"Современный бухучет", N 11, 2004

КАК ОБОСНОВАТЬ РАСХОДЫ?

В настоящей статье автор делится с читателями практическим опытом по документальному обоснованию затрат, произведенных налогоплательщиками.

Автор отдает себе отчет в том, что предлагаемый им далее подход к обоснованию и документальному подтверждению расходов является избыточным и далеко не всегда может быть практически реализован, однако при совершении значительных по стоимости расходов по конфликтным видам затрат (налоговые органы достаточно часто оспаривают расходы налогоплательщиков на нематериальные услуги, такие, как информационные, консультационные, юридические, управленческие, по подбору персонала, по изучению рынка) всем налогоплательщикам необходимо более тщательно и аргументированно обосновывать эти расходы.
Как минимум, до заключения любого договора налогоплательщиком должен быть оформлен документ, обосновывающий необходимость соответствующих затрат для деятельности организации, например в форме докладной (служебной) записки, роль которой в обосновании затрат организаций трудно переоценить.
Служебные записки, составленные надлежащим образом, не раз являлись решающим аргументом при рассмотрении в арбитражных судах налоговых споров относительно обоснованности расходов налогоплательщиков (см., в частности, Постановления ФАС Московского округа от 13.03.2002 по делу N КА-А40/1219-02, Поволжского округа от 03.01.2004 по делу N А55-8432/03-05 и др.). А ФАС Северо-Западного округа, вернув дело на повторное рассмотрение в первую инстанцию, в Постановлении от 22.04.2004 по делу N А56-24863/03 прямо указал на необходимость представления в суд служебных записок.
Возможный идеальный подход к обоснованию и документальному подтверждению расходов проиллюстрируем на примере информационно-консультационных услуг.
1. Линейный руководитель или специалист (инициатор затрат} письменно аргументирует необходимость привлечения стороннего исполнителя для оказания соответствующих информационно-консультационных услуг. Составляется докладная (служебная) записка, в которой констатируется, что с точки зрения предпринимательской деятельности организации существует определенная проблема, разрешить которую своими силами не представляется возможным (объяснение: отсутствие необходимых специалистов соответствующей квалификации и с опытом работы; отсутствие у штатных специалистов специальных познаний в какой-либо предметной области и т.п.). В записке объясняется, что от решения данной проблемы зависит успех конкретного доходного проекта (договора) или решение данной проблемы обусловливает дальнейшее нормальное функционирование организации в качестве юридического лица (если, например, информационно-консультационные услуги касаются вопросов бухгалтерского учета и налогообложения). Возможно, что привлечение соисполнителя по данной проблеме было уже предварительно заложено в смете к какому-либо технологическому процессу или в калькуляции к какому-либо договору. Таким документом может являться также план мероприятий по какому-либо направлению, бизнес-план какого-либо проекта и т.п.
2. Руководитель, кому адресована указанная докладная (служебная) записка (лицо, принимающее решение), либо накладывает на докладную (служебную) записку соответствующую резолюцию "Согласен", либо организует ее обсуждение на каком-либо совещании либо в каком-либо коллегиальном органе (заседание дирекции, заседание совета директоров, собрание акционеров, заседание научно-технического (методологического) совета и т.п.). Если записка обсуждается на заседании коллегиального органа, то необходимость и целесообразность указанных расходов оформляются соответствующим письменным решением указанного коллегиального органа.
3. Перед инициатором затрат может быть поставлена задача - найти достойного исполнителя для решения той проблемы, необходимость которой для организации подтверждена лицом, принимающим решение. Поскольку инициатор затрат является, с одной стороной, самым заинтересованным лицом в решении указанной проблемы, а с другой стороны, самым информированным лицом по данной проблеме, то он и выполняет следующую работу, которую можно назвать мини-маркетинговым исследованием:
а) определяет круг возможных исполнителей;
б) определяет конкретные цели и задачи, которые ставятся перед исполнителями;
в) изучает конъюнктуру цен на подобные услуги;
г) проводит предварительные консультации о возможности заключения договоров с потенциальными исполнителями и изучает их предложения;
д) на основе всестороннего и полного изучения рынка исполнителей соответствующих услуг готовит предложение о заключении с конкретным исполнителем договора, сбалансированного по цене и качеству.
4. Лицо, принимающее решение, ходатайствует перед руководителем организации о подписании соответствующего договора с исполнителем. Договор, подготовленный юридическим отделом по согласованию с исполнителем, передается для подписании руководителю организации-заказчика.
5. Подписанный сторонами договор вступает в действие, и исполнитель выполняет его условия. В договоре должен быть четко обозначен предмет договора в тесной увязке с формулировками ст.ст.264 - 265 НК РФ. Весьма желательно для разрешения возможных сомнений относительно должной обоснованности договорной цены прикладывать к договору смету или калькуляцию (так, например, договорная цена в 1 млн руб. может быть объяснена 300-часовыми трудозатратами высококвалифицированных специалистов исполнителя с почасовой ставкой оплаты в 100 долл. США). Особенно это важно делать в случае заключения договора на "нематериальные услуги" (консультационные, информационные, аудиторские, управленческие, юридические, по изучению рынка, по подбору персонала, по "аутсорсингу" (по передаче части функций управления сторонней организации) и т.п.).
6. Выполнив условия договора, исполнитель передает результаты уполномоченному представителю заказчика. Заказчик проверяет, насколько исполнитель выполнил свои обязательства по договору. Если претензий к исполнению договора нет, то оформляется двухсторонний акт, в котором указываются место и дата его составления, а также описываются предмет договора, цели и задачи, поставленные перед исполнителем, реализация исполнителем поставленных целей и задач, приводятся натуральная и стоимостная оценки оказанных информационно-консультационных услуг; проставляются подписи и печати сторон.
Если из акта недостаточно ясно, в чем именно заключались предоставленные информационно-консультационные услуги, к договору желательно приложить отчет исполнителя с описанием (по возможности подробным) оказанных услуг.
7. Если цель, поставленная перед исполнителем, достигнута и результаты оказанной услуги действительно полезны организации-заказчику в ее предпринимательской деятельности, то логичным является коллегиальное обсуждение результатов оказанной услуги с привязкой к внутренней структуре организации-заказчика (например, после обсуждения на заседании дирекции результатов оказанной услуги конкретным лицам в организации даются указания по использованию результатов оказанной услуги в предпринимательской деятельности организации). Таким образом, полезность результатов оказанной услуги для организации и их фактическое использование в производственной деятельности организации также документально подтверждается, например протоколом заседания исполнительной дирекции и последующими отчетами о своей деятельности инициатора затрат, которому результат оказанной услуги помог в решении производственных задач.

А.Н.Медведев
Консультант по налогам и сборам,
главный аудитор
ЗАО "Аудит БТ"
Подписано в печать
25.10.2004


------------------------------------------------------------------