"Главная книга", 2010, N 20

 

УМЕР РАБОТНИК: ЧТО ДЕЛАТЬ БУХГАЛТЕРУ

 

Бухгалтерам иногда приходится оформлять прекращение трудовых отношений с умершими работниками, а также рассчитываться с их родственниками. Понятно, что случай это нечастый и большого опыта в этом вопросе у бухгалтеров нет.

Лишь безукоризненное оформление прекращения трудовых отношений и расчетов в такой ситуации позволит избежать конфликтов с родственниками умершего по имущественным вопросам и претензий проверяющих при проверке. А это тоже, к сожалению, встречается. К тому же важно правильно начислить на суммы, выплачиваемые родственникам, налоги и страховые взносы.

 

Примечание

Родственники - это родители, дети, внуки и их потомки, полнородные и неполнородные братья и сестры, дедушка и бабушка, прадедушка и прабабушка, дяди и тети, племянники и племянницы, двоюродные братья и сестры, двоюродные внуки и внучки, двоюродные дедушки и бабушки, двоюродные правнуки и правнучки, двоюродные племянники и племянницы, двоюродные дяди и тети <1>.

 

--------------------------------

<1> Статьи 1142 - 1145 ГК РФ; ст. ст. 2, 4, 14 Семейного кодекса РФ.

 

Прекращаем трудовой договор

 

Сначала оформляем кадровую документацию. Для этого делаем следующее.

Шаг 1. Издаем приказ по унифицированной форме N Т-8 о прекращении трудового договора

В приказе по форме N Т-8 <2> в качестве основания прекращения трудового договора указываем смерть работника и ссылаемся на п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ. А в качестве документа, на основании которого издается приказ, указываем свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС по установленной форме <3>.

Информация о смерти коллеги может поступить от разных источников: от родственников умершего, из больницы или милиции. Наконец, работник может умереть и на работе. Но оформить прекращение трудового договора можно только тогда, когда вам представят свидетельство о смерти работника.

 

Внимание! Пока у вас нет копии свидетельства о смерти работника, оформлять прекращение с ним трудового договора нельзя.

 

Предупреди руководителя

Если работник умер на работе от общего заболевания, например перитонита, то компании все равно не избежать процедуры расследования смерти как несчастного случая <4>.

 

При оформлении приказа нужно учесть два нюанса, возникающих при прекращении трудового договора именно в данной ситуации.

1. В приказе в качестве даты прекращения трудового договора нужно указать день смерти сотрудника согласно свидетельству о смерти. А дата издания приказа обычно совпадает с датой получения работодателем свидетельства о смерти работника.

2. Знакомить с приказом под роспись родственников умершего по закону не требуется (хотя, если вы это сделаете, ничего страшного не случится).

Шаг 2. Вносим запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего сотрудника

Трудовая книжка в рассматриваемой ситуации заполняется так <5>.

 

                        Сведения о работе

 

N  
записи

Дата      

Сведения о приеме на 
работу, переводе на  
другую постоянную  
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер 
документа, на
основании  
которого   
внесена   
запись    

число

месяц

год

1 

2      

3          

4      

17 

20

07

2010

Трудовой договор      

Приказ от      

 

 

 

 

прекращен в связи со  

20.07.2010     

 

 

 

 

смертью работника,    

N 35-к         

 

 

 

 

пункт 6 части 1       

 

 

 

 

 

статьи 83 Трудового   

 

 

 

 

 

кодекса Российской    

 

 

 

 

 

Федерации             

 

 

 

 

 

Бухгалтер Морозова Л.Я.

 

 

 

 

 

Морозова       Печать 

 

 

 

 

 

ООО "Лето"

 

 

Понятно, что записи, внесенные в трудовую книжку работника за время его работы в организации, работник заверить своей подписью не может <6>. А просить сделать это его родственников не нужно.

Шаг 3. Вносим запись в личную карточку работника по форме N Т-2

Запись в карточке <7> должна совпадать с записью, внесенной в трудовую книжку.

Строка, где работник обычно расписывается, в данном случае не заполняется.

--------------------------------

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

<3> Утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 N 709; п. 1 ст. 47 ГК РФ; п. 2 ст. 3, ст. 64 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния".

<4> Статьи 227, 229 - 231 ТК РФ; Приказ Минздравсоцразвития России от 15.04.2005 N 275.

<5> Пункт 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек); п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

<6> Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

 

Рассчитываемся с близкими умершего и передаем им документы

 

Сразу скажем, что сумма, причитающаяся к выплате, складывается из двух, разных по своей природе, частей.

1. Деньги, полагающиеся самому работнику, которые вы выплатили бы ему в случае обычного увольнения. Эти деньги носят обычный "трудовой" характер, поэтому сюда включите <8>:

- не полученную работником зарплату (в том числе премии, доплаты, надбавки и т.п.);

- компенсацию за дни отпуска, не использованные им ко дню прекращения трудового договора.

 

Внимание! Если умерший отгулял отпуск авансом до окончания того рабочего года, за который он был предоставлен, то удержать выплаченные отпускные за неотработанные дни вы не вправе <9>;

 

- иные суммы (не зарплатные), выплата которых также обусловлена трудовым договором с умершим (не полученное работником ко дню смерти пособие по временной нетрудоспособности <10>, компенсация за использование личного имущества в служебных целях и др.).

2. Суммы, полагающиеся родственникам умершего (иным лицам) в связи с его смертью:

- социальное пособие на погребение, если родственник или иное лицо захоронили умершего за свой счет и обратились к вам с заявлением о выплате пособия. Это пособие выплачивается за счет ФСС <11>.

Размер пособия равен стоимости похоронных услуг, но в любом случае не может превышать на сегодняшний день 4000 руб. (в местностях, где применяется районный коэффициент, указанный максимум пособия увеличивается на этот коэффициент) <12>;

- материальная помощь родне умершего, если это предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Или если руководитель принял решение выплатить некую сумму семье умершего.

 

Предупреди руководителя

За социальным пособием на погребение родственники или другие лица, похоронившие сотрудника за свой счет, вправе обратиться к работодателю умершего в течение полугода со дня его смерти <13>. За отказ в выплате пособия руководитель компании может быть оштрафован на сумму от 2000 до 5000 руб. <14>.

 

Шаг 1. Выдаем родственникам трудовую книжку

Трудовую книжку можно <15>:

(или) выдать на руки одному из родственников умершего;

(или) выслать по почте, но только в том случае, если об этом поступит письменное заявление родственника умершего.

Высылать трудовую книжку нужно только ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату, чтобы при необходимости иметь подтверждение того, что вы ее высылали.

Затребовать трудовую книжку умершего у вас могут только его родственники и супруг (супруга). Никому другому выдавать (высылать по почте) его трудовую книжку не надо.

 

Для справки

Трудовую книжку можно выдать не только родственнику, но и вдове (вдовцу) умершего.

 

Чтобы иметь подтверждение того, что вы выдали (выслали) трудовую книжку родственнику, прежде чем ее выдавать (высылать), попросите у обратившегося лица копии:

- документа, удостоверяющего его личность;

- документа, подтверждающего его родство с умершим.

Подтвердить передачу трудовой книжки родственнику умершего вы можете росписью получателя:

(или) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним <16>;

(или) о получении ценного письма на уведомлении о вручении, если вы отправляли трудовую книжку по почте. Кроме того, в этом случае сделайте отметку об отправке трудовой книжки по почте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также в личной карточке умершего работника со ссылкой на почтовую квитанцию.

 

Внимание! Невостребованную родней трудовую книжку нужно хранить 50 лет с даты смерти работника <17>.

 

Шаг 2. Выдаем деньги, причитающиеся умершему

Для учета и расчета всех причитающихся умершему и выплачиваемых его близким сумм составьте записку-расчет по унифицированной форме N Т-61 <18>.

В расчетно-платежной (платежной) ведомости на зарплату по форме N Т-49 или N Т-51, в зависимости от принятой в организации формы, укажите данные работника (должность, табельный номер и т.п.), а вот в графе "Деньги получил" попросите расписаться их получателя. Можно перечислить деньги на банковский счет их получателя по указанным им реквизитам.

 

Для справки

К членам семьи относятся супруг, родители, дети, а также родители супруга <19>.

 

Обратите внимание на то, что круг возможных получателей зарплаты и иных полагающихся умершему выплат включает в себя <20>:

- членов семьи;

- лиц, не являющихся членами семьи, но находившихся на иждивении умершего ко дню его смерти (то есть не обязательно родственников умершего).

Для выдачи денег затребуйте у получателя:

- документ, удостоверяющий личность;

- документ, подтверждающий, что он является членом семьи умершего или иждивенцем. Такими документами могут быть:

(или) для члена семьи - например, свидетельство о браке, свидетельство о рождении;

(или) для иждивенца - документ, подтверждающий данный факт (например, судебное решение об установлении факта нахождения на иждивении).

 

Внимание! Если вы еще не перечислили зарплату умершего на его карточный счет, то в случае обращения за ней члена его семьи не перечисляйте деньги на этот счет. Просто выдайте их ему <20>.

 

Не забудьте также взять письменное заявление от получателя на выдачу денег. В случае спора оно подтвердит не только факт выплаты, но и дату обращения за деньгами, что дополнительно обезопасит вас от претензий со стороны позднее обратившихся родственников.

Выдать (перечислить) зарплату и иные суммы, причитающиеся умершему, нужно в недельный срок со дня подачи вам всех необходимых документов <20>.

А социальное пособие на погребение нужно выплатить в день обращения за ним <21>.

Учтите, что при задержке выплаты родственникам умершего денег, причитающихся работнику, они могут пожаловаться в трудинспекцию. А та в свою очередь может потребовать от вас начислить проценты в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ на всю задержанную сумму за каждый день просрочки <22>.

Невостребованные суммы нужно задепонировать. Депонирование не полученных своевременно сумм заключается в следующем <23>:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилии работника ставится штамп или делается отметка от руки "Депонировано".

В конце ведомости нужно сделать запись о подлежащих депонированию суммах;

- составляется реестр депонированных сумм (в нем необходимо указать табельный номер работника, его Ф.И.О., депонированную сумму);

- депонированная сумма сдается в банк.

По истечении 4 месяцев для предъявления требований о выплате денег, причитающихся умершему, они будут включены в состав наследства <24>.

Шаг 3. Выдаем социальное пособие на погребение и материальную помощь

Как вы уже знаете, обратиться к работодателю умершего за социальным пособием на погребение может не только родственник, но и любой человек, захоронивший умершего за свой счет <25>. И если к вам обратились за этим пособием, то затребуйте от обратившегося <21>:

- справку о смерти из органов ЗАГС по форме N 33 <26>;

- заявление на выплату пособия;

- документ, подтверждающий оплату похоронных услуг.

Для оказания материальной помощи родственнику умершего также потребуется письменное заявление от получателя, на основании которого нужно издать приказ об оказании материальной помощи.

 

Совет

Если за деньгами умершего к вам обратилось несколько человек, выдайте деньги тому, кто относится к членам его семьи или ближе к нему по степени родства. Степень родства определяется числом рождений, отделяющих родственников друг от друга <27>.

 

--------------------------------

<8> Статьи 141, 127 ТК РФ; п. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 N 169.

<9> Статья 137 ТК РФ.

<10> Часть 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

<11> Статья 1.4 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ; ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле" (далее - Закон о погребении).

<12> Пункт 1 ст. 10 Закона о погребении.

<13> Пункт 3 ст. 10 Закона о погребении.

<14> Статья 5.41 КоАП РФ.

<15> Пункт 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

<16> Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек; Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

<17> Пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек; п. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

<18> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

<19> Статья 2 Семейного кодекса РФ; Постановление ФАС МО от 29.09.2008 N КА-А40/6198-08-0.

<20> Статья 141 ТК РФ.

<21> Пункт 2 ст. 10 Закона о погребении.

<22> Статья 236 ТК РФ.

<23> Пункт 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18.

<24> Пункты 2, 3 ст. 1183 ГК РФ.

<25> Пункт 1 ст. 10 Закона о погребении.

<26> Утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274.

<27> Пункт 1 ст. 1145 ГК РФ.

 

Налогообложение выплачиваемых сумм

 

Налогообложение сумм, причитающихся умершему

и выплачиваемых его близким

 

Зарплата умершего (включая компенсацию за неиспользованный отпуск):

- учитывается в составе расходов на оплату труда <28>;

- облагается НДФЛ <29>.

Довод о том, что начислять НДФЛ на зарплату умершего не надо на том основании, что обязанность налогоплательщика по уплате налога прекратилась с его смертью <30>, ошибочен. Ведь обязанность по выплатам родственникам умершего вытекает из трудового договора с умершим <31>. Поэтому организация, как обычно, должна удержать НДФЛ при выплате дохода как налоговый агент, а также представить сведения по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту учета. Это нам подтвердили и в Минфине.

 

Из авторитетных источников

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

"Согласно ст. 141 ТК РФ зарплата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Эта статья прямо не говорит о выплате, помимо зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск.

Вместе с тем зарплата - это вознаграждение за труд, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) <32>. Данное понятие зарплаты дает основание полагать, что компенсация за неиспользованный отпуск также относится к оплате труда работника.

Обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика <30>. Российские организации, от которых работник получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. При этом удержать начисленную сумму налога нужно непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате <33>.

Исходя из сказанного, денежные средства в оплату за выполнение трудовых обязанностей, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска, получаемые членами семьи умершего работника, являются доходом, подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях по ставке 13% у работодателя";

 

- облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды <34>.

 

Из авторитетных источников

Дашина Тамара Николаевна, заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

"Если работник умер и ему не успели начислить зарплату за отработанные дни, то она все равно начисляется самому умершему, а не его родственникам. Поэтому на такую зарплату страховые взносы, в том числе и в ПФР, начисляются в обычном порядке. Члены семьи просто получают эти деньги.

Кроме того, эта зарплата учитывается и для расчета пенсии по потере кормильца родственникам умершего работника".

 

То же самое нам подтвердили и в ФСС.

 

Из авторитетных источников

Ильюхина Татьяна Митрофановна, начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Департамента правового обеспечения Фонда социального страхования РФ

"Когда работнику начисляют зарплату, то одновременно начисляют и страховые взносы на нее. Зарплата облагается страховыми взносами и в том случае, когда она начисляется работнику после его смерти. Если не полученная работником зарплата выдается его родственникам, то никаких повторных, дополнительных начислений страховых взносов на нее делать не надо".

 

Зарплата умершего облагается и взносами "на травматизм" <35>, но вот компенсация за неиспользованный отпуск - нет <36>.

Суммы пособия по временной нетрудоспособности, причитающиеся умершему:

- за первые 2 дня болезни умершего учитываются в прочих расходах, так как выплачиваются из средств работодателя <37>. Суммы пособия, выплаченные за счет ФСС, расходом организации не являются <38>;

- облагаются НДФЛ <39>.

 

Из авторитетных источников

Стельмах Н.Н., Минфин России

"Сумма пособия по временной нетрудоспособности, получаемая членами семьи умершего работника, является, как и зарплата умершего, доходом, подлежащим обложению НДФЛ на общих основаниях";

 

- не облагаются взносами во внебюджетные фонды <40>;

- не облагаются взносами "на травматизм" <41>.

--------------------------------

<28> Пункты 1, 8 ст. 255 НК РФ.

<29> Подпункт 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/073541@.

<30> Подпункт 3 п. 3 ст. 44 НК РФ.

<31> Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/073541@.

<32> Статья 129 ТК РФ.

<33> Пункты 1, 4 ст. 226 НК РФ.

<34> Пункт 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Закон N 167-ФЗ); ч. 1 ст. 7, пп. "д" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..." (далее - Закон N 212-ФЗ).

<35> Пункт 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.

<36> Пункт 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень выплат).

<37> Подпункт 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<38> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.

<39> Пункт 1 ст. 210, п. 1 ст. 217 НК РФ.

<40> Пункт 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

<41> Пункт 2 Перечня выплат; Письмо ФСС РФ от 15.02.2005 N 02-18/07-1243 (ответ на вопрос 6).

 

Налогообложение сумм, причитающихся близким умершего

 

Социальное пособие на погребение:

- в расходах не учитывается, поскольку выплачивается за счет ФСС;

- НДФЛ не облагается <42>;

- страховыми взносами во внебюджетные фонды не облагается <43>;

- взносами "на травматизм" не облагается <44>.

Материальная помощь, оказанная членам семьи умершего:

- в расходах не учитывается <45>;

- НДФЛ не облагается <46>.

 

Из авторитетных источников

Стельмах Н.Н., Минфин России

"Суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), производимых работодателями членам семьи умершего работника или бывшего работника, вышедшего на пенсию, освобождаются от налогообложения НДФЛ <47>.

Данное положение применяется в отношении выплат единовременной материальной помощи с 1 января 2010 г.";

 

- страховыми взносами во внебюджетные фонды не облагается <48>;

- взносами "на травматизм" не облагается <49>.

 

* * *

 

В случае смерти коллеги особенно важно оформить все быстро и правильно и своевременно выдать деньги его родне. Ведь она и без того переживает тяжелые времена, и нехорошо создавать людям дополнительные трудности.

--------------------------------

<42> Пункт 1 ст. 217 НК РФ.

<43> Пункт 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ; п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

<44> Пункт 4 Постановления Правительства РФ от 02.03.2000 N 184; п. 2 Перечня выплат.

<45> Пункт 49 ст. 270 НК РФ.

<46> Пункт 8 ст. 217 НК РФ.

<47> Абзац 3 п. 8 ст. 217 НК РФ (в ред. Федерального закона от 19.07.2009 N 202-ФЗ).

<48> Подпункт "б" п. 3 ч. 1 ст. 9, п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ; п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ.

<49> Пункт 8 Перечня выплат.

 

Е.Ю.Забрамная

К. ю. н.,

юрист

Подписано в печать

08.10.2010