"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2011, N 30

В КОМАНДИРОВКУ ПО ЭЛЕКТРОННОМУ БИЛЕТУ

Электронные авиа- и ж/д билеты, то есть билеты, оформленные в бездокументарном порядке, уже давно не в диковинку. Все чаще компании именно их приобретают для своих сотрудников, направленных в командировку, - это экономит время, деньги, упрощает процедуру регистрации и т.д. и т.п. Однако в целях налогообложения прибыли нужно собрать особый и отнюдь не виртуальный пакет документов.

Электронные билеты отнюдь не новое явление. И все же еще не так давно, говоря об электронных билетах, все подразумевали, что речь идет об авиабилетах. Однако сегодня электронным может быть практически любой билет: на самолет, на поезд, в театр.

Что же собой представляет электронный билет? Это билет в электронном виде, заменяющий собой обычный бумажный аналог. Бронирование таких билетов осуществляется через Интернет, а взамен бумажного бланка для использования услуги, право на которую дает этот билет, как правило, нет необходимости даже предъявлять распечатку такового. В отличие от бумажных билетов вся информация об e-ticket и предоставляемой на его основе услуге хранится в специальной базе продавца. Электронный билет нельзя потерять или забыть, что делает его безусловным лидером в конкурентной борьбе с бумажным собратом.

Вместе с тем бездокументарная форма такого билета, при необходимости подтвердить расходы на проезд сотрудника в командировку и обратно в целях налогового учета, безусловно, может заставить бухгалтера понервничать.

Напомним, что в силу п. 1 ст. 252 Кодекса любые расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Доказать потребность в затратах не слишком сложно: порядок и размеры возмещения командировочных издержек устанавливаются самой фирмой. Но как быть с "бумажным" сопровождением?

Впрочем, судя, по разъяснениям Минфина, не так страшен черт, как его малюют.

Проще простого

Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена Приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134 (далее - Приказ N 134). При этом п. 2 данного документа устанавливает, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции, то есть выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, является документом строгой отчетности. Иными словами, она может применяться организациями и предпринимателями при наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт и без использования ККТ и выдачи кассового чека. В свою очередь, это означает, что для подтверждения стоимости перелета в целях налогового учета достаточно распечатки маршрут/квитанции электронного билета.

Единственное, что при этом следует помнить, - помимо непосредственно понесенных расходов, необходимо подтвердить также и сам факт перелета сотрудника. В этих целях пригодятся сохраненные им посадочные талоны на рейсы туда и обратно. Аналогичным образом рассуждают и представители Минфина России (см. Письма ведомства от 13 декабря 2010 г. N 03-03-06/4/123, от 26 октября 2010 г. N 03-03-07/35, от 16 августа 2010 г. N 03-03-07/27).

Немного сложнее, как может показаться на первый взгляд, дело обстоит с подтверждением расходов на приобретение электронного железнодорожного билета. Форма такового утверждена Приказом Минтранса России от 23 июля 2007 г. N 102. При этом п. 2 данного документа предусмотрено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен либо на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете), либо должен сопровождаться выдачей документа, подтверждающего произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чеком).

Исходя из этого (и для подтверждения соответствующих расходов в целях налогового учета), по идее, не обойтись либо без "бумажного" билета, либо без кассового чека. Однако финансисты все же не считают, что это обязательно. Как указывают чиновники, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть приняты в уменьшение базы по налогу на прибыль, в том числе если имеют косвенное подтверждение. Иными словами, в данном случае также вполне можно обойтись распечаткой маршрут/квитанции и посадочным талоном при условии наличия иных сопутствующих командировке документов: приказа о направлении сотрудника в командировку; "первички", подтверждающей его проживание в месте командировки, и т.п. Такие выводы содержатся в Письмах Минфина России от 4 июня 2010 г. N 03-03-06/1/384, от 4 февраля 2009 г. N 03-03-07/3.

Причем в большинстве случаев, даже если речь идет о международных перевозках, не потребуется и перевода электронного билета на русский язык.

Переводить или нет?

Глава 25 Налогового кодекса содержит лишь общие требования к первичным документам, подтверждающим расходы: они должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. Однако в целях бухгалтерского учета документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться "по-русски". То же правило действует и в отношении оформления регистров бухучета и отчетности. В частности, в силу п. 9 Положения по ведению бухучета в РФ (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, далее - Положение) "первичка", если она составлена на иных языках, должна иметь построчный перевод на русский язык. Соответственно, необходим таковой и для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

Вместе с тем, если речь идет об авиабилетах, то переводить все без исключения его реквизиты нет нужды. В данном случае можно ограничиться лишь теми данными, которые необходимы, чтобы засвидетельствовать понесенные расходы (ими могут служить Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость). Перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (условий применения тарифа, правил авиаперевозки, иных сведений), как указали специалисты финансового ведомства в Письме от 24 марта 2010 г. N 03-03-07/6, не требуется.

Более того, если принять к сведению Письма Федеральной налоговой службы от 7 июня 2011 г. N ЕД-4-3/8983 и от 26 апреля 2010 г. N ШС-37-3/656@, то перевод и вовсе может не понадобиться.

Дело в том, что выдаваемые авиакомпаниями электронные билеты имеют унифицированную международную форму. Фамилия и имя пассажира указываются в нем набором букв с использованием латиницы способом транслитерации букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.

В связи с этим, поскольку текст вносимой в авиабилет информации носит формализованный (закодированный) характер, представители ФНС считают, что в общем случае электронный авиабилет в целях определения величины базы по налогу на прибыль дополнительного перевода вовсе не требует.

Таким образом, в общем случае проблем с подтверждением расходов в целях налогового учета использование электронного билета вызывать не должно. Осталось разобраться с частными ситуациями, например с утратой одного из необходимых документов.

Потерявши плачем?

Итак, для подтверждения расходов на приобретение электронных авиабилетов требуется одновременное наличие распечатки маршрут/квитанции, в которой указана стоимость перелета, и посадочного талона, подтверждающего перелет указанного в маршрут/квитанции лица по выбранному маршруту (Письмо Минфина России от 7 июня 2011 г. N 03-03-07/20).

С маршрут/квитанцией все просто: она высылается на почтовый ящик, распечатывается налогоплательщиком самостоятельно, и в случае потери одной такой распечатки организация может сделать вторую, третью или четвертую.

Гораздо сложнее обстоит дело с посадочным талоном. Его выдают в аэропорту непосредственно перед посадкой на рейс в единственном экземпляре. Соответственно, если сотрудник организации теряет посадочный талон, то восстановить его возможности нет. Но значит ли это, что компания не сможет учесть расходы на приобретение электронного билета для целей налогообложения прибыли? Вовсе нет.

Во-первых, как уже указывалось, затраты на приобретение "цифрового" билета можно подтвердить косвенно (Письмо Минфина России от 4 июня 2010 г. N 03-03-06/1/384). И если у организации наличествуют документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку и его пребывание в месте служебной поездки (например, есть счет гостиницы за проживание), то факт использования услуги по проезду можно считать подтвержденным. Расходы же на таковой подтвердит распечатка электронного билета.

Во-вторых, финансовое ведомство считает, что в случае утраты посадочного талона в качестве документа, подтверждающего факт несения расходов на приобретение электронного билета, может быть использована архивная справка, выданная компанией-перевозчиком по требованию пассажира и содержащая информацию о фамилии, имени и отчестве пассажира, направлении и номере рейса, дате вылета и стоимости билета (Письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168).

С налогом на прибыль вроде бы все ясно. А как быть с начислением НДФЛ? Не будет ли в случае утери посадочного талона стоимость билета признана доходом сотрудника? Финансовое ведомство считает, что оснований для этого нет.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса от обложения НДФЛ освобождаются суммы компенсации командировочных расходов сотрудника, если они имеют должное документальное подтверждение. При этом Минфин России считает, что для целей исчисления НДФЛ достаточным документальным подтверждением будет являться сам электронный билет, поэтому факт утраты посадочного талона в данном случае значения не имеет (Письмо ведомства от 21 марта 2011 г. N 03-04-06/6-49).

М.Лазоревская

Подписано в печать

08.08.2011