А ты проинвентаризировался? Оформляем документы Исправляем недочеты Ревизия долгов Когда проще откупиться Подходит к концу очередной год, и бухгалтеры начинают задумываться об инвентаризации. Как ее провести, какими документами оформить? А можно ли ее не проводить? Вот об этом и пойдет речь в статье. Инвентаризацию имущества фирма должна проводить регулярно. Как это делать и в какие сроки, определяет руководитель в своем приказе. При этом есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Все они перечислены в статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Одни из них - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризировать тогда необходимо не только имущество фирмы, но и ее дебиторскую, а также кредиторскую задолженность. Правда, ревизию основных средств можно проводить раз в три года. Эту поблажку дает пункт 27 Положения по ведению бухучета и отчетности (приказ Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н). Оформляем документы О том, как по идее должна проходить инвентаризация, сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13 июня 1995 г. N 49). Для ее проведения нужно создать комиссию. Ее назначает директор. В состав комиссии включают руководителя, бухгалтера и других специалистов (экономиста, инженера и т.д.). Они осматривают склады и другие помещения фирмы и проверяют, действительно ли там есть то имущество, которое отражено в бухучете. Результаты инвентаризации оформляют первичными документами - актами или описями. Если же данные акта или описи отличаются от данных бухучета (например, выявлены излишки или недостачи), то необходимо составить "сличительную ведомость результатов инвентаризации". Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. N 88. Подробно о том, как составить и заполнить любой из них, написано в бераторе "Бухгалтерская отчетность" (том VI). Поэтому мы на этом останавливаться не будем. Исправляем недочеты Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружила излишки, то их надо оприходовать по рыночной цене на дату проведения ревизии. Это отражают по дебету счетов, на которых учитываются товарно-материальные ценности в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы". В налоговом учете сумму излишков включают в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК). То есть стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемую прибыль фирмы. Пример 1 В декабре 2004 года ООО "Союз" провело инвентаризацию. В результате был обнаружен излишек стройматериалов. Их рыночная стоимость равна 36 000 руб. В учете бухгалтер фирмы сделал проводку: Дебет 10 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы" - 36 000 руб. - оприходован излишек стройматериалов, выявленный в результате инвентаризации. В декабре 2004 года в состав внереализационных доходов при расчете налога на прибыль нужно включить 36 000 руб. Если в ходе инвентаризации выявлена недостача, то в налоговом учете ее сумму включают в состав материальных расходов. При этом есть одно ограничение: включить недостачу в расходы можно только в пределах норм естественной убыли (ст. 254 НК). Однако большинство фирм так и не могут воспользоваться этим правом, так как для этого должны быть утверждены нормы убыли. А значит недостачу придется списать за счет собственных средств (то есть без уменьшения облагаемой прибыли). Правда, есть и другой способ. Ее может компенсировать виновный работник, если таковой имеется. Если же виновника не нашли, то всю сумму недостачи можно включить в состав внереализационных расходов. Но для этого у вас должно быть решение суда или справка из милиции или прокуратуры об отсутствии виновного лица (ст. 265 НК). В бухучете выявленную недостачу сначала отражают по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов по учету товарно-материальных ценностей. Потом эту сумму списывают за счет виновных лиц или относят на убытки. Кстати, недостача может возникнуть и в результате чрезвычайных событий (например, наводнения, пожара). Тогда эту сумму относят в дебет счета 99 "Прибыли и убытки". В налоговом учете такую недостачу относят к внереализационным расходам (ст. 265 НК). Пример 2 ЗАО "Контакт" провело инвентаризацию. В результате выявлена недостача по пиломатериалам на сумму 53 000 руб. Руководитель фирмы обратился в милицию для проведения расследования. В ходе него установлено, что по вине кладовщика пропали материалы на сумму 33 000 руб. Виновник остальной части недостачи установлен не был. Бухгалтер в учете сделал проводки: Дебет 94 Кредит 10 - 53 000 руб. - выявлена недостача пиломатериалов; Дебет 73 Кредит 94 - 33 000 руб. - часть недостачи отнесена на виновное лицо; Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 94 - 20 000 руб. - остальная часть недостачи учтена в составе прочих расходов. В налоговом учете недостачу в сумме 33 000 руб. не отражают. Ее покрывает виновник. Остальную часть (20 000 руб.) включают в состав внереализационных расходов на основании справки милиции. Ревизия долгов В ходе ежегодной инвентаризации необходимо также провести проверку расчетов с покупателями и поставщиками. Обычно для такой проверки оформляют акт сверки расчетов. Его составляют в произвольной форме в двух экземплярах. Акт должны подписать стороны, которые проводят сверку. Чтобы упростить себе жизнь, можно предварительно сверять расчеты по телефону. При выявлении расхождений в учетах двух фирм составьте акт. Если же расхождений нет, то акт составлять не обязательно. Пример сверки расчетов приведен ниже. Акт сверки взаиморасчетов между ООО "Ветер" и ЗАО "Октябрь" на 31.12.2004 г. (в руб.) +--------------+--------------+----------------------------------+---------------------------------+ | Дата | N документа | ООО "Ветер" | ЗАО "Октябрь" | | | +-----------------+----------------+----------------+----------------+ | | |Дебиторская за-|Кредиторская за-|Дебиторская за-|Кредиторская за-| | | |долженность |долженность |долженность |долженность | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ |Сальдо на | | | | | | |01.01.2004 г. | | | 45 000,00 | 45 000,00 | | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ |15.03.2004 г. | п/п 294 | 45 000,00 | | | 45 000,00 | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ |06.05.2004 г. |с/ф N 135796 | | 53 000,00 | 53 000,00 | | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ |Итого: | | 45 000,00 | 53 000,00 | 53 000,00 | 45 000,00 | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ |Сальдо на | | | | | | |31.12.2004 г. | | | 53 000,00 | 53 000,00 | | +--------------+--------------+-----------------+----------------+----------------+----------------+ Директор ООО "Ветер" ___________________________ Кулагин И.В. Главный бухгалтер ООО "Ветер" ____________________ Иванов Е.Б. Директор ЗАО "Октябрь" ___________________________ Рудин А.П. Главный бухгалтер ЗАО "Октябрь" ___________________ Мельникова А.А. Кроме того, нужно оформить специальную ведомость по форме N ИНВ-17. Подробный построчный порядок ее заполнения вы найдете в бераторе "Бухгалтерская отчетность" (том VI). Когда проще откупиться На практике многие бухгалтеры подходят к инвентаризации формально. Бывает, что инвентаризацию не проводят вовсе, считая это лишней тратой сил и бумаги. Ответственности за это нет. Единственное, что могут сделать налоговики при проверке, так это попытаться оштрафовать фирму по статье 126 Налогового кодекса. То есть вам придется заплатить 50 рублей за каждый непредставленный инвентаризационный акт или опись. Иногда проще потратить эти деньги, чем ковыряться с многочисленными бумажками. Решение в конечном счете за вами. Н. Викторова "Расчет", N 12, декабрь 2004 г.