Имущество любит счет Посчитаем скарб Деньги, деньги... А что с контрагентами? Декабрь - это время, когда бухгалтер каждой фирмы должен провести инвентаризацию остатков. Ревизии подлежит имущество и финансовые обязательства фирмы. Основная цель инвентаризации - сопоставить имущество и обязательства, которые отражены в балансе, с их фактическим наличием. Документы, необходимые для ее оформления, перечислены в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. В первую очередь ревизии подлежит имущество фирмы. Оно включает в себя основные средства, кассу и товарно-материальные ценности. Помимо имущества нужно также сверить расчеты с дебиторами и кредиторами. Обратите внимание: инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. Посчитаем скарб Перед началом инвентаризации нужно составить приказ о ее проведении по форме N ИНВ-22. Он оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем фирмы. В приказе обязательно укажите: - состав инвентаризационной комиссии; - имущество или обязательства, которые будут инвентаризироваться; - дату начала и дату окончания инвентаризации. В состав комиссии нужно включить представителей от руководства и бухгалтерии и материально-ответственного работника. В ходе проверки все имущество фирмы подлежит пересчету. Это можно сделать путем арифметического подсчета, взвешивания или обмера. После проведения инвентаризации нужно оформить инвентаризационную опись или акт. Акт инвентаризации составляют по расходам будущих периодов (форма N ИНВ-11), отгруженным товарам (форма N ИНВ-4) и при проверке денег в кассе (форма N ИНВ-15). При инвентаризации другого имущества оформляется опись. Этот документ нужно составить отдельно на каждый вид имущества. Например, при инвентаризации основных средств опись составляется по форме N ИНВ-1, при инвентаризации материалов - по форме N ИНВ-3 и т.д. Эти документы оформляются в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, второй передается работнику, ответственному за сохранность имущества. Обратите внимание: перед началом инвентаризации с материально-ответственного работника берется расписка. В ней он должен указать, что все поступившее имущество оприходовано, выбывшее - списано, а все первичные документы по нему сданы в бухгалтерию. Дать расписку работник должен на первой странице описи. После окончания проверки все описи и акты должны подписать члены инвентаризационной комиссии. Если данные этих документов будут отличаться от данных бухгалтерского учета, то нужно составить сличительную ведомость. Для этого документа предусмотрены две формы: N ИНВ-18 (для основных средств) и N ИНВ-19 (для товарно-материальных ценностей). Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается работнику, ответственному за сохранность ценностей. Итоговые данные по инвентаризации имущества отражаются в специальной форме N ИНВ-26. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. Если в результате инвентаризации обнаружено имущество, которое не числится на счетах бухучета, его нужно оприходовать на баланс. По итогам ревизии может быть обнаружена нехватка ценностей. Это нужно отразить в сличительной ведомости. При этом размер ущерба, причиненного фирме в результате потери или порчи имущества, бухгалтер должен отразить в документе, оценивая товары по рыночной цене. Если такая цена будет меньше балансовой стоимости ценностей, то с работника нужно взыскать ту величину, по которой имущество числится в бухучете. Если работник не вернул вверенные ему деньги, то с него надо взыскать потерянную сумму. Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка сотрудника, то ее можно удержать из его заработной платы. Для этого руководитель должен выпустить специальный приказ. Этот документ нужно составить в течение месяца после того, как была обнаружена недостача. Форма документа может быть произвольной. Сумму ущерба, превышающую средний заработок работника, можно взыскать только через суд. С согласия руководителя работник может передать предприятию для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное. Деньги, деньги... Проводя инвентаризацию кассы, нужно руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в России, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40. В процессе ревизии члены комиссии пересчитывают деньги в кассе и сверяют полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и т.д. Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам бланков. Например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя, с учетом их начальных и конечных номеров. Для оформления результатов инвентаризации предусмотрен специальный бланк по форме N ИНВ 15. В этом акте нужно указать, сколько наличных денег, ценностей и других документов находилось в кассе в момент проведения ревизии. Бухгалтер должен указать в документе стоимость ценностей в кассе по данным учета. Кроме этого нужно указать номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону акта нужно заполнять, если в ходе инвентаризации комиссия обнаружила недостачу или излишек ценностей. При этом строку "Объяснение причин излишков и недостач" должен заполнить кассир. Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные сбережения или другие ценности. В таких случаях нужно иметь в виду, что не только недостача, но и излишек денег будет нарушением порядка ведения кассовых операций. Такие излишки должны быть изъяты комиссией и оприходованы. А что с контрагентами? Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами нужно оформить акт сверки. Специального бланка для такого документа нет, поэтому составить его можно в произвольной форме. Документ нужно оформить по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй нужно направить той фирме, с которой производилась сверка. После этого можно приступать к инвентаризации. Порядок ее проведения точно такой же, как и при инвентаризации имущества. По итогам инвентаризации составляют акт по форме N ИНВ-17. В нем обязательно нужно указывать: - счета, на которых числится задолженность; - суммы долга, как согласованные, так и не согласованные с дебиторами или кредиторами; - суммы долга, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что срок исковой давности составляет три года. В бухгалтерском учете нужно составить такие проводки: Дебет 91-2 Кредит 62, 76 - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности; Дебет 63 Кредит 62, 76 - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам; Дебет 60, 76 Кредит 91-1 - списана кредиторская задолженность. И акты сверки, и акт инвентаризации фирма должна хранить в своем архиве в течение пяти лет. Выявленная в ходе инвентаризации задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию с баланса. Для этого руководитель фирмы должен написать приказ. Пример В конце 2004 г. ЗАО "Салют" провело инвентаризацию склада сырья и материалов. При пересчете запасных деталей к автомобилям был обнаружен их излишек ценой в 10 000 руб., который не числится в бухучете. Кроме того, при инвентаризации была обнаружена недостача моторного масла. Его стоимость составила 4000 руб. Она была взыскана с начальника склада Кувыкина А.И. В учете бухгалтер "Салюта" сделал такие проводки: Дебет 10 Кредит 91-1 - 10 000 руб. - оприходованы неучтенные детали; Дебет 94 Кредит 10 - 4000 руб. - отражена недостача моторного масла; Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - 4000 руб. - списана недостача за счет Кувыкина. М. Иванов "Московский бухгалтер", N 12, декабрь 2004 г.