемлемой составляющей бухгалтерской деятельности), в том числе силами:

специального уполномоченного работника предприятия (например, секретаря или одного из работников делопроизводства либо бухгалтерии предприятия);

подразделения (работника) другого предприятия, выполняющего на договорной основе задачи бухгалтерской деятельности в интересах другого предприятия;

руководителя предприятия, ведущего бухгалтерский учет лично.

Тем не менее оптимальным (для большинства предприятий) представляется вариант, в соответствии с которым ведение бухгалтерского делопроизводства возлагается на соответствующее структурное подразделение (большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства.

1. Необходимость безусловного выполнения предприятием действующих требований к ведению бухгалтерской деятельности, прежде всего бухгалтерского учета, который, в свою очередь, носит сугубо документальный характер.

2. Постоянно возрастающий и периодически изменяющийся характер задач бухгалтерской деятельности, что влечет за собой в том числе и изменение состава и форм бухгалтерской документации, а также увеличение объемов соответствующей документной информации.

3. Сокращение сроков на принятие управленческих решений руководством предприятия, вышестоящими органами управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение, органами контроля и надзора за деятельностью предприятия, а также руководством предприятий, организаций и учреждений, состоящих с предприятием в партнерских отношениях и обусловленное этим сокращение сроков на предоставление выборочного доступа к документированной информации, включая бухгалтерскую.

4. Специфика бухгалтерского делопроизводства, состоящая, в частности, в необходимости непрерывного обеспечения полноты, актуальности и достоверности сведений, содержащихся в бухгалтерской документации, а также особая ценность указанных сведений, на что, помимо прочего, указывает отнесение последних (в части касающейся) к числу конфиденциальных <*>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

 

Для того чтобы получить более целостное представление об основах функционирования группы бухгалтерского делопроизводства, следует, на наш взгляд, ознакомиться с ее назначением, задачами, организационной структурой, а также квалификационно-численным составом. Рассмотрим все это по порядку.

Назначение группы бухгалтерского делопроизводства состоит в осуществлении эффективного документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. При этом предполагается, что в выполнении задач бухгалтерского делопроизводства, наряду с персоналом группы, будут принимать участие - прежде всего в качестве исполнителей документов - и работники службы.

В связи с последним замечанием уточним, что в процессе функционирования группа бухгалтерского делопроизводства (во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия) решает две основные задачи: управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности. Решение этих задач достигается посредством реализации комплекса мероприятий, важнейшие из которых представлены на рис. 1.8.

 

Примерный перечень мероприятий, реализуемых группой

бухгалтерского делопроизводства в рамках возложенных

на нее задач документационного обеспечения

 

N п/п

Мероприятия по управлению  
бухгалтерской документацией 

Мероприятия по документированию 
деятельности бухгалтерской службы

1.

Разработка и уточнение        
номенклатуры дел              

Разработка и уточнение проектов   
локальных актов предприятия,      
регламентирующих деятельность     
бухгалтерской службы: положений,  
инструкций, учетной политики и т.д.

2.

Разработка и уточнение графика
документооборота              

Техническая подготовка учетных    
документов                        

3.

Разработка и уточнение табеля и
альбома форм документов       

Техническая подготовка расчетных  
документов                        

4.

Формирование и оформление дел 

Техническая подготовка отчетных   
документов                        

5.

Контроль исполнения документов

Техническая подготовка документов,
отражающих результаты             
инвентаризации                    

6.

Оперативное (текущее) хранение
документов (дел)              

Техническая подготовка документов,
отражающих результаты ревизий и   
проверок                          

7.

Подготовка документов (дел) к 
передаче в архив предприятия  

Техническая подготовка прочих     
документов, образующихся в        
повседневной деятельности         
бухгалтерской службы: проектов    
распоряжений, писем, служебных    
записок, договоров, доверенностей,
справок, протоколов, актов,       
выписок, копий и т.п.             

8.

Работа по обеспечению         
сохранности бланков           

Работа по унификации текстов и    
оптимизации форм документов       
бухгалтерской службы              

9.

Организационно-методическое   
руководство выполнением задач 
документационного обеспечения в
подразделениях бухгалтерской  
службы                        

-                

10.

Взаимодействие с другими      
подразделениями (должностными 
лицами) по вопросам           
документационного обеспечения 

-                

 

Рис. 1.8

 

Несколько слов об организационной структуре группы бухгалтерского делопроизводства. Напомним, что в общем случае организационная структура отражает количественный и качественный состав самостоятельных участков работы подразделения или предприятия, а также связи между этими участками в процессе функционирования подразделения (предприятия).

В свою очередь, количественный и качественный состав самостоятельных участков работы группы бухгалтерского делопроизводства определяется исходя из характера возлагаемых на нее задач, вытекающих из потребностей бухгалтерской службы в обработке документированной информации, и с учетом организационных возможностей предприятия <*>. На практике это означает, что решение наиболее трудоемких задач должно осуществляться с привлечением необходимого для их своевременного, полного и качественного решения сил и средств одного или нескольких (в том числе имеющих одинаковое функциональное предназначение, организацию и численность) участков в составе группы бухгалтерского делопроизводства.

--------------------------------

<*> Понятие "обработка информации" в общем случае подразумевает ее создание, систематизацию, накопление, хранение, передачу (в том числе во временное пользование), а в необходимых случаях - и ее обновление (актуализацию), см. далее).

 

И, напротив, для решения менее трудоемких задач, а также задач, необходимость в решении которых возникает от случая к случаю (периодически или спонтанно), как правило, используются ограниченные силы и средства - например, один или несколько работников группы, представляющих тот или иной ее участок. Примерная организационная структура группы бухгалтерского делопроизводства, отражающая комплексные потребности бухгалтерской службы в документированной информации, представлена на рис. 1.9.

 

Примерная организационная структура группы

бухгалтерского делопроизводства

 

                    ┌──────────────────────────────────┐

                             Начальник группы        

                    └─────────────────┬────────────────┘

┌────────────────────────────────────┐│┌──────────────────────────────────┐

    Участок (сектор) оперативного   ├┼┤   Участок (сектор) технической  

   (текущего) хранения документов   │││       подготовки документов     

└────────────────────────────────────┘│└──────────────────────────────────┘

                    ┌─────────────────┴──────────────────┐

                      Участок (сектор) организационно- 

                    │методического руководства и контроля│

                    └────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.9

 

Уточним, что формирование организационной структуры группы, как правило, производится в два этапа. Сначала на основе типовых или примерных структур, предложений уполномоченных должностных лиц предприятия определяется предварительная структура группы. Затем предварительный вариант структуры уточняется (оптимизируется) на основе расчетных данных о квалификационно-численном составе группы (см. далее). Задача по определению организационной структуры группы - с последующим ее закреплением в штатном расписании (см. далее) - обычно возлагается на кадровую службу предприятия (иное аналогичное подразделение).

Квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства отражает численность и квалификацию ее персонала, а также его распределение по соответствующим участкам работы. Потребность в персонале определенной квалификации и численности определяется расчетным методом. Для производства расчетов необходимо предварительно определить исходные данные, а именно <*>:

примерный объем основных видов работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

нормы времени на выполнение соответствующих видов работ (в расчете на принятую единицу измерения или учетную единицу - например, в расчете на обработку определенного количества документов, подробнее см. далее);

бюджет рабочего времени в расчете на одного работника соответствующей квалификации (с учетом квалификационной категории);

значения поправочных коэффициентов для одноименных видов работ различной категории сложности.

--------------------------------

<*> При производстве расчетов учитывается возможность применения автоматизированных технологий обработки документированной информации.

 

Примерный квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства, соответствующий приведенному выше варианту ее организационной структуры, представлен на рис. 1.10 <*>.

--------------------------------

<*> В зависимости от характера задач, решаемых группой, с целью оптимизации системы управления в ее структуру могут быть введены два и более участка одинакового функционального назначения.

 

Примерный квалификационно-численный состав группы

бухгалтерского делопроизводства

 

N п/п

Наименование   
должности    

Штатная  
категория 

К-во
ед. 

Примечание      

1.

Начальник группы 

руководитель

1  

 

Участок (сектор) оперативного (текущего) хранения документов     

2.

Документовед   

специалист

1  

 

3.

Делопроизводитель -
оператор оргтехники

техн. исполн.

1 - 2

 

4.

Архивариус -   
оператор оргтехники

техн. исполн.

1  

 

Участок (сектор) технической подготовки документов          

5.

Старшая машинистка -
оператор оргтехники

техн. исполн.

1  

С полномочиями зав. 
машинописным (копир.-
множит.) бюро    

6.

Машинистка -   
оператор оргтехники

техн. исполн.

1 - 2

 

7.

Копировщик -   
оператор оргтехники

техн. исполн.

1  

 

Участок (сектор) организационно-методического руководства и контроля 

8.

Инспектор по   
контролю исполнения
поручений    

специалист

1  

С полномочиями    
заместителя начальника
группы        

9.

Методист -    
консультант    

специалист

1  

 

Итого:                

9 - 11

 

 

Рис. 1.10

 

Подготовку исходных данных и последующие расчеты производят работники отдела труда (иного аналогичного подразделения) предприятия - инженер по труду, нормировщик, учетчик. Результаты расчетов в дальнейшем используются для уточнения организационной структуры группы и подготовки проекта штатного расписания (изменений к действующему штатному расписанию), о котором мы поговорим в очередной главе пособия.

 

Глава 1.4. Штатное расписание группы

бухгалтерского делопроизводства

 

Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание бухгалтерской службы составляется на основе расчетных данных, обосновывающих ее организационную структуру и квалификационно-численный состав (см. ранее).

Форма штатного расписания - т.н. форма N Т-3 - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Проект штатного расписания ежегодно готовится кадровой службой и утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия (см. в этой связи рис. 1.11). Изменения в штатное расписание - в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений, например группы бухгалтерского делопроизводства в составе бухгалтерской службы - вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Пример бланка штатного расписания представлен на рис. 1.12.

 

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                   Открытое акционерное общество "Вега"                 

                                                                        

                               Приказ N 135                             

                                                                         

│ "21" марта 2009 г.                                      г. Екатеринбург │

                                                                        

          О внесении изменений в штатное расписание предприятия         

                                                                        

    В целях  совершенствования  организационной  структуры,  оптимизации │

│численного состава предприятия                                          

                                                                         

                           приказываю:                                  

                                                                        

    1.  Создать  с  01.07.2009  на  предприятии   группу  бухгалтерского │

│ делопроизводства (далее - группа) в составе службы главного бухгалтера. │

│ Установить  предельную численность  состава  группы  на  2009 г.  -  10 │

│ должностных  единиц, в том числе:                                       

    1.1. Администрация группы - 1 чел.                                  

    1.2. Участок оперативного хранения документов - 3 чел.              

    1.3. Участок методического руководства и контроля - 3 чел.          

    1.4. Участок технической подготовки документов - 3 чел.             

    2.  Начальнику  отдела  кадров  к  01.04.2009  во  взаимодействии  с │

│ председателем   аттестационной   комиссии    предприятия    представить │

│ предложения  по  укомплектованию  группы  работниками   соответствующей │

│ численности и квалификации, а также кандидатуру на должность начальника │

│ группы.                                                                

    До  01.06.2009  во   взаимодействии   с  заместителем   генерального │

│ директора  по  управлению  и  главным  бухгалтером  обеспечить внесение │

│ необходимых  изменений  в  действующее  штатное расписание предприятия, │

│ утвержденное приказом от 00.00.0000 N 000.                             

    3. Ввести в действие с 01.07.2009 уточненное расписание  предприятия │

│ (приложение 1 к настоящему приказу).                                   

    4.   Контроль   за   исполнением  настоящего  приказа  возложить  на │

│ заместителя генерального директора предприятия.                        

                                                                        

    Приложение: по тексту, всего - на 1 л.                              

                                                                        

    Генеральный директор            личная подпись           М.М. Маслов │

    Начальник юридического отдела   личная подпись           Н.Н. Носова │

    Начальник отдела кадров         личная подпись           О.О. Остюг 

                                                                         

    Ознакомлен:                                                         

    Главный бухгалтер               личная подпись           П.П. Панова │

                                                                         

    21 марта 2009 г.                                                    

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.11

 

Штатное расписание

 

Рис 1.12

 

Общий порядок подготовки штатного расписания определен Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты <*>. В штатном расписании указываются:

наименование предприятия;

код предприятия по ОКПО;

дата введения в действие штатного расписания;

дата и номер документа;

дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях);

наименования структурных подразделений;

наименования профессий (должностей) работников;

количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).

--------------------------------

<*> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

 

Глава 1.5. Положение о группе

бухгалтерского делопроизводства

 

Положение о структурном подразделении в составе службы (отдела) предприятия - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус подразделения в составе службы (отдела), регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) службы (отдела). Рассмотрим наиболее важные требования к подготовке этого документа.

Содержание положения о структурном подразделении в составе службы (отдела) предприятия обычно разрабатывается на основе типового (примерного) варианта соответствующего положения. При этом в должной мере принимается во внимание содержание аналогичных документов службы (отдела), в составе которой (которого) функционирует подразделение.

Таким образом, при разработке проекта содержания положения о группе бухгалтерского делопроизводства целесообразно основываться на типовом (примерном) положении о подразделении делопроизводства (документационного обеспечения управления), одновременно учитывая содержание положений о бухгалтерской службе и об отчетном отделе (в составе которого в соответствии с предложенным вариантом организационной структуры функционирует группа). В качестве основы для разработки подобных проектов можно, в частности, рекомендовать:

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления <1>;

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления <2>;

Примерное положение об архивном отделе <3>;

Положение о департаменте бухгалтерского учета и отчетности <4>.

--------------------------------

<1> См. Приложение 12 к ГСДОУ.

<2> См. Приложение 1 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

<3> Утверждено Приказом Росархива от 09.10.2001 N 76.

<4> Утверждено Приказом Минсельхоза России от 18.03.2002.

 

Структуру положения образуют разделы, каждый из которых имеет название и порядковую нумерацию. Примерная структура положения может выглядеть следующим образом <*>.

--------------------------------

<*> Методические рекомендации ВНИИДАД "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).

 

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Текст положения излагается служебно-деловым стилем. Оформление проекта документа производится на бланке (см. рис. 1.13) с применением следующих реквизитов <*>:

эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания) (03);

наименование предприятия (08);

наименование вида документа (10);

место составления (издания) документа (14);

гриф утверждения документа (16).

--------------------------------

<*> В скобках дается нумерация реквизитов по ГОСТу Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов".

 

Пример бланка положения о структурном подразделении

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование предприятия                                               

                                                                        

         Положение                                  Утверждаю           

│ о группе бухгалтерского                      ______________________    

    делопроизводства                          ______________________    

│ __________ N __________                   (наименование должности лица, │

│ _______________________                     уполномоченного утвердить  

     (место издания)                                 документ)          

                                            _______ ___________________ 

                                            Подпись Расшифровка подписи 

                                                                        

                                00.00.0000                              

                                                                         

                       Примерная структура текста:                      

                                                                        

    1. Общие положения.                                                  

    2. Основные задачи и функции.                                       

    3. Обязанности.                                                     

    4. Права.                                                           

    5. Ответственность.                                                 

    6. Взаимоотношения и связи.                                         

                                                                        

│ _________________________   _______________    ________________________ │

  (Наименование должности        Подпись           Расшифровка подписи  

    разработчика или его                                                

     непосредственного                                                   

       руководителя)                                                    

                                                                        

    Визы согласования                                                   

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.13

 

На лицевой поверхности бланка разрешается при необходимости наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту. Примерный текст положения о группе бухгалтерского делопроизводства представлен в Приложении 1 к настоящему пособию.

 

Глава 1.6. Инструкция по делопроизводству

 

Инструкция по бухгалтерскому делопроизводству представляет собой нормативный документ, в котором излагаются порядок осуществления документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также порядок применения положений иных нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия и службы <**>. Рассмотрим наиболее важные требования к подготовке этого документа.

--------------------------------

<**> Допускается разработка на предприятии единой инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления), в которой наряду с изложением общих требований к ведению делопроизводства в рамках отдельного раздела рассматриваются особенности документационного обеспечения бухгалтерской деятельности).

 

Содержание инструкции, как и в случае с положением о структурном подразделении, разрабатывается на основе типового (примерного) варианта инструкции и с учетом специфики организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях предприятия <*>. В качестве примерной структуры документа может быть рекомендован вариант, представленный в Методических рекомендациях ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) (см. рис. 1.14). Документ излагается служебно-деловым стилем. Оформление проекта инструкции производится на бланке с применением следующих реквизитов:

эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания);

наименование предприятия;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

гриф утверждения документа;

гриф согласования <**>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

<**> Для инструкций по ДОУ, подлежащих согласованию с органами Росархива.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

            Примерная структура инструкции по делопроизводству          

                (документационному обеспечению управления)              

                                                                        

                            1. Общие положения                          

                                                                         

           2. Документирование и правила оформления документов          

                                                                        

    2.1. Состав управленческих документов.                              

    2.2. Требования к бланкам управленческих документов.                

    2.3. Оформление стандартных реквизитов управленческих документов.   

    2.4. Подготовка текстов документов.                                 

                                                                         

          3. Регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции        

                                                                        

    3.1. Основные положения и требования к организации  документооборота │

│ предприятия.                                                           

    3.2.  Технология  приема,   обработки,   регистрации   документов  и │

│ распределение документопотоков.                                        

    3.3. Порядок исполнения документов.                                 

                                                                        

              4. Регистрация и отправка исходящих документов            

                                                                         

                    5. Контроль исполнения документов                   

                                                                        

    5.1. Организация контроля исполнения документа.                     

    5.2. Сроки исполнения документов.                                   

    5.3. Технология контроля исполнения документов.                     

                                                                        

  6. Формирование документального фонда организации, учет и обеспечение 

                          сохранности документов                        

                                                                        

    6.1. Составление номенклатур дел.                                    

    6.2. Формирование дел.                                              

    6.3. Оформление дел.                                                

    6.4. Обеспечение сохранности и учета документального  фонда, доступа │

│ к документам фонда организации.                                        

                                                                        

            7. Порядок передачи документов на хранение в архив          

                                                                         

    7.1. Экспертиза ценности документов.                                

    7.2. Составление и оформление описей дел.                           

    7.3. Порядок передачи дел в архив организации.                      

                                                                        

                        8. Заключительные положения                     

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.14

 

На лицевой поверхности бланка разрешается при необходимости наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа, регистрационного номера документа и заголовка к тексту. Примерный текст инструкции по бухгалтерскому делопроизводству представлен в Приложении 2 к настоящему пособию.

 

Глава 1.7. Инструкции по документированию

отдельных видов (направлений) деятельности бухгалтерии

 

В целях более тщательной регламентации отдельных видов (направлений) деятельности бухгалтерии руководством последней могут разрабатываться соответствующие нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, в частности инструкции. Например, в такой регламентации нуждается процедура приема-сдачи дел при смене руководящего состава бухгалтерии (ее структурных подразделений). Содержание и порядок указанной процедуры целесообразно зафиксировать в соответствующей инструкции. Для разработки проекта инструкции обычно используются типовые (примерные) инструкции аналогичного назначения. Уточним, что в инструкции о порядке приема-сдачи дел обычно определяются:

1. Управленческие решения, на основании которых осуществляется процедура приема-сдачи дел.

2. Перечень вопросов, отражаемых в акте приема-сдачи дел.

3. Участие в процедуре приема-сдачи дел представителя вышестоящего органа управления (власти).

4. Сроки приема-передачи дел.

5. Порядок проверки состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности.

6. Перечень документов, на основании которых осуществляется проверка.

7. Действия сторон при возникновении разногласий, выявлении злоупотреблений и т.п.

8. Прочие вопросы осуществления процедуры приема-сдачи дел.

Для надлежащей организации приема-сдачи дел рекомендуется руководствоваться примерным перечнем вопросов, представленным в Приложении 3 к настоящему пособию.

 

Глава 1.8. Должностные инструкции персонала

группы бухгалтерского делопроизводства

 

Должностная инструкция - это нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Подобные инструкции разрабатываются и для персонала бухгалтерии предприятия, в том числе для работников группы бухгалтерского делопроизводства. Как правило, подготовка должностных инструкций производится на основе соответствующих типовых (примерных) инструкций, а также квалификационных характеристик конкретных должностей. Наконец, в рассматриваемом нами случае должна приниматься во внимание и специфика организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях соответствующего предприятия.

Примерное содержание должностной инструкции работника делопроизводства изложено в Приложении 2 к Приложению 12 ГСДОУ и представлено на рис. 1.15. Примерная структура должностной инструкции определена Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Связи по должности.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

               Примерное содержание должностной инструкции              

                       работника делопроизводства:                      

                                                                        

    1.  Задачи  работника  (например,  для  делопроизводителя  -  прием, │

│ регистрация входящих и отправка исходящих документов).                 

    2. Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается │

│ от должности данный работник.                                          

    3. Профессиональные требования  к  работнику  (уровень  образования, │

│ стаж работы и др.).                                                    

    4. Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться │

│ работник в своей деятельности.                                          

    5. Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником.  

    6. Перечень видов работ, из которых складывается выполнение         

│ возложенных функций (например,  регистрация документов  может  включать │

│ заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.).        

    7. Задачи, связанные с подготовкой документов, получением,          

│ обработкой и выдачей информации.                                       

    8. Задачи,  предполагающие  обязательное  использование определенных │

│ форм   и   методов   работы   (например,   периодический   контроль  за │

│ формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей │

│ и т.д.).                                                                

    9.   Задачи,   требующие  соблюдения  сроков  выполнения  конкретных │

│ действий.                                                              

    10. Порядок исполнения поручений.                                   

    11. Этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.     

    12.  Права  работника  для  реализации  порученных   ему  функций  и │

│ выполнения обязанностей.                                               

    13. Подразделения и работники,  от которых  исполнитель  получает  и │

│ которым  передает  информацию,  ее  структуру  и  сроки  передачи,  кто │

│ привлекается   к  исполнению  тех  или   иных  документов,  с  кем  они │

│согласовываются и т.д.                                                   

    14. Критерии,   позволяющие  оценить степень  выполнения  работником │

│ своих функций и обязанностей использования прав и т.д.                 

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.15

 

Разделы должностной инструкции делятся на пункты и при необходимости подпункты. Нумерация разделов документа производится римскими цифрами, а пунктов и подпунктов - арабскими.

Текст документа излагается служебно-деловым стилем, при этом:

заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция заместителю главного бухгалтера";

основной текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа <*>.

--------------------------------

<*> Последнее - в должностных инструкциях, регламентирующих деятельность категории работников, например: "При подготовке документов к отправке делопроизводители выполняют следующие действия...".

 

Оформление документа производится на бланке, при этом состав реквизитов, применяемых для оформления должностной инструкции, аналогичен изложенному в гл. 1.6 настоящего пособия. Пример бланка должностной инструкции представлен на рис. 1.16. Примерные тексты должностных инструкций представлены в Приложении 4 к настоящему пособию.

 

Пример бланка должностной инструкции

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование предприятия                                                

                                                                        

       Должностная                                    Утверждаю         

        инструкция                             _____________________    

   делопроизводителю -                         _____________________    

   оператору оргтехники                    (наименование должности лица, │

│ ________ N _______________                  уполномоченного утвердить  

│ __________________________                          документ)          

       (место издания)                     _________ ___________________ │

                                            Подпись  Расшифровка подписи │

                                                                        

                                00.00.0000                              

                                                                         

                       Примерная структура текста:                      

                                                                        

    1. Общие положения.                                                  

    2. Должностные обязанности.                                         

    3. Права.                                                           

    4. Ответственность.                                                  

    5. Связи по должности.                                              

                                                                        

                                                                        

│ _______________________________   __________   ________________________ │

     (Наименование должности         Подпись       Расшифровка подписи  

       разработчика или его                                             

│ непосредственного руководителя)                                         

                                                                        

│ Визы согласования                                                      

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 1.16

 

Глава 1.9. Планирование и отчетность по вопросам

документирования деятельности бухгалтерии

 

Особое место в работе по документированию деятельности бухгалтерии занимают планирование и отчетность. Поясним, что в данном случае речь идет именно о вопросах планирования и отчетности, непосредственно затрагивающих организацию документирования деятельности бухгалтерии, а не бухгалтерскую отчетность.

Уточним, что планирование и отчетность являются неотъемлемыми компонентами управленческой деятельности. В целях выполнения задач планирования и отчетности должностные лица группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства (документационного обеспечения управления) реализуют соответствующие мероприятия, суть которых в большинстве случаев сводится к подготовке тех или иных документов.

Основным документом планирования является план работы. В общем случае план работы представляет собой документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение), а также сроки, места и ответственных за их реализацию в течение определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).

Планирование деятельности группы бухгалтерского делопроизводства организуется на предстоящий календарный год на основе следующих исходных данных:

основные показатели плана работы службы делопроизводства предприятия;

основные показатели плана работы бухгалтерской службы предприятия;

основные итоги деятельности группы бухгалтерского делопроизводства за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи группы, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития и т.п.);

организационно-распорядительные документы, изданные руководством предприятия по вопросам планирования.

Как правило, в проекте плана работы группы бухгалтерского делопроизводства определяются:

первоочередные и второстепенные задачи, выполнение которых планируется осуществить в течение календарного года (в виде перечня);

показатели деятельности: виды работ по документационному обеспечению бухгалтерской деятельности, их объемы, а также сроки (периоды) выполнения (в виде таблицы или календарного графика с поквартальной (помесячной) разбивкой);

силы и средства, привлекаемые для выполнения соответствующих видов работ (в виде перечня или схемы);

организация управления, взаимодействия и обеспечения в процессе выполнения соответствующих видов работ;

порядок предоставления отчетности: сроки, формы отчетных документов, перечень отражаемых в них отчетных показателей, особенности подготовки.

Описательная часть плана излагается в пояснительной записке. К пояснительной записке обычно прилагаются плановая таблица, план мероприятий по совершенствованию бухгалтерского делопроизводства и график передачи дел в архив <*>.

--------------------------------

<*> Последний - при условии, что группа самостоятельно производит передачу дел, подлежащих архивному хранению.

 

Проект плана подписывается начальником группы, согласуется с руководителем службы делопроизводства, после чего представляется на утверждение руководителю бухгалтерской службы. Примерная форма плана работы структурного подразделения представлена на рис. 1.17.

 

Примерная форма плана работы структурного подразделения <*>

 

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 46 к "Основным правилам работы архивов организации" ВНИИДАД (2002 г.).

 

Рис. 1.17

 

Индивидуальное планирование работы осуществляется персоналом группы на основе плана ее работы и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы. Личный план работы разрабатывается, как правило, на предстоящий календарный месяц. Проект плана подписывается разработчиком, после чего представляется на утверждение начальнику группы.

Основным отчетным документом является отчет. Отчет представляет собой документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за определенный период времени (месяц, квартал и более).

Отчетность по вопросам работы группы бухгалтерского делопроизводства осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия и службы. Проект отчета готовится начальником группы на основе справок руководителей соответствующих участков (см. в этой связи рис. 1.18) и представляется на рассмотрение руководителю службы <*>.

--------------------------------

<*> Отчет о работе группы за месяц (квартал) может представляться в форме служебной записки, отчет за год - в форме предложений к сводному отчету службы.

 

Пример справки об объеме документооборота <**>

 

--------------------------------

<**> Приложение 19 к Типовой инструкции по делопроизводству N 536.

 

Рис. 1.18

 

Глава 1.10. Нормы времени на выполнение

работ по делопроизводству

 

В заключительной главе раздела коснемся вопросов нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству. Такое нормирование осуществляется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм времени, разработанных уполномоченными органами.

Как правило, для нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 N 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - Нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 N 23. Уточним, что на основе нормативов (норм) времени:

определяется и обосновывается численность работников служб делопроизводства (документационного обеспечения управления) <*>;

устанавливаются должностные обязанности работников <**>;

распределяются работы между работниками.

--------------------------------

<*> См. ранее.

<**> В части определения объемов выполняемых работ.

 

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временные затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае если в связи со спецификой делопроизводства в условиях конкретного предприятия фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами) <***>.

--------------------------------

<***> Что может иметь место и в случае с бухгалтерским делопроизводством.

 

Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ по делопроизводству. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на:

организационно-техническое обслуживание рабочих мест;

отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы - например, лист, коробка, папка, дело (см. в этой связи рис. 1.19). Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по делопроизводству представлены в Приложении 5 к настоящему пособию.

 

Справочные сведения об основных единицах измерения

объема работ по делопроизводству

 

N п/п

Наименование единицы измерения

Объем              

1.

Дело            

150 листов           

2.

Лист            

2450 машинописных знаков или  
2 Кбайта            

3.

Папка            

3 дела              

4.

Коробка           

10 дел             

 

Рис. 1.19

 

Раздел II. УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

 

Глава 2.1. Состав бухгалтерской документации предприятия

 

В рамках очередного раздела пособия мы предполагаем рассмотреть комплекс вопросов, охватывающих управление бухгалтерской документацией предприятия. И в этой связи нам прежде всего следует познакомиться с составом указанной документации, а также с определением соответствующего понятия. Бухгалтерская документация предприятия - это упорядоченная совокупность бухгалтерских документов, один из основных компонентов финансово-бухгалтерской документации (ФБД). Примерный состав бухгалтерской документации установлен классом 05 Общероссийского классификатора управленческой документации ОКУД 011-93 <*> и представлен в Приложении 6 к настоящему пособию.

--------------------------------

<*> Утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299 (с последующими изменениями и дополнениями).

 

Примерная классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением представлена на рис. 2.1 <**>. В свою очередь, под управлением бухгалтерской документацией предприятия следует понимать комплекс мероприятий, охватывающих:

- организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

- контроль исполнения бухгалтерских документов;

- оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

- последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

--------------------------------

<**> Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2005.

 

Общая классификация бухгалтерских документов

в соответствии с их функциональным назначением

 

                      ┌──────────────────────────────────────┐

                      │Бухгалтерская документация предприятия│

                      └┬────────────────┬───────────────────┬┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ Учетная бухгалтерская ││ Организационно-правовая││Отчетная бухгалтерская│

      документация     ││документация бухгалтерии││     документация    

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

    По учету основных  ││    Учетная политика    ││   Балансы (годовой, 

        средств        ││                        ││     квартальные)     

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету материальных ││       План счетов      ││   Отчеты (по видам) 

        запасов        ││                        ││(годовые, квартальные)│

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету малоценных и ││  Бухгалтерские учетные ││     Аналитические   

  быстроизнашивающихся ││регистры (главная книга,││документы к балансам и│

       предметов       ││ журналы, ордера и пр.) ││        отчетам      

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

    По учету труда и   ││      Инструкция об     ││  Отчеты о проведении │

    заработной платы   ││       организации      ││  проверок (ревизий) 

                       ││      бухгалтерской     ││                     

                       ││      деятельности      ││                     

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету ден. средств,││ Положение о бухгалтерии││   Отчеты по налогам 

│ ассигнований, расходов││                        ││                     

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

   По учету расчетов   ││ Положение о структурных││ Переписка по отчетам │

                       ││     подразделениях     ││                     

                       ││       бухгалтерии      ││                     

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

┌──────────────────────┴┐┌──────────────┴─────────┐┌────────┴─────────────┐

│ По учету внебюджетных ││ Должностные инструкции ││     Документы по    

        средств        ││ работников бухгалтерии ││    инвентаризации   

└──────────────────────┬┘└──────────────┬─────────┘└────────┬─────────────┘

                       │ ┌──────────────┴─────────┐        

                       └─┤       Прочие виды      ├─────────┘

                         │бухгалтерских документов│

                         └────────────────────────┘

 

Рис. 2.1

 

В последующих главах раздела мы рассмотрим ключевые этапы управления бухгалтерской документацией предприятия. И первый из них - это разработка номенклатуры дел бухгалтерской службы.

 

Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение,

порядок разработки и уточнения

 

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Сведения о функциональном назначении номенклатуры дел представлены на рис. 2.2. Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения) <*>.

--------------------------------

<*> Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

 

Функциональное назначение номенклатуры дел

 

                        ┌────────────────────────────┐

                              Номенклатура дел     

                        └───────────────┬────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│ Группировка исполненных документов в ├┼┤   Систематизация и учет дел,  

                 дела                 │││     закрепление их индексов   

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

    Правильный и быстрый поиск дел    ├┼┤ Определение сроков хранения дел│

             (документов)             │││          (документов)         

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│ Составление описей дел постоянного и │││ Учет дел временного (до 10 лет │

  временного (свыше 10 лет) хранения  ├┼┤     включительно) хранения    

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

             ┌──────────────────────────┴─────────────────────────────┐

             │Разработка информационно-поисковой системы по документам│

             └────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.2

 

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерской службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 2.3.

 

Общий порядок разработки номенклатуры

дел бухгалтерской службы

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

    Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-  

    методических и иных) документов, определяющих перечни документов,   

  образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, │

                       формирование такого перечня                      

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

        Изучение особенностей, присущих организации бухгалтерского      

     делопроизводства, с учетом содержания его деятельности, объема,    

  интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и 

  штатной численности, распределения полномочий по работе с документами 

                     между должностными лицами и т.п.                   

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

     Предварительное определение заголовков дел, их последовательное    

  упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, 

               подлежащих помещению в соответствующие дела)             

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов │

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

│ Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных │

    для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года  

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

            Составление и оформление проекта номенклатуры дел           

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

  Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в │

            необходимых случаях - его уточнение и дооформление          

└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐

   Подписание проекта номенклатуры дел его разработчиком и начальником  

                           бухгалтерской службы                         

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.3

 

Рассмотрим далее содержание основных этапов разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы. Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения (см. далее);

номенклатурами дел бухгалтерской службы за предшествующие 3 - 5 лет <*>;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах (см. ранее).

--------------------------------

<*> В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

 

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерской службы, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерской службы, а также специфика ее документирования;

сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота <**>;

сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы;

сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерской службы.

--------------------------------

<**> При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

 

На основе полученных сведений производится:

уточнение перечня документов;

их предварительное распределение между делами;

предварительное определение заголовков дел;

распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем <*>:

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

 

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности <**>:

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

--------------------------------

<**> Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

 

Предварительные варианты заголовков дел затем уточняются. При этом учитываются рекомендации, представленные на рис. 2.4.

 

Рекомендации по уточнению заголовков дел

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

    1. В заголовки дел, содержащих документы  по одному вопросу,  но при │

│ этом не  связанные  последовательностью  исполнения,  включается термин │

│ "документы",  а в конце заголовка - в  скобках -  указываются  основные │

│ разновидности документов,  которые подлежат  помещению в дело,  как то: │

│ ордера, доверенности, накладные, карточки и т.д.                       

    Например: "Документы о проведении инвентаризации (описи,  ведомости, │

│ журналы и др.)". Термин  "документы", кроме  того,  может применяться в │

│ заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому- │

│ либо  документу.  Например:  "Справки  к акту  инвентаризации  расчетов │

│ (форма N ИНВ-17)".                                                      

    2.  В  заголовки   дел,  содержащих  переписку,  включается   термин │

│ "переписка", после которого указывается, с кем и  по какому вопросу она │

│ ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку  с однородными │

│ корреспондентами,  наименования  последних  не  перечисляются  - вместо │

│ этого указывается  их  общее  видовое  название. Например: "Переписка с │

│ филиалами   предприятия   по    вопросам   обеспечения    материальными │

│ средствами".                                                            

    В   свою   очередь,   в  заголовках   дел,  содержащих  переписку  с │

│ разнородными   корреспондентами,  последние также  не  перечисляются  - │

│ вместо этого указывается только предмет переписки. Например: "Переписка │

│ по вопросам обеспечения материальными средствами".                     

    Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела │

│ лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и        

│ помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например:  "Переписка с │

│ ЗАО "Интеграция" по вопросам материального обеспечения".               

    3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным │

│ административно-территориальным   единицам   (местностям,    населенным │

│ пунктам и т.п.),   включаются   наименования   соответствующих   единиц │

│ (местностей). При этом:                                                

    если содержание дела касается нескольких однородных административно- │

│ территориальных  единиц,  то  в  заголовке  дела  не  перечисляются  их │

│ конкретные  названия  -  вместо  этого  указывается  их  общее  видовое │

│ название. Например:  "Документы  по  организации взаимодействия  работы │

│ руководителей территориальных представительств предприятия";           

    если   содержание  дела   касается   только  одной  административно- │

│ территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке │

│ дела указывается ее (его) название. Например: "Документы по учету труда │

│ и его оплаты работников Алексеевской овощной базы".                    

    4. В заголовки  дел,  содержащих документы по  планированию и  (или) │

│ отчетности, включаются сведения о периоде (квартале,  полугодии, годе), │

│ на  (за)  который  составлены   планы  (отчеты).   Например: "Годовые и │

│ квартальные отчеты о работе филиала N 1 ОАО "Дренаж".                  

    5.  В  заголовки дел,  предназначенных  для  однородных  (по  своему │

│ функциональному  назначению,  виду   и  др.)  документов,  наименование │

│ документов  (группы  документов)  включается  во  множественном  числе. │

│ Например:   "Служебные  записки  работников   предприятия  по  вопросам │

│ совершенствования организации бухгалтерского учета".                   

    6. Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным │

│ объемом документов,  подлежащих  помещению  в  него - будет состоять из │

│ нескольких томов (частей),  то  сначала  составляется  общий  заголовок │

│ дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем │

│ или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: │

│ "Распоряжения  главного   бухгалтера  за  2006 г."  (общий  заголовок). │

│ "Том 2. Распоряжения  главного  бухгалтера  за  II  полугодие  2006 г." │

│(заголовок тома).                                                       

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.4

 

После того как сформулированы (в окончательном виде) заголовки для всех дел бухгалтерской службы, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности:

документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;

документы по организации бухгалтерского учета;

документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами;

прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Дела бухгалтерской службы, состоящей из нескольких структурных подразделений (участков документирования деятельности), обычно распределяются по разделам в соответствии со структурой службы. Заголовками разделов в этом случае выступают названия соответствующих структурных подразделений службы.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерской службы производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) - например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового - из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела - это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом;

уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года;

уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Пример такого бланка представлен на рис. 2.5 <1>.

--------------------------------

<1> Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

 

Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения

 

Рис. 2.5

 

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год). Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом <2>:

в графе 1 - указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (т.н. резервные индексы, см. ранее);

в графе 2 - указываются заголовки дел <3>;

в графе 3 ("Количество дел (единиц хранения)") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года <4>;

в графе 4 - указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения <5>;

в графе 5 ("Примечание") при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем - в течение всего срока действия номенклатуры дел - в данной графе указываются:

отметки ("в электронном виде") - о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;

сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

--------------------------------

<2> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

<3> Для многотомных дел - также заголовки соответствующих томов (частей).

<4> Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения.

<5> Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

 

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерской службы. Номенклатура дел бухгалтерской службы (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерской службы) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерской службы подлежит регулярному уточнению (см. далее).

 

Глава 2.3. График документооборота бухгалтерии:

назначение, порядок разработки и уточнения

 

Эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете <*> работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. Непосредственная подготовка проекта организуется в группе бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе привлекаются и другие сотрудники бухгалтерской службы.

--------------------------------

<*> Утверждено Решением Минфина СССР 29.07.1983 N 105 и сохраняет свою силу до настоящего времени в части, не противоречащей законодательству РФ.

 

Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:

перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);

перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;

сроки исполнения документов;

типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ. Пример оформления графика документооборота представлен на рис. 2.6 <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

 

Пример оформления графика документооборота

бухгалтерской службы предприятия

 

Рис. 2.6

 

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер (руководитель бухгалтерской службы).

 

Глава 2.4. Табель и альбом форм документов бухгалтерии:

назначение, порядок разработки и уточнения

 

Важное место в обеспечении требуемой эффективности управления бухгалтерской документацией предприятия занимают табель форм и альбом форм документов бухгалтерской службы. И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями.

Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами. Функциональное назначение табеля форм документов представлено на рис. 2.7.

 

Функциональное назначение табеля форм документов

 

                ┌────────────────────────────────────────────────┐

                │Функциональное назначение табеля форм документов│

                └──────────────────────┬─────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐│┌─────────────────────────────────┐

    Закрепление правового статуса    │││       Оптимизация состава      

      управленческой документации    ├┼┤   управленческой (в том числе  

     предприятия и образующих ее     │││   бухгалтерской) документации  

              документов             │││           предприятия          

└─────────────────────────────────────┘│└─────────────────────────────────┘

                ┌──────────────────────┴─────────────────────────┐

                     Внедрение и обеспечение единого порядка   

                │подготовки управленческих документов предприятия│

                └────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.7

 

Альбом унифицированных форм документов - это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Функциональное назначение альбома форм документов представлено на рис. 2.8.

 

Функциональное назначение альбома форм документов

 

                 ┌─────────────────────────────────────────────────┐

                 │Функциональное назначение альбома форм документов│

                 └─────────────────────┬───────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐│┌─────────────────────────────────┐

    Унификация форм представления    │││  Оптимизация состава реквизитов │

    документированной информации,    ├┼┤     документов, применяемых    

     востребованной предприятием     │││      должностными лицами и     

                                     │││   структурными подразделениями 

└─────────────────────────────────────┘│└─────────────────────────────────┘

                 ┌─────────────────────┴──────────────────────────┐

                    Разработка и последующее усовершенствование 

                 │ бланков документов (в том числе бухгалтерских) │

                 └────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.8

 

Подготовку табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы целесообразно производить одновременно <*>. Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм представлены на рис. 2.9.

--------------------------------

<*> На основе табелей и альбомов структурных подразделений в дальнейшем формируются табель форм и альбом форм документов предприятия.

 

Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм

 

             ┌────────────────────────────────────────────────────┐

             │Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм│

             └──────────────────────────┬─────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

    1. Предварительное изучение       │││2. Уточнение состава и вида форм│

│применяемых бухгалтерской службой форм├┼┤документов, подлежащих включению│

              документов              │││   в табель форм и альбом форм 

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│ 3. Уточнение структуры табеля форм и │││  4. Разработка проектов табеля │

             альбома форм             ├┼┤       форм и альбома форм     

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

   5. Согласование и, в необходимых   │││ 6. Утверждение проектов табеля │

      случаях, уточнение проектов     ├┴┤       форм и альбома форм     

└──────────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.9

 

Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует начальник группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе могут привлекаться и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Предварительное изучение применяемых в бухгалтерской службе форм документов позволяет разработчикам установить соответствие состава бухгалтерской документации задачам документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также ее текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также степень соответствия состава и вида форм документов, применяемых бухгалтерской службой, этим задачам.

По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации бухгалтерской службы посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов предприятия по вопросам бухгалтерского делопроизводства. При этом принимаются во внимание и специфические потребности бухгалтерской службы в отдельных видах документированной информации и (или) формах бухгалтерских документов.

На следующем этапе разработчиками производится уточнение состава и вида форм бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель и альбом. В ходе этой работы:

выявляются формы бухгалтерских документов, не отвечающих действующим на предприятии требованиям (в т.ч. устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);

определяются формы бухгалтерских документов, нуждающихся в корректировке;

устанавливаются формы бухгалтерских документов, подлежащих разработке "с нуля" в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, а также в составе и содержании задач по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, включаются новые формы бухгалтерских документов.

Перечисленные мероприятия обычно выполняются на основе анализа документации бухгалтерской службы, образовавшейся в предшествующие два-три года ее деятельности. В итоге разрабатывается уточненный перечень форм документов и карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения о полном наименовании формы документа, ее функциональной (структурной) принадлежности, а также об основных этапах подготовки документа: структурном подразделении (должностном лице) бухгалтерской службы - разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия). На основе последующего изучения совокупности карт:

устанавливается окончательный состав бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель (альбом);

производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома производится с целью определения способа их структуризации, а также для предварительного распределения форм бухгалтерских документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Поясним, что в большинстве случаев такая структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу прямой связи <*>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы" (2002 г.).

 

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих функций задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой бухгалтерской службы. Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов. В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а "внутри" этих функций - по подразделениям, участвующим в их реализации.

В итоге формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). Уточним, что для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) обычно принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, - наименования соответствующих подразделений.

На следующем этапе разработчики приступают непосредственно к подготовке проектов табеля и альбома, используя для этого соответствующие бланки. Примерные формы бланков представлены на рис. 2.10 и 2.11.

 


 

Примерная форма табеля форм документов

 

Наименование
формы  

Код 
формы

Имя
файла
формы

Кто 
готовит

Согласование

Подпись

Утверждение

Оттиск
печати

Место  
регистрации

ОКУД

ЛК

1    

2

3

4 

5  

6    

7  

8    

9 

10   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.10

 

Пример титульного листа альбома форм документов

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                  Закрытое акционерное общество "Сириус"                

                                                                         

                           Бухгалтерская служба                         

                                                                        

                                                               Утверждаю │

                                                    Генеральный директор │

                                                          личная подпись │

                                                              Д.Е. Жуков │

                                                              00.00.0000 │

                                                                        

                         Альбом форм документов                         

                                                                         

                                                                        

                                                                        

                                                                        

                                                                         

                                                                        

                         г. Новосибирск, 2009 г.                        

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.11

 

В общем случае разработка проектов табеля и альбома включает:

выбор способа представления информации о формах бухгалтерских документов;

определение состава данных о формах бухгалтерских документов, порядка их оформления;

определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).

Как правило, табель форм документов составляется в табличной форме. В таблице указываются:

номер по порядку;

наименование формы документа;

код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);

наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за исполнение проекта документа;

особенности подготовки проекта документа (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.).

При необходимости в соответствующих графах таблицы могут указываться сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов обычно производится во вторую очередь и, по сути, сводится к последовательному расположению форм бухгалтерских документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля. При этом подразумевается, что формы документов предварительно выбраны из числа соответствующих образов (примеров) либо разработаны в соответствии с действующим на предприятии порядком <*>.

--------------------------------

<*> Формы одних и тех же бухгалтерских документов в бумажном и электронном видах должны быть идентичны друг другу.

 

Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению бухгалтерской документации, а также с учетом состава и содержания задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. Разработчиками должен также приниматься во внимание порядок применения табеля (альбома) структурными подразделениями (должностными лицами) в повседневной работе.

Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку бухгалтерских документов. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на рассмотрение главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Подписанный проект передается в службу делопроизводства предприятия, которая на основе документов структурных подразделений формирует табель форм и альбом форм документов предприятия.

После утверждения табеля и альбома форм документов предприятия соответствующие выписки передаются в бухгалтерскую службу для применения в практической деятельности. При необходимости выписки тиражируются в необходимом количестве экземпляров - например, по числу структурных подразделений в составе бухгалтерской службы <*>.

--------------------------------

<*> Допускается применение в практической работе как бумажных, так и электронных версий указанных документов.

 

Отметим в заключение, что в процессе деятельности бухгалтерской службы в табель (альбом) форм документов могут вноситься необходимые уточнения. Как правило, это допускается в следующих основных случаях:

при изменениях в законодательстве;

при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам бухгалтерского делопроизводства федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также соответствующих локальных актов предприятия;

при изменениях в системе управления деятельностью бухгалтерской службой и (или) ее организационной структуре.

При наличии соответствующих оснований в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых бухгалтерской службой обусловлена соображениями практической целесообразности. Кроме того, из состава табеля (альбома) должны регулярно исключаться формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства, либо не удовлетворяющих потребностям бухгалтерской службы в обеспечении документированной информацией соответствующего вида <**>.

--------------------------------

<**> Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем предприятия по представлению службы делопроизводства, рассматривающей соответствующие обращения руководителей структурных подразделений.

 

Глава 2.5. Организация контроля исполнения

бухгалтерских документов

 

Контроль исполнения бухгалтерских документов - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения. Объекты контроля исполнения документов и его основные направления представлены на рис. 2.12 <*>.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб.: Питер, 2006.

 

Объекты и основные направления контроля

исполнения документов

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                   ┌────────────────────────────────┐                   

                   │Контроль исполнения документов  ├───────────────────┐│

                   └─┬──────────────────────────────┘                   ││

│┌────────────────────┴────────────┐ ┌──────────────────────────────────┐││

││Объект контроля: сроки исполнения├┐│     Объект контроля: полнота     ├┤│

││                                 │││          исполнения <*>          │││

│└─────────────────────────────────┘│└──────────────────────────────────┘││

                       Направления │контроля                            ││

│┌─────────────────────────────────┐│┌──────────────────────────────────┐││

││Срочные и особо важные документы ├┴┤ Второстепенные (прочие) документы│││

│└─────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘││

│┌────────────────────┐            ┌────────────────────────────────────┐││

││Содержание документа├─────┬──────┤Объект контроля: качество исполнения├┘│

│└────────────────────┘           └────────────────────────────────────┘ │

               Направление │контроля                                    

         ┌─────────────────┴───────────┬─────────────────────────┐      

│┌────────┴───────────┐      ┌──────────┴──────┐    ┌─────────────┴──────┐│

││Структура документа │      │Стиль документа      │Оформление документа││

│└────────────────────┘      └─────────────────┘    └────────────────────┘│

                                                                         

    --------------------------------                                    

    <*>    данном  случае  можно говорить  только  об  одном направлении │

│ контроля  -  выявлении  полноты  соответствия  фактически  исполненного │

│ документа содержанию  поручения (резолюции),  определявшего порядок его │

│ исполнения. См. далее.                                                 

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.12

 

Общее содержание контрольных мероприятий представлено на рис. 2.13 <**>. Как отмечалось ранее, общее руководство организацией контроля исполнения бухгалтерских документов возлагается на главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Непосредственная организация этой работы находится в ведении начальника группы бухгалтерского делопроизводства, который осуществляет контроль лично и через своих подчиненных, в частности через инспектора по контролю за исполнением поручений.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Типовую инструкцию по делопроизводству (2005 г.).

 

Основное содержание мероприятий

по контролю за исполнением документов

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                     Постановка документа на контроль                   

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

                   Регулирование хода исполнения документа              

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

                 Снятие исполненного документа с контроля               

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

    Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов   

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

       Информирование руководства о состоянии исполнения документов     

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.13

 

Кроме того, в осуществлении контроля за исполнением документов принимают участие их исполнители (ответственные исполнители), а также непосредственные начальники исполнителей (руководители структурных подразделений в составе бухгалтерской службы). В своей совокупности должностные лица, участвующие в осуществлении контроля за исполнением документов, образуют систему контроля.

Схема организации системы контроля документов предприятия представлена на рис. 2.14 <*>. Более подробно содержание контрольных мероприятий рассматривается далее.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. М.: Изд-во РДЛ, 2004.

 

Схема организации системы контроля

за исполнением документов предприятия

 

 

Контроль исполнения документов

 

 

Основные виды контроля   

 

 

 

 

 

Непосредственный контроль и его  
организация в структурном     
подразделении           

 

Общий контроль и его организация
на предприятии        

 

 

 

Руководители соответствующих   
подразделений (непосредственные  
начальники исполнителей)     

 

Руководитель предприятия (его 
заместитель по управлению)  

 

 

 

Повседневный контроль (самоконтроль)

 

Независимый систематический 
контроль           

 

 

 

 

Исполнитель (ответственный    
исполнитель)           

 

 

 

 

 

 

 

Начальник группы контроля
в составе службы   
делопроизводства   

 

Руководитель службы 
делопроизводства  

 

Специально    
назначенное лицо 
(инспектор)    

 

 

Рис. 2.14

 

Постановка документа на контроль исполнения производится, если последний в соответствии с действующими на предприятии правилами отнесен к числу документов, исполнение которых подлежит контролю. Соответствующие предписания могут, в частности, содержаться в положениях:

законодательных и иных нормативно-правовых актов;

организационно-распорядительных документов вышестоящего органа управления (власти);

организационно-распорядительных и нормативно-методических документов предприятия.

Перечень таких документов может утверждаться приказом руководителя предприятия. Кроме того, контролю исполнения подлежат:

документы, в тексте которых содержится предписание об установлении контроля за их исполнением, например, в связи с особой значимостью надлежащего исполнения документа для обеспечения деятельности предприятия;

документы с соответствующими резолюциями, в частности, содержащие формулировки "Важно", "Обратить особое внимание", "Оперативно", "Срочно" и т.п.

В случае постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делопроизводителем (иным уполномоченным работником группы бухгалтерского делопроизводства) оформляется соответствующая отметка: "К", "Контроль" и т.п. Кроме того, на документ оформляется регистрационно-контрольная форма (карточка) (далее - РКФ), в которой фиксируются <*>:

содержание поручения (резолюции), определяющего порядок исполнения документа;

основание для постановки документа на контроль исполнения (в виде ссылки на соответствующий документ или управленческое решение);

сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;

срок исполнения документа, а также иные сведения, являющиеся существенными для обеспечения эффективного контроля.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации".

 

В процессе исполнения документа в РКФ фиксируются результаты контрольных проверок. Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены на рис. 2.15.

 

Правила заполнения основных реквизитов РКФ

 

Реквизиты  

Комментарий по заполнению               

1      

2                           

Автор    
(корреспондент)

При регистрации поступающих документов записывается     
наименование организации, структурного подразделения или
должностного лица - автора документа. При регистрации    
обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и 
адрес. При регистрации отправляемых документов          
записывается наименование организации, структурного     
подразделения или должностного лица - корреспондента.   
Допускается применение сокращенного наименования        
организации                                             

Наименование
вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида документа

Дата документа

В РКФ переносится дата, присвоенная документу            
организацией - автором документа                        

Регистрационный
номер документа

В РКФ переносится регистрационный номер документа,      
присвоенный организацией - автором документа            

Дата    
поступления 

Переносится в РКФ из регистрационного штампа            

Индекс   
поступления 

Переносится в РКФ из регистрационного штампа            

Заголовок к 
тексту   

Переносится заголовок к тексту документа. При его       
отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые  
слова                                                   

Резолюция  

В РКФ переносятся с документа содержание поручения,     
исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции       

Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При       
регистрации отправляемого документа может записываться  
дата ожидаемого ответа                                  

Отметка об 
исполнении 
документа  

В РКФ переносятся регистрационный номер и дата созданного
документа, ссылка на регистрационный индекс и дату      
поступившего документа или краткая запись решения вопроса
по существу                                             

Дело N   

В РКФ переносится индекс дела в соответствии с          
номенклатурой структурного подразделения, в которое     
помещен исполненный документ                            

 

Рис. 2.15

 

На основе РКФ документов, подлежащих контролю исполнения, формируется контрольная картотека, которая обычно ведется в бумажном и электронном видах. РКФ и документы, исполнение которых подлежит контролю, в составе картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, а также по видам (функциональным группам) документов.

Проверка хода исполнения документа производится с целью оперативного получения достоверной информации о состоянии работы по исполнению соответствующего документа. Такие проверки носят предварительный и заключительный характер. Уточним, что предварительные проверки производятся:

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на предстоящий год - не реже одного раза в течение текущего года;

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на предстоящий месяц - не реже одного раза в течение текущего месяца;

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на текущий месяц - не реже одного раза в 10 дней, а также за 5 дней до истечения контрольного срока (см. далее).

Предварительные проверки документа осуществляются комплексно или выборочно. Комплексные проверки обычно проводятся однократно и охватывают все объекты контроля. Выборочные проверки проводятся два-три раза за период исполнения документа, причем каждая проверка нацелена на соответствующий объект (срок, полноту или качество исполнения документа).

Даты и общее содержание проведения проверок целесообразно определять заранее, исходя из сроков исполнения документов и с учетом общего количества документов, подлежащих исполнению в предстоящем периоде (например, в течение месяца). С этой целью лицами, ответственными за проведение контрольных мероприятий, может составляться график проверок.

График проверок утверждается начальником группы бухгалтерского делопроизводства. Пример оформления графика представлен на рис. 2.16.

 

Утверждаю

Начальник группы

Подпись

Расшифровка подписи

00.00.0000

 

График

проверок исполнения документов бухгалтерской службы

                      в ____________________ 20 ___ года

                       (наименование месяца)

 

N п/п

Наименование
документа

Сведения об
исполнителе

Дата 
проверки

Объект
проверки

Метод
проверки

Примечание 

1 

2    

3    

4  

5  

6  

7      

 

 

 

 

 

 

 

 

    Наименование должности лица,

    ответственного за контроль          подпись         Расшифровка подписи

 

    00.00.0000

 

Рис. 2.16

 

Проведению начальной предварительной проверки обычно предшествует выяснение (уточнение) сведений об исполнителе документа - его фамилии, наименовании должности, месте работы (структурном подразделении), а также номера его рабочего телефона или адреса электронной почты. Проверка осуществляется методом изучения документа или иным методом, обеспечивающим должную эффективность контроля.

В ходе предварительной проверки исполнитель (его непосредственный руководитель - во временное отсутствие исполнителя по уважительной причине) предоставляет лицу, осуществляющему контроль, точную и достоверную информацию о ходе и результатах исполнения документа. При этом особое внимание обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции).

Результаты проверки фиксируются в РКФ. В необходимых случаях исполнителю делается напоминание о порядке исполнения документа (с оформлением в РКФ соответствующей отметки).

Проверка сроков исполнения осуществляется на основе данных, отражающих процент готовности документа (с учетом времени, затраченного на работу с ним). Например, документ должен быть готов на 50%, если к моменту проверки наполовину истекло время, отведенное на работу с ним.

Уточним, что в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) различают типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Типовые сроки устанавливаются соответствующими решениями вышестоящих органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение. Сведения о типовых сроках исполнения некоторых наиболее распространенных видов документов представлены на рис. 2.17. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются в резолюции или непосредственно в содержании документа.

 

Сведения о типовых сроках исполнения документов

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

       Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки <*>:     

                                                                         

    1. Без указания конкретной даты  исполнения,  но  имеющие  в  тексте │

│ пометку "срочно" - в 3-дневный срок.                                   

    2. То же, имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок.        

    3. То же, не имеющие отметок "срочно" ("оперативно") или  конкретных │

│ указаний о сроке исполнения, - в срок не более месяца  (30  календарных │

│ дней).                                                                 

    4. Исполняемые по  поручениям  Правительства  Российской  Федерации, │

│ данным федеральным органам исполнительной власти по доработке  проектов │

│ постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании  Правительства │

│ Российской Федерации, а также по  проектам постановлений и распоряжений │

│ Правительства  Российской   Федерации,  поступившим  от  ответственного │

│ исполнителя на согласование - в срок до 10 дней.                       

    5.   Исполняемые  по   письмам  Министерства   иностранных  дел  без │

│ согласования с другими организациями - в течение 15 дней.              

    6. То же, с согласованием - в течение 30 дней.                      

    7. Исполняемые по обращениям граждан,  поступившим  на предприятие и │

│ требующим  дополнительного  изучения  и  проверки,  -  в срок до одного │

│ месяца со дня их регистрации.                                          

    8. То же, не требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок │

│не более 15 дней.                                                       

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*> Если последний день  срока  исполнения  документа  приходится  на│

│ нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня,│

│ предшествующего нерабочему дню.                                        

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.17

 

Проверка качества исполнения производится на основе данных, отражающих соответствие документа действующим требованиям. Эти требования в общем случае распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документа <*>.

--------------------------------

<*> Подробнее об этих требованиях рассказывается в заключительном разделе пособия.

 

Проверка полноты исполнения производится на основе данных, отражающих то, насколько полно исполнен документ (выполнено соответствующее поручение). Документ считается полностью исполненным, если он отвечает сущности резолюции (поручения) и непосредственно после передачи документа по назначению не возникло необходимости в досылке (уточнении) той или иной информации.

Уточним, что контроль сроков исполнения, как правило, производится в ходе предварительных проверок, а контроль качества исполнения - в ходе заключительной проверки. Проект документа, не отвечающий действующим требованиям, подлежит доработке в сроки, установленные соответствующим поручением (резолюцией).

Контроль полноты исполнения документа производится непосредственно перед представлением его на подпись (утверждение) путем определения соответствия документа сущности резолюции (поручения). Документ признается полностью исполненным, если после его представления на подпись (утверждение) исполнителю не было дано каких-либо дополнительных поручений.

Окончательный вывод о том, насколько полно был исполнен тот или иной документ, делается по прошествии периода (после завершения работы по исполнению документа), в течение которого могут быть выявлены обстоятельства, указывающие на недостаточно полное исполнение документа - например, в форме поступившего на предприятие повторного запроса о предоставлении информации. Продолжительность такого периода, как правило, не превышает 30 календарных дней.

Снятие документа с контроля производится только после его надлежащего - своевременного и качественного - исполнения. Поясним, что в общем случае документ считается исполненным после того, как:

его исполнителем было фактически и по существу выполнено соответствующее поручение (резолюция), в том числе подразумевающее подготовку проекта нового документа;

получено документальное подтверждение исполнения (см. ниже);

результаты исполнения доведены до сведения заинтересованных органов (лиц).

Документальным подтверждением факта надлежащего исполнения документа служит отметка об исполнении документа и помещении его в дело. Такая отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем (или его непосредственным руководителем).

Отметка должна содержать слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ (см. далее), и подписи лица, оформившего отметку. О снятии документа с контроля в РКФ также делается соответствующая отметка. После этого документ может быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Учет результатов контроля за исполнением бухгалтерских документов производятся специалистами группы бухгалтерского делопроизводства по видам документов и за определенный период времени на основании сведений, полученных в процессе проверок хода и результатов исполнения, зафиксированных в РКФ, а также справок об исполнении документов в структурных подразделениях. Пример такой справки представлен на рис. 2.18. Обобщение и анализ указанных сведений производятся начальником группы в служебных записках, регулярно представляемых руководителям бухгалтерской службы и службы делопроизводства.

 

Пример справки о состоянии исполнения документов

структурного подразделения <*>

 

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 12 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.)

 

Справка

о состоянии исполнения документов на 00.00.0000

в _____________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

N п/п

Название
документа

Краткое
содержание

Дата
N

Срок  
исполнения

Фамилия 
исполнителя

Состояние
исполнения

Причины  
невыполнения

1  

2   

3   

4

5   

6    

7   

8     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Наименование должности руководителя

    структурного подразделения                  подпись        И.О. Фамилия

 

    Наименование должности лица,

    ответственного за делопроизводство          подпись        И.О. Фамилия

 


 

Рис. 2.18

 

На основании сведений, полученных в процессе учета, обобщения и анализа, производится периодическое информирование должностных лиц (структурных подразделений) предприятия о том, насколько своевременно, качественно и полно исполняются ими документы. Полученную информацию должностные лица (структурные подразделения) используют в целях совершенствования работы по исполнению документов.

 

Глава 2.6. Формирование и оформление дел бухгалтерии

 

Хранение бухгалтерских документов предприятия должно организовываться в соответствии с определенными правилами. Соблюдение этих правил позволяет прежде всего обеспечить сохранность бухгалтерских документов от утраты (хищения), порчи (повреждения), а также от несанкционированного доступа к содержащейся в них информации.

Так, в соответствии с Положением о документах и документообороте обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке и переплетаться. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.

Иными словами, в целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов их следует помещать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы (см. ранее). О том, каким образом следует производить формирование и оформление дел бухгалтерской службы, мы и поговорим в рамках очередной главы пособия.

Прежде всего обратим внимание уважаемых читателей на то, что формирование дел - это неотъемлемая составляющая работы по осуществлению текущего хранения документов, исполнение которых завершено. Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил.

В свою очередь, дело - это упорядоченная совокупность документов определенного вида. Кроме того, термин "дело" применяется для обозначения единицы измерения отдельных видов работ по делопроизводству (см. ранее).

Формирование бухгалтерских документов в дела, как правило, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения (см. далее).

Так, в соответствии с Положением Центробанка РФ от 05.12.2002 N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях" сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. Соответствующего порядка обращения с бухгалтерскими документами при формировании их в дела следует придерживаться и на предприятиях (в организациях, учреждениях), вне зависимости от характера их деятельности и формы собственности.

Такой порядок, с учетом изложенного выше, должен предусматривать:

1. Формирование бухгалтерских документов в дела в точном соответствии с действующими на предприятии правилами.

2. Брошюровку или переплет бухгалтерских документов.

3. Предварительное проведение проверки бухгалтерских документов на предмет их готовности к формированию в дела.

4. Ограничение (разграничение) доступа к делам, документам и содержащимся в них сведениям.

Таким образом, при формировании бухгалтерских документов в дела следует придерживаться общих правил (см. рис. 2.19) <*>, одновременно принимая во внимание специфику документационного обеспечения бухгалтерской деятельности и особенности обработки отдельных видов документов (см. рис. 2.20) <**>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Типовую инструкцию по делопроизводству (2005 г.).

<**> См. в этой связи Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях (2002 г.).

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

              Общие правила формирования документов в дела:             

                                                                        

    1. В  дела  помещаются  только  исполненные  документы,  оформленные │

│ надлежащим образом.                                                     

    2. Распределение  документов  между  делами  производится  в  точном │

│ соответствии с номенклатурой дел.                                      

    3. Группировка документов в  составе  дела  производится  в пределах │

│ календарного  года,  за  исключением:  переходящих  дел;  судебных дел; │

│ личных  дел;  документов  выборных  органов и  их  постоянных комиссий; │

│ документов  учебных  заведений,  учреждений культуры; историй болезней; │

│ других специфических групп документов, период формирования  которых  по │

│ тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом.    

    4.   Группировка   документов   одного  вида   (одного   и  того  же │

│ функционального назначения) с постоянными и временными сроками хранения │

│ обычно производится в разные дела.                                     

    5. В дело помещается только один  (как  правило,  первый)  экземпляр │

│ документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, │

│ помещаются в дела в копиях.                                            

    6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в │

│ соответствующие дела на общих основаниях.                              

    7. Не допускается помещать в дела:                                   

    оригиналы документов,  подлежащих возврату;                         

    лишние  (дублетные), а  также  черновые  экземпляры  документов  (за │

│ исключением особо ценных);                                             

    сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно);             

    некоторые виды документов в составе личных дел <*>.                 

    8. Объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая │

│ обложку  (по  корешку)  -  4  см.  В  необходимых  случаях  допускается │

│ разделение дела на несколько томов (частей) с  простановкой  на  каждом │

│ томе (части) отметок "т. 1", "ч. 2" и т.д.                             

                                                                         

    --------------------------------                                    

    <*>   Такие   документы  вкладываются  в  дела,  но  не  подшиваются │

│ (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные). 

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.19

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

             Особенности формирования в дела отдельных видов            

                        бухгалтерских документов:                       

                                                                        

    1. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день │

│ в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов <*>.     

    2.  Формирование  мемориальных  документов  допускается  по  пачкам, │

│ формируемым  для  передачи  информации на обработку, при этом документы │

│ помещаются в папку вместе с лентами их подсчета <**>.                  

    3. Кассовые документы,  документы по  вкладам  граждан,  по кредитам │

│ индивидуальным  заемщикам,  по  операциям  с   драгоценными  металлами, │

│ иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям  (с различными │

│ сроками хранения) помещаются в отдельные сшивы (папки) (брошюруются).  

    4. Сброшюрованные  документы  подсчитываются,  их  сумма сверяется с │

│ итогом оборотов по оборотной ведомости <***>.                          

    5. Мемориальные  ордера и  другие документы по внебалансовым  счетам │

│ (кроме   документов,   учитываемых   в   книгах  хранилища   ценностей) │

│ подбираются  в  возрастающем порядке  номеров,  их  суммы   сверяются с │

│ оборотной ведомостью, после  чего  помещаются  в  документы  дня  после │

│ мемориальных документов по  балансовым счетам  и  брошюруются  вместе с │

│ ними.                                                                  

    6. Работники, на которых возложено  формирование документов,  должны │

│ тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, │

│ ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.    

    7. Документы за истекший день после проведения контроля должны  быть │

│ оформлены в указанном выше порядке и не позднее  чем на  следующий день │

│ переданы в  архив.  Несброшюрованные документы  до  утра следующего дня │

│ должны храниться в несгораемом шкафу.                                  

    8.   Кассовые   документы   хранятся   в   порядке,  предусмотренном │

│ нормативными актами ЦБ РФ.                                             

    9.   Порядок  хранения  юридических  и   кредитных  дел,  договоров, │

│ контрактов,  срочных  обязательств  и  т.п.  определяется руководителем │

│ организации и главным  бухгалтером, с  учетом требований  к обеспечению │

│ сохранности указанных документов в процессе хранения.                  

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*> Подборка  документов  осуществляется   работником,  на  которого │

│ возложено формирование документов дня.                                 

    <**>   Документы,  затрагивающие  по  дебету  более   одного  счета, │

│ помещаются  в  конце  папки,  но  впереди  документов  по внебалансовым │

│ счетам.                                                                

    <***>  Если   общие  итоги  и  итоги  по  пачкам  не  совпадают,  то │

│ производится  выверка  документов и  оборотов  по  отдельным балансовым │

│ счетам.                                                                

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.20

 

Работу по формированию документов в дела обычно выполняют работники бухгалтерской службы, допущенные к обращению с соответствующими видами документов и имеющие достаточную профессиональную подготовку <***>. Указанным работникам в течение рабочего дня (иного периода времени) должно предоставляться (выделяться) время, достаточное для полного и качественного выполнения работ по формированию бухгалтерских документов в дела. За ними закрепляются определенные места (средства) обработки и хранения бухгалтерских документов - столы, ящики, полки, хранилища, шкафы, сейфы и т.п. Кроме того, с работниками проводятся регулярные инструктажи (инструктивные занятия), направленные на совершенствование имеющихся у них знаний, навыков и умений.

--------------------------------

<***> К указанной категории относятся работники, занятые приемом, оформлением и контролем расчетных, кассовых и других документов, а также отражением операций по счетам бухгалтерского учета.

 

Контроль за своевременностью и правильностью формирования бухгалтерских документов в дела осуществляют начальники соответствующих структурных подразделений, а также работники группы бухгалтерского делопроизводства. Ответственность за надлежащее исполнение бухгалтерских документов, достоверность содержащихся в них сведений, а также за их своевременную передачу для формирования в дела несут исполнители соответствующих документов.

Остановимся далее на вопросах формирования в дела наиболее распространенных видов документов. Как правило, формирование документов в дела производится в соответствии с функционально-видовым принципом, согласно которому в пределах одного дела объединяются документы одного вида или функционального назначения. При объединении в составе дела документов различного вида (функционального назначения) применяется хронологический принцип, предусматривающий размещение документов в прямом хронологическом порядке, но в пределах календарного года. При этом, помимо прочего, учитывается вид носителя, используемого для фиксации соответствующей документированной информации, а также особенности обработки документа.

Например, регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах или журналах, на отдельных листах и карточках, а также в виде электронных документов (баз данных, каталогов, файлов), сформированных с использованием средств вычислительной техники <*>. Поскольку производимые операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета, то и формирование регистровых документов в дела, за исключением предварительно сброшюрованных (книги, журналы и т.п.), должно осуществляться аналогичным образом.

--------------------------------

<*> Под регистрами в данном случае понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности.

 

В связи с упоминанием электронных документов (ЭД) поясним, что предприятие вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде баз данных (БД), каталогов или отдельных файлов, сформированных с использованием штатных сертифицированных программно-технических средств. В процессе обработки должна обеспечиваться возможность распечатывания бухгалтерских документов по установленным формам, а также идентичность содержания ЭД и бумажных копий <**>.

--------------------------------

<**> О порядке формирования в дела ЭД см. далее.

 

Первичные документы, поступающие в бухгалтерскую службу, до формирования в дела подлежат проверке по форме (на предмет полноты и правильности оформления, включая заполнение реквизитов) и содержанию (на предмет законности документированных операций, логической увязки отдельных показателей). На первичных документах, прошедших обработку, оформляется отметка, исключающая возможность их повторного использования <***>.

--------------------------------

<***> При ручной обработке - посредством простановки даты записи в соответствующем учетном регистре, а при автоматизированной обработке - посредством оттиска контрольного штампа.

 

Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Обработанные первичные документы текущего месяца (или за иной календарный период), относящиеся к определенному учетному регистру, формируются в дела (подшиваются в папки) в хронологическом порядке.

Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам или (и) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

Учетная политика предприятия обычно формируется в отдельное дело. Вместе с документом в дело помещаются (в установленной предприятием последовательности и с учетом предельно допустимого количества листов в деле) <*>:

рабочий план счетов бухгалтерского учета;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для оформления внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;

методы оценки активов и обязательств предприятия (описание);

правила документооборота и технология обработки учетной информации;

порядок контроля за хозяйственными операциями;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета предприятия <**>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.

<**> Например, в случае внесения изменений в учетную политику предприятия в течение срока ее действия соответствующие материалы формируются в то же дело (его отдельный том (часть)).

 

Организационно-распорядительная документация бухгалтерской службы (положения, должностные инструкции, инструкции по видам деятельности и т.п.), утвержденная (введенная в действие) постановлениями, решениями, приказами и т.д. и являющаяся приложением к последним, формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и пр., утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п. <*>.

--------------------------------

<*> Приложения к положениям, инструкциям и др. помещаются в дела непосредственно после этих документов.

 

Письменные управленческие решения по вопросам бухгалтерской деятельности - приказы, распоряжения, указания оперативного характера, директивные письма и т.п. - формируются в дела с учетом их общего количества и функционального назначения. Как правило, приказы формируются в дела отдельно от распоряжений. В свою очередь, приказы и распоряжения по вопросам повседневной деятельности бухгалтерской службы могут формироваться в дела отдельно от приказов и распоряжений, регламентирующих отдельные вопросы (направления) бухгалтерской деятельности предприятия в целом (например, приказы по организации бухгалтерского учета и отчетности, распоряжения по вопросам документирования бухгалтерской деятельности и т.д.). При объединении различных видов приказов (распоряжений) в составе одного дела следует учитывать сроки хранения, установленные для каждого вида документа.

Решения, поручения и иные аналогичные акты, изданные вышестоящими органами управления (власти) по вопросам (направлениям) организации бухгалтерской деятельности, и направленные для исполнения предприятию, а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, формируются в дела сообразно тем направлениям (вопросам) деятельности, к которым относятся соответствующие поручения. При этом документы, отражающие ход и результаты исполнения, обычно располагаются в делах непосредственно после соответствующих решений (поручений и т.п.).

Утвержденные документы по планированию бухгалтерской деятельности (программы, планы, графики и т.п.) формируются в дела отдельно от соответствующих проектов. Приложения к документам по планированию помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

Сметы, лимиты, списки, перечни, расчеты-обоснования и иные аналогичные документы, как правило, формируются в отдельные дела, а в том случае, если их количество в течение календарного года незначительно - объединяются в одном деле с учетом их функционально-логической взаимосвязи. Лицевые счета работников и другую подобную документацию (ведомости, табели, записки о предоставлении отпусков, записки-расчеты и т.д.) целесообразно группировать в прямом алфавитном порядке, помещая в отдельные дела политерно в зависимости от количества фамилий, начинающихся на одну и ту же букву, с учетом предельного объема каждого тома (части) дела <*>.

--------------------------------

<*> Не более 250 листов.

 

Документы, составляющие переписку бухгалтерской службы, систематизируются в составе двух основных групп - внутренней и внешней переписки (в общем случае - служебные записки и письма) в пределах календарного года в прямой хронологической последовательности. Ответные письма (исходящие документы), как правило, формируются в дела вместе с письмами-запросами (входящими документами) - непосредственно после них. Письма (служебные записки), подготовленные в инициативном порядке, обычно формируются в дела вместе с документами, подтверждающими целесообразность их подготовки (в общем случае - документ-обоснование с соответствующей резолюцией). Отметим, что в необходимых случаях, например при возобновлении переписки по какому-либо направлению (вопросу) бухгалтерской деятельности, начавшейся в предыдущем календарном году, соответствующие документы включаются в состав дела текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц и затрагивающих вопросы бухгалтерской деятельности, производится исходя из содержания обращений. Просьбы, предложения, заявления и жалобы физических лиц (граждан), а также все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от письменных обращений юридических лиц (органов управления (власти), предприятий, учреждений, общественных организаций).

ЭД бухгалтерской службы в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" формируются в дела (папки, директории и пр.) согласно номенклатуре дел. Для этой цели, как правило, выделяется необходимое место на жестком диске компьютера, специально предназначенного для хранения соответствующей информации <*>.

--------------------------------

<*> В целях обеспечения сохранности от повреждений вследствие сбоев и т.п. информация должна дублироваться на автономные машинные носители, порядок хранения которых устанавливается главным бухгалтером.

 

ЭД формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных. Хранение бумажных копий ЭД организуется в составе соответствующих дел до минования надобности по вышеизложенным правилам.

Перейдем теперь к рассмотрению порядка оформления дел. Уточним, что под оформлением дел следует понимать процедуру их подготовки к хранению в соответствии с действующими на предприятии правилами. При этом следует различать первичное и последующее оформление дел.

Поясним, что первичное оформление дел производится при их заведении - т.е. непосредственно перед тем, как в них будет помещен первый документ, а последующее - по завершении календарного года (переходящих дел - при их закрытии) <**>.

--------------------------------

<**> Кроме того, при подготовке дел к передаче на архивное хранение производится их дооформление, более подробно об этом - в гл. 2.8 настоящего пособия.

 

Рассмотрим содержание работ по первичному оформлению дела. В общем случае оно включает:

заполнение (за некоторым исключением, см. далее) реквизитов на лицевой стороне обложки (см. рис. 2.21);

нанесение на корешок обложки наклейки с указанием номера дела, а для дел, состоящих из нескольких томов (частей) - с указанием, кроме того, номера соответствующего тома (части) дела;

помещение в обложку бланков листа-заверителя и, в необходимых случаях, внутренней описи дела (см. соответственно рис. 2.22 и 2.23).

 

Пример обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения

 

Рис. 2.21

 

Пример бланка листа-заверителя дела

 

Рис. 2.22

 

Внутренняя опись документов дела N

 

Рис. 2.23

 

Содержание работ по последующему (полному) оформлению дела представлено на рис. 2.24. Выполнение работ по последующему оформлению дел производится с соблюдением следующих особенностей.

 

Содержание работ по последующему (полному) оформлению дел

 

┌──────────────────────────────────────────┐

│Заполнение ранее не заполненных реквизитов│

               обложки дела              

└────────────────┬─────────────────────────┘

     ┌───────────┴─────────────────────────┐

             Нумерация листов дела       

     └──────────────────┬──────────────────┘

           ┌────────────┴────────────────────────────────┐

           │ Составление листа-заверителя (заверительной │

                           надписи) дела               

           └─────────────────────┬───────────────────────┘

                     ┌───────────┴──────────────────────────┐

                     │ Составление - в необходимых случаях -│

                        внутренней описи документов дела  

                     └──────────────────┬───────────────────┘

                                 ┌──────┴────────────────────────────────┐

                                 │Брошюровка (подшивка или переплет) дела│

                                 └───────────────┬───────────────────────┘

                                          ┌──────┴────────────────────────┐

                                          │Проверка полноты и правильности│

                                                  оформления дела       

                                          └───────────────────────────────┘

 

Рис. 2.24

 

Заполнение реквизитов обложки дела (ее лицевой стороны) производится, как отмечено ранее, в два этапа. Уточним, что при первичном оформлении сначала указываются наименование предприятия и структурного подразделения, в котором ведется данное дело.

Наименование предприятия указывается полностью в именительном падеже в соответствии с его официальным полным наименованием. Наименование структурного подразделения - в соответствии с утвержденной организационной структурой предприятия - например, "бухгалтерская служба".

Простановка индекса дела производится путем нанесения цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел, состоящих из нескольких томов (частей), кроме того, должен указываться и порядковый номер соответствующего тома (части).

Заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел <*>. Заполняемая при первичном оформлении дата дела (тома, части) - это дата заведения дела <**>.

--------------------------------

<*> В необходимых случаях в первоначально указанный заголовок дела могут быть внесены уточнения.

<**> Число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца - словом.

 

При последующем оформлении дела на лицевой стороне обложки указываются сведения о дате окончания (закрытия) дела, сроке его хранения, архивный шифр дела, а также количество имеющихся в нем листов. Сведения о сроке хранения дела указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел только после сверки со сроком хранения, предусмотренным перечнем типовых документов (перечнем документов, образующихся в деятельности предприятия).

Даты дела могут не указываться в том случае, если соответствующие сведения уже отражены в его заголовке. На обложках дел постоянного хранения обычно делается отметка: "Хранить постоянно".

Сведения об архивном шифре дел постоянного хранения (номерах фонда, описи, дела в составе архива) предварительно проставляются на лицевой обложке дела карандашом. Простановка окончательных сведений об архивном шифре чернилами выполняется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Сведения о количестве листов в деле указываются на основании результатов работы по их нумерации (в соответствии с заверительной надписью, см. далее). Уточним, что нумерация листов производится с целью закрепления порядка расположения документов в составе дела в процессе хранения. Нумерация выполняется простым карандашом - путем простановки цифр в правом верхнем углу каждого листа - с соблюдением определенных правил (см. в этой связи рис. 2.25).

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

            Основные правила выполнения нумерации листов дела:          

                                                                        

    1.  Нумерация   листов   в  составе   дел   выполняется   в   прямом │

│ (возрастающем) порядке.                                                

    2.  Листы  дел  в  составе  разных  частей (томов) дела нумеруются в │

│ пределах соответствующей части (тома).                                 

    3.  Нумерация  имеющихся  в  составе  дела   схем,  диаграмм  и иных │

│ иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с            

│ простановкой цифр в левом верхнем углу.                                

    4.   Нумерация  имеющихся   в  составе  дел  конвертов с  вложениями │

│ выполняется в последовательности "конверт - вложение", при этом каждому │

│ вложению присваивается собственный номер.                              

    5. Не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела.           

    6.  По  окончании  нумерации   листов  дела  производится  полистная │

│ проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (в частности,         

│ пропусков или  повторов  номеров)  производится  перенумерация  листов, │

│ пронумерованных неверно, а также всех последующих листов (посредством  

│ стирания ошибочных сведений и вписывания верных).                      

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.25

 

Отметим также, что при оформлении дел с бухгалтерскими документами за истекший день лицевая сторона обложки соответствующей папки снабжается следующими сведениями <*>:

дата, к которой относятся сброшюрованные в папку документы;

номера балансовых и внебалансовых счетов;

перечень групп документов, сформированных в отдельные папки, относящихся к одной дате, но отличающихся сроками хранения <**>;

надпись, удостоверяющая факт брошюровки и подшивки документов (с указанием подписи соответствующего работника бухгалтерской службы) <***>.

Размещение перечисленных надписей производится на лицевой стороне обложки на свободных от других реквизитов и сведений местах.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях (2002 г.).

<**> На обложке основной папки, кроме того, делается заверенная начальником соответствующего подразделения бухгалтерской службы (главным бухгалтером) надпись: "С данными бухгалтерского учета сверено".

<***> В каждую папку вкладывается лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам.

 

После завершения нумерации листов производится оформление заверительной надписи. Лист с заверительной надписью (лист-заверитель дела) располагается в конце дела. В надписи - цифрами и прописью - указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов. Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Составление внутренней описи документов предусмотрено для учета документов определенных категорий в составе дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения. Подобные описи составляются, в частности, для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания этих документов.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, датах и заголовках, а также о номерах листов дела, на которых расположены соответствующие документы. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись. В последней - цифрами и прописью - указывается количество включенных во внутреннюю опись документов, а также количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи <*>.

--------------------------------

<*> В переплетенное и подшитое дело (см. далее) внутренняя опись документов дела помещается путем подклеивания к внутренней стороне лицевой обложки.

 

Подшивка и переплет дела производятся для обеспечения более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения. При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов должны быть предварительно удалены металлические скрепления (булавки, скрепки и пр.) <**>.

--------------------------------

<**> Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются таким образом, чтобы обеспечить возможно более свободное чтение их текста.

 

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела, при этом особое внимание обращается на полноту и правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки, а также на содержание заверительной надписи и внутренней описи (при наличии последней в деле). Оформленные дела подлежат текущему (оперативному) хранению по месту их заведения или в группе бухгалтерского делопроизводства в порядке, рассматриваемом далее.

 

Глава 2.7. Организация работы с делами (документами)

бухгалтерии, состоящими на текущем хранении

 

Организация работы с делами (документами) бухгалтерской службы, состоящими на текущем хранении, представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению их сохранности. Основное содержание мероприятий представлено на рис. 2.26 <*>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

 

Основное содержание мероприятий по организации

текущего хранения дел (документов) бухгалтерской службы

 

                       ┌─────────────────────────────┐

                       │Организация текущего хранения│

                              дел (документов)     

                       └───────────────┬─────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐│┌─────────────────────────────────┐

   Размещение дел в местах хранения  ├┼┤    Учет дел по месту хранения  

└─────────────────────────────────────┘│└─────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐│┌─────────────────────────────────┐

│ Выдача дел во временное пользование ├┴┤Контроль за наличием, движением и│

                                     │ │          состоянием дел        

└─────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.26

 

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерской службе (бухгалтерии) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах <**>. С учетом изложенного оптимальным следует рассматривать вариант организации текущего хранения бухгалтерских документов в одном из пригодных для этой цели помещений (части помещения) группы бухгалтерского делопроизводства.

--------------------------------

<**> При расположении в хранилищах, занимающих часть помещения, см. далее.

 

Отметим далее, что в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом рабочие планы счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Например, если документы учетной политики предприятия использовались в последний раз 10 января 2006 г., то минимально допустимый срок их хранения на предприятии истечет 1 января 2012 г. Ответственность за надлежащую организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя предприятия и уполномоченных им должностных лиц (в общем случае - главного бухгалтера (начальника бухгалтерской службы), начальника службы делопроизводства).

Как отмечалось ранее, в процессе текущего хранения должна быть надежно обеспечена сохранность дел (документов) бухгалтерской службы от повреждения, хищения, утраты и уничтожения. С этой целью в распоряжение бухгалтерской службы предоставляются надлежащим образом оборудованные места хранения со средствами хранения, а также средствами обеспечения сохранности дел (документов).

Оборудование мест хранения (далее - хранилищ) осуществляется исходя из потребностей предприятия в обеспечении сохранности бухгалтерской документации и с учетом его организационных возможностей. Как правило, в качестве хранилищ используются пригодные для этой цели изолированные (непроходные) помещения (одно или несколько) либо обособленные части таких помещений.

Пригодность помещения для текущего хранения дел (документов) предварительно устанавливается в ходе экспертизы. Так, текущее хранение дел (документов) не допускается в помещениях:

с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т.ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и пр.);

не отвечающих санитарным требованиям;

расположенных в зданиях, занятых учреждениями общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, а также производственными подразделениями предприятия, применяющими опасные (в т.ч. химические) технологии.

Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) помещения для текущего хранения дел (документов). Примерная структура акта представлена на рис. 2.27 <*>.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Делопроизводство. М.: Индекс-медиа, 2006.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

              Примерная структура акта экспертизы помещения,            

         предназначенного для текущего хранения дел (документов)        

                               предприятия                              

                                                                         

    1. Цель работы экспертной комиссии, краткое содержание произведенных │

│ ею действий.                                                           

    2.   Объект   экспертизы   -   группа  помещений,  помещение  (часть │

│ помещения),  его расположение   в   пределах   территории   предприятия │

│ (административного     здания),   основные     технико-эксплуатационные │

│ характеристики.                                                        

    3.  Огнестойкость  объекта,  состояние  имеющейся  системы  пожарной │

│ безопасности, возможности для ее усовершенствования.                   

    4.  Долговечность   объекта    учетом  года   постройки  и  режима │

│ эксплуатации,   года  проведения  последнего   текущего и  капитального │

│ ремонта).                                                              

    5. Прочность конструкций объекта.                                   

    6. Техническая укрепленность объекта.                               

    7.   Наличие  у  объекта  отопительных  и   вентиляционных   систем, │

│ особенности их расположения и эксплуатации.                            

    8.   Наличие  у  объекта   систем   электроснабжения   и  освещения, │

│ особенности их расположения и эксплуатации.                             

    9. Внутренняя отделка объекта, наличие и состояние окон и дверей  (в │

│ том числе запасного выхода).                                           

    10.   Соответствие   объекта   действующим   санитарно-гигиеническим │

│ требованиям.                                                           

    11. Краткая оценка состояния объекта в целом.                       

    12. Заключение о пригодности (непригодности)  объекта  для  текущего │

│ хранения дел (документов) предприятия.                                 

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.27

 

Для размещения дел (документов), подлежащих текущему хранению, в хранилище устанавливаются соответствующие средства хранения. Уточним, что в качестве основных средств хранения обычно применяются металлические шкафы или сейфы, а в качестве вспомогательных средств хранения - столы с выдвижными ящиками, шкафы-стеллажи и др.

Установка средств хранения в хранилище производится в соответствии с нормами и с учетом конфигурации помещения, а также его конструктивных особенностей. При этом часть помещения, предназначенную для использования в качестве хранилища, целесообразно изолировать от других его частей перегородкой (барьером), исключающей беспрепятственный доступ к средствам хранения посторонних лиц.

Отметим также, что в процессе эксплуатации в хранилище должны поддерживаться соответствующие режимы хранения дел (документов): световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Поддержание нормативных параметров перечисленных режимов хранения обеспечивается:

применением необходимых технических средств (освещения, отопления и вентиляции, пожаротушения и т.п.);

проведением регулярных санитарно-гигиенических мероприятий (уборка, проветривание и др.);

производством в хранилище текущего и среднего ремонта (в том числе ремонт неисправных средств хранения и средств обеспечения сохранности).

Размещение дел (документов) бухгалтерской службы в средствах хранения организуется в соответствии с общими правилами, перечисленными на рис. 2.28, при этом для хранения дел, относящихся к одному и тому же календарному году, выделяются отдельные средства хранения (одно или несколько). Хранение ЭД бухгалтерской службы организуется с учетом особенностей, содержание которых представлено на рис. 2.29 <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

 

Общие правила размещения дел (документов)

в средствах хранения <*>

 

--------------------------------

<*> См. в этой связи Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

    1. Дела, состоящие на  текущем  хранении,  должны  располагаться  на │

│ полках шкафов (сейфов) в  вертикальном  положении  корешками  наружу  в │

│ соответствии  с  номенклатурой  дел  и  с учетом  внешних  особенностей │

│ документов.                                                            

    2.  В  целях  предохранения  дел  (документов)  от  ненормированного │

│ воздействия  естественного освещения, а также пыли могут использоваться │

│ т.н. первичные защитные средства хранения,  в  том  числе  коробки  для │

│ укладки дел, а также папки, футляры, кассеты и пакеты,  предназначенные │

│ для размещения отдельных документов.                                   

    3.   Для  обеспечения   безошибочного   и  оперативного  поиска  дел │

│ (документов) на внутренних сторонах дверец  средств  хранения    иных │

│ аналогичных местах) должна располагаться номенклатура дел  или  выписка │

│ из нее, а  сами средства -  последовательно  нумероваться    пределах │

│ хранилища) по ходу часовой стрелки. В необходимых случаях,  кроме того, │

│ может производиться - в направлении сверху вниз - последовательная     

│ нумерация полок шкафов (сейфов).                                       

    4. На корешках обложек дел  указываются  индексы  в  соответствии  с │

│номенклатурой дел.                                                       

    5. При значительном количестве в хранилище средств хранения на каждое│

│ из них могут составляться карточки-указатели.                          

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.28

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

           Особенности текущего хранения электронных документов         

                           бухгалтерской службы                         

                                                                         

    1. Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) │

│ (далее  -  ЭД (БД))  по  решению   главного   бухгалтера  (руководителя │

│ бухгалтерской   службы)   могут   располагаться   вместе   с  бумажными │

│ документами    выделенных  для  этой  цели  средствах  хранения) либо │

│ отдельно от них в соответствующем структурном подразделении предприятия │

│ (вычислительном центре, информационном отделе и др.).                   

    2. Текущее хранение ЭД (БД) следует осуществлять  на  жестком  диске │

│ специально выделенного для этой цели персонального  компьютера  в папке │

│ (директории),   структура   которой   соответствует   номенклатуре  дел │

│ бухгалтерской службы.                                                  

    3. Название каждой папки (директории) должно  включать  индекс  дела │

│ согласно номенклатуре дел и год создания,  например:  "04-202.2009".  В │

│ свою очередь, название состоящего на  текущем  хранении  ЭД  в  составе │

│ папки  (директории)  должно  включать наименование вида документа, дату │

│ документа, регистрационный номер и краткий заголовок, например:  Письмо │

│ от   31.01.2009  N   90   "Об   особенностях   предоставления   сводной │

│ бухгалтерской отчетности в 2009 году".                                 

    4.  Защита  размещенных на жестком диске персонального компьютера ЭД │

│ (БД)   обеспечивается   посредством  формирования  страхового  фонда  - │

│ периодическим  копированием информации на автономные машинные носители: │

│ CD, CD-RW, дискеты Zip, карты флэш-памяти и т.п.                       

    5. Частота копирования устанавливается  из  соображений  минимизации │

│ среднего  времени на копирование и времени на восстановление информации │

│ после последнего копирования на случай возникновения дефектов  (сбоев в │

│ работе).  Срок  хранения  копий  ЭД  (БД) в  составе  страхового  фонда │

│ принимается равным сроку хранения оригинальных ЭД (БД).                

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.29

 

Рассмотрим далее основные вопросы организации учета дел (документов) бухгалтерской службы, состоящих на текущем хранении. Такой учет организуется с целью определения количества дел (документов) и их состава в установленных единицах учета, а также фиксации соответствующих данных в учетных документах. Напомним, что основными документами учета дел, состоящих на текущем хранении, являются номенклатура дел и листы-заверители дел (см. ранее). Основными документами учета документов в составе указанных дел являются внутренние описи соответствующих дел (см. ранее).

Для учета ЭД бухгалтерской службы могут применяться дополнительные учетные формы, в частности карточки, предназначенные для поединичного учета ЭД. Пример бланка такой карточки представлен на рис. 2.30.

 

Пример бланка учетной карточки ЭД <*>

 

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 31 к Основным правилам работы архивов организаций (2002 г.).

 

Рис. 2.30

 

За единицу учета ЭД (БД) принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (в традиционном или электронном виде). За единицу хранения ЭД (БД) принимается физически обособленный (автономный) носитель - жесткий диск (т.н. винчестер), дискета, компакт-диск и пр. - и сопроводительная документация к нему.

Определение (и последующее уточнение) количества и состава дел (документов), а также документирование учетных данных организуется группой бухгалтерского делопроизводства в ходе специальных проверок. Такие проверки носят плановый и внеплановый характер.

Плановые проверки, как правило, производятся не реже одного раза в шесть месяцев. Внеплановые проверки производятся в следующих случаях:

1. При перемещении дел - например, из структурных подразделений (мест формирования) бухгалтерской службы в группу бухгалтерского делопроизводства (место текущего хранения).

2. При подготовке дел к передаче в архив предприятия.

3. При смене руководителя структурного подразделения (в том числе группы бухгалтерского делопроизводства).

4. При реорганизации и (или) ликвидации структурного подразделения либо предприятия в целом.

В ходе проверок устанавливается сохранность учетных данных (носителей учетной информации), их соответствие фактическому положению вещей, а также полнота и достоверность учета. Проверки производятся методом сверки статей номенклатуры дел бухгалтерской службы с описанием дел, состоящих на текущем хранении (на лицевой стороне их обложек).

Особое внимание при этом обращается на установление фактического наличия дел и его соответствие учетным данным, отраженным в номенклатуре дел и других учетных документах. По результатам проверок в необходимых случаях производится корректировка учетных данных (с отражением в соответствующих учетных документах).

Выдача дел (документов) бухгалтерской службы, состоящих на текущем хранении, во временное пользование, также организуется в соответствии с определенным порядком. Такой порядок, в частности, предусматривает:

предварительное документальное обоснование выдачи дел (документов);

выдачу дел (документов) строго определенным категориям лиц и только на время, которое действительно необходимо для работы с делами (документами), но (в общем случае) не более чем на 30 дней - работникам предприятия, и не более чем на 90 дней - юридическим лицам;

документирование факта выдачи дела (документа) и его возвращения в место хранения;

контроль за состоянием дел (документов).

В качестве документального обоснования для выдачи во временное пользование состоящих на текущем хранении дел (документов) бухгалтерской службы следует рассматривать:

утвержденный руководителем предприятия (главным бухгалтером) список работников предприятия (бухгалтерской службы), допущенных к работе с соответствующими делами (документами);

разрешение руководителя предприятия (главного бухгалтера) - в форме резолюции на письменном заявлении работника, не включенного в вышеуказанный список;

разрешение руководителя предприятия (главного бухгалтера) - в форме резолюции на запросе юридического лица (иного предприятия, организации, учреждения).

Перед выдачей в обязательном порядке проверяется состояние дела <*>. Каждая выдача регистрируется в книге (журнале) выдачи дел (документов).

--------------------------------

<*> Такая же проверка производится и при возвращении дела в место хранения.

 

Кроме того, факт выдачи дела во временное пользование работнику предприятия удостоверяется росписью последнего в листе использования документов (в составе дела, см. рис. 2.31). При выдаче дела на его место помещается карта-заместитель, которая по возвращении дела изымается.

 

Пример листа использования документов

 

Рис. 2.31

 

Факт выдачи дела во временное пользование юридическому лицу (его полномочному представителю) удостоверяется соответствующим актом, один экземпляр которого выдается предприятию-пользователю, а второй - остается в делах предприятия-владельца. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей соответствующих предприятий.

По истечении установленного актом срока временного пользования дело подлежит возвращению в место хранения. Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование представлен на рис. 2.32.

 

Примерная форма акта о выдаче дел во временное пользование

 

Рис. 2.32

 

В качестве особого случая выдачи дел (документов) во временное пользование следует рассматривать их изъятие. Отметим в этой связи, что законодательством РФ допускается изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, предварительного дознания, судом, а также иными органами, наделенными соответствующими полномочиями <*>.

--------------------------------

<*> Документальные доказательства таких полномочий должны быть предъявлены представителями указанных органов руководителю предприятия.

 

Факт изъятия подлинных документов (отдельных или в составе дел удостоверяется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. Акт (протокол) подписывается руководителем предприятия (главным бухгалтером) и представителем органа, проводящего изъятие.

В акте (протоколе) указывается, по чьему требованию и разрешению производится изъятие документов (с перечислением последних). Главный бухгалтер или - по его поручению - другое уполномоченное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия <**>.

--------------------------------

<**> Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения.

 

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта (протокола) и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Кроме того, главный бухгалтер делает на обложке соответствующей папки с документами (за своей подписью) надпись об изъятии документов.

Контроль наличия, движения и состояния дел (документов) бухгалтерской службы, состоящих на текущем хранении, организуется для установления соответствия фактического наличия дел (документов) учетным данным, а также для определения реального физического состояния дел (документов). Эти задачи решаются в ходе плановых и внеплановых контрольных проверок. В ходе проверок наличие дел (документов) сверяется с данными учета (номенклатурой дел, описями и т.п.), а их состояние определяется путем внешнего осмотра <*>. Результаты проверок отражаются в соответствующих актах.

--------------------------------

<*> В процессе проверки следует, по возможности, сохранять установленный порядок расположения дел в средствах хранения.

 

При проверке сохранности ЭД бухгалтерской службы устанавливается, кроме того, соответствие документов на жестком диске компьютера и автономных машинных носителях. В необходимых случаях производится контрольное чтение (просмотр) ЭД на экране компьютера.

В случае пропажи или гибели документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося <**>. Результаты работы комиссии оформляются актом.

--------------------------------

<**> В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов (органов охраны, государственного пожарного надзора и т.п.).

 

По окончании срока текущего хранения дела подлежат передаче в архив предприятия. Этому должна предшествовать соответствующая подготовительная процедура, о содержании и особенностях которой мы и поговорим в рамках очередной главы пособия.

 

Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов)

бухгалтерии к передаче в архив предприятия

 

По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив предприятия <***>. Передаче дел в архив предшествует экспертиза ценности - комплекс мероприятий по изучению дел (документов) на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.

--------------------------------

<***> В отсутствие архива предприятия - в объединенный или ведомственный архив.

 

Поясним, что работа по экспертизе ценности дел бухгалтерской службы проводится в рамках ежегодной экспертизы ценности дел предприятия, подлежащих переводу на архивное хранение. Обычно экспертиза ценности приурочивается к периоду окончания сроков текущего хранения большей части дел (в данном календарном году) <*>.

--------------------------------

<*> Экспертиза ценности дел, состоящих на хранении в архиве предприятия, организуется при передаче их на постоянное хранение (в государственный (муниципальный, ведомственный) архив).

 

Общее руководство организацией экспертизы ценности возлагается на экспертную комиссию (ЭК). Такая комиссия формируется в соответствии с приказом руководителя предприятия и в дальнейшем функционирует на основании положения об ЭК <**>.

--------------------------------

<**> Обычно утверждается этим же приказом.

 

Отметим, что в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций для экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации на предприятии (в соответствующем структурном подразделении) может быть создана экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации. На практике это означает возможность создания ЭК непосредственно в бухгалтерской службе.

Непосредственная работа по экспертизе ценности дел возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, в том числе на работников группы бухгалтерского делопроизводства. Основное содержание работ по экспертизе ценности дел представлено на рис. 2.33.

 

Основное содержание работ по экспертизе ценности дел

 

                      ┌────────────────────────────────────┐

                      │Экспертиза ценности дел (документов)│

                      └─────────────────┬──────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

  Отбор дел постоянного и временного  │││Отбор дел временного (до 10 лет)│

│ (свыше 10 лет) хранения для передачи ├┼┤ хранения, подлежащих хранению в│

          в архив предприятия         │││  структурных подразделениях (в │

                                      │││   т.ч. бухгалтерской службе)  

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

     Выделение дел (документов) с     │││   Проверка полноты и качества 

     истекшими сроками хранения к     ├┴┤ номенклатуры дел, правильности │

              уничтожению             │ │   определения сроков хранения 

└──────────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.33

 

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится методом полистного просмотра дел. Применение данного метода позволяет удостовериться в том, что в составе дела действительно сформированы документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению <1>.

--------------------------------

<1> В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел не допускается.

 

Дела с отметкой "ЭПК" также просматриваются полистно с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению. Выделенные из состава указанных дел документы формируются в однородные дела <2>.

--------------------------------

<2> Сроки хранения документов временного хранения в составе расформированных дел определяются по номенклатуре дел либо по соответствующему перечню, см. в этой связи Приложение 7 к настоящему пособию.

 

На дела, подлежащие хранению, составляются описи. Пример описи дел временного (свыше 10 лет) хранения представлен на рис. 2.34 <3>.

--------------------------------

<3> Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, которому в дальнейшем указанные дела будут переданы.

 

Опись

 

Рис. 2.34

 

Одновременно осуществляется отбор дел (документов), не подлежащих хранению. Указанные дела (документы) включаются в акт, пример которого представлен на рис. 2.35 <4>.

--------------------------------

<4> Включение дел (документов) в акт допускается, если срок хранения истек к 1 января календарного года, в котором составляется акт - например, законченные в 2003 г. дела бухгалтерской службы с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт не ранее 1 января 2009 г.

 

Пример акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

Рис. 2.35

 

Экспертиза ценности ЭД производится одновременно с экспертизой ценности бумажных документов и во взаимосвязи с последними. При принятии решения о переводе ЭД в архив, помимо обычных критериев, учитываются:

ограничения на прием ЭД, обусловленные, в частности, возможностями архива, а также соответствующими положениями законодательства РФ;

завершенность ЭД;

стоимость перевода ЭД в формат архивного хранения, а также стоимость обеспечения надлежащих условий их хранения в архиве;

наличие у ЭД сопроводительной документации.

Кроме того, проводится организационно-техническая подготовка ЭД к передаче в архив. Такая подготовка обычно включает <5>:

проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для записи ЭД;

запись ЭД на машинные носители (в соответствии с установленными требованиями);

проверку полноты и качества записи;

документальное описание ЭД <*>.

--------------------------------

<5> См. в этой связи Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).

<*> Подготовка комплекта сопроводительной документации.

 

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (с отражением в протоколе). Рассмотренные (и, при необходимости, уточненные) описи и акты утверждаются руководителем предприятия <**>.

--------------------------------

<**> Описи дел постоянного хранения - только после их утверждения ЭПК архивного учреждения, см. выше.

 

После этого дела, подлежащие хранению, передаются в архив (за исключением дел, подлежащих хранению в структурных подразделениях, см. выше), а дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены. Последние с этой целью обычно передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям <***>.

--------------------------------

<***> Факт передачи оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием количества дел и их веса.

 

Что касается процедуры передачи дел бухгалтерской службы в архив предприятия, то она обычно организуется следующим образом. В день передачи дела, увязанные в связки - с таким расчетом, чтобы после переноса их можно было быстро развязать для проверки наличия - к заранее назначенному времени доставляются в помещение архива работниками бухгалтерской службы <*>.

--------------------------------

<*> Непосредственно перед передачей дел ответственным за делопроизводство в структурном подразделении производится заключительная проверка правильности формирования и оформления дел, подлежащих передаче на временное хранение.

 

Передачу дел производит работник группы бухгалтерского делопроизводства, ответственный за хранение дел в структурном подразделении, а их прием - уполномоченный работник архива предприятия. Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи (см. выше) посредством простановки в графе "Примечание" напротив каждого дела условного знака - например, знака "+" - свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передается соответствующая учетная документация.

 

Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями

и штампами, хранящимися в бухгалтерии

 

Отдельного рассмотрения в рамках настоящего пособия заслуживает, на наш взгляд, организация работы с бланками, печатями и штампами бухгалтерской службы. Перечисленные "атрибуты власти" играют важную роль в обеспечении нормальных условий функционирования бухгалтерской службы, выполнения ею своих задач по предназначению.

Напомним, что в соответствии с ГОСТом 51141-98 под бланком понимается набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Однако в контексте данной главы будет более верным рассматривать бланк в качестве информационного носителя с зафиксированной на его поверхности совокупностью реквизитов и постоянной (трафаретной) частью текста, применяемого предприятием в целях документирования управленческой деятельности <*>.

--------------------------------

<*> Бумажные бланки делятся на листовые (например, бланк доверенности) и сброшюрованные (например, бланк трудовой книжки).

 

Печати и штампы представляют собой простейшие механические приспособления, предназначенные для воспроизведения на документах оттисков информации служебного (делового) характера, необходимость в которой обусловлена задачами деятельности предприятия. Так, Положение о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) квалифицирует штамп как устройство, содержащее прямоугольное клише, в котором в зависимости от назначения указываются:

наименование организации;

адрес организации;

телефоны организации;

название структурного подразделения организации <*>;

текстовое воспроизведение термина, обозначающего совершаемую операцию ("Принято", "Проведено" и др.) <**>.

--------------------------------

<*> В штампах соответствующих подразделений, например: "Бухгалтерская служба".

<**> Кроме того, в штамп могут включаться фамилия и инициалы работника организации, подписывающего документы, календарная дата и другая необходимая информация.

 

Что касается печатей, то, как следует из Методических рекомендаций ВНИИДАД "ОРД. Требования к оформлению документов" (2003 г.), они имеют круглую или треугольную форму. Печать, помимо наименования предприятия, может нести на себе изображение эмблемы (символа), а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами и локальными актами предприятия <***>.

--------------------------------

<***> Так, требования к гербовой печати установлены ГОСТом Р 51511-2001.

 

На практике предприятие (его структурные подразделения и должностные лица) использует в повседневной деятельности различные виды бланков, печатей и штампов (см. ниже). Порядок обращения с бланками, печатями и штампами целесообразно зафиксировать в специальной инструкции (ином аналогичном документе).

Отметим далее, что в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы должны создаваться на бланках типовых (типовых межведомственных) форм, разрабатываемых централизованно, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых соответствующими министерствами (ведомствами) в интересах обеспечения деятельности подведомственных предприятий, организаций и учреждений. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

В случаях, предусмотренных законодательством, бланки форм бухгалтерских документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Последние в обязательном порядке нумеруются. Кроме того, для бланков строгой отчетности устанавливается особый порядок обращения. Такой порядок, в частности, должен регламентировать:

полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по обращению с бланками;

организацию обеспечения предприятия бланками;

организацию изготовления бланков;

организацию хранения бланков;

организацию учета бланков;

организацию выдачи бланков;

организацию использования бланков в соответствии с предназначением;

организацию списания бланков;

меры по обеспечению сохранности бланков;

ответственность работников, допущенных к обращению с бланками.

Полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по обращению с бланками подлежат разграничению. С этой целью приказом руководителя предприятия (распоряжением главного бухгалтера) определяются должностные лица (по категориям и персонально), допущенных к обращению с конкретными видами бланков.

Обеспечение предприятия бланками организуется либо по заявкам, направляемым полиграфическим предприятиям, имеющим лицензию на изготовление бланковой продукции и соответствующие технологические возможности, либо силами предприятия. Изготовление бланков может осуществляться на средствах компьютерной техники либо типографским способом <*>.

--------------------------------

<*> Последнее обязательно в отношении гербовых бланков.

 

Хранение бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете должно осуществляться в сейфах (металлических шкафах), установленных в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их надежную сохранность. Учет бланков организуется на основе учетных данных о количестве и номерах бланков в соответствующих учетных формах (журналах, книгах) <**>.

--------------------------------

<**> При выявлении расхождений между учетными и фактическими данными о наличии бланков выясняются причины этого, после чего в учетные данные вносятся необходимые уточнения.

 

Выдача бланков производится работникам, допущенным к обращению с ними, под роспись в книге (журнале) учета (см. рис. 2.36). В соответствии с Положением о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) при выдаче бланков следует производить их полистный пересчет, проверку правильности их нумерации, а также качество бланков <*>.

--------------------------------

<*> Последнее должно обеспечивать использование бланков по предназначению.

 

Форма приходно-расходной книги по учету бланков

трудовой книжки и вкладыша в нее <**>

 

--------------------------------

<**> Соответствует Приложению N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

 

Рис. 2.36

 

Использование бланков должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. В целях экономии бланков рекомендуется предварительно выполнить оформление пробного варианта документа в электронной форме либо на листе бумаги соответствующего формата <***>.

--------------------------------

<***> В тех случаях, когда это возможно и оправданно.

 

Списание бланков, не пригодных к дальнейшему использованию (испорченных, устаревшего образца, с ошибочной нумерацией и т.п.), а также утраченных в процессе обращения, производится на основании акта. Пример акта представлен на рис. 2.37.

 

Примерная форма акта о списании бланков

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                                                Утверждаю <*>           

                                                Наименование должности  

                                                руководителя предприятия │

                                                Подпись                 

                                                И.О. Фамилия            

                                                00.00.0000              

                                      0                                

                                Акт N ---                               

                                                                        

│ 00 месяца 0000 года                          (наименование нас. пункта) │

                                                                        

                      о списании трудовых книжек                        

                                                                         

    Комиссией в составе:                                                

│ председатель - ________________________________________________________ │

│ члены: ________________________________________________________________ │

│ _______________________________________________________________________ │

│ _______________________________________________________________________ │

│ составлен   настоящий   акт   в  том,  что   за период  с 00.00.0000 по │

│ 00.00.0000 при оформлении оказалось испорчено _________________________ │

                                                  (цифрами и прописью)  

│ бланков трудовых книжек и _____________________________________________ │

                                         (цифрами и прописью)            

│ бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:                      

    а) бланки трудовой книжки:                                          

    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

    серия, номер - испорчен в результате________________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

    (И т.д.)                                                             

    б) бланки вкладыша в трудовую книжку:                               

    серия, номер - испорчен в результате ________________________________│

│ ______________________________________________________________________; │

    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │

│ ______________________________________________________________________; │

    (И т.д.)                                                            

                                                                         

    Комиссия  подтверждает  непригодность  перечисленных  выше бланков к │

│дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем │

│сожжения.                                                                

                                                                        

    Председатель комиссии:             подпись              И.О. Фамилия │

    Члены комиссии:                    подпись              И.О. Фамилия │

                                       подпись              И.О. Фамилия │

                                                                        

    --------------------------------                                    

    <*>   После  утверждения  акта   руководителем   предприятия  бланки │

│ уничтожаются и списываются с книг  учета,  о  чем в  нижней части  акта │

│ делается соответствующая отметка                                       

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.37

 

С целью обеспечения сохранности бланков должностными лицами бухгалтерской службы вырабатываются и реализуются соответствующие меры. К числу таких мер следует, в частности, отнести:

осуществление контроля за бланками на всех этапах обращения с ними;

достоверное, своевременное и полное отражение сведений о бланках в соответствующих учетных формах.

Особое внимание следует обратить на контроль за наличием бланков при их приеме на хранение и в процессе хранения. С этой целью согласно Положению о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) поступающие из мест изготовления пачки (посылки) с бланками проверяются полистно. При обнаружении в упаковках недостач (излишков), а также испорченных бланков составляется акт.

Работники, нарушившие правила обращения с бланками, несут за это ответственность, предусмотренную законодательством и локальными актами предприятия. Так, в соответствии со ст. 19.11 Кодекса РФ об административных нарушениях нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков - носителей герба Российской Федерации влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до десяти МРОТ <*>.

--------------------------------

<*> То же - в отношении нарушения порядка обращения с печатями и штампами.

 

Полномочия структурных подразделений (должностных лиц) по применению печатей (штампов) также подлежат разграничению. С этой целью приказом руководителя предприятия (распоряжением главного бухгалтера) определяются виды печатей и штампов, предназначенных для обеспечения деятельности структурных подразделений и должностных лиц (по категориям и персонально), а также полномочия подразделений (лиц) по применению печатей (штампов).

Такие полномочия могут быть зафиксированы в положении о структурном подразделении или должностной инструкции работника. Необходимость удостоверения документа оттиском печати (применения штампа) определяется нормативно-правовыми актами и локальными актами предприятия <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Приложение 8 к настоящему пособию.

 

Обеспечение предприятия печатями (штампами) организуется либо по заявкам, направляемым специализированным предприятиям, имеющим лицензию на изготовление соответствующей продукции и соответствующие технологические возможности, либо силами предприятия. Изготовление печатей (за исключением печатей предприятия) и штампов может осуществляться непосредственно на предприятии.

Хранение печатей и штампов должно осуществляться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и обеспечивающих их надежную сохранность от случайного повреждения (утраты). Так, Методические рекомендации ВНИИДАД "ОРД. Требования к оформлению документов" (2003 г.) предписывают хранить печати в надежно запирающихся шкафах.

Учет печатей и штампов в соответствии с Положением о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.) ведется в специальной книге (перечне) (см. рис. 2.38) <*>.

--------------------------------

<*> Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия (главного бухгалтера), а также скреплены сургучной печатью (опломбированы). Хранение книги организуется в несгораемом шкафу у руководителя предприятия (главного бухгалтера).

 


 

Примерная форма перечня печатей предприятия

 

N п/п

Название
печати

Кол-во
экз.

Наименование
подразделения

Наименование
должности

Фамилия,
инициалы

Место
хранения

Примечание

1 

2  

3 

4     

5    

6   

7  

8   

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Рис. 2.38

 

Использование печатей (штампов) разрешается только уполномоченным структурным подразделениям (должностным лицам). Право пользования гербовой печатью (печатью предприятия) предоставляется ограниченному кругу лиц - руководителю предприятия, его первому заместителю, главному бухгалтеру, руководителю службы делопроизводства.

Списание печатей, штампов производится в следующих основных случаях:

утрата;

износ;

прекращение деятельности предприятия (структурного подразделения) в связи с ликвидацией или реорганизацией (присоединение, слияние);

преобразование предприятия в связи с изменением формы собственности;

переименование предприятия (структурного подразделения);

несоответствие печати (штампа) установленному образцу либо определенным требованиям.

Списание печати (штампа) производится на основании акта.

 

Глава 2.10. Особенности обеспечения сохранности сведений,

составляющих коммерческую тайну,

в составе документов бухгалтерии

 

Подытоживая данный раздел пособия, остановимся на вопросах обеспечения сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну, в составе документов бухгалтерской службы. Прежде всего уточним, что сведения, составляющие коммерческую тайну, - это информация (в том числе документированная), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации <*> введен режим коммерческой тайны <**>. К числу таких сведений относится и финансово-экономическая информация. В то же время ст. 5 Федерального закона "О коммерческой тайне" не разрешает устанавливать режим коммерческой тайны в отношении некоторых сведений, относящихся к финансово-экономической информации, а именно:

сведений о составе имущества государственного (муниципального) унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

сведений о численности и составе работников, системе оплаты и условиях труда (в том числе об охране труда и показателях производственного травматизма (профессиональной заболеваемости)), а также о наличии на предприятии свободных рабочих мест;

сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

сведений об условиях конкурсов (аукционов) по приватизации объектов государственной (муниципальной) собственности;

сведений о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, а также об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

сведений о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени предприятия.

--------------------------------

<*> В общем случае - предприятием (организацией, учреждением).

<**> Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

 

С другой стороны, Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определенные виды сведений в составе финансово-экономической информации отнесены к числу составляющих коммерческую тайну. Так, согласно ст. 10 указанного Закона, содержание регистров бухгалтерского учета, а также внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной соответствующего предприятия (организации, учреждения). Следовательно, руководством предприятия и бухгалтерской службы должны быть предприняты правовые, организационные, технические и иные меры, направленные на обеспечение режима коммерческой тайны в отношении указанных сведений. Примерный перечень таких мер предусматривает <1>:

1. Определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну <2>.

2. Ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.

3. Учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена (передана).

4. Регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками (на основании трудовых договоров) и контрагентами (на основании гражданско-правовых договоров) <3>.

5. Нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна" (КТ) с указанием обладателя этой информации <4>.

--------------------------------

<1> См. в этой связи ст. 10 Федерального закона "О коммерческой тайне".

<2> В отношении финансово-экономической информации - с учетом изложенного ранее.

<3> Контрагент - сторона гражданско-правового договора, которой обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, передал эту информацию.

<4> Для юридических лиц указываются полное наименование и место нахождения.

 

Кроме того, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости другие не противоречащие законодательству РФ меры. С этой целью могут, в частности, применяться меры, основанные на использовании средств и методов технической защиты конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну.

Работу по установлению режима коммерческой тайны в отношении финансово-экономической информации, применяемой в интересах осуществления бухгалтерской деятельности, целесообразно начать с подготовки соответствующего перечня. Разработку проекта указанного документа организует главный бухгалтер.

На основе видовых перечней сведений формируется сводный перечень, утверждаемый руководителем предприятия. Перечень может иметь следующую форму:

номер по порядку;

краткая характеристика сведений;

основание для включения сведений в перечень;

категория важности сведений, например, ЧВ - чрезвычайной важности, ОВ - особой важности, ОД - ограниченного доступа, ВВ - второстепенной важности и т.п.

Перечень подлежит ежегодному уточнению. Работники бухгалтерской службы, допущенные к обращению со сведениями, составляющими коммерческую тайну, должны регулярно знакомиться с перечнем (в части, касающейся).

Необходимость этого вытекает из положения Федерального закона "О бухгалтерском учете", в соответствии с которым лица, получившие доступ (см. ниже) к информации, составляющей коммерческую тайну - в частности, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, а также во внутренней бухгалтерской отчетности - обязаны не разглашать ее (см. ниже). Уточним, что обязанность работника не разглашать доверенные ему в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей сведения, составляющие коммерческую тайну, может быть закреплена:

в соответствующем пункте трудового договора (при заключении такового с работником);

в дополнительном соглашении к трудовому договору;

в специальном обязательстве, пример которого представлен на рис. 2.39.

 

Примерный текст обязательства работника об обеспечении

сохранности доверенных ему в связи с исполнением порученной

трудовой функции (работы) сведений, составляющих

коммерческую тайну предприятия

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

    Эмблема предприятия                                                 

    00.00.0000 N 000                                                    

                                                                        

                              Обязательство                             

        об обеспечении сохранности доверенных работнику сведений,       

               отнесенных к коммерческой тайне предприятия              

                                                                         

    Я, нижеподписавшийся, ______________________________________________ │

    в связи с исполнением работы (трудовой  функции),  порученной мне на │

│ основании трудового договора  от  00.00.0000 N 000, требующей доступа к │

│ информации,  составляющей  коммерческую  тайну  предприятия,  настоящим │

│ подтверждаю  свое  согласие на ознакомление  с  указанной информацией в │

│ объеме,  необходимом  для  эффективного исполнения возложенных  на меня │

│ служебно-деловых полномочий.                                           

    В целях обеспечения сохранности указанной информации обязуюсь:      

    а) выполнять установленный на предприятии режим коммерческой тайны; 

    б) не   разглашать   информацию,  составляющую  коммерческую тайну, 

│ обладателями которой являются предприятие и его деловые партнеры, и без │

│ их согласия не использовать эту информацию в личных целях;             

    в) не   разглашать   информацию,   составляющую коммерческую тайну, 

│ обладателями которой являются предприятие и его деловые партнеры, после │

│ прекращения  трудового  договора  в течение  трех лет после прекращения │

│ трудового договора;                                                    

    г) возместить  причиненный  предприятию  ущерб в случае установления │

│ судом   моей   виновности   в   разглашении   информации,  составляющей │

│ коммерческую  тайну  предприятия,  ставшей   мне  известной  в  связи с │

│ исполнением своих трудовых обязанностей;                                

    д) передать  предприятию  при  прекращении или расторжении трудового │

│ договора  имеющиеся  в  пользовании   материальные носители информации, │

│ содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия.    

                                                                         

    С  содержанием  перечня  сведений,  отнесенных  к коммерческой тайне │

│ предприятия,  я  ознакомлен 00.00.0000 уполномоченным должностным лицом │

│ службы конфиденциальной информации.                                     

    Требования  Федерального  закона  от  29.07.2004 N 98-ФЗ в отношении │

│ порядка   обращения  со  сведениями,  отнесенными  к коммерческой тайне │

│ предприятия, мне разъяснены.                                           

                                                                        

    00.00.0000                    Подпись                   И.О. Фамилия │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.39

 

За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, работники бухгалтерской службы несут ответственность, установленную законодательством РФ и локальными актами предприятия. Так, в соответствии со ст. 13.14 Кодекса РФ об административных нарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом <*>, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб., а на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

--------------------------------

<*> Кроме случаев, когда разглашение такой информации влечет уголовную ответственность.

 

Непосредственная организация работы по обеспечению сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну, в структурных подразделениях бухгалтерской службы возлагается на начальников соответствующих подразделений. Примерный текст памятки начальнику структурного подразделения представлен на рис. 2.40.

 

Примерный текст памятки

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                                 Памятка                                

           руководителю структурного подразделения предприятия          

                   по обеспечению сохранности сведений,                 

                отнесенных к коммерческой тайне                         

                                                                        

    Руководитель структурного подразделения несет личную ответственность │

│ за  обеспечение сохранности доверенных ему и его подчиненным  сведений, │

│ отнесенных  к  коммерческой  тайне   предприятия.  В  целях обеспечения │

│ установленного на предприятии  режима коммерческой  тайны  руководитель │

│ структурного подразделения предприятия имеет право:                    

    а)  обеспечивать  всеми  имеющимися   в   его распоряжении законными │

│ средствами  режим коммерческой  тайны, установленный приказом директора │

│ предприятия от 00.00.0000 N 000;                                        

    б) использовать  информацию,  составляющую  коммерческую  тайну, для │

│ собственных   нужд не  иначе  как  с  ведома директора  предприятия и в │

│ порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации;      

    в) разрешать или запрещать  своим подчиненным  доступ  к информации, │

│ составляющей  коммерческую тайну,  исходя  из содержания возложенных на │

│ них служебно-деловых полномочий,  а также определять порядок  и условия │

│ доступа подчиненных к этой информации;                                 

    г)  использовать  информацию,  составляющую  коммерческую  тайну,  в │

│ процессе повседневной  служебно-деловой коммуникации (в т.ч. переписке) │

│ только    после   уведомления    абонента    о   необходимости   охраны │

│ конфиденциальности этой информации;                                    

    д) требовать  от юридических  и  физических лиц, получивших доступ к │

│ информации, составляющей  коммерческую  тайну, органов  государственной │

│ власти, иных государственных органов,  органов местного самоуправления, │

│ которым   предоставлена   информация, составляющая  коммерческую тайну, │

│ соблюдения  обязанностей по охране ее конфиденциальности;              

    е) требовать  от  подчиненных,  получивших   доступ   к  информации, │

│ составляющей  коммерческую тайну, в результате действий, осуществленных │

│ случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;     

    ж) защищать в  установленном  законом  порядке  свои права в  случае │

│ разглашения,  незаконного   получения   или  незаконного  использования │

│ третьими    лицами  информации, составляющей коммерческую  тайну, в том │

│ числе требовать возмещения убытков, причиненных  в  связи с  нарушением │

│ его прав.                                                               

    В   целях   охраны   конфиденциальности   информации    руководитель │

│ структурного подразделения предприятия обязан:                         

    а) ознакомить под  расписку каждого подчиненного, доступ которого  к │

│ информации,  составляющей коммерческую тайну, необходим для  выполнения │

│ им  своих  трудовых  обязанностей, с перечнем  информации, составляющей │

│ коммерческую  тайну,  обладателями  которой являются предприятие  и его │

│ деловые партнеры;                                                      

    б) ознакомить под расписку каждого подчиненного с  установленным  на │

│ предприятии и в подразделении режимом  коммерческой  тайны  и с  мерами │

│ ответственности за его нарушение;                                      

    в) создать каждому подчиненному необходимые  условия  для соблюдения │

│ им установленного на предприятии  и в подразделении режима коммерческой │

│ тайны.                                                                  

                                                                        

    Руководитель службы                                                 

    конфиденциальной информации        подпись              И.О. Фамилия │

    00.00.0000                                                          

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 2.40

 

Общее руководство работой по обеспечению сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну, в бухгалтерской службе возлагается на ее руководителя (главного бухгалтера). Соответствующие полномочия закрепляются в должностной инструкции (положении).

Передача сведений, составляющих коммерческую тайну (в том числе в составе финансово-экономической информации), осуществляется предприятием другим лицам (контрагентам) на основании гражданско-правового договора - как правило, на возмездной (платной) основе. Исключение в этом смысле составляют обстоятельства:

допускающие в соответствии с законодательством изъятие такой информации (в том числе в составе бухгалтерской документации, см. ранее);

допускающие в соответствии с законодательством передачу такой информации на безвозмездной основе по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа либо органа местного самоуправления <*>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи ст. 6 Федерального закона "О коммерческой тайне".

 

Раздел III. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРИИ

 

Глава 3.1. Требования к содержанию документов бухгалтерии

 

Заключительный раздел пособия мы посвятим рассмотрению второй составляющей документационного обеспечения бухгалтерской деятельности - ее документированию. Напомним, что в общем случае документирование подразумевает фиксацию информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами <*>.

--------------------------------

<*> ГОСТ 51141-98.

 

В свою очередь, правила документирования следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования <**>. Таким образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности бухгалтерии представляется целесообразным начать именно с рассмотрения общих требований к подготовке документов и, в первую очередь, с требований к содержанию бухгалтерских документов.

--------------------------------

<**> Там же.

 

Уточним, что под содержанием в данном случае следует понимать всю включенную в бухгалтерский документ информацию. При этом основным содержательным компонентом документа выступает текст - выраженная средствами служебно-делового языка информация, как правило, характеризующая сущность управленческой ситуации или управленческого решения.

Помимо текста, бухгалтерские документы содержат также и служебную информацию. Такая информация обычно представлена в обозначении (написании) реквизитов документа <*>.

--------------------------------

<*> Состав реквизитов может изменяться в зависимости от функционального назначения документа и рассматривается в гл. 3.4 настоящего пособия.

 

Служебная информация, в частности, включает:

сведения об авторе и получателе (адресате) документа;

сведения, обеспечивающие идентификацию документа;

сведения, придающие документу надлежащую юридическую силу;

сведения вспомогательного характера.

Учитывая, что бухгалтерские документы представляют собой разновидность управленческих документов, следует сначала упомянуть о наиболее общих требованиях, предъявляемых к их содержанию. Такие требования установлены ГСДОУ и иными нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства (см. в этой связи рис. 3.1).

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                             Общие требования                           

                  к содержанию управленческих документов                 

                                                                        

    1. Соответствие действующему  законодательству,  нормативно-правовым │

│ актам,  организационно-распорядительным   документам,  регламентирующим │

│ вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании.           

    2.  Обоснованность   (соответствие   фактам)  констатирующей   части │

│ документа (при наличии таковой в документе).                           

    3. Конкретность и реальность распорядительной части  документа  (при │

│ наличии таковой в документе).                                          

    4. Оригинальность   содержания:  документ  не   должен   дублировать │

│требования,   содержащиеся   в   ранее  изданных  документах,   но   при │

│необходимости иметь конкретные ссылки на них.                           

    5. Соответствие грамматике и орфографии письменного языка.          

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.1

 

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским <*>. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств, либо на английском языке.

--------------------------------

<*> См. Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

 

Текст бухгалтерского документа наиболее часто представлен в виде т.н. связного (сплошного) текста, таблицы или их комбинации <**>.

--------------------------------

<**> Анкетный способ представления текста в отношении бухгалтерских документов практически не применяется.

 

Уточним, что связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило, объединенных в абзацы. Подобный способ представления текста применяется в организационно-распорядительных документах, а также письмах, служебных записках, актах, справках. Заметим, что содержание, представленное в виде связного текста, должно формулироваться исполнителем документа по возможности кратко, четко и ясно <*>.

--------------------------------

<*> Конкретные рекомендации на этот счет представлены в заключительной главе пособия.

 

Что касается формализованных бухгалтерских документов (прежде всего первичных учетных документов), то их текст в большинстве случаев представлен в табличной или комбинированной форме. Основные требования к табличным текстам представлены на рис. 3.2 <**>.

--------------------------------

<**> См. Методические рекомендации ВНИИДАД "ОРД. Требования к оформлению документов".

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                 Основные требования к табличным текстам:               

                                                                        

    Таблица    -   форма   представления текста, содержащего информацию, │

│ характеризующую несколько объектов по ряду признаков.  Табличные тексты │

│ применяются в организационно-распорядительных  документах (структура  и │

│ штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.). 

    Слева над таблицей размещают слово "Таблица", выделенное  разрядкой, │

│ после него  приводят номер таблицы  (если таблица не одна). Точку после │

│ номера таблицы не ставят.                                              

    Таблицы  имеют  два  уровня  членения текста: вертикальный - графы и │

│ горизонтальный  -  строки. Обобщенные наименования признаков  в таблице │

│ составляют   заголовок  и  подзаголовки   граф  (головка   таблицы),  а │

│ наименования   объектов  -   заголовок  и  подзаголовки  строк таблицы, │

│ расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).                 

    Графы таблиц  должны быть  пронумерованы.  Если  таблица  печатается │

│ более чем на одной странице,   на  последующих  страницах  заголовочная │

│ часть таблицы и номера граф  продолжаются.  Заголовки  граф  пишутся  с │

│ прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если  они составляют одно │

│ целое  с  заголовком,  т.е.  поясняют  его.  Если   подзаголовок  имеет │

│ самостоятельное значение, то он  пишется  с  прописной буквы.  Точки  в │

│ заголовках и подзаголовках граф не проставляются.                       

    Заголовки  и  подзаголовки  граф  и строк таблицы выражаются  именем │

│ существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках │

│ и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые условные │

│ обозначения. (Например, в отношении денежных единиц.)                  

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Головка таблицы                         

Заголовок строк 

Заголовок граф    

Заголовок граф     

Подзаголовки
граф   

Подзаголовки
граф   

Подзаголовки
граф   

Подзаголовки
граф   

1        

2    

3    

4    

5     

Подзаголовки строк

Строка  

Строка  

Строка  

Строка   

-"-       

-"-   

-"-   

-"-   

-"-    

Боковик (графа для
заголовков)   

Графы (колонки)                  

 

Рис. 3.2

 

Вторым обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления в указанных документах ошибок. Указанный порядок, в частности, допускает:

исправление ошибок в бухгалтерских документах (за исключением кассовых и банковских, см. ниже) зачеркиванием неправильного текста (суммы и др.) с последующим надписыванием (над зачеркнутым фрагментом) исправленного текста (суммы) <*>;

исправление ошибки в первичном учетном документе с оформлением надписи "Исправлено" за подписью лиц, подписавших документ, и с указанием даты исправления;

построчный "прямой" перевод на русский язык первичных учетных документов, составленных на иных языках.

--------------------------------

<*> Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

 

Внесение исправлений в содержание кассовых и банковских документов в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" не допускается. Кроме того, в тексте (включая цифровые данные) учетных регистров и первичных учетных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления (см. выше) <**>.

--------------------------------

<**> См. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

 

В качестве специфических требований к содержанию бухгалтерских документов следует также рассматривать ведение учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) в валюте Российской Федерации (российских рублях); соответствие содержания сводных учетных документов содержанию первичных документов; формирование содержания учетных регистров в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета <*>. Соответствующие дополнительные требования установлены и в отношении содержания некоторых других видов учетных бухгалтерских документов.

--------------------------------

<*> См. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

 

К примеру, требования к содержанию документов по оценке имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности определены упоминавшимся выше Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Эти требования представлены на рис. 3.3.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

         Требования к содержанию документов по оценке имущества,         

          обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности         

                                                                        

    Имущество, обязательства и иные факты хозяйственной деятельности для │

│ отражения в  бухгалтерском учете  и  бухгалтерской  отчетности подлежат │

│ оценке в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, │

│ осуществляется путем суммирования:                                     

    фактически произведенных затрат на его покупку;                     

    имущества, полученного безвозмездно,  - по  рыночной  стоимости  (на │

│ дату оприходования);                                                   

    имущества, произведенного в самой организации, - по  стоимости   его │

│ изготовления (фактические затраты, связанные  с  производством  объекта │

│ имущества).                                                            

    В состав фактически произведенных затрат включаются:                

    затраты на приобретение самого объекта имущества;                   

    уплачиваемые   проценты   по   предоставленному   при   приобретении │

│ коммерческому кредиту;                                                 

    наценки (надбавки);                                                  

    комиссионные    вознаграждения   (стоимость   услуг),   уплачиваемые │

│ снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям;                

    таможенные пошлины и иные (аналогичные) платежи;                    

    затраты    на  транспортировку, хранение и доставку,  осуществляемые │

│ силами сторонних организаций.                                          

    Формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, │

│ действующей на дату оприходования имущества, полученного  безвозмездно, │

│ на данный или аналогичный  вид имущества.   Данные  о  действующей цене │

│ должны быть подтверждены документально или экспертным  путем. (О чем  в │

│ содержании документа должна иметься соответствующая ссылка.)            

    Под    стоимостью изготовления признаются  фактически  произведенные │

│ затраты, связанные  с использованием в процессе изготовления  имущества │

│ основных   средств,   сырья,  материалов,  топлива,  энергии,  трудовых │

│ ресурсов и  других  затрат  на изготовление объекта имущества.         

    Применение других методов оценки, в том числе  путем резервирования, │

│ допускается в случаях,  предусмотренных  законодательством   Российской │

│ Федерации, а также нормативными актами Министерства финансов Российской │

│ Федерации и органов, которым  федеральными законами предоставлено право │

│ регулирования бухгалтерского учета.                                    

    Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации, а также │

│ по операциям в иностранной валюте производятся  в  рублях,  в   суммах, │

│ определяемых путем пересчета иностранной валюты по  курсу  Центрального │

│ банка Российской Федерации, действующему на  дату  совершения операции. │

│ Одновременно  указанные   записи  производятся   в  валюте  расчетов  и │

│ платежей.                                                              

    Бухгалтерский учет  имущества, обязательств и хозяйственных операций │

│ допускается вести  в суммах, округленных до целых  рублей.  Возникающие │

│ при   этом  суммовые  разницы  относятся  на  финансовые  результаты  у │

│ коммерческой организации или увеличение доходов (уменьшение расходов) - │

│ у некоммерческой организации.                                          

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.3

 

Основными требованиями к содержанию бухгалтерской отчетности следует полагать достоверность и полноту. На практике это означает, что содержание итоговой (годовой) бухгалтерской отчетности должно соответствовать содержанию промежуточной (месячной, квартальной) бухгалтерской отчетности, содержание сводной бухгалтерской отчетности - бухгалтерской отчетности структурных подразделений и т.п.

Применение содержания отчетов и приложений к ним должно осуществляться последовательно (от одного отчетного периода к другому) и строго в пределах отчетного периода. Содержание отчетных документов (данных) за период, предшествовавший отчетному году, несопоставимое с содержанием данных за отчетный период, подлежит корректировке в соответствии с правилами, действующими на предприятии. Каждая существенная корректировка должна быть раскрыта (обоснована) в пояснительной записке. Изменения в содержании бухгалтерской отчетности, относящиеся к отчетному году (предшествовавшим периодам) (после ее утверждения), отражаются в отчетности за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.

 

Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии

 

Перейдем к рассмотрению требований к структуре бухгалтерских документов. Напомним, что под структурой управленческого документа следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности.

Сказанное в полной мере справедливо в отношении бухгалтерских документов, содержание которых представляет связный текст (см. выше). Сравнительная характеристика структур некоторых таких документов представлена на рис. 3.4 <*>.

--------------------------------

<*> См. Методические рекомендации ВНИИДАД "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).

 

Сведения о структуре некоторых видов управленческих

документов, содержание которых представлено связным текстом

 

N п/п

Вид документа  

Примерная структура документа        

1.

Положение о   
предприятии   
(структурном   
подразделении) 

Общие положения; задачи; функции; права;      
ответственность; взаимоотношения              

2.

Инструкция по виду
деятельности  
(по ДОУ)    

Общие положения; правила подготовки и         
оформления документов; организация            
документооборота; информационно-поисковая     
система по документам; контроль исполнения    
документов; составление номенклатуры          
дел; формирование дел и подготовка документов к
передаче на архивное хранение; организация    
работы службы документационного обеспечения   

3.

Должностная   
инструкция    

Общие положения; функции; права;              
ответственность; взаимоотношения              

4.

Приказ      
(распоряжение)  

Констатирующая часть; приказная               
(распорядительная) часть                      

5.

Протокол     

Вводная часть; основная часть                 

6.

Акт       

Вводная часть; констатирующая часть            

7.

Договор     

Стороны договора; предмет договора; права и   
обязательства сторон; особые условия; реквизиты
сторон                                        

8.

Письмо      

Вводная часть; основная часть; заключительная 
часть; приложения                              

 

Рис. 3.4

 

Что касается бухгалтерских документов, содержание которых представлено в табличной или комбинированной форме, то их структура в значительной мере определяется способом расположения информации в таблице и за ее пределами. При этом особое внимание следует обратить на согласованность структуры текстовой и табличной частей в составе комбинированных документов.

Так, структуризация текстовой части документа обычно организуется в соответствии со схемой, представленной на рис. 3.5 <*>. Структуризация табличной части документа организуется в соответствии со структурой соответствующей таблицы.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2005.

 

Пример структуризации текста управленческого документа

 

      ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

           Типовая структура текстов управленческих документов    

      └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘

      ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

┌─────┤                   Вводная часть (введение)                 

     └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘

     ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

     │ Основная часть (основной текст) (может  предварительно     

               подразделяться на разделы, главы, статьи)          ├─────┐

     └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘    

     ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐    

├─────┤              Заключительная часть (заключение)                  

     └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘    

     ┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐    

                               Приложения                             

     └──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘    

└──────┐                                                          ┌──────┘

┌──────┴──────────────────┐                   ┌───────────────────┴─────┐

│Структуризация по абзацам│                   │Структуризация по пунктам│

                                                   (параграфам)     

└─────────────────────────┘                   └─────────────────────────┘

       ┌─────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

          Структуризация в зависимости от способа представления   

       │текста в составе приложения (связный текст, таблица, анкета)│

       └────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.5

 

Глава 3.3. Требования к стилю изложения

документов бухгалтерии

 

Стиль изложения - это разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. В соответствии с действующими правилами делопроизводства содержание управленческих документов излагается служебно-деловым (официально-деловым) стилем. Отметим, что данный стиль изложения на практике применим в отношении бухгалтерских документов, представленных в виде сплошного текста или комбинации сплошного текста с табличным. Отличительные черты служебно-делового стиля представлены на рис. 3.6.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

               Отличительные черты служебно-делового стиля:             

                                                                        

    1. Подчеркнутая  официальность,  находящая  свое выражение  в  особых│

│формах письменного общения (обращения) между должностными лицами.       

    2. Адресность,    подразумевающая   наличие    конкретных   субъектов│

│(участников)   управленческой   деятельности,   как   то  -  отправителей│

│(адресантов) и получателей (адресатов) документов.                      

    3. Повторяемость  словарных  величин  в  сочетании  с ограниченностью│

│таковых  из  числа  находящихся  в  постоянном обращении  при составлении│

│управленческих документов.                                               

    4. Тематическая ограниченность управленческих документов,  в которых,│

│как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов.          

    5. Лаконичность,   ясность,   точность,   нейтральный  тон  изложения│

│содержания  управленческого  документа,  предполагающий  отказ от разного│

│рода "лирических отступлений", вольных эпитетов и многословия.          

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.6

 

Служебно-деловой стиль предполагает изложение содержания документов с активным применением соответствующей (в нашем случае - бухгалтерской) терминологии и общепринятых сокращений. Кроме того, в содержании отдельных документов, представленных сплошным текстом, достаточно часто фигурируют устойчивые обороты письменной речи (идиомы), а также вводные слова и словосочетания <*>.

--------------------------------

<*> Примеры документов рассматриваются в заключительной главе пособия.

 

Глава 3.4. Требования к оформлению документов бухгалтерии

 

Оформление документа - это процедура воспроизведения его реквизитов на материальном носителе в соответствии с правилами документирования с целью придания документам юридической силы. В свою очередь, под реквизитом следует понимать обязательный элемент оформления документа <**>.

--------------------------------

<**> ГОСТ 51141-98.

 

Состав реквизитов управленческих документов установлен ГОСТом Р6-30.2003 <***>. Положения Стандарта носят рекомендательный характер, однако на практике их придерживаются при оформлении документов, относящихся не только к УСОРД, но и к другим унифицированным системам документации.

--------------------------------

<***> Унифицированные системы документации (УСД). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

 

Состав реквизитов и общие требования к их применению в целях надлежащего оформления документов представлены в Приложении 9 к настоящему пособию. При оформлении бухгалтерских документов, кроме того, следует учитывать специфические требования, обусловленные функциональным назначением соответствующих документов.

Так, состав реквизитов первичных учетных документов установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете и включает:

наименование вида документа <1>;

код формы документа;

дату документа;

содержание хозяйственной операции, фиксируемой в документе <2>;

измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении) <3>;

подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (с указанием наименования должности и расшифровки подписи).

--------------------------------

<1> Реквизит 10 по ГОСТу Р6.30-2003, далее номер реквизита указывается в скобках, например, (10).

<2> Текст документа, реквизит 20 по ГОСТу Р6-30.2003.

<3> То же.

 

В необходимых случаях для оформления первичного учетного документа могут быть применены дополнительные реквизиты, в том числе:

номер документа;

наименование предприятия - разработчика документа;

справочные данные (сведения) о предприятии - разработчике документа <1>;

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом или <2>;

другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций, например, оттиск печати и т.п.

--------------------------------

<1> Состав справочных данных определяется локальными актами предприятия с учетом функционального назначения документа.

<2> В зависимости от вида обоснования.

 

Особые требования предъявляются и к средствам (способам) оформления содержания первичных учетных документов. Уточним, что для оформления содержания указанных документов могут применяться рукописный, машинописный или автоматизированный способы, либо комбинация этих способов <1>.

--------------------------------

<1> Например, форма документа создается автоматическим способом (с применением компьютерной техники), а оформление содержания документа - рукописным и т.д.

 

Так, рукописные записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек <1>. Машинописные записи оформляются при помощи пишущих машин и иных средств механизации (в частности, штампов), обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

--------------------------------

<1> Использовать для записи простой карандаш запрещается.

 

Свободные строки в первичных учетных документах подлежат обязательному прочеркиванию <*>. Напомним также, что право подписи бухгалтерских документов предоставляется ограниченному числу должностных лиц предприятия, перечень которых ежегодно утверждается руководителем предприятия по представлению главного бухгалтера.

--------------------------------

<*> Это позволяет защитить документы от несанкционированного внесения записей в процессе их последующей обработки.

 

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (уполномоченными ими на то лицами, в том числе временно их замещающими). Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов несут лица, составившие и подписавшие эти документы <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

 

Дополнительные требования к оформлению первичных учетных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах (о бухгалтериях), о ведении кассовых операций, правилами ЦБ РФ и другими нормативными актами, а также локальными актами предприятия. При этом состав реквизитов, применяемых с целью надлежащего оформления бухгалтерских документов, может быть расширен (по сравнению с составом, предусмотренным ГОСТом Р6-30.2003).

К числу таких реквизитов следует отнести, в частности, отметки, оформляемые на первичных учетных документах, прошедших обработку, в форме оттиска контрольного штампа <***>. На документах, приложенных к приходным (расходным) кассовым ордерам, а также документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, может оформляться отметка о гашении - в форме оттиска штампа ("Получено", "Оплачено" и пр.) с указанием даты (числа, месяца, года).

--------------------------------

<***> С целью исключения повторного использования документов.

 

В отношении отдельных видов бухгалтерских документов (документов, используемых для организации (обеспечения) повседневной деятельности бухгалтерской службы), для которых не предусмотрено применение унифицированных форм, могут устанавливаться вариативные требования к оформлению (способу представления информации). Например, график документооборота бухгалтерской службы может быть оформлен не только в виде графика (см. ранее), но и в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке соответствующих документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Оформление регистров бухгалтерского учета допускается в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в том числе в электронном виде <*>. Правильность оформления хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета (в том числе соблюдение их хронологии) обеспечивают лица, составившие и подписавшие соответствующие документы.

--------------------------------

<*> Форма книг (журналов), листов (карточек) определяется в соответствии с действующими на предприятии правилами и фиксируется в альбоме форм документов (см. ранее).

 

Оформление документов бухгалтерской отчетности также производится с учетом ряда специальных требований. В соответствии с одним из них оформление указанных документов производится таким образом, чтобы в них надлежащим образом были отражены числовые показатели не менее чем за два года (отчетный и предшествовавший отчетному) - т.е. (в общем случае) в форме таблицы.

Формы бухгалтерской отчетности утверждаются Министерством финансов РФ <**>. Документы бухгалтерской отчетности должны подписываться руководителем и главным бухгалтером предприятия.

--------------------------------

<**> В настоящее время - в соответствии с Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций", см. далее.

 

Оформление документов кредитных организаций регламентируется в соответствии с предписаниями Положения о правилах ведения бухгалтерского учета (2002 г.). В указанном Положении обращается особое внимание на соответствие реквизитов одноименных бухгалтерских документов вне зависимости от вида их представления (бумажный, электронный) <***>.

--------------------------------

<***> Это касается в первую очередь платежных документов.

 

Правила оформления наиболее распространенных документов изложены в Положении подробно. Так, в выдаваемых кредитной организацией квитанциях, сумма прописью должна заполняться в начале строки.

Свободные места в реквизитах "сумма цифрами" и "сумма прописью" подлежат прочеркиванию двумя линиями. Оформление текста квитанции в приеме наличных денег (ее заполнение) допускается только от руки при помощи ручки с пастой или чернилами.

В соответствии с Положением для оформления некоторых видов документов допускается, как и вышеописанных случаях, применение дополнительных реквизитов. Например, на денежных чеках, расходных кассовых и мемориальных ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, в дополнение к обычным (для данного вида документов) реквизитов оформляется расписка получателя (ручками с пастой или чернилами).

Кроме того, на этих документах должны оформляться отметки о предъявлении паспорта (заменяющего его документа) получателя. Правильность отметки заверяется подписью бухгалтерского работника.

Документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны содержать в качестве дополнительных реквизитов обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись, а также дату проводки. Оформление документов, являющихся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, производится с учетом требований Минфина России и МНС России.

 

Глава 3.5. Особенности подготовки проекта

учетной политики предприятия

 

В продолжение разговора о порядке документирования бухгалтерской деятельности рассмотрим особенности подготовки наиболее важных документов бухгалтерской службы. К их числу, безусловно, относится и учетная политика предприятия. Поясним, что учетная политика - это документ, устанавливающий принятую предприятием совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов его хозяйственной деятельности. Функциональное назначение учетной политики предприятия представлено на рис. 3.7.

 

Функциональное назначение учетной политики предприятия

 

                ┌────────────────────────────────────────┐

                      Учетная политика предприятия     

                └────────────────────┬───────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

│ Полнота отражения в бухгалтерском├─┼─┤  Своевременное отражение фактов 

│ учете всех факторов хозяйственной│ │ │   хозяйственной деятельности в  

     деятельности предприятия     │ │ │       бухгалтерском учете и     

                                  │ │ │     бухгалтерской отчетности    

                                  │ │ │            предприятия          

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

       Рациональное ведение       ├─┼─┤  Тождество данных аналитического │

  бухгалтерского учета, исходя из │ │ │     учета оборотам и остаткам   

│условий хозяйственной деятельности│ │ │ по счетам синтетического учета на│

      и величины предприятия      │ │ │последний календарный день каждого│

                                  │ │ │              месяца             

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

                ┌────────────────────┴───────────────────┐

                │Отражение в бухгалтерском учете факторов│

                │ хозяйственной деятельности предприятия │

                   исходя из экономического содержания 

                    фактов и условий  хозяйствования   

                └────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.7

 

Общий порядок подготовки учетной политики предприятия, а также ее пересмотра регламентируется Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) <*>. Проект учетной политики предприятия разрабатывается бухгалтерской службой, подписывается ее руководителем (главным бухгалтером) и утверждается приказом руководителя предприятия. Вместе с учетной политикой предприятия, как правило, утверждаются <**>:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета предприятия в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности предприятия, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок (регламент) проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;

методы оценки активов и обязательств предприятия;

правила документооборота и технология обработки учетной информации предприятия;

порядок контроля за производимыми на предприятии хозяйственными операциями;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета предприятия.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.

<**> В качестве приложений или самостоятельных документов.

 

Оформление документа рекомендуется производить с применением следующих реквизитов:

эмблема предприятия;

наименование предприятия;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

оттиск печати;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

 

Глава 3.6. Особенности подготовки первичных

учетных документов

 

Рассмотрим далее особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме - в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету. Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления (власти), а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия (см. ранее).

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:

строго определенный период времени, отводимый на их подготовку <*>;

разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов <**>;

особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы <***>.

--------------------------------

<*> Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это по тем или иным причинам не представляется возможным, то непосредственно после ее совершения.

<**> Включая право их подписи.

<***> При этом внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается.

 

Прочие особенности обусловлены принадлежностью первичных учетных документов к той или иной функциональной группе. Примерная классификация первичных учетных документов (в зависимости от функционального назначения) представлена на рис. 3.8 <1>. Поскольку в деятельности практически любого предприятия применяются первичные документы по учету труда и его оплаты, а также по учету результатов инвентаризации, остановимся на их подготовке более подробно.

--------------------------------

<1> См. в этой связи Постановление Госкомстата России от 29.05.1998 N 57а и Минфина России от 18.06.1998 N 27н.

 

                ┌────────────────────────────────────────┐

                │Основные функциональные группы первичных│

                           учетных документов          

                └────────────────────┬───────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

  Документы по учету труда и его  ├─┼─┤  Документы по учету результатов 

              оплаты              │ │ │          инвентаризации         

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

    Документы по учету основных   ├─┼─┤     Документы по учету работ    

│ средств и нематериальных активов,│ │ │ строительных машин и механизмов, │

│учету материалов, учету МБП, учету│ │ │    учету работ в автомобильном  

│ работ в капитальном строительстве│ │ │            транспорте           

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

        Документы по учету        ├─┴─┤    Документы по учету торговых  

     сельхозпродукции и сырья                     операций            

└──────────────────────────────────┘   └──────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.8

 

Глава 3.7. Особенности подготовки документов по учету труда

и его оплаты

 

Состав и формы документации по учету труда и его оплаты регламентируются Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Этим же Постановлением утверждены и Указания по применению и заполнению соответствующих форм - табелей, записок-расчетов, журналов, ведомостей, лицевых счетов, актов.

Сведения об основных первичных документах по учету труда и его оплаты представлены на рис. 3.9. Рассмотрим функциональное назначение каждого из этих документов, а также особенности обращения с ними.

 

                ┌────────────────────────────────────────┐

                │Первичные документы по учету труда и его│

                                 оплаты                

                └───┬────────────────┬───────────────┬───┘

┌───────────────────┴──────────────┐ │ ┌─────────────┴────────────────────┐

               Табели             │ │ │          Записки-расчеты        

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

    Табель учета использования    │ │ │  Записка-расчет о предоставлении │

    рабочего времени и расчета    │ │ │   отпуска работнику (ф. N Т-60) 

   заработной платы (ф. N Т-12)   │ │ │                                 

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

    Табель учета использования    │ │ │  Записка-расчет при прекращении 

   рабочего времени (ф. N Т-13)   │ │ │   действия трудового договора с 

                                  │ │ │      работником (ф. N Т-61)     

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

        Ведомости и журналы       ├─┼─┤           Лицевые счета         

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

  Платежная ведомость (ф. N Т-53) │ │ │      Лицевой счет (ф. N Т-54)   

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

   Журнал регистрации платежных   │ │ │  Лицевой счет (свт) (ф. N Т-54а) │

      ведомостей (ф. N Т-53а)     │ │ │                                 

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

                          ┌──────────┴─────────┐

                                  Акты       

                          └──────────┬─────────┘

               ┌─────────────────────┴────────────────────┐

                   Акт о приемке работ, выполненных по  

               │ трудовому договору, заключенному на время│

               │выполнения определенной работы (ф. N Т-73)│

               └──────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.9 <*>

 

--------------------------------

<*> См. в этой связи Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

 

Функциональное назначение табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12) заключается в <*>:

- обеспечении учета использования работниками предприятия рабочего времени;

- осуществлении контроля за соблюдением работниками предприятия установленного режима рабочего времени;

- документировании данных об отработанном работниками предприятия времени;

- выполнении расчета заработной платы работников предприятия;

- подготовке данных для составления статистической отчетности по труду по установленной форме.

--------------------------------

<*> Для раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование разд. 1 "Учет использования рабочего времени" ф. N Т-12 в качестве самостоятельного документа.

 

Функциональное назначение табеля учета использования рабочего времени (ф. N Т-13) аналогично указанному выше. Данный документ применяется в условиях автоматизированной обработки бухгалтерской информации.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.) от соблюдения работникам предприятия установленного режима рабочего времени. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании надлежащим образом оформленных документов, как то - листков нетрудоспособности, справок о выполнении государственных обязанностей и т.п.

Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (учета использования рабочего времени) составляется в одном экземпляре уполномоченным должностным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником службы персонала, после чего передается в бухгалтерию.

Функциональное назначение платежной ведомости (ф. N Т-53) заключается в документировании выплаты заработной платы работникам предприятия <*>. Начисление заработной платы по указанным ведомостям производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах "начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате <**>.

--------------------------------

<*> Помимо указанной ведомости, для документирования начисления и (или) расчета заработной платы работникам предприятия могут использоваться расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) или расчетная ведомость (ф. N Т-51).

<**> В случае использования ф. N Т-49 какие-либо другие расчетные и платежные документы не составляются.

 

Ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. На титульном листе платежной ведомости указывается общая сумма, предназначенная к выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем предприятия или иным уполномоченным на то лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

По истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата (выплата) не получена, в соответствующих графах делается отметка "Депонировано". Кроме того, при необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (по ф. N КО-2), номер и дата которого указываются на последней странице ведомости <***>.

--------------------------------

<***> Состав реквизитов ведомостей, подготовленных с использованием средств автоматизации, и их расположение определяются в зависимости от принятой на предприятии технологии обработки бухгалтерской информации, при этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

 

Функциональное назначение журнала регистрации платежных ведомостей (ф. N Т-53а) заключается в обеспечении учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным работникам предприятия выплатам. Указанный журнал ведется работником бухгалтерии.

Функциональное назначение лицевого счета (ф. N Т-54) заключается в документировании сведений о заработной плате, выплаченной работнику предприятия за определенный период работы, а также о произведенных в отношении данного работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды выплат (удержаний из заработной платы). Функциональное назначение лицевого счета (свт) (ф. N Т-54а) аналогично указанному выше <*>.

--------------------------------

<*> Форма N Т-54 содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике, при этом данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, ежемесячно переносятся в электронную форму.

 

Вторая страница лицевого счета используется для печатания кодов видов оплат и удержаний. Документ ведется работником бухгалтерии.

Функциональное назначение записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (ф. N Т-60) заключается в обеспечении расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого (иного) отпуска. При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в соответствующих графах документа показываются <**>:

- общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка;

- количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде <***>.

--------------------------------

<**> Документ составляется работником службы персонала, после чего передается в бухгалтерию.

<***> Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

 

Функциональное назначение записки-расчета при прекращении действия трудового договора с работником (ф. N Т-61) заключается в обеспечении учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в соответствующей графе показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка.

Кроме того, в документе указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде <*>. Записка-расчет по ф. N Т-61 составляется работником службы персонала (иным уполномоченным на то лицом), при этом расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

--------------------------------

<*> Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

 

Функциональное назначение акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (ф. N Т-73) заключается в оформлении и учете приемки-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору, заключенному с ним на время выполнения определенной работы. На основании акта с работником производится окончательный или поэтапный расчет сумм для оплаты выполненных им работ.

Акт о приемке работ составляется работником, ответственным за приемку, и утверждается руководителем предприятия (иным уполномоченным на то лицом). Затем документ передается в бухгалтерию.

 

Глава 3.8. Особенности подготовки документов

по учету результатов инвентаризации

 

Состав и формы документации по учету результатов инвентаризации регламентируются Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Этим же Постановлением утвержден Перечень форм документов.

Сведения об основных первичных документах по учету результатов инвентаризации представлены на рис. 3.10. Рассмотрим функциональное назначение каждого из этих документов, а также особенности обращения с ними.

 

                ┌────────────────────────────────────────┐

                │Первичные документы по учету результатов│

                             инвентаризации             

                └───┬────────────────┬───────────────┬───┘

┌───────────────────┴──────────────┐ │ ┌─────────────┴────────────────────┐

               Описи              │ │ │               Акты              

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│ Инвентаризационная опись основных│ │ │ Акт инвентаризации ТМЦ, принятых │

       средств (ф. N ИНВ-1)       │ │ │    на отв. хран. (ф. N ИНВ-5)   

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

  Инвентаризационная опись немат. │ │ │    Акт инвентаризации денежных  

       активов (ф. N ИНВ-1а)      │ │ │       средств (ф. N ИНВ-15)     

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│Инвентаризационная опись тов.-мат.│ │ │    Акт инвентаризации расчетов  

      ценностей (ф. N ИНВ-3)      │ │ │           (ф. N ИНВ-17)         

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

  Инвентаризационная опись ценных │ │ │    Акт о контрольной проверке   

│бумаг и бланков строгой отчетности│ │ │      правильности проведения    

           (ф. N ИНВ-16)          │ │ │   инвентаризации (ф. N ИНВ-24)  

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

            Ведомости             ├─┼─┤              Журналы            

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│Сличительная ведомость результатов│ │ │     Журнал учета контроля за    

  инвентаризации основных средств │ │ │      выполнением приказов об    

           (ф. N ИНВ-18)          │ │ │   инвентаризации (ф. N ИНВ-23)  

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│Сличительная ведомость результатов│ │ │ Журнал учета контрольных проверок│

│ инвентаризации ТМЦ (ф. N ИНВ-19) │ │ │      правильности проведения    

                                  │ │ │   инвентаризации (ф. N ИНВ-25)  

└────────────────────────────────┬─┘ │ └──────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │

    Ведомость учета результатов   │ │

           (ф. N ИНВ-26)          │ │

└──────────────────────────────────┘ │

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

              Приказы             ├─┼─┤              Справки            

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│Приказ о проведении инвентаризации│ │ │   Справка к акту инвентаризации 

           (ф. N ИНВ-22)          │ │ │  расчетов (прил. к ф. N ИНВ-17) 

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘

                            ┌────────┴──────────┐

                                   Ярлыки     

                            └────────┬──────────┘

                ┌────────────────────┴────────────────────┐

                  Инвентаризационный ярлык (ф. N ИНВ-2) 

                └─────────────────────────────────────────┘

 

Рис. 3.10

 

Функциональное назначение инвентаризационной описи основных средств (ф. N ИНВ-1) заключается в фиксации данных об инвентаризации основных средств предприятия (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей, а также лицом, ответственным за сохранность основных средств.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). Один экземпляр документа передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости (см. далее), а второй - остается у материально ответственного должностного лица.

В графе 10 документа фиксируется фактическое наличие объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам.

По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов <*>.

--------------------------------

<*> Графа 9 документа заполняется только на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.

 

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылается в адрес арендодателя.

Функциональное назначение инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. N ИНВ-1а) заключается в документировании данных об инвентаризации нематериальных активов, поступивших на предприятие для применения по назначению в соответствии с порядком, предусмотренным законодательством и нормативно-правовыми актами. В ходе инвентаризации нематериальных активов проверке подлежат:

- наличие документов, подтверждающих права организации на его применение;

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При выявлении нематериальных активов, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, а также лицом, ответственным за сохранность документов, удостоверяющих право предприятия на нематериальные активы, при этом один экземпляр инвентаризационной описи передается в бухгалтерию, а второй - остается у ответственного за сохранность документов лица.

Функциональное назначение инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. N ИНВ-3) заключается в документировании данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) предприятия в местах хранения и на всех этапах их движения. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии на основании результатов пересчета (взвешивания, перемеривания и т.п.) товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу, на ответственном хранении которого находятся соответствующие ценности.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты <*>. Один экземпляр инвентаризационной описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица <**>.

--------------------------------

<*> При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

<**> Графа 9 "Номер паспорта" заполняется только на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

 

Функциональное назначение инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. N ИНВ-5), заключается в документировании данных фактического наличия товарно-материальных ценностей, принятых предприятием на ответственное хранение. При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в инвентаризационную опись производятся членами инвентаризационной комиссии на основании результатов проверки фактического наличия и пересчета товарно-материальных ценностей в натуре.

Документ составляется в двух экземплярах на основании данных о фактическом наличии, подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр инвентаризационной описи передается в бухгалтерию, а второй - материально ответственному лицу.

Функциональное назначение инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. N ИНВ-16) заключается в документировании результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, а также для фиксации выявленных в ходе инвентаризации количественных расхождений между фактическим наличием и учетными данными. На последней странице формы перед подписью председателя комиссии оставляются две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица <*>.

--------------------------------

<*> При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. В этом случае один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, второй - материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, а третий - бухгалтерии.

 

Функциональное назначение акта инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей (ф. N ИНВ-4) заключается в документировании факта инвентаризации стоимости отгруженных предприятием товарно-материальных ценностей. При этом на отгруженные товарно-материальные ценности, срок оплаты которых не наступил, а также на отгруженные товарно-материальные ценности, не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты <**>.

--------------------------------

<**> В графе "Примечание" на отгруженные товарно-материальные ценности, не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.

 

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица <*>.

--------------------------------

<*> В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке - например при использовании балансового счета "товары отгруженные" - данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные цены.

 

Функциональное назначение акта инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (ф. N ИНВ-6), заключается в документировании факта инвентаризации количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути и подписывается членами инвентаризационной комиссии, один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - остается у комиссии.

Функциональное назначение акта инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. N ИНВ-10) заключается в документировании результатов инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на основании проверки состояния работ в натуре и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - материально ответственному лицу <**>.

--------------------------------

<**> Данные граф 10, 11 применяются для выявления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются. В случае выявления необоснованного перерасхода (графа 11) выявляются его причины, после чего в данных бухгалтерского учета производятся соответствующие исправления.

 

Функциональное назначение акта инвентаризации расходов будущих периодов (ф. N ИНВ-11) заключается в документировании результатов инвентаризации расходов будущих периодов. Акт составляется в двух экземплярах на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующем счете, и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - остается у комиссии. При оформлении акта в графе 4 указывается общая величина затрат (расходов), произведенных в данном отчетном периоде или не списанных до конца в предыдущих периодах, но относящихся к будущим отчетным периодам, а в графе 5 - дата фактического произведения расходов, в случае если они являются единовременными (разовыми), или дата окончания работ, если они связаны с работами по освоению новой техники, производственными и другими работами, осуществляемыми в течение определенного периода времени.

Функциональное назначение акта инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15) заключается в документировании результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе предприятия. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия.

В ходе инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе предприятия, путем их полного пересчета. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии, а также лицами, ответственными за сохранность ценностей, после чего доводится для сведения руководителя предприятия. Один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица <*>.

--------------------------------

<*> В необходимых случаях другим ответственным лицам выдаются копии акта.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

 

Функциональное назначение акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17) заключается в оформлении результатов инвентаризации расчетов предприятия с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр документа передается в бухгалтерию, а второй - остается у комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (Приложение к ф. N ИНВ-17), которая является основанием для заполнения данных в соответствующих разделах документа.

Функциональное назначение акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (ф. N ИНВ-24) заключается в документировании результатов контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Сводные данные о контрольных проверках регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (ф. N ИНВ-25, см. далее).

Функциональное назначение сличительных ведомостей (ф. N N ИНВ-18, ИНВ-19) заключается в фиксации результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета <*>. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй - передается материально ответственному лицу.

--------------------------------

<*> На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

 

Функциональное назначение ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. N ИНВ-26) заключается в фиксации сводных результатов инвентаризаций, проведенных в отчетном году. В ней отражаются обобщенные показатели инвентаризации.

Функциональное назначение приказа о проведении инвентаризации (ф. N ИНВ-22) заключается в документировании соответствующего управленческого решения руководителя предприятия и письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии <**>. Функциональное назначение журнала учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. N ИНВ-23) и журнала учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (ф. N ИНВ-25) заключается, соответственно, в фиксации результатов контроля за выполнением приказов и правильностью проведения инвентаризаций.

--------------------------------

<**> Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

 

Функциональное назначение инвентаризационного ярлыка (ф. N ИНВ-2) заключается в документировании фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям предприятия деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения <*>.

--------------------------------

<*> Данные инвентаризационного ярлыка используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

 

Глава 3.9. Особенности подготовки документов

бухгалтерской отчетности

 

Общий порядок подготовки бухгалтерской отчетности предприятия регламентируется в соответствии с Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". Этим Приказом утверждены формы бухгалтерской отчетности, а также Указания о порядке ее подготовки (составления и представления).

Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Форма документа представлена в Приложении 10 к настоящему пособию.

Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят <1>:

отчет о прибылях и убытках;

отчет об изменениях капитала;

отчет о движении денежных средств;

приложение к бухгалтерскому балансу;

отчет о целевом использовании полученных средств;

пояснительная записка;

аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности предприятия <2>.

--------------------------------

<1> См. также Федеральный закон от 29.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

<2> В случае если в соответствии с федеральными законами бухгалтерская отчетность предприятия подлежит обязательному предварительному аудированию, см. далее.

 

Уточним, что состав бухгалтерской отчетности варьируется в зависимости от формы собственности и характера деятельности предприятия.

Основными требованиями к документам бухгалтерской отчетности являются полнота, существенность, нейтральность, а также соответствие установленным формам.

Основу содержания документов бухгалтерской отчетности составляют показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в его финансовом положении, имевших место в отчетном периоде. Наиболее значимые показатели отражаются в бухгалтерском балансе, менее значимые - в других отчетных документах, а также в приложениях к балансу.

При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:

об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;

о движении денежных средств;

о финансовых результатах деятельности;

об операциях в иностранной валюте;

о материально-производственных запасах;

об основных средствах;

о доходах и расходах;

о последствиях событий после отчетной даты;

о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.

В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация. В ней обычно раскрываются:

динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;

планируемое развитие предприятия;

предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;

политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;

деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

природоохранные мероприятия.

Наглядность раскрытия в бухгалтерской отчетности той или иной информации может быть достигнута путем включения представления показателей в таблицах непосредственно в формах бухгалтерской отчетности, а также при помощи комментариев (расшифровок) в пояснительной записке. Отдельные показатели, подлежащие включению в приложение к бухгалтерскому балансу, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

Подытоживая, коротко остановимся на общих требованиях к оформлению документов бухгалтерской отчетности. Суть этих требований представлена на рис. 3.11.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

                 Общие требования к оформлению документов               

                         бухгалтерской отчетности                       

                                                                        

    1. В отчетных документах предприятия не должно быть никаких подчисток│

│ и помарок.                                                             

    2. Представление    цифровых    данных     в    составе   показателей│

│бухгалтерской отчетности производится без десятичных знаков в тысячах или│

│миллионах рублей <*>.                                                   

    3. На    формах   бухгалтерской    отчетности,    представляемых    в│

│соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных:           

    наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;           

    указание   отчетной  даты,   по   состоянию   на  которую  составлена│

│бухгалтерская отчетность, или отчетного периода,  за  который  составлена│

│бухгалтерская отчетность;                                                

    полное    наименование   юридического   лица       соответствии   с│

│учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке);│

    идентификационный    номер   налогоплательщика   (ИНН)   (указывается│

│присвоенный налоговым органом  в установленном  порядке идентификационный│

│номер налогоплательщика);                                               

    вид деятельности  (указывается вид деятельности,  который  признается│

│основным   в   соответствии   с   требованиями   нормативных  документов,│

│утверждаемых    Государственным   комитетом   Российской   Федерации   по│

│статистике);                                                            

    организационно-правовая    форма/форма   собственности   (указывается│

│организационно-правовая   форма    организации