"Новая бухгалтерия", N 12, 2004

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СКЛАДСКОЙ УЧЕТ

От правильной организации работы складского хозяйства зависит очень многое. Склады должны своевременно обеспечивать производство материалами, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее отгрузку и т.д. Но, что не менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличии и движении ценностей. Из этой статьи вы узнаете о способах организации складского учета.

Существует два основных метода складского учета при хранении ТМЦ на складах организации: сортовой и партионный. От выбранного метода учета ТМЦ зависит порядок оформления складских документов. При любом из этих способов учета материально-ответственные лица обязательно ведут учет товаров в натуральном выражении. Делают они это на основании приходных и расходных товарных документов.

При сортовом способе товары хранятся на складе по сортам (наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта. Материально-ответственные лица ведут учет товаров в журналах (книгах) учета ТМЦ или в карточках.

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученных товаров и на нее открывается специальная партионная карта.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах должны быть сданы в бухгалтерию в установленные в организации сроки, а бухгалтер обязан принять и проверить эти первичные документы.

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) аналитический учет ТМЦ (количественный и суммовой учет) в бухгалтерии ведется либо на основе оборотных ведомостей, либо сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета на основе оборотных ведомостей.

В первом варианте ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование ТМЦ. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход и расход) на основании первичных учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерии не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов.

Сальдовый метод учета заключается в том, что в бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учет движения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для учета ТМЦ только в денежном выражении исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный (а в ряде случаев согласно п.264 Методических указаний и суммовой учет) учет ТМЦ в карточках (журналах или книгах) складского учета.

Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяца переносятся в сальдовую ведомость.

В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков ТМЦ по форме N МХ-19, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения". Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода).

Пример заполнения ведомости по форме N МХ-19 показан на с. 26.

Унифицированная форма N МХ-19

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0335019 │

ООО "Фолд", 109366, Тихорецкий б-р, д. 23, ├─────────┤

тел.-факс. 368-22-11 │ │

---------------------------------------------- по ОКПО │437348912│

(организация) ├─────────┤

Склад N 6 │ │

------------------------------------------------------ │ │

(структурное подразделение ├─────────┤

Вид деятельности по ОКДП │ │

┌──────┼─────────┤

Номер │ склад│ 6 │

├──────┼─────────┤

│камера│ 15 │

├──────┼─────────┤

│секция│ 3 │

└──────┼─────────┤

Вид операции │Хранение │

└─────────┘

┌─────────┬───────────┐┌─────────────────────┐

│ Номер │ Дата ││ Отчетный период │

│документа│составления│├──────────┬──────────┤

├─────────┼───────────┤│ с │ по │

│ │ │├──────────┼──────────┤

ВЕДОМОСТЬ │ 1012 │01.10.2004 ││01.09.2004│30.09.2004│

└─────────┴───────────┘└──────────┴──────────┘

УЧЕТА ОСТАТКОВ ТОВАРНО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

В МЕСТАХ ХРАНЕНИЯ

Кладовщик Петров Н.Е.

Материально ответственное лицо --------- ---------------------

должность фамилия, имя,

отчество

Номер по по- рядку	Товарно- материальные ценности		Единица измерения		Норма запаса	Учетная цена, руб. коп.		Остаток на 01 августа 2004 "--" ------- ---- г.		Остаток на 01 сентября 2004 "--" -------- ---- г.		Остаток на 01 октября 2004 "--" ------- ---- г.
	наиме- нование	код	наиме- нование	код по ОКЕИ				коли- чество (масса)	сумма, руб. коп.	коли- чество (масса)	сумма, руб. коп.	коли- чество (масса)	сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7		8	9	10	11	12	13
1	Кофе "Грант"	345	упак.	778	50	154,00		3 450	531 300,00	2 567	395 318,00	1 490	229 460,00
2	Кофе "Элит"	346	упак.	778	50	124,00		2 780	344 720,00	1 570	194 680,00	990	127 760,00
3	Кофе "Мокко"	347	упак.	778	50	185,00		1 204	222 740,00	880	162 800,00	56	10 360,00
							Итого	7 434	1 098 760,00	5 017	752 798,00	2 536	362 580,00

Петров Петров Н.Е.

Материально ответственное лицо --------------- ---------------------

подпись (расшифровка подписи)

Удалова Удалова М.А.

Проверил бухгалтер ---------------- ---------------------

подпись (расшифровка подписи)

Журналы учета ТМЦ при сортовом учете

При сортовом учете товаров (материалов, продукции) на каждое наименование и сорт открывается одна или несколько страниц в товарном журнале (в зависимости от объема операций по приему и расходу) или отдельная карточка.

В заголовке страницы журнала (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы журнала отражаются приход, расход и остатки товаров. Записи в товарные журналы делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.

Постановлением Госкомстата России N 66 утверждены различные формы таких товарных журналов. Так, например, для учета на складе может применяться Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме N МХ-2.

Он ведется материально-ответственным лицом на основании документов о приеме и выдаче ТМЦ, сданных на хранение. В журнале указываются:

- дата приема ТМЦ на хранение;

- подразделение, передавшее ТМЦ на хранение (поклажедатель);

- наименование, единицы измерения, количество, цена и стоимость ТМЦ;

- место хранения;

- дата и номер документов по приему и выдаче ТМЦ.

Прием ТМЦ на хранение и их выдача оформляются подписями материально-ответственных лиц.

Для количественного учета движения и остатков ТМЦ материально-ответственными лицами в местах хранения могут применяться Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма N МХ-5) и Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6).

Эти журналы можно также вести в виде общего журнала учета движения продукции и ТМЦ или в виде ведомостей.

Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19) применяется в организациях, учитывающих ТМЦ сальдовым методом. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета ТМЦ, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверившего бухгалтера.

Для передачи готовой продукции из производства в места хранения применяется Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма N МХ-18).

Составляется она в двух экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции, а второй - принимающему складу для ее оприходования.

Накладная подписывается материально-ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции.

Организации - переработчики давальческого сырья при передаче готовой продукции на склад тоже используют накладную по форме N МХ-18.

Партионный способ складского учета

При партионном способе учета каждая поступившая партия хранится отдельно. На каждую партию материально-ответственное лицо выписывает партионную карту (форма N МХ-10) в двух экземплярах.

Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета, второй передают в бухгалтерию.

Одной партией допускается считать ТМЦ одного наименования, поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входить ТМЦ, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременно несколькими видами транспорта.

Заполняя партионную карту, работник склада указывает ее номер и дату составления, наименование товара, номер и дату акта о приеме товара, номер и дату накладной, по которой получен товар, реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) товара.

По мере отпуска товаров в партионной карте отражают дату отпуска, номер расходного товарного документа, наименование получателя, вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

Пример заполнения партионной карты показан на с. 29.

Унифицированная форма N МХ-10

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0335010 │

ООО "Фолд", 109366, Тихорецкий б-р, д. 23, ├─────────┤

тел.-факс. 368-22-11 │ │

---------------------------------------------- по ОКПО │437348912│

(организация) ├─────────┤

Склад N 6 │ │

-------------------------------------------------------│ │

(структурное подразделение) ├─────────┤

Вид деятельности по ОКДП │ │

├─────────┤

Камера │ 15 │

├─────────┤

Вид операции │Хранение │

└─────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

ПАРТИОННАЯ КАРТА │ 2597 │06.10.2004 │

└─────────┴───────────┘

Молоко сухое "Коровка" ┌──────────┐

Товар (культура) ---------------------------- Код │ 000234 │

наименование └──────────┘

Кладовщик Петров Н.Е.

Материально ответственное лицо --------- ---------------------

должность фамилия, и.о.

Сазонов К.А.

Товаровед ------------------------------

фамилия, и.о.

1402 4 октября 2004

Акт о приеме товара N ---------- от "--" ----------- ---- г.

594 6 октября 2004

Счет-фактура по приходу N ------ от "--" --------- ---- г.

Накладная		Отправитель, получатель	Вид транс- порта	Место (станция, пристань, порт) отправ- ления, получа- теля	Единица измерения		Коли- чест- во мест, штук	Масса, кг
								брутто	тара		нетто	в том числе
дата	но- мер				наиме- нова- ние	код по ОКЕИ
									одного места	всего		I сорт		II сорт		нестандарт				отходы
												про- цент	кг	про- цент	кг	про- цент	кг			про- цент	кг
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22
		Приход
04.10.2004	594	ООО "Фавн"	Газель	г. Москва	упак.	778	720	662,4	0,02	14,4	648
		Итого приход					720	662,4	0,02	14,4	648
		Расход
11.10.2004	748	ООО "Альянс"	Иж- 2715	г. Москва	упак.	778	400	368	0,02	8	360
18.10.2004	846	ООО "Привет"	ЗИЛ- 130	г. Москва	упак.	778	320	294,4	0,02	6,4	288
		Итого расход			упак.	778	720	662,4	0,02	14,4	648
		Остаток					-	-	-	-	-
Потери в пределах норм естественной убыли											-	Х		Х		Х				Х
Окончательный результат (+, -)											-	Х		Х		Х				Х

19 октября 2004 Молоко "Коровка"

По данной партии на "--"------------- ---- г. товара ---------------------

(наименование товара)

в наличии не имеется.

Гусев Гусев Г.П.

Заведующий складом ------------------- ---------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Сазонов Сазонов К.А.

Товаровед ------------------- ---------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Расчет естественной убыли

составил ___________ ___________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Когда партия ТМЦ будет полностью израсходована, товаровед и заведующий складом ставят в карте свои подписи и передают ее в бухгалтерию для проверки.

Если при проверке выявится недостача товаров, то бухгалтер, не дожидаясь очередной инвентаризации, должен списать недостачу в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх норм подлежит взысканию с материально-ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.

На полностью израсходованную партию ТМЦ составляется Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11) или Акт о расходе товаров по партиям (форма N МХ-12).

Акт по форме N МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме N МХ-12.

В актах отражаются приход и расход по каждой партии ТМЦ. Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй остается у материально-ответственного лица.

Уценка ТМЦ при хранении

Если ТМЦ морально устарели, качество их снизилось во время хранения или понизился покупательский спрос, то производится их уценка, которая оформляется Актом об уценке товарно-материальных ценностей по форме N МХ-15.

Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами специальной комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй передается материально-ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной, чтобы передать его в организации торговли для продажи уцененных товаров по более низким ценам или вернуть их поставщику (производителю).

В торговых организациях скидки на сезонные, просроченные или испорченные товары оформляют приказом руководителя, а затем на его основании специальная комиссия тоже должна составить акт на уценку товаров по форме N МХ-15.

В табличной части акта для каждого наименования ТМЦ указывают процент уценки, цену до и после уценки, разницу в цене, сумму и причину уценки, признаки понижения качества.

Отчеты о движении ТМЦ в местах хранения

Каждое материально-ответственное лицо за каждый отчетный период обязано представлять в бухгалтерию товарные отчеты, например Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по формам N МХ-20, 20а.

Форма N МХ-20 составляется при сортовом учете (по наименованиям, ассортименту и количеству), а форма N МХ-20а составляется и при ведении партионного учета (по отдельным партиям внутри ассортимента). Они подписываются материально-ответственным лицом.

В товарном отчете (форма N МХ-20) записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам ТМЦ по всему ассортименту, отчет составляется в виде оборотно-сальдовой ведомости (остаток на начало периода, приход, расход, остаток на конец периода).

Товарный отчет (форма N МХ-20а) составляется по наименованию (ассортименту) ТМЦ с указанием общего количества по приходу и расходу в соответствии с итогами прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или иной установленный период (остаток на начало, приход, расход и конец отчетного периода). Количество экземпляров и комплектность составленных документов определяются главным бухгалтером в каждом конкретном случае.

При малых номенклатуре и оборотах ТМЦ разрешается вместо карточек (журналов) складского учета вести месячные материальные отчеты в виде отчета о движении ТМЦ в местах хранения по форме N МХ-20 или МХ-20а.

То есть если система учета движения товаров и остатков обеспечивает получение необходимой информации (аналитический учет) и позволяет организовать необходимый контроль за движением ТМЦ в местах хранения, то карточки складского учета можно не вести, а оформлять только товарные отчеты.

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

16.11.2004