Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 20.04.2012.

См.:

Статья: Готовая инструкция для подотчетника.

См. также другие формы из статьи "Готовая инструкция для подотчетника".

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────

│

│ Утверждено Приказом N 4 от 11.01.2012

│

│ ИНСТРУКЦИЯ

│ для подотчетных лиц

│

│ 1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

│ 1.1. Для получения наличных денег в ООО "Промсервис" в подотчет

│работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их

│расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

│ 1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время

│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐

│командировки, │в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на│

├─────────────┐└──────────────────────────────────────────────────────────┘

│срок 10 дней.│ Если в течение этого времени подотчетные суммы не

└─────────────┘

израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору <4>.

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иных обязательных сборов и платежей).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐

3.2.│За дни командировки в пределах территории РФ работнику│

┌───────┘выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами│

│территории РФ - в размере 2500 руб. в день.┌─────────────────────────────┤

└───────────────────────────────────────────┘ │

│

Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать│

в положении о командировках или ином локальном нормативном акте.│

────────────────────────────────────────────────────────────────┘

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником <5>:

1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовых услуг, проезда в общественном транспорте, проживания в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанными с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом:

Документ	На что обратить внимание в документах
Товарный чек	Чек обязательно должен содержать <6>: - наименование документа и дату его составления; - наименование организации-продавца (Ф.И.О. предпринимателя); - перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены; - должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека	Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также: - порядковый номер документа; - ИНН продавца; - фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО	Нужно проверить, чтобы на БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билетах, багажных квитанциях, квитанциях на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО "Промсервис"
Счет-фактура	В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО "Промсервис". В счете-фактуре на аванс в строке 5 ("К платежно- расчетному документу...") должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права" должны быть указаны наименования товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка - например, продукты питания, строительные материалы и т.д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы N КО-1)	Должны быть заполнены все графы, должны стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, "Оплачено")
Справка о покупке или продаже валюты	Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательна <7>
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица- непредпринимателя	В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренды <8>)
Расписка физлица- непредпринимателя	Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

6.4. │Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней.│

┌────────┘В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из│

│кассы перерасход.┌───────────────────────────────────────────────────────┤

└─────────────────┘ │

│

Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения│

ими перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны│

быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему│

компенсацию за задержку возмещения перерасхода│

──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

--------------------------------

<4> Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У.

<5> Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

<6> Пункт 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

<7> Пункт 4.10 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2010 N 136-И.

<8> Пункт 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779 ГК РФ.