a Обеспечение сохранности бухгалтерских документов В результате деятельности любой организации в течение года у нее образуется большое количество документов. Документы бывают временного хранения (до 10 лет включительно); долговременного срока хранения (свыше 10 лет); постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения. Документы до 10 лет хранения остаются в организации или сдаются в ее ведомственный архив. Сроки хранения документов устанавливаются для всех организаций независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются: 1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6.10.2000 г. (с изменениями и дополнениями от 27.10.03 г.). 2. Федеральный закон от 26.12.95 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (в ред. от 13.06.96 г., 24.05.99 г., 7.08.01 г., 21.03, 31.10.02 г., 27.02.03 г., 24.02, 6.04.04 г.). 3. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.03 г. N 03-33/пс. 4. Федеральный закон от 8.02.98 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изменениями от 11.07, 31.12.98 г., 21.03.02 г.). 5. Федеральный закон от 14.11.02 г. N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (с изменениями и дополнениями от 8.12.03 г.). 6. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.98 г., 28.03, 31.12.02 г., 10.01, 28.05, 30.06.03 г.). 7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н (с изменениями от 30.12.99 г., 24.03.2000 г.). 8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.83 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР. 9. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 10.03.2000 г., согласован Центральной экспертной комиссией Банка России (протокол N 4 от 15.11.99 г.) и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (протокол N 4 от 28.12.99 г.). 10. Основные правила работы архивов организаций, 2002. 11. Положение Банка России от 5.12.02 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (с изменениями от 20.06, 5.11.03 г., 2.02, 24.03, 7, 11, 25.06, 9.08.04 г.). 12. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 г. N 552 (с изменениями от 1.04.96 г.). Согласно ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете" все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с типовыми сроками хранения, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако существуют общие правила хранения первичных документов. До передачи бухгалтерских документов в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица, вносившего исправления и датой исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной организации. Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному лицу, ответственному за данный процесс в организации. В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др. Чтобы можно было быстро найти нужные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм - это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Важнейшее требование к формированию дел - группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2004 г., помещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов. Бухгалтерская документация в основном группируется по хронологии. Документы группируются по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные документы группируются в порядке последовательности их номеров. Формирование бухгалтерских документов в дела должно осуществляться в соответствии с номенклатурой дел - систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, основных правил работы архивов организаций, перечней документальных материалов с указанием сроков их хранения. От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит сохранность документов. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности. Номенклатура дел содержит такие реквизиты, как герб (эмблема), наименование организации, наименование структурного подразделения, код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (номенклатура дел), дата, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей - основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. В первой графе проставляется индекс дела, во второй графе указывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела. Пятая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В графе "Примечание" проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.п. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 05-01 может означать, что 05 - бухгалтерия, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре этого года. Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов, далее - заголовки дел организационной документации, после них - заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы), затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, потом со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре. При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, в заголовке "Переписка с директорами школ Орловской области по вопросу распределения молодых специалистов" использовались предметно-вопросный, географический, корреспондентский признаки. Термин "переписка" применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из перечня документальных материалов, в таком случае определить срок хранения дела будет намного проще, так как некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок хранения документов дела. В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Запись проставляется следующим образом: 1 т., если в деле менее 300 листов. Точное количество листов не указывается, а заменяется сокращением "т." (том). Четвертая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В ней указывают срок хранения и номера статей по перечню. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будут отбираться документы для хранения и уничтожения. Если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером. В конце календарного года заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих дел. Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом учреждения. Несоблюдение законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов и нарушение требований, предъявляемых НК РФ к хранению документов налогового учета, могут повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа. Это определено Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и НК РФ. Л. Доронина, к.э.н. Государственный университет управления "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2004 г. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) С очень большими сокращениями Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— | Номер | Вид документа | Срок хранения | Примечание | | статьи | |документов* | | |————————|————————————————————————————|———————————————|—————————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 1. Организация системы управления 1.2. Организационные основы управления 13 Уставы, положения организа- (1) После замены ции (типовые и индивидуаль- новыми ные): а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях 3 г. (1) 14 Учредительные договоры, из- Пост. менения и дополнения к ним, протоколы учредительных соб- раний негосударственных ор- ганизаций, списки учредите- лей (участников) 15 Свидетельства о регистрации, Пост. ликвидации организации, раз- решения, уведомления на отк- рытие филиалов, представи- тельств 16 Положения о структурных под- Пост. разделениях организации; ко- ллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспе- ртных, методических, консу- льтативных органах; о филиа- лах, представительствах 17 Проекты уставов, положений; 3 г. (1) ЭПК (1) После утверж- документы (справки, доклад- дения ные записки, предложения, отзывы) по их разработке 18 Структуры и схемы организа- ции управления; пояснитель- ные записки к ним: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 19 Документы (лицензии, квоты, Пост. протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицен- зировании деятельности орга- низации 20 Перечни видов лицензируемой деятельности: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новым 21 Документы (сертификаты, сви- Пост. детельства, аттестаты, пред- ставления, протоколы, поло- жения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккреди- тации, сертификации 22 Документы (постановления, Пост. (1) (1) При наличии в протоколы, уставы, планы, организации под- балансы, акты, договоры, ко- линников копии нтракты, свидетельства и документов - до др.) о приватизации минования надоб- ности 23 Договоры о правах и обязан- (1) После истече- ностях: ния срока дейст- вия а) с руководителем организа- Пост. ции б) с членами коллегиальных 5 л. (1) ЭПК договора исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией 5 л. (1) ЭПК 24 Реестры акционеров Пост. 25 Реестры владельцев ценных Пост. бумаг 26 Списки аффилированных лиц, Пост. списки лиц, имеющих право на дивиденды 27 Документы (сертификаты, сви- Пост. детельства о регистрации ак- ций, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций) 28 Договоры о продаже-покупке 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- акций акционерами ния срока дейст- вия договора 29 Журналы, книги учета работы Пост. с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров 30 Положения о долевой собстве- Пост. нности, выпуске и распреде- лении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эми- ссии акций 31 Документы (подписные листы, 5 л. ЭПК заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акци- онеров и др.) по акциониро- ванию 32 Штатные расписания организа- ции, изменения к ним: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях 3 г. 33 Проекты штатных расписаний; 3 г. (1) ЭПК (1) После утверж- документы (справки, предло- дения жения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 34 Штатные расстановки 75 л. 35 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) - по месту разработки и Постоянно утверждения - в прочих организациях 3 г. (1) (1) После замены новыми в) индивидуальные 75 л. ЭПК (1) (1) В составе (персональные) личных дел 36 Приемо-сдаточные акты; при- (1) После смены ложения к ним (за исключени- должностного, ма- ем инвентаризационных доку- териально-ответс- ментов, предусмотренных твенного лица ст.192), составленные при смене: а) руководителя организации Пост. б) должностных ответственных 5 л. (1) и материально-ответственных лиц 37 Документы (доклады, положе- Пост. ния о правопреемственности, отчеты, справки, акты, зак- лючения) о реорганизации, переименовании организации 38 Документы (протоколы, акты, Пост. (1) (1) При наличии в балансы, заключения, уведом- организации под- ления, решения судов, выпис- линников копии ки из государственного реес- документов - до тра и др.) о ликвидации ор- минования надоб- ганизации ности 39 Документы (информации, спра- Пост. вки, сводки, сведения, док- ладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации 40 Документы (информации, спра- 5 л. ЭПК вки, сводки, докладные запи- ски) по оперативной отрасле- вой (специфической) деятель- ности организации 41 Переписка по организационным 5 л. ЭПК вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицен- зировании, аккредитации, ат- тестации, сертификации, при- ватизации, акционировании 42 Документы (аналитические об- Пост. (1) (1) По зоры, доклады, справки, сво- оперативно-хозяй- дки, докладные записки) об ственным вопросам основной деятельности, пред- - 5 л. ЭПК ставляемые в органы исполни- тельной власти, органы мест- ного самоуправления, вышес- тоящие организации 43 Документы (доклады, обзоры, 5 л. ЭПК сводки, справки), представ- ляемые структурными подраз- делениями руководству орга- низации 44 Документы (справки, доклад- 5 л. ЭПК ные записки, перечни вопро- сов, рассмотренных коллегиа- льными и исполнительными ор- ганами, планы, проспекты, повестки заседаний, предло- жения к повестке дня собра- ния акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организацио- нной деятельности 45 Документы (программы, зада- 5 л. ЭПК ния, отчеты, доклады, пере- писка) о командировках 46 Документы (программы, докла- ды, повестки, извещения, приглашения, рекламные прос- пекты, поздравительные адре- са, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрес- сов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: а) по месту проведения 5 л. ЭПК б) в других организациях До минования надобности 47 Документы (исторические и Пост. тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой инфор- мации, видеозаписи, фотодо- кументы и др.) по истории организации и ее подразделе- ний 1.3. Контроль 48 Документы (доклады, справки, Пост. отчеты, акты, докладные за- писки и др.) проверок орга- низации 49 Документы (акты, справки, Пост. докладные записки и др.) ре- визий организации (за исклю- чением документов периодиче- ских бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст.145) 50 Заключения ревизионной коми- Пост. ссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финан- сового контроля 51 Переписка о проведении про- 5 л. верок и ревизий 52 Журналы, книги учета 5 л. ЭПК ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний) 53 Переписка о выполнении реше- 5 л. ЭПК ний (предписаний) проверок и ревизий 54 Документы (обзоры, аналити- Пост. ческие справки) о рассмотре- нии обращений граждан 55 Документы (докладные 5 л. записки, справки, сводки, переписка) о состоянии рабо- ты по рассмотрению обращений граждан 56 Обращения граждан (предложе- (1) В случае нео- ния, заявления, жалобы и днократного обра- др.); документы (справки, щения - 5 л. пос- сведения, переписка) по их ле последнего ра- рассмотрению: ссмотрения а) предложения, письма Пост. творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребле- ниях б) личного характера 5 л. (1) ЭПК в) второстепенного, операти- 5 л. (1) вного характера 1.4. Правовое обеспечение деятельности 57 Документы (свидетельства, Пост. договоры) на право собствен- ности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных зна- ков, знаков обслуживания и др.; документы к ним 58 Документы (постановления, 5 л. ЭПК определения, акты, решения, заключения, запросы, перепи- ска) о соблюдении норм зако- нодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах право- вого характера 59 Копии документов (исковых 5 л. (1) (1) После вынесе- заявлений, доверенностей, ния решения актов, справок, докладных записок, протоколов, опреде- лений, постановлений, харак- теристик и др.), представля- емых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 60 Договоры, соглашения об ока- 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- зании юридических услуг ния срока дейст- вия договора 61 Документы (обзоры, справки, 5 л. ЭПК докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы 62 Переписка но оперативным 3 г. правовым вопросам 63 Картотеки, книги регистрации 5 л. арбитражных дел, претензий и исков 64 Кодификационные картотеки, На государстве- базы данных (справочные, по- нное, муниципа- лнотекстовые) по законодате- льное хранение льным актам и другим норма- не передаются. тивным документам (инструк- Хранятся в ор- циям, правилам) ганизации 65 Книги записей юридических 3 г. консультаций Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность 134 Альбомы унифицированных ти- повых форм первичной учетной документации: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 135 Бухгалтерские балансы и от- (1) При отсутст- четы; документы (приложения вии годовых - к балансу, пояснительные за- пост. писки, специализированные (2) При отсутст- формы) к ним: вии годовых, ква- ртальных - пост. а) сводные годовые Пост. б) годовые Пост. в) квартальные Пост. 5 л.(1) г) месячные 1 г.(2) 136 Передаточные, Пост. разделительные, ликвидацион- ные балансы; приложения, по- яснительные записки к ним 137 Аналитические документы (та- Пост. блицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам 138 Переписка об утверждении и 5 л. уточнении балансов и отчетов 139 Документы (протоколы, акты, Пост. (1) (1) Квартальных - заключения) о рассмотрении и 5л утверждении балансов и отче- тов 140 Отчеты об исполнении сметы (1) При отсутст- расходов: вии годовых - Пост. а) сводные годовые Пост. б) годовые Пост. в) квартальные Пост. 5 л. (1) 141 Синтетические, 5 л. аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 142 План счетов бухгалтерского 5 л. учета 143 Отчеты по перечислению дене- Пост. жных сумм по государственно- му и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) 144 Переписка о сроках представ- 1 г. ления бухгалтерской и финан- совой отчетности 145 Документы (планы, отчеты, 5 л. (1) (1) При условии протоколы, акты, справки, завершения прове- докладные записки, рки (ревизии). В переписка) о проведении до- случае возникно- кументальных ревизий финан- вения споров, ра- сово-хозяйственной деятель- зногласий, следс- ности, контрольно-ревизион- твенных и судеб- ной работе, в том числе про- ных дел - сохра- верке кассы, правильности няются до вынесе- взимания налогов и др. ния окончательно- го решения 146 Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность под- лежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 147 Договоры с аудиторами (ауди- 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- торскими фирмами) ния срока дейст- вия договора 148 Бухгалтерские учетные регис- 5 л. (1) (1) При условии тры (главная книга, завершения прове- журналы-ордера, разработоч- рки (ревизии). В ные таблицы и др.) случае возникно- вения споров, ра- зногласий, следс- твенных и судеб- ных дел - сохра- няются до вынесе- ния окончательно- го решения 149 Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До минования надобности 150 Первичные документы и прило- 5 л. (1) (1) При условии жения к ним, зафиксировавшие завершения прове- факт совершения хозяйствен- рки (ревизии). В ной операции и явившиеся ос- случае возникно- нованием для бухгалтерских вения споров, ра- записей (кассовые, банковс- зногласий, следс- кие документы, корешки бан- твенных и судеб- ковских чековых книжек, ор- ных дел - сохра- дера, табели, извещения бан- няются до вынесе- ков и переводные требования, ния окончательно- акты о приеме, сдаче, списа- го решения нии имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) 151 Документы (акты, сведения, 5 л. переписка) о взаимных расче- тах и перерасчетах между ор- ганизациями 152 Переписка о финансово-хозяй- 5 л. ственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) 153 Лицевые счета работников 75 л. ЭПК 154 Положения о премировании ра- 5 л. (1) ЭПК (1) После замены ботников новыми 155 Документы (сводные расчетные 5 л. (2) (1) При отсутст- (расчетно-платежные) ведомо- вии лицевых сче- сти (табуляграммы) на выдачу тов - 75 л. заработной платы, пособий, (2) При условии гонораров, материальной по- завершения прове- мощи и др. выплат(1); дове- рки (ревизии). В ренности на получение денеж- случае возникно- ных сумм и товарно-материа- вения споров, ра- льных ценностей, в том числе зногласий, следс- аннулированные доверенности) твенных и судеб- о получении заработной платы ных дел - сохра- и других выплат няются до вынесе- ния окончательно- го решения 156 Переписка о выплате заработ- 5 л. ной платы 157 Сведения, справки о совокуп- 5 л. ном доходе работников за год и уплате налогов 158 Гарантийные письма 5 л. 159 Сведения об учете фондов, 5 л. лимитов заработной платы и контроле за их распределени- ем, о расчетах по перерасхо- ду и задолженности по зара- ботной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхо- вания, о выплате отпускных и выходных пособий 160 Переписка о выдаче и возвра- 5 л.(1) (1) После погаше- те ссуд ния ссуды 161 Документы (копии отчетов, 5 л. заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате лис- тков нетрудоспособности 162 Исполнительные листы До минования (1)Не менее 5 л. надобности (1) 163 Документы (справки, акты, 5 л. ЭПК обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях 164 Перечень лиц, имеющих право До замены новым подписи первичных учетных документов 165 Документы (заявления, реше- До минования (1) Не менее 5 л. ния, справки, переписка) об надобности (1) оплате учебных отпусков 166 Документы (протоколы, акты, Пост. расчеты, заключения) о пере- оценке основных фондов, оп- ределении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации 167 Документы (акты, выписки ба- 5 л. нков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизацион- ных отчислениях 168 Оборотные ведомости 5 л. (1) (1) При условии завершения прове- рки (ревизии). В случае возникно- вения споров, ра- зногласий, следс- твенных и судеб- ных дел - сохра- няются до вынесе- ния окончательно- го решения 169 Сообщения (свидетельства) о 5 л. (1) (1) После снятия постановке на учет в налого- с учета вых органах 170 Отчеты по налогам: (1) При отсутст- а) годовые Пост. вии годовых - пост. б) квартальные 5 л. (1) (2) При отсутст- вии квартальных - в) месячные 1г. (2) 5 л. 171 Документы (расчеты, справки, 5 л. ЭПК таблицы, сведения) о начис- ленных и перечисленных сум- мах налогов в бюджеты всех уровней 172 Переписка о разногласиях по 5 л. ЭПК вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов 173 Документы (расчеты, 5 л. ЭПК сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предо- ставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 174 Документы (справки, сводки, 5 л. сведения, сообщения, перепи- ска) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разно- го уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 175 Переписка об образовании, 5 л. распределении, накоплении оборотных средств и о расче- тах по оборотным средствам 176 Документы (заявки, справки, 5 л. лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производствен- ного и жилого фонда 177 Документы (акты сверок, 5 л. справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бу- магами, поставками продукции, товаров, работ, услуг 178 Акты-справки о погашении на- 5 л. (1) (1) После погаше- логов (задолженности) вексе- ния налогов лями 179 Документы (заявления, распо- 5 л. ряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей 180 Документы (заявки, акты, 5 л. ЭПК справки, переписка) по валю- тным вопросам 181 Документы (отчеты, сводки) о Пост. ведении валютных и конверси- онных операций, операции с грантами 182 Оперативные отчеты по счетам Пост. в иностранной валюте за гра- ницей 183 Оперативные отчеты о расхо- 5 л. довании иностранной валюты на загранкомандировки 184 Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные со- циальные фонды: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новым 185 Лицевые счета акционеров 5 л. (1) (1) После перехо- да права собстве- нности на акции. При условии заве- ршения проверки (ревизии) 186 Договоры, соглашения (креди- 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- тные, хозяйственные, опера- ния срока дейст- ционные) вия договора, со- глашения 187 Паспорта сделок Пост. 188 Документы (акты, справки, 5 л. (1) (1) При отсутст- счета) о приеме выполненных вии лицевых сче- работ тов - 75 л. 189 Договоры о материальной от- 5 л. (1) (1) После уволь- ветственности нения материально- ответственного лица 190 Образцы подписей До минования материально-ответственных надобности лиц 191 Договоры имущественного 5 л. (1) (1) После истече- страхования ния срока дейст- вия договора 192 Документы (протоколы заседа- 5 л. (1) (1) При условии ний инвентаризационных коми- завершения прове- ссий, инвентарные описи, ак- рки (ревизии). В ты, ведомости) об инвентари- случае возникно- зации основных средств, иму- вения споров, ра- щества, зданий и сооружений, зногласий, следс- товарно-материальных ценнос- твенных и судеб- тей ных дел - сохра- няются до вынесе- ния окончательно- го решения 193 Книги, журналы, карточки (1) После оконча- учета: ния срока дейст- вия последнего договора, контра- а) ценных бумаг Пост. (2) После ликви- дации основных б) договоров, контрактов, 5 л. (1) ЭПК средств при усло- соглашений (кредитных, хо- вии завершения зяйственных, операционных) проверки (ревизии) (3) При условии в) основных средств (зданий, 5 л. (2) завершения прове- сооружений) рки (ревизии). В случае возникно- вения споров, ра- г) расчетов с организациями 5 л. (3) зногласий, следс- твенных и судеб- ных дел - сохра- д) приходно-расходных кассо- 5 л. (3) няются до вынесе- вых документов (счетов, пла- ния окончательно- тежных поручений) го решения (4) После погаше- ния налога при е) погашенных векселей на 5 л. (4) условии заверше- уплату налогов ния проверки (ре- визии) (5) С даты последней записи ж) реализации товаров, 5 л. (5) при условии заве- работ, услуг, облагаемых и ршения проверки не облагаемых налогом на до- (ревизии) бавленную стоимость з) хозяйственного имущества 5 л (3) и) вспомогательные, контро- 5 л.(3) льные (транспортные, грузо- вые, весовые и др.) к) подотчетных лиц 5 л. л) исполнительных листов 5 л. м) сумм доходов и подоходно- 5 л. (3) го налога работников н) депонированной заработной 5 л. (3) платы о) депонентов по депозитным 5 л. суммам н) доверенностей 194 Программы, руководства по Пост. организации и внедрению ав- томатизированных систем бух- галтерского учета и отчетнос- ти 195 Переписка об организации и 5 л. внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 196 Заказы на бланки учета и от- 1 г. четности 197 Документы (счета, справки, 5 л. ЭПК переписка и др.) по финансо- вым вопросам благотворитель- ной деятельности 4.2. Статистический учет и отчетность 198 Отчеты организации о выпол- (1) При отсутст- нении перспективных (долгов- вии годовых - ременных), целевых и текущих пост. программ, планов; анализы (2) При отсутст- отчетов: вии годовых, по- а) сводные годовые и с боль- Пост. лугодовых - пост. шей периодичностью (3) При отсутст- вии годовых, по- б) годовые и с большей пери- Пост. лугодовых, квар- одичностью тальных - пост. в) полугодовые 5 л. (1) г) квартальные 5 л. (2) д) месячные 1 г. (3) 199 Статистические отчеты и таб- (1) При отсутст- лицы по всем основным напра- вии годовых - влениям и видам деятельности пост. (для данной организации); (2) При отсутст- документы (информации, док- вии годовых, по- ладные записки и др.) к ним: лугодовых - пост. а) сводные годовые и с боль- Пост. (3) При отсутст- шей периодичностью вии годовых, по- лугодовых, квар- б) годовые и с большей пери- тальных - пост. одичностью Пост. в) полугодовые 5 л. (1) г) квартальные 5 л (2) д) месячные 1 г.(3) е) единовременные Пост. 200 Документы (доклады, аналити- Пост. ческие таблицы и справки) об итогах деятельности органи- зации 201 Статистические отчеты и таб- 5 л. лицы по всем вспомогательным направлениям и видам деяте- льности (для данной органи- зации); документы (информа- ции, докладные записки и др.) к ним 202 Документы (таблицы, расчеты, 5 л справки) о составлении свод- ных статистических отчетов 203 Оперативные статистические 1 г. сводки о выполнении планов 204 Журнал учета передаваемых 5 л. статистических данных 205 Вспомогательные книги по 1 г. оперативному и статистичес- кому учету и отчетности 206 Переписка о составлении, 5 л. представлении и проверке статистической отчетности 207 Бланки форм статистической отчетности (систематизирова- нный комплект): а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг 232 Переписка об организации, 5 л. ЭПК планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга 233 Документы (справки, доклад- 5 л. ЭПК ные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности, маркетинге 234 Аналитические обзоры по ос- новным вопросам деятельности организации: а) по месту разработки Пост. б) в других организациях До минования надобности 235 Информационные обзоры (док- На государстве- лады) нное, муниципа- льное хранение не передаются. Хранятся в ор- ганизации 236 Программы маркетинговых исс- Пост. ледований организации 237 Документы (сводные таблицы и 5 л. ЭПК графики (мониторинги) движе- ния цен на рынке, справки, доклады, сведения и др.) о маркетинговых исследованиях 238 Документы (анкеты, тесты, До минования интервью и др.) об оператив- надобности ном анализе потребности в продукции, услугах 239 Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о пот- ребности в научно-информаци- онных материалах: а) на материалы, изданные за 3 г. рубежом б) на материалы, изданные в 1 г. Российской Федерации 240 Переводы информационных ста- До минования тей из иностранных изданий надобности 241 Книги, журналы регистрации 5 л. научно-технической информа- ции 242 Документы (планы, акты, 3 г. справки, переписка) о комп- лектовании и работе справоч- но-информационных служб ор- ганизации 243 Информационные подборки сис- До минования тем избирательного распрост- надобности ранения информации и докуме- нтационного обеспечения ру- ководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографи- ческие указатели литературы, справочные базы данных 244 Документы (списки, каталоги, 1 г. (1) (1) После получе- заявки, отчеты, переписка) ния подписной ли- об оформлении годовой подпи- тературы ски на литературу 245 Акты проверки справочно-ин- 1 г. (1) (1) После следую- формационных служб организа- щей проверки ции 246 Акты списания книг и перио- 10 л. (1) (1) После провер- дических издании ки справочно-ин- формационных служб организации 247 Документы (книги учета спра- До ликвидации вочно-информационных справочно-инфо- изданий, картотека периоди- рмационных ческих изданий, формуляры, служб организа- карточки, журналы, списки, ции каталоги, базы данных) учета материалов справочно-инфор- мационных служб организации 248 Договоры об информационном 5 л. (1) (1) После истече- обслуживании ния срока дейст- вия договора 249 Документы (справки, сводки, 3 г. сведения, отчеты) об учете использования научно-техни- ческой информации 7. Трудовые отношения 7.1. Трудоустройство 262 Документы (информации, спра- 5 л. ЭПК вки, сведения, ве- домости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 263 Документы (справки, 5 л. ЭПК сведения, списки) о высвобо- ждении и потребности в рабо- тниках, создании рабочих мест, половозрастной струк- туре и профессионально-ква- лификационном составе высво- божденных и необходимых ра- ботников 264 Переписка по вопросам трудо- 5 л. устройства 265 Направления на трудоустройс- До минования тво работников надобности 266 Договоры об оказании финан- 5 л. (1) (1) После истече- совой помощи на создание и ния срока дейст- сохранение рабочих мест, на вия договора компенсационные выплаты ра- ботникам 267 Договоры о выдаче ссуд для 5 л. (1) (1) После погаше- создания рабочих мест ния ссуды 7.2. Организация труда 268 Документы (справки, планы, 5 л. ЭПК расчеты, схемы, карты) о со- вершенствовании процессов труда 269 Документы (нормативы числен- Пост. ности, доклады, справки, ра- счеты, информации) о совер- шенствовании структуры аппа- рата управления 270 Перечни профессий: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До минования надобности 271 Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике про- фессиональной пригодности работников: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 272 Документы (акты, протоколы, Пост. справки, докладные записки) об организации труда при со- вмещении профессий 273 Журналы учета работников, До минования совмещающих профессии надобности 274 Документы (расчеты, рекомен- 5 л. ЭПК дации, обоснования, заключе- ния) о прогнозировании повы- шения производительности труда 275 Коллективный договор Пост. 276 Документы (протоколы, справ- Пост. ки, акты, переписка) о про- верке выполнения условий ко- ллективного договора 277 Документы (отчеты, справки, 5 л. ЭПК информации) о переводе рабо- тников на сокращенный рабо- чий день или сокращенную ра- бочую неделю 278 Документы (заявления, докла- 5 л. ЭПК дные записки, справки, рас- четы, протоколы) о разреше- нии трудовых споров 279 Документы (требования, спра- 5 л. ЭПК вки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника 280 Документы (сводки, сведения, 3 г. докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени 281 Табели (графики), журналы 1 г. учета рабочего времени 282 Документы (акты, сообщения, 3 г. информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисци- плине Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников 333 Документы (доклады, сводки, Пост. справки, сведения) о состоя- нии и проверке работы с кад- рами 334 Переписка о приеме, распре- 5 л. ЭПК делении, перемещении, учете кадров 335 Документы (заявки, сведения, 5 л. переписка) о потребности в работниках, сокращении (выс- вобождении) работников 336 Записки, заменяющие приказы 75 л. (1) ЭПК (1) О предостав- по личному составу лении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыс- каниях, краткос- рочных внутрирос- сийских команди- ровках - 5 л. 337 Личные дела (заявления, ав- тобиографии, копии приказов и выписки из них, копии лич- ных документов, характерис- тики, листки по учету кадров, анкеты, аттестацион- ные листы и др.): а) руководителя организации; Пост. членов руководящих, исполни- тельных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников 75 л. ЭПК 338 Трудовые договоры 75 л. ЭПК (контракты), трудовые согла- шения, не вошедшие в состав личных дел 339 Личные карточки работников 75 л. ЭПК (в том числе временных рабо- тников) 340 Характеристики работников, 75 л. ЭПК не имеющих личных дел 341 Документы (анкеты, автобиог- 1 г. рафии, листки по учету кад- ров, заявления, рекомендате- льные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 342 Подлинные личные документы До востребова- (1) Невостребо- (трудовые книжки, дипломы, ния (1) ванные - не менее аттестаты, удостоверения, 50 л. свидетельства) 343 Документы (справки, доклад- 5 л. ные и объяснительные записки, копии приказов, вы- писки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не во- шедшие в состав личных дел 344 Протоколы заседаний конкурс- Пост. ных комиссий по замещению вакантных должностей, избра- нию на должность 345 Документы (выписки из прото- 75 л. ЭПК колов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных долж- ностей, избранию на долж- ность лиц (работников), не имеющих личных дел 346 Переписка о замещении вакан- 3 г. тных должностей, избрании на должности 347 Заявления об участии в кон- 3 г. курсе на замещение вакантных должностей 348 Протоколы заседаний комиссий 15 л. (1) (1) При отсутствии по установлению трудового приказов - 50 л. стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 349 Список (штатно-списочный со- Пост. став) работников 350 Списки: (1) При отсутст- вии лицевых сче- тов - 50 л. а) членов руководящих и ис- Пост. полнительных органов органи- зации б) ветеранов и участников Пост. Великой Отечественной войны и других военных действий в) награжденных государстве- Пост. нными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий г) работников 75 л. д) прошедших аттестацию 5 л. с) военнообязанных 3 г. ж) кандидатов на выдвижение 5 л. по должности з) получающих персональные 10 л.(1) ставки, оклады 351 Документы (отчеты, акты, 3 г. сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 352 Переписка об оформлении ко- 5 л. (1) (1) Для загранич- мандировок ных командировок - 10 л. ЭПК 353 Переписка об учете призыва и 3 г. отсрочек от призыва военноо- бязанных 354 Документы (представления, 5 л (1). (1) При отсутст- ходатайства, анкеты, акты) вии приказов - 50 об установлении персональных л. ЭПК ставок, окладов, надбавок 355 Переписка об установлении и 5 л. выплате персональных ставок, окладов, надбавок 356 Графики предоставления отпу- 1 г. сков 357 Карточки, указатели к прика- 75 л. зам по личному составу 358 Книги, журналы, карточки (1) После уволь- учета: нения а) приема, перемещения (пе- 75 л. ревода), увольнения работни- ков б) работников, направленных 5 л. в командировки (1) в) военнообязанных 3 г.(1) г) отпусков 3 г. д) личных дел, личных карто- 75 л. чек, трудовых договоров (ко- нтрактов), трудовых соглаше- ний с) выдачи трудовых книжек и 50 л. вкладышей к ним ж) выдачи справок о заработ- 3 г. ной плате, стаже, месте ра- боты з) выдачи командировочных 5 л. удостоверений 9.1. Снабжение деятельности 388 Особые условия поставки про- дукции и материалов: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 389 Переписка по вопросам мате- 5 л. риально-технического обеспе- чения деятельности 390 Списки поставщиков и потре- 5 л. ЭПК бителей 391 Договоры, соглашения, конт- 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- ракты о снабжении-сбыте, ку- ния срока дейст- пле-продаже вия договора 392 Протоколы разногласий по до- 5 л. (1) ЭПК (1) После истече- говорам ния срока дейст- вия договора 393 Договоры поставки материалов Пост. (сырья), продукции, оборудо- вания для государственных нужд 394 Документы (сводные 5 л. ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, про- дукции 395 Документы (заявки, заказы, 5 л. наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, запи- си поручений, сводки, сведе- ния и др.) о поставке мате- риалов (сырья), оборудования и другой продукции 396 Комплектовочные ведомости 1 г. 397 Спецификации, сертификаты на 5 л. (1) (1) Импортного отгрузку и отправку продук- оборудования - до ции, материалов (сырья), окончания эксплу- оборудования атации 398 Таможенные декларации 5 л. (1) (1) При условии завершения прове- рки (ревизии) 399 Журналы учета материалов 5 л. (сырья), продукции и обору- дования, отправляемых потре- бителям 400 Документы (акты, заключения, 5 л. ЭПК справки) о качестве поступа- ющих (отправляемых) материа- лов (сырья), продукции, обо- рудования 401 Отчеты об остатках, поступ- 5 л. лении и расходовании матери- алов (сырья), продукции, оборудования 9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей 402 Договоры хранения (складско- 5 л. (1) (1) После истече- го хранения) ния срока дейст- вия договора 403 Документы (уведомления, кар- 5 л. (1) (1) После списа- точки учета материально-иму- ния щественных ценностей, кладо- материально-иму- вые и амбарные книги, склад- щественных ценно- ские свидетельства, требова- стей. При условии ния, наряды, погрузочные ор- завершения прове- дера, лимитно-заборные рки (ревизии). В карты, переписка) об учете случае возникно- прихода, расхода, наличия вения споров, ра- остатков материалов (сырья), зногласий, следс- продукции, оборудования на твенных, судебных складах, базах дел - сохраняются до вынесения око- нчательного реше- ния 404 Документы (справки, отчеты, 5 л. (1) (1) При условии сведения) о складском хране- завершения прове- нии имущества, товарно-мате- рки (ревизии). В риальных ценностей случае возникно- вения споров, ра- зногласий, следс- твенных и судеб- ных дел - сохра- няются до вынесе- ния окончательно- го решения 405 Переписка об организации 3 г. хранения материально-имущес- твенных ценностей 406 Пропуска на вывоз товаров и 3 г. материалов со складов 11.1. Социальное страхование 473 Комплексные программы социа- льной защиты населения: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения 6) в других организациях До минования надобности 474 Переписка по вопросам госу- 5 л. дарственного социального страхования 475 Листки нетрудоспособности 5 л. 476 Книги, журналы регистрации 5 л. листков нетрудоспособности 477 Документы (описи документов, 5 л. листок исправлений, приложе- ние к сопроводительной ведо- мости) по персонифицирован- ному учету работников 478 Рекомендации по подготовке документов к назначению пен- сий работникам: а) по месту разработки и ут- Пост. верждения б) в других организациях До замены новы- ми 479 Списки работников, уходящих 50 л. на льготную пенсию 480 Переписка о назначении госу- 5 л. (1) (1) По льготным дарственных пенсий и пособий пенсиям - 10 л. ЭПК 481 Сведения о выполнении уста- 5 л. новленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) 482 Документы (договоры дарения, Пост. акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности 483 Списки лиц, организаций - 5 л. ЭПК объектов благотворительности 484 Переписка о благотворитель- 5 л. ЭПК ной деятельности