Как отразить расходы на сотовую связь? Расходы на покупку и подключение телефона Затраты на обслуживание сотовых телефонов Еще несколько лет назад мобильные телефоны считались недоступной диковинкой, предметом роскоши. Теперь "мобильник" могут позволить себе многие. И те, кто им пользуется, оценили преимущества сотовой связи. Ведь людям, разговаривающим по такому телефону, необязательно находиться в помещении: они могут быть за городом, идти по улице, ехать в автомобиле. "На руку" оперативность сотовой связи и многим организациям, особенно тем, сотрудники которых часто находятся в разъездах. Поэтому предприятия довольно часто покупают для своих работников "мобильники" и оплачивают разговоры по ним. Задача бухгалтера при этом - правильно учесть покупку телефона, его подключение к сотовой сети и плату за разговоры сотрудников. О том, как это сделать, мы рассказали в нашей статье. Расходы на покупку и подключение телефона Итак, организация решила, что ее сотруднику будет легче справляться с обязанностями, если у него появится мобильный телефон. Чтобы купить телефон, представителю организации лучше обратиться в магазин сотовой связи, где не только продаются аппараты, но и сразу же производится их подключение. Работники магазина в этом случае попросят заполнить заявление, свидетельствующее о том, что сотрудник хочет приобрести телефон не для себя лично, а для организации. Полномочия сотрудника при этом должны подтверждаться доверенностью. Заявление необходимо подписать у руководителя организации и поставить печать. На основании его сотрудник от имени организации заключает договор с оператором сотовой связи и покупает телефонный аппарат. При этом на имя предприятия выставляется счет и выписывается счет-фактура. При покупке мобильного телефона оплачиваются: - стоимость телефонного аппарата; - подключение к сотовой связи; - аванс оператору сотовой связи. Как же учесть эти расходы? Понятно, что срок полезного использования телефонного аппарата больше одного года. Поэтому в бухгалтерском учете его надо учесть в составе основных средств организации. Что же будет включаться в первоначальную стоимость телефона? Естественно, это сумма (без НДС), уплаченная продавцу телефонного аппарата. Но сам по себе этот аппарат бесполезен, а потому мы не можем признать его основным средством до тех пор, пока он не будет подключен к одному из операторов сотовой связи. Это следует из пункта 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. Поэтому, по нашему мнению, в первоначальную стоимость телефона нужно включить и плату за подключение. Если первоначальная стоимость телефона (без учета НДС) составила не более 10 000 руб., то в бухгалтерском учете вы можете списать ее сразу после того, как сотрудник начал пользоваться "мобильником" (п.18 ПБУ 6/01). В противном случае на телефон придется начислять амортизацию. Теперь о налоговом учете. Купленный телефон можно учесть при расчете налога на прибыль. Конечно, при условии, что он нужен сотруднику для работы. Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Как именно отражать в учете телефон, зависит от его цены. Если она более 10 000 руб., то телефон относится к амортизируемому имуществу и его стоимость будет списываться в течение всего срока использования аппарата (п.1 ст.256 Налогового кодекса РФ). Как определяется стоимость амортизируемого имущества, сказано в пункте 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Помимо суммы, уплаченной продавцу, сюда надо включать затраты на подготовку имущества к использованию. На этом основании мы полагаем, что в налоговом учете, так же как и в бухгалтерском, плата за подключение должна войти в стоимость телефона. Но допустим, телефон куплен и подключен не более чем за 10 000 руб. (без НДС). Тогда в налоговом учете бухгалтер учитывает "мобильник" в составе материальных затрат, а его стоимость списывает на расходы сразу после покупки и подключения. Пример 1 ЗАО "Кратер" выдало Терентьеву О.К. доверенность на покупку телефона и его подключение к оператору сотовой связи. Терентьев О.К. представил в организацию счет на сумму 9600 руб., в том числе: - 9000 руб. (в том числе НДС - 1500 руб.) - стоимость телефонного аппарата; - 600 руб. (в том числе НДС - 100 руб.) - стоимость подключения. ЗАО "Кратер" оплатило стоимость телефона и его подключения через банк. На следующий день Терентьев О.К. получил от сотовой компании подключенный телефон и счет-фактуру. В бухгалтерском учете ЗАО "Кратер" будут сделаны следующие проводки: Дебет 60 Кредит 51 - 9600 руб. (9000 + 600) - оплачена стоимость мобильного телефона и его подключение; Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60 - 7500 руб. (9000 - 1500) - отражены затраты на покупку мобильного телефона; Дебет 19 Кредит 60 - 1500 руб. - учтен НДС по мобильному телефону; Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60 - 500 руб. (600 - 100) - отражены затраты на подключение мобильного телефона; Дебет 19 Кредит 60 - 100 руб. - учтен НДС по затратам на подключение телефона; Дебет 01 Кредит 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" - 8000 руб. (7500 + 500) - мобильный телефон введен в эксплуатацию; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 1600 руб. (1500 + 100) - возмещен НДС из бюджета по мобильному телефону и его подключению; Дебет 26 Кредит 01 - 8000 руб. - списана на затраты стоимость мобильного телефона. В налоговом учете ЗАО "Кратер" мобильный телефон не нужно отражать в составе амортизируемого имущества, так как его стоимость менее 10 000 руб. Сразу после подключения телефона ЗАО "Кратер" сможет включить его стоимость (8000 руб.) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Иногда сотрудники организации уже имеют собственные мобильные телефоны. Они готовы пользоваться ими и на работе. Главное, чтобы организация возмещала стоимость служебных разговоров. Может ли предприятие пойти на это? Да, может. Однако если договор на подключение с оператором связи заключен на имя работника, а не организации, то расходы на оплату телефонных разговоров нельзя будет признать производственными. Ведь счета оператора сотовой связи в данном случае будут приходить на имя сотрудника. А потому организация не сможет считать такой документ первичным в целях обоснования расходов на сотовую связь. Следовательно, если вы не хотите покупать новый аппарат, а намереваетесь использовать личный "мобильник" сотрудника, то вы обязательно должны перезаключить договор с оператором сотовой связи на свое имя. Ведь только в этом случае компания сотовой связи сможет выставлять счета именно вам. А чтобы у налоговиков не возникало вопросов о том, как вы смогли подключить аппарат, которого нет на балансе вашей организации, с сотрудником лучше заключить договор безвозмездного пользования "мобильником" или договор аренды. Это позволит избежать каких-либо недоразумений. А в бухгалтерском учете такой аппарат нужно учитывать на счете 001 "Арендованные основные средства". Затраты на подключение аппарата, принадлежащего сотруднику, в бухгалтерском учете следует включить в состав расходов будущих периодов. Ведь организация предполагает пользоваться услугами сотовой связи длительное время. Списываться такие расходы будут в течение срока, на который заключен договор. Это следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н. Но, как правило, в договорах с операторами сотовой связи срок их действия не устанавливается. Поэтому срок списания стоимости подключения в бухгалтерском учете должен утвердить руководитель приказом по предприятию. Что касается налогового учета, то там расходы на подключение списываются сразу после того, как будут оплачены. При этом не важно, каким способом рассчитывается налогооблагаемая прибыль - кассовым или методом начисления. Ведь оператор подключает телефон только после оплаты этой услуги. Как мы говорили выше, при покупке и подключении "мобильника" надо уплатить еще и аванс. Такие авансы бывают двух видов: предварительная плата за будущие разговоры абонента и гарантийный взнос. Предварительная плата за будущие разговоры в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой: Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51 (71) - отражена предварительная плата за будущие разговоры. Впоследствии уплаченная сумма засчитывается в счет оплаты текущих разговоров. А уплатив гарантийный взнос, пользователь разговаривает по телефону в кредит. При этом гарантийный взнос числится за абонентом в течение всего срока действия договора с оператором. Когда владелец сотового телефона расторгает контракт с данным оператором, взнос ему возвращают. Но только в случае, если за абонентом не было задолженности. В противном случае гарантийный взнос зачисляют в счет оплаты разговоров. Уплатив гарантийный взнос, организация также учитывает его на счете 60 субсчет "Расчеты по авансам выданные". Одновременно она отражает взнос за балансом по дебету счета 009 "Обеспечение обязательств и платежей выданные". А когда этот взнос будет возвращен или списан в счет погашения задолженности, его сумму надо списать со счета 009. Пример 2 ОАО "Роспроект" в апреле 2002 года заключило договор с оператором сотовой связи ЗАО "СОТ". В договоре предусмотрено, что при подключении ОАО "Роспроект" должно уплатить гарантийный взнос, равный 1800 руб. Однако в сентябре 2002 года ОАО "Роспроект" решило расторгнуть договор с ЗАО "СОТ". К этому моменту за ОАО "Роспроект" задолженности за разговоры не числилось. Поэтому ЗАО "СОТ" вернуло ОАО "Роспроект" гарантийный взнос полностью - 1800 руб. В бухгалтерском учете ОАО "Роспроект" будут сделаны следующие проводки. В апреле 2002 года: Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51 - 1800 руб. - уплачен гарантийный взнос; Дебет 009 - 1800 руб. - учтен выданный гарантийный взнос. В сентябре 2002 года: Дебет 51 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 1800 руб. - возвращен гарантийный взнос ЗАО "СОТ"; Кредит 009 - 1800 руб. - списана сумма гарантийного взноса. Уплата и возврат гарантийного взноса в налоговом учете ОАО "Роспроект" никак не отражаются. Чтобы телефон дольше сохранился в рабочем состоянии, для него покупают специальные аксессуары: чехол или сумочку. Причем эти вещи всегда продаются отдельно от телефона и не входят в его стоимость. Такие аксессуары нельзя считать модернизацией или дооборудованием телефона. Ведь они не улучшают и не изменяют его качеств и, вообще, телефон может функционировать и без них. Поэтому покупка таких вещей никак не влияет на первоначальную стоимость мобильного телефона, сформированную в бухгалтерском учете. Это следует из пункта 14 ПБУ 6/01 "Учет основных средств". То же можно сказать и про налоговый учет аксессуаров для мобильного телефона. Их не нужно включать в первоначальную стоимость телефона на основании пункта 2 статьи 257 Налогового кодекса РФ. А потому эти аксессуары учитываются отдельно - как материалы или основные средства (в зависимости от срока использования, который вы для них установите). Затраты на обслуживание сотовых телефонов Расходы на оплату разговоров по мобильному телефону относятся к услугам связи. В бухгалтерском учете затраты на связь включаются в расходы по обычным видам деятельности и учитываются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Это следует из пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). А в налоговом учете такие затраты можно отнести к прочим расходам и уменьшить таким образом налогооблагаемую прибыль. Но для этого необходимо, чтобы эти расходы были связаны с производственной деятельностью организации и подтверждены документами. Это установлено подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Затраты организации на обслуживание сотовых телефонов состоят из абонентской платы и стоимости разговоров. Абонентская плата целиком включается в расчет налога на прибыль, если хотя бы часть разговоров по телефону - служебные. Ведь, если организация не внесет абонентскую плату, она вообще не сможет пользоваться сотовой связью, в том числе и в производственных целях. Отсюда самый острый вопрос, который возникает у бухгалтеров: как доказать, что мобильный телефон использовался в производственных целях? Первое, на что укажут налоговики при проверке: не каждому сотруднику предприятия для работы нужен сотовый телефон. Поэтому пусть ваш руководитель приказом по предприятию утвердит список должностей тех сотрудников, которым в работе необходим "мобильник". Это, как правило, сотрудники с разъездной работой, с которыми необходимо постоянно поддерживать связь. В должностных инструкциях таких сотрудников можно подробно описать обязанности, для выполнения которых требуется сотовый телефон. Теперь нужно обосновать, что разговоры по мобильному телефону были связаны с производственной деятельностью организации. Сразу оговоримся, что в главе 25 Налогового кодекса РФ нет точного перечня тех документов, которыми нужно доказывать производственную направленность разговоров по "мобильнику". Поэтому у каждого налогового инспектора свое мнение по поводу того, какие документы должны быть у предприятия. Самое распространенное требование налоговиков - это наличие детализированного отчета оператора, где будут указаны все абоненты, с которыми разговаривал сотрудник. Как правило, такой отчет оператор предоставляет за плату. Однако при подключении по корпоративному тарифу некоторые операторы предоставляют детализированный отчет бесплатно. Кроме того, по такому тарифу значительно меньше придется платить и за сами разговоры. Если вы все же платите за предоставление детализированного счета, то на такие расходы можете уменьшить налогооблагаемую прибыль, ведь они связаны с производственной деятельностью предприятия (подп.49 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). Еще один способ доказать производственный характер телефонных переговоров - это ведение специального журнала, где работники отмечают все свои разговоры по "мобильнику". Это довольно трудоемкий вариант и подходит тем организациям, в которых служебными мобильными телефонами пользуется не очень много сотрудников. Однако даже детализированный счет или журнал с подробными записями всех разговоров не смогут подтвердить производственный характер каждого из них. Ведь при мобильной связи оплачиваются еще и входящие звонки. А отследить каждый входящий номер и причину, по которой человек звонил на "мобильник", практически невозможно. Таким образом, требование налоговиков о том, чтобы организация смогла подтвердить каждый разговор по сотовому телефону, на практике невыполнимо. Поэтому, по нашему мнению, для того, чтобы подтвердить, что все разговоры велись "по делу", вам достаточно будет иметь такие документы: - утвержденный приказом руководителя перечень сотрудников, которым мобильный телефон необходим в работе; - договор с оператором на оказание услуг связи; - счета за разговоры. Если же при проверке налоговики сочтут эти документы недостаточными, то доказывать в суде, что разговоры не были связаны с производственной деятельностью организации, придется уже им самим. Так сказано в пункте 6 статьи 108 Налогового кодекса РФ. А сделать это очень сложно. Итак, чтобы обосновать расходы, от оператора надо получить счет (отчет) за разговоры по каждому телефонному номеру. Такой отчет операторы сотовой связи выдают вместо акта оказанных услуг. Кроме того, не забудьте взять у оператора и счет-фактуру. Он нужен, чтобы возместить "входной" НДС. Причем заметьте: если, например, за августовские разговоры оператор выставил вам счет-фактуру в начале сентября, то НДС можно возместить из бюджета только в сентябре. Это следует из пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. В некоторых случаях становится ясно, что работник говорил по мобильному телефону не только в служебных, но и в личных целях. Например, если в детализированном отчете оператора зафиксированы междугородные или международные разговоры с теми городами, в которых у организации нет контрагентов. Или же разговоры относятся к тому времени, когда сотрудник был в отпуске. Многие организации не заинтересованы в том, чтобы оплачивать такие разговоры и списывать их на расходы. В этом случае работник вносит деньги за личные разговоры в кассу организации или соответствующие суммы удерживаются у него из зарплаты. А что же делать с суммой "входного" НДС, который приходится на личные разговоры сотрудника? Ведь было бы неправомерно возместить ее из бюджета. Но в то же время в счете-фактуре оператора, да и в детализированном отчете НДС указан общей суммой по всем разговорам. Как нам разъяснили в МНС России, предприятие может само рассчитать сумму "входного" НДС, приходящуюся на служебные разговоры на основании детализированного отчета. Пример 3 В августе 2002 года ЗАО "Солярис" перечислило своей компании сотовой связи аванс за разговоры работника Хохлова Л.О. - 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.). В начале сентября ЗАО "Солярис" получило от оператора счет-фактуру и отчет на 840 руб. (в том числе НДС - 140 руб.). Из этой суммы 240 руб. (в том числе НДС - 40 руб.) - абонентская плата. ЗАО "Солярис" подключено по корпоративному тарифу, и детализированный отчет по разговорам за август 2002 года оператор предоставил бесплатно. В августе 2002 года Хохлов Л.О. одну неделю находился в отпуске. Однако согласно детализированному отчету в течение этой недели Хохлов Л.О. также разговаривал по мобильному телефону. Поэтому ЗАО "Солярис" решило удержать стоимость разговоров за период отпуска из заработной платы сотрудника. Согласно детализированному отчету стоимость этих разговоров составила 100 руб. (без НДС). НДС со стоимости личных разговоров Хохлова Л.О. составил 20 руб. (100 руб. х 20%). Итого с Хохлова Л.О. в сентябре 2002 года удержали 120 руб. (100 + 20). ЗАО "Солярис" рассчитывает налог на прибыль методом начисления. В бухгалтерском учете ЗАО "Солярис" будут сделаны следующие проводки. В августе 2002 года: Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51 - 1200 руб. - перечислен аванс за разговоры по сотовому телефону; Дебет 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи" - 600 руб. (840 - 140 - 100) - списана стоимость производственных разговоров за август 2002 года, а также абонентская плата; Дебет 73 субсчет "Расчеты по оплате расходов на сотовую связь" Кредит 60 - 120 руб. - отражена стоимость личных разговоров Хохлова Л.О. (с НДС); Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи" - 120 руб. (140 - 20) - учтен НДС по служебным разговорам и абонентской плате; Дебет 60 субсчет "Расчеты по услугам связи" Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 840 руб. - зачтен ранее уплаченный аванс. В сентябре 2002 года: Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 120 руб. - возмещен из бюджета НДС; Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по оплате расходов на сотовую связь" - 120 руб. - удержана из заработной платы Хохлова Л.О. стоимость его личных разговоров по сотовому телефону. В налоговом учете ЗАО "Солярис" отразит в составе расходов 600 руб. в августе 2002 года. Иногда организация не удерживает у работника стоимость его личных разговоров, а возмещает ее за счет собственных средств. А у бухгалтера возникает вопрос: как учитывать расходы по оплате таких разговоров? Согласно пункту 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н, эти затраты нужно включить в состав внереализационных расходов и учесть на счете 91 субсчет "Прочие расходы". Естественно, что непроизводственные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. В бухгалтерском учете при этом делается такая проводка: Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 60 - отражена стоимость непроизводственных разговоров (без НДС). А как быть с суммой НДС, приходящейся на личные разговоры работников? Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ, ее можно возместить из бюджета. Ведь непроизводственные разговоры, оплаченные со счета организации, являются передачей услуг для собственных нужд. А такая передача облагается НДС в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Поэтому, возместив НДС по непроизводственным разговорам, нужно одновременно на их стоимость начислить этот налог по ставке 20 процентов. Нужно ли с сумм оплаченных личных разговоров работника удерживать налог на доходы физических лиц и платить ЕСН? Что касается единого социального налога, то его платить не надо, так как непроизводственные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль. А ЕСН на подобные суммы не начисляется. Это следует из пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. А вот налог на доходы физических лиц с сотрудника удержать придется. Этого требует пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ. Но организация может поступить по-другому: в трудовом договоре с сотрудником закрепить, что организация оплачивает ему все разговоры по мобильному телефону. Тогда эти выплаты будут учитываться при налогообложении прибыли (п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ). Но в то же время с этих сумм придется заплатить единый социальный налог (п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ). Пример 4 ООО "Петров и К" оплачивает затраты на разговоры по сотовому телефону своему директору Петрову А.С. В трудовом договоре с Петровым А.С. такие условия не закреплены. В сентябре 2002 года ООО "Петров и К" оплатило разговоры Петрова А.С. в сумме 1200 руб. (в том числе НДС - 200 руб.). Все разговоры Петрова А.С. были непроизводственными. Со стоимости этих разговоров в бухгалтерии рассчитали налог на доходы физических лиц: 1200 руб. х 13% = 156 руб. В бухгалтерском учете ООО "Петров и К" будут сделаны следующие проводки: Дебет 60 Кредит 51 - 1200 руб. - оплачены разговоры по сотовому телефону Петрова А.С.; Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 60 - 1000 руб. (1200 - 100) - отражены расходы на оплату непроизводственных разговоров Петрова А.С.; Дебет 19 Кредит 60 - 200 руб. - учтен НДС по непроизводственным разговорам; Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС" - 200 руб. (1000 руб. х 20%) - начислен НДС на стоимость непроизводственных разговоров; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 200 руб. - возмещен НДС по непроизводственным разговорам; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 156 руб. - удержан из заработной платы Петрова А.С. налог на доходы физических лиц со стоимости непроизводственных разговоров. ООО "Петров и К" не может уменьшить свою налогооблагаемую прибыль на 1200 руб. Е.В. Мирошникова, П.М. Шепелева, аудиторы ЗАО "Визави-М" "Главбух", N 21, ноябрь 2002 г.