Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 20.04.2012.
См.:
Статья: Готовая инструкция для подотчетника.
См. также другие формы из статьи "Готовая инструкция для подотчетника".
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────
│
│ Утверждено Приказом N 4 от 11.01.2012
│
│ ИНСТРУКЦИЯ
│ для подотчетных лиц
│
│ 1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ
│ 1.1. Для получения наличных денег в ООО "Промсервис" в подотчет
│работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их
│расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.
│ 1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│командировки, │в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на│
├─────────────┐└──────────────────────────────────────────────────────────┘
│срок 10 дней.│ Если в течение этого времени подотчетные суммы не
└─────────────┘
израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО "Промсервис".
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору <4>.
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.
3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иных обязательных сборов и платежей).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
3.2.│За дни командировки в пределах территории РФ работнику│
┌───────┘выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами│
│территории РФ - в размере 2500 руб. в день.┌─────────────────────────────┤
└───────────────────────────────────────────┘ │
│
Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать│
в положении о командировках или ином локальном нормативном акте.│
────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником <5>:
1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовых услуг, проезда в общественном транспорте, проживания в гостинице и т.п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанными с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом:
Документ |
На что обратить внимание в
документах |
Товарный
чек |
Чек обязательно
должен содержать <6>: |
Документ
об |
Должны быть те
же реквизиты, что и в товарном чеке, а
|
БСО |
Нужно проверить,
чтобы на БСО были пропечатаны |
Товарная |
В качестве
покупателя и грузополучателя (заказчика)
|
Счет-фактура |
В качестве
покупателя и грузополучателя должно
|
Квитанция к
ПКО |
Должны быть
заполнены все графы, должны стоять печать, |
Справка о
покупке |
Нужно проверить
правильность заполнения паспортных |
Договор о |
В договоре
должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
|
Расписка
физлица- |
Должны быть
указаны дата ее составления, полученная
|
6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
6.4. │Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней.│
┌────────┘В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из│
│кассы перерасход.┌───────────────────────────────────────────────────────┤
└─────────────────┘ │
│
Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения│
ими перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны│
быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему│
компенсацию за задержку возмещения перерасхода│
──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<4> Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У.
<5> Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
<6> Пункт 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<7> Пункт 4.10 Инструкции ЦБ РФ от 16.09.2010 N 136-И.
<8> Пункт 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779 ГК РФ.