"Современный предприниматель", 2009, N 5

 

РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА. ОТПУСКНЫЕ, КОМАНДИРОВКИ, ПОСОБИЯ

 

Законодательство предусматривает такую величину, как средняя заработная плата. Случаи, когда за работником сохраняется средний заработок, устанавливает Трудовой кодекс.

Основные из них, с которыми предпринимателю приходится сталкиваться на практике, - это предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ), выплата компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении (ст. 127 ТК РФ), направление в служебную командировку (ст. 167 ТК РФ), предоставление отпуска обучающимся (ст. 173 ТК РФ). Средний заработок понадобится рассчитать также при переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, временном простое, выплате выходного пособия.

Общий порядок расчета средней зарплаты приводится в ст. 139 Трудового кодекса, а вот нюансы раскрывает Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение N 922). В дальнейшем мы будем говорить о нормах этого Положения применительно к расчету отпускных, но все сказанное в полной мере относится для определения средней зарплаты во всех, упомянутых выше, случаях, то есть предусмотренных Трудовым кодексом.

Еще одна ситуация, когда коммерсанту понадобится средняя зарплата - выплата больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком (далее - пособия). Трудовой кодекс не оговаривает сумм и методики расчета, а дает отсылку на другие законы (ст. 183 ТК РФ). О том, что величина пособия зависит от средней зарплаты, говорится в ст. 7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ. Общий порядок расчета содержится в ст. 14 того же Закона, а особенности определены в Постановлении Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375.

Как видите, существует 2 положения, регулирующих порядок расчета среднего заработка. Во многом они различаются, поэтому среднее значение, используемое для выплаты отпускных, нельзя использовать для расчета пособий, и наоборот. Но есть в документах и общие подходы.

 

Расчетный период

 

В любом случае для определения среднего заработка рассматриваются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который полагается выплата на его основе, то есть отпуск, командировка, временная нетрудоспособность. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Если сотрудник уходит в отпуск с 16 июня 2009 г., расчетный период берется с 1 июня 2008 г. по 31 мая 2009 г. Из расчетных 12 календарных месяцев исключаются периоды, названные в таблице 1. За не полностью отработанные месяцы (те, на которые попадают исключаемые периоды) средняя зарплата определяется в особом порядке.

 

Таблица 1. Время, исключаемое из расчетного периода

 

N п/п

Период

1 

Период, когда за работником сохранялся средний заработок
в соответствии с законодательством (например, время командировки,
ежегодного отпуска).
Исключения:
- для оплаты отпусков, командировок и других случаев,
предусмотренных ТК РФ, перерывы для кормления ребенка
не исключаются из расчетного периода. Сохраняемый за время этих
перерывов средний заработок при расчете учитывается;
- для расчета пособий время перевода беременной женщины на более
легкую работу с сохранением среднего заработка по прежнему месту
работы из расчетного периода не исключается. Сохраняемый на время
перевода средний заработок учитывается при расчете (например,
в период перевода наступила временная нетрудоспособность и нужно
рассчитать пособие)

2 

Период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности
и родам, отпуска по уходу за ребенком

3 

Период простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим
от работодателя и работника. Период простоя по вине работника
не исключается из расчетного периода

4 

Период, в течение которого работник не участвовал в забастовке, но
в связи с ней не мог выполнять свою работу

5 

Дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за
детьми-инвалидами

6 

Периоды, когда работник освобождался от работы с полным
или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии
с законодательством (например, отпуск без сохранения заработной
платы)

7 

Только для расчета пособий не учитываются периоды, в течение
которых работнику предоставляются дни отдыха (отгулов) в связи
с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени
при вахтовом методе работ. Для отпускных такие дни отдыха и выплаты
за них не исключаются, так как Положение N 922 их не оговаривает

 

 

Для отпускных работодателям разрешается внутренним приказом или другим нормативным актом установить расчетный период иной продолжительности, в том числе менее 12 месяцев (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Единственное условие: изменение периода не должно приводить к уменьшению размера среднего заработка. Для расчета пособий менять расчетный период нельзя.

 

Учитываемые выплаты

 

Для определения средней величины берется зарплата, начисленная сотруднику за расчетные 12 месяцев, а также другие выплаты этого периода, предусмотренные системой оплаты труда (таблица 2). Иными словами, суммы должны оговариваться трудовым договором с сотрудником, положением об оплате труда, утвержденным ИП либо иным внутренним документом бизнесмена (положение о премировании, коллективный договор).

 

Таблица 2. Выплаты, учитываемые при расчете

среднего заработка

 

N п/п

Вид выплаты

1

Заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам,
окладам (должностным окладам) за отработанное время

2

Заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу
по сдельным расценкам

3

Заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу
в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ,
оказания услуг), или комиссионное вознаграждение

4

Заработная плата, выданная в неденежной форме

5

Денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное
за отработанное время лицам, замещающим государственные должности

6

Денежное содержание, начисленное муниципальным служащим
за отработанное время

7

Начисленные в редакциях СМИ и организациях искусства гонорары
работников, состоящих в списочном составе этих редакций
и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам
(расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения

8

Заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального
и среднего профессионального образования за часы преподавательской
работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной
нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления

9

Заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении
предшествующего событию календарного года, обусловленная системой
оплаты труда, независимо от времени начисления

10

Надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным
окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет
(стаж работы), знание иностранного языка, совмещение профессий
(должностей), увеличение объема выполняемых работ, руководство
бригадой и др.

11

Выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты,
обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде
коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная
оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или)
опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время,
оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата
сверхурочной работы

12

Вознаграждение за выполнение функций классного руководителя
педагогическим работникам государственных и муниципальных
образовательных учреждений

13

Премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда

14

Другие виды выплат по заработной плате, применяемые
у соответствующего работодателя

 

 

В расчете не учитываются выплаты социального характера, а также иные, не являющиеся заработной платой, в частности, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха. Не берутся суммы, выданные за периоды, которые исключаются из расчетного (таблица 1).

Премии к праздничным и юбилейным датам, даже если они предусмотрены внутренним положением, трудовым договором, тоже исключаются. Дело в том, что такие вознаграждения не связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, в отличие от премий за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство и иные подобные показатели (Письмо Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/1/287).

Для больничных есть еще одно условие. Помимо того, что выплаты должны предусматриваться системой оплаты труда, они должны облагаться ЕСН в части, зачисляемой в ФСС. Здесь возникает различие сумм, учитываемых при расчете средней зарплаты. К примеру, премия по итогам года, предусмотренная положением об оплате труда, выплачивается за счет средств коммерсанта. Согласно п. 21 ст. 270 Налогового кодекса не учитываются в расходах вознаграждения работникам, не предусмотренные трудовыми договорами. Несмотря на то что эта статья посвящена налогу на прибыль, норма распространяется и на предпринимателей, в том числе на "упрощенке". Следовательно, премия не включается в расходы бизнесмена, а значит, не облагается ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ). Получается, при расчете отпускных она учитывается, а при расчете больничных - нет. Учтите, если премия оговаривается трудовым договором, либо в трудовом договоре дана ссылка на положение об оплате труда, где упоминаются такие премии, тогда выплата включается в расходы коммерсанта, соответственно облагается соцналогом и учитывается при расчете средней в обоих случаях (см. Письмо Минфина России от 5 февраля 2008 г. N 03-03-06/1/81).

 

Премии и вознаграждения

 

При расчете пособий учитываются все премии и вознаграждения, начисленные в течение расчетного периода. Независимо от их количества, периода, за который они выплачиваются, а также фактически отработанного сотрудником времени. Конечно, при условии соблюдения вышеназванных условий: выплаты предусмотрены системой оплаты труда и облагаются ЕСН.

 

Пример 1. Сотрудник болел в мае 2009 г., значит, расчетный период для оплаты больничного берется с мая 2008 г. по апрель 2009 г. Премия за январь 2009 г., начисленная и выплаченная работнику в мае 2009 г., не учитывается, так как фактически выплачена за пределами расчетного периода. Две годовых премии: за 2007 г. и 2008 г., выданные в феврале 2009 г., учитываются полностью, так как попадают в расчетный период.

 

А вот для отпускных предусмотрен целый ряд дополнительных условий в зависимости от вида премии. Ежемесячные премии учитываются полностью, если месяц, когда они начислены, попадает в расчетный период. Не имеет значения, за какой месяц они начислены - текущий, предыдущий или какой-либо другой. При этом разрешается учесть не более одной выплаты за каждый показатель данного месяца. К примеру, сотруднику за март выплачено две премии: за безаварийную работу и за выполнение плана. Так как суммы выданы за разные показатели, обе премии при расчете среднего заработка учитываются.

Премии, начисленные за период работы, превышающий один месяц, берутся в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

 

Пример 2. В мае работник уходит в отпуск, значит расчетный период - с мая 2008 г. по апрель 2009 г. Премия за I квартал 2009 г. войдет в расчет полностью, так как период (январь - март 2009 г.) совпадает с расчетным. Премия за II квартал 2008 г. берется только в размере 2/3, так как апрель 2008 г. выпадает из расчетного периода.

 

Премия по итогам года, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за календарный год, предшествующий событию (отпуск, командировка), полностью учитываются независимо от времени начисления.

 

Пример 3. Расчетный период для оплаты отпуска с июня 2008 г. по май 2009 г. В апреле 2009 г. сотруднику по итогам 2007 г. выплачена премия, в мае выплачена премия за 2008 г. При расчете отпускных полностью следует учесть выплату за 2008 г., то есть за "календарный год, предшествующий событию". А вот выплату за 2007 г. учитывать не нужно, несмотря на то, что фактически деньги выданы в расчетном периоде.

Если премия за 2008 г. будет начислена в сентябре, то есть после предоставления отпуска, то необходимо задним числом пересчитать среднюю зарплату и отпускные, доплатив сотруднику разницу.

 

Отметим: во всех рассмотренных ситуациях по оплате отпускных сохраняется правило о том, что за один показатель премирования можно учесть только одну выплату. Есть еще одно условие, и связано оно с неполным расчетным периодом. Так, если расчетный период отработан не полностью (таблица 1), тогда суммы вознаграждений берутся пропорционально отработанному времени. Для этого общая сумма премиальных выплат, которая попадает в расчет, делится на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде и умножается на число рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время (Письмо Минздравсоцразвития России от 26 июня 2008 г. N 2337-17). Исключение - премии начислены за фактически отработанное время, то есть при выплате учитывалось, что сотрудник отсутствовал.

 

Пример 4. Работник 15 июня уходит в отпуск. Расчетный период для отпускных - с 1 июня 2008 г. по 31 мая 2009 г. Допустим, с 8 по 16 декабря 2008 г. работник был на больничном (9 календарных дней, в том числе 7 рабочих дней), с 9 по 15 февраля 2009 г. был в отпуске (7 календарных дней, в том числе 5 рабочих).

В марте 2009 г. работнику выплачена премия по итогам работы за 2008 г. в сумме 15 000 руб. Так как годовая премия не зависит от рабочего графика, а расчетный период отработан не полностью, сумма премии включается в расчет пропорционально фактически отработанному времени.

В расчетном периоде 249 рабочих дней, фактически сотрудник отработал 237 дней (249 - 7 - 5), значит, годовая премия учитывается при расчете отпускных в сумме 14 277,11 руб. (15 000 руб. / 249 дн. x 237 дн.).

 

Изменение зарплаты

 

Несколько слов об изменении зарплаты, в том числе в связи с переводом сотрудника на другую работу. Для определения суммы пособия никаких дополнительных расчетов делать не нужно. В средний заработок берутся фактические выплаты работнику.

При расчете отпускных повышение оклада отдельному (или нескольким) работникам, изменение зарплаты при переводе на другую должность тоже учитываются в обычном порядке - с даты изменения. Но когда повышаются оклады или тарифные ставки всем сотрудникам, причем размер повышения может быть как одинаковым, так и различаться для разных категорий подчиненных, среднюю зарплату для отпускных необходимо скорректировать. Коэффициент определяется просто: новый оклад нужно разделить на величину оклада до повышения. Пересчитать следует зарплату с начала расчетного периода до месяца повышения.

Учтите, пересчитать нужно не только тарифные ставки и оклады, но и выплаты (премии, доплаты, надбавки), установленные к тарифной ставке, окладу в фиксированном размере (например, 40 процентов оклада) или в размере, кратном окладу (например, доплата к окладу в двойном размере). Если же суммы устанавливаются в диапазоне значений (например, от 5 до 15 процентов оклада или премия в размере от 1 до 3 окладов) либо в абсолютном значении (например, ежемесячная премия 2 тыс. руб.), то они не пересчитываются.

 

Пример 5. Сотрудник уходит в отпуск с 8 июня 2009 г. Расчетный период для исчисления среднего заработка - с 1 июня 2008 г. по 31 мая 2009 г. - отработан полностью. До 1 января 2009 г. оклад работника составлял 20 000 руб., с января - 25 000 руб. Оклады повышены всем работникам, а значит, необходима корректировка. Коэффициент берется 1,25 (25 000 руб. / 20 000 руб.). В сумму выплат для расчета средней зарплаты за каждый месяц с июня по декабрь вместо фактически выплачиваемой суммы (20 000 руб.) нужно взять расчетную, то есть 25 000 руб. (20 000 руб. x 1,25). Таким образом, общая сумма для определения среднего заработка составит 300 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес. x 1,25 + 25 000 руб. x 6 мес.).

 

Если повышение окладов произошло после расчетного периода, но до начала отпуска? Допустим, в примере 5 оклады повышены с 1 июня 2009 г. Тогда пересчитать оклады нужно за весь расчетный период. Третий, возможный вариант, - оклады повысились в период отпуска. Здесь необходимо пересчитать среднюю зарплату и доначислить отпускные за дни с даты увеличения окладов до окончания отпуска.

 

Нулевой заработок

 

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода (таблица 1), тогда пособие рассчитывается исходя из суммы заработка, полученного в месяце наступления временной нетрудоспособности.

Для отпускных сначала рассматривается предшествующий период, равный расчетному, то есть выплаты работнику 2 года назад. Если не только в течение прошедших 12 месяцев, но и до этого у сотрудника не будет фактически отработанных дней, тогда средний заработок придется рассчитывать исходя из сумм, начисленных за дни месяца, которые сотрудник успел отработать перед уходом в отпуск.

В отношении сотрудников, у которых вовсе не было отработанных дней до наступления периода, с которым связано сохранение среднего заработка, для расчета отпускных и пособий средняя зарплата определяется исходя из тарифной ставки, оклада, установленного трудовым договором.

 

Порядок расчета

 

Для расчета пособий используется средний дневной заработок. Определяется он так: выплаты за расчетный период необходимо разделить на количество календарных дней в этом расчетном периоде (365 или 366). Если расчетный период отработан не полностью, то время отпусков, болезней просто вычитается из 365 (366) календарных дней. Полученная величина (средний дневной заработок) умножается на число календарных дней временной нетрудоспособности.

 

Пример 6. Работник заболел в мае. Расчетный период с 1 мая 2008 г. по 30 апреля 2009 г. (365 календарных дней). За этот период общая сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 160 000 руб. При этом с 18 по 23 сентября 2008 г. (6 дней) сотрудник болел, с 1 по 16 декабря 2008 г. был в отпуске (16 дней). Средний дневной заработок составит 466,47 руб. (160 000 руб. / (365 дн. - 6 дн. - 16 дн.)). Умножив среднюю зарплату на число дней нетрудоспособности, получим размер пособия. Не забывайте, что эта величина не будет окончательной, так как размер пособия зависит от страхового стажа работника. Только если стаж более 8 лет, пособие начисляется в размере 100 процентов среднего заработка.

 

Для выплаты отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск берется средний дневной заработок. Самая простая ситуация, когда период отработан полностью. Сумму выплат за расчетный период нужно последовательно разделить сначала на 12, потом на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок применяется для отпуска, предоставляемого в календарных днях.

 

Пример 7. Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 4 июня, расчетный период - с 1 июня 2008 г. по 31 мая 2009 г. Заработная плата с 1 июня по 30 ноября составляла 12 000 руб., с 1 декабря 2008 г. - 15 000 руб. Общая величина выплат за расчетный период - 162 000 руб. (12 000 руб. x 6 мес. + 15 000 руб. x 6 мес.). Средний дневной заработок составит 459,18 руб. (162 000 руб. / 12 / 29,4), соответственно при отпуске в 28 календарных дней сумма отпускных равна 12 857,04 руб. (459,18 руб. x 28 дн.).

 

Когда расчетный период отработан не полностью, отдельно определяется количество календарных дней в неполных месяцах и полностью отработанных. Общая величина выплат делится на сумму найденных величин.

Чтобы найти количество календарных дней в неполном месяце, нужно 29,4 (среднемесячное число календарных дней) разделить на число календарных дней данного месяца и умножить на количество календарных дней, отработанных в этом месяце.

 

Пример 8. Изменим условия примера 7. Допустим с 10 по 16 июля 2008 г. (7 календарных дней) работник болел. За июль ему выплачена зарплата в сумме 9000 руб. и больничные в размере 2000 руб.

Число календарных дней в июле составит 22,76 дня (29,4 / 31 дн. x 24 дн.). Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период составит 159 000 руб. (12 000 руб. x 5 мес. + 9000 руб. + 15 000 руб. x 6 мес.).

Средний дневной заработок сотрудника равен 459,33 руб. (159 000 руб. / (29,4 x 11 + 22,76), значит, сумма отпускных равна 12 861,24 руб. (459,33 руб. x 28 дн.).

 

Отметим, что таким же образом рассчитываются отпускные для работников, которые трудятся на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня).

Описанный порядок расчета средней зарплаты используется только для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные дни отпуска. Для командировок и других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом, механизм определения проще. Средний дневной заработок определяется делением суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни расчетного периода, включая премии, на количество фактически отработанных в этот период дней. Принцип такой же, как при расчете среднего заработка для выплаты пособий.

 

Пример 9. С 18 по 21 мая 2009 г. работник направлен в командировку. Расчетный период для определения среднего заработка - с 1 мая 2008 г. по 30 апреля 2009 г. Ежемесячная зарплата составляет 15 000 руб. С 16 по 31 марта 2009 г. (12 рабочих дней) сотрудник болел. Выплаты за март: зарплата - 7000 руб., пособие по больничному листу - 2500 руб.

Средний дневной заработок для оплаты времени нахождения работника в командировке составляет 725,74 руб. ((15 000 руб. x 11 мес. + 7000 руб.) / (249 раб. дн. - 12 раб. дн.)). Средняя заработная плата в период нахождения работника в командировке составляет 2902,96 руб. (725,74 руб. x 4 дн.).

 

При суммированном учете рабочего времени установлен свой порядок определения средней зарплаты (кроме расчета отпускных и компенсаций за неиспользованные дни отпуска). Здесь необходимой величиной является средний часовой заработок. Он определяется путем деления суммы фактически начисленных зарплаты и премий на количество часов, фактически отработанных в этот период. Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате.

 

И.Резепов

Юрист

 

Т.Елькина

Эксперт журнала

Подписано в печать

05.05.2009