"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 10
КАДРОВЫЙ УЧЕТ В ПРОГРАММЕ
1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8
Управление кадрами в организации является сложной и многогранной
задачей, которую решить в современном обществе без использования
информационных технологий очень сложно. Особенно это касается средних и
крупных организаций. Одной из таких технологий, обеспечивающих работу с
тм
кадрами в организации, является интегрированная система 1С:Предприятие .
При рассмотрении процесса управления кадрами в первую очередь на ум приходят задачи учетного характера: фиксирование приема/увольнения, оформление отпусков и больничных листов, ведение штатного расписания. В некоторых случаях вспоминается то, что специалистов в организации нужно обучать. Тем не менее список задач в управлении кадрами является значительно более обширный [1]:
- анализ и планирование кадров, предполагающие расчет потребности в кадрах по необходимым профессиональным особенностям, специальностям и квалификациям;
- подбор, оценка и обучение кадров, где основной целью ставится стимулирование персонала к эффективной работе;
- рациональное использование, где основной целью определяется формирование высокопроизводительных и устойчивых коллективов.
Словарь кадрового делопроизводства. Управление кадрами - процесс управления в организации, направленный на планирование, подбор, развитие и эффективное использование в трудовой деятельности.
Учетная политика по персоналу - принятая организацией совокупность способов ведения кадрового учета [2].
Естественно, что решение этих задач выполняется специальными подразделениями, существующими практически в каждой организации. Но если организация достаточно большая или в организации необходимо выполнять синхронизацию деятельности между различными подразделениями (как минимум между бухгалтерией и отделом кадров), решение задач в управлении кадрами без использования информационных систем будет достаточно проблематичным, требующим достаточно больших трудовых, временных, а зачастую и финансовых затрат. Конечно же, кроме названных причин, еще важной предпосылкой являются частые изменения в трудовом законодательстве и недостаточно высокая квалификация специалистов, выполняющих функции управления кадрами.
В рамках данной статьи мы рассмотрим некоторые базовые инструменты
использования информационных технологий управления кадрами на примере
тм
интегрированного комплекса "1С:Предприятие версии 8.2". Но для начала
нужно четко определиться с функционалом, который представляется системой в
части управления кадрами.
В рамках данной статьи мы ограничимся учетными функциями, среди которых: учет, прием/увольнение и кадровые перемещения, настройка заработной платы, формирование первичных и отчетных документов. Данные функции являются обязательными в любой организации. Что же касается других функций, то их использование зависит от кадровой политики организации и может отсутствовать в качестве задач первоочередной важности.
Для демонстрации различных возможностей рассматриваемого программного
комплекса воспользуемся наиболее часто применяемой редакцией - "1С:
тм
Предприятие версия 8.2, редакция Бухгалтерия предприятия 2.0".
Первичной задачей в данной информационной системе является настройка кадрового учета, включающая настройку учетной политики по персоналу и базовых классификаторов, определяющих структуру учета кадров. Следом мы рассмотрим задачи приема сотрудника на работу, его перемещение между подразделениями и увольнение.
Место управления кадрами в системе управления организацией
┌─────────────────────┐
│ Руководство │
│ компании │
└─────────────────────┘
┌──────────────────────┐ - Качество персонала ┌───────────────────┐
│ Отдел управления │ - Эффективность │ Руководство │
│ персоналом │ процессов управления │ подразделений │
└────────────────────┬─┘ персоналом └┬──────────────────┘
/│\ │ - Затраты на персонал │ /│\
│ - Потребность в │ - Кадровый - Производительность - Заявки на │ - Квалификация │
│ кадрах │ план труда и выполнение подбор │ персонала │
│ - Квалификация │ - Информация KPI - Заявки на │ - Загрузка │
│ персонала │ о кандидатах /│\ обучение │ сотрудников │
│ - Кадровый резерв │ - Планы │ - Предложения │ - Эффективность │
│ - Затраты на │ обучения │ по │ системы │
│ персонал │ - Результаты │ изменению │ мотивации │
│ - Загрузка │ обучения │ мотивации │ │
│ сотрудников │ │ │ │
│ \│/ │ \│/ │
│ ┌───────────────────────────────────┴───────────────────────────────┐ │
└──────────┤ 1С:Зарплата и управление персоналом ├────────────┘
┌──────────┤ ├────────────┐
│ └──────────────────┬────────────────────────────────┬───────────────┘ │
│ /│\ /│\ │ /│\ │ /│\ │
│ - Бюджет │ - Исполнение │ │ - Качественный │ - Данные о │ - Начисление │ - Структура │
│ затрат на │ бюджета │ │ состав │ сотрудниках │ и выплата │ начисления │
│ персонал │ - Отклонения │ │ работников │ - Перемещение │ зарплаты, │ зарплаты │
│ │ от бюджета │ │ - Данные о │ кадров │ налогов, │ - Данные │
│ │ │ │ сотрудниках │ │ отчислений │ для расчета │
│ │ │ │ │ │ в фонды │ налогов и │
│ │ │ │ │ │ │ выплат в │
│ │ │ │ │ │ │ фонды │
\│/ │ │ │ │ │ │ \│/
┌────────────┴────────┐ │ \│/ │ │ ┌─┴───────────────┐
│Планово-экономическая│ │┌──────────────────┴┐ │ │ Бухгалтерия │
│ служба │ ││ Отдел кадров │ │ │ │
└─────────────────────┘ ││ │ │ └─────────────────┘
│└───────────────────┘ │
- Персональные данные │ │ - Начисленная зарплата
- Заявки на обучение │ │ - Оставшиеся дни отпуска
- Заявки на отпуск │ │
- Отработанное время │ \│/
┌┴────────────────────────────────────┐
│ Сотрудники │
└─────────────────────────────────────┘
Рис. 1
Учетная политика по персоналу
В самом начале работы с кадрами необходимо определить учетную политику по персоналу через пункт меню "Предприятие/Учетная политика/Учетная политика (по персоналу)" (рис. 2 - не приводится).
Рис. 2 - Доступ к учетной политике по персоналу
Рисунок не приводится.
Данная учетная политика позволит определить важные с точки зрения учета персонала для работы с налоговыми отчислениями, построения организационной структуры организации, работы персонала по совместительству и множество других параметров, влияющих на эффективное управлением кадрами.
В результате выбора указанного пункта меню пользователь получает диалоговое окно, с помощью которого указываются две ключевые характеристики: возможность работы по внутреннему совместительству и правило удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
Первое диалоговое окно показывает список существующих учетных политик по персоналу (рис. 3 - не приводится).
Рис. 3 - Формы настройки учетной политики по персоналу
Рисунок не приводится.
Обычно учетная политика формируется на каждый новый год работы организации, но поскольку учетная политика по персоналу не предполагает указания временного периода действия учетной политики организации, то ее действие считается неограниченным по времени. Добавляя новую учетную политику, пользователь вызывает диалоговое окно, где должен установить два флажка, указав организацию, для которой настраивается учетная политика.
Следом настраиваются дополнительные справочные данные. Многие из них могут быть настроены в процессе выполнения учетных данных по персоналу. Некоторые из них доступны с помощью закладки "Кадры" в рабочем пространстве пользователя.
Доступность различных функциональных возможностей определяется правами доступа, которые изначально настраивает администратор.
Справочник должностей (рис. 4 - не приводится) вызывается с помощью рабочей области пользователя или через меню "Операции/Справочники...", где выбирается нужный справочник. При вызове указанного справочника выводится нужное диалоговое окно.
Рис. 4 - Справочник должностей
Рисунок не приводится.
Справочник должностей представляет собой список должностей, а его редактирование предполагает внесение только одной характеристики - названия должности.
Во всех справочниках каждому элементу задается уникальный идентификатор, который можно скорректировать двумя способами: войти в диалоговое окно редактирования элемента справочника или через пункт меню диалогового окна "Действия/Редактировать код".
Справочник оснований увольнения (рис. 5 - не приводится) является вторым обязательным для настройки справочником, который также можно вызвать из рабочей области пользователя.
Рис. 5 - Справочник оснований увольнения
Рисунок не приводится.
Данный справочник, как и справочник должностей, представляется только списком названий оснований, которые в процессе работы сотрудника отдела кадров будет выводиться для выбора соответствующего элемента.
Следующим справочником является организационная структура (рис. 6 - не приводится), которую можно вызвать через пункт меню "Предприятие/Подразделения организации".
Рис. 6 - Справочник организационной структуры
Рисунок не приводится.
В результате будет выведено диалоговое окно, где в иерархической последовательности можно выстроить структуру подразделений организации, к которым потом будут закрепляться сотрудники.
Прием сотрудника на работу
Поступая на работу, сотрудник подает комплект документов, по которым специалист по персоналу фиксирует информацию в базу данных, формируя запись о новом сотруднике. Для учета новых сотрудников имеется две возможности: учесть физическое лицо и зафиксировать его в качестве сотрудника или сразу регистрировать поступающего на работу, генерируя запись о физическом лице.
Прием на работу выполняется через инструмент "Прием на работу" (рис. 7 - не приводится) из рабочей области пользователя закладки "Кадры".
Рис. 7 - Список оформления приема на работу
Рисунок не приводится.
В результате выводится диалоговое окно со списком операций по приему на работу. Это список соответствует хронологическому порядку принимаемых на работу сотрудников. При добавлении нового сотрудника в режиме операции приема на работу вызывается диалоговое окно (рис. 8 - не приводится), где определяются необходимые сведения для формирования приказа на прием физического лица в организацию в качестве сотрудника.
Рис. 8 - Заполнение данных о приеме на работу
Рисунок не приводится.
Выполнять операцию приема на работу можно индивидуально по каждому человеку с формированием приказа или списком (рис. 9 - не приводится) с последующим формированием соответствующего приказа. Перечень заполняемых полей в обоих случаях идентичен, но при приеме на работу по списку поля заполняются в отдельных закладках: Работники и Начисления.
Рис. 9 - Прием на работу списком
Рисунок не приводится.
В закладке "Работники" заполняются поля по кадровым данным, а для закладки "Начисления" - поля для расчета заработной платы.
Для перехода от индивидуального учета к групповому достаточно зафиксировать флажок с названием "Приказ на группу сотрудников". Снятие данного флажка вернет пользователя в режим индивидуального учета.
Фиксируя информацию о кадровых данных, пользователь обязательно должен определить:
- дату приема на работу указываемого сотрудника согласно заявлению принимаемого на работу человека;
- подразделение, вызвав диалоговое окно справочника подразделений организаций, в котором, если нужное подразделение отсутствует, можно его добавить и выбрать;
- должность, вызвав справочник должностей, где в случае отсутствия нужного можно добавить новое и его же выбрать.
Сведения для расчета заработной платы являются важными параметрами для бухгалтерии, определяя правило начисления заработной платы (поле "Вид расчетов"), которое формируется в соответствующем справочнике, и размер оплаты труда, который по умолчанию будет выбираться при начислении очередной заработной платы сотруднику.
Также в диалоговом окне приема на работу определяется сотрудник, которого нужно оформить. Для этого из поля "Сотрудник" можно вызвать справочник сотрудников (рис. 10 - не приводится).
Рис. 10 - Список сотрудников организации
Рисунок не приводится.
Записанные в окне "Сотрудники организации" не являются реальными работниками, пока не будет оформлен прием на работу с печатью соответствующего приказа о приеме.
Данное окно позволяет пользователю увидеть список сотрудников в разрезе каждого конкретного подразделения организации или всей организации в целом. Также оно позволяет записать новых сотрудников. Добавление нового сотрудника вызывает диалоговое окно для описания данных сотрудника (рис. 11 - не приводится).
Рис. 11 - Ввод данных по сотруднику
Рисунок не приводится.
Здесь оформляются сведения, относящиеся непосредственно к физическому лицу. Если в базе данных уже зафиксировано физическое лицо, то его можно выбрать, вызвав список физических лиц с помощью гиперссылки "Открыть справочник физических лиц". В этом же справочнике можно добавить новое физическое лицо и выбрать для фиксирования его в качестве сотрудника.
После выбора физического лица из справочника сведения о нем автоматически будут внесены в диалоговое окно описания сотрудника. Если не создавать физического лица, то при вводе сведений о сотруднике автоматически будет создано физическое лицо.
Система распознает, по какому алгоритму добавлять сотрудника и физическое лицо, на основе двух флажков в верхней части диалогового окна. Первый флажок "Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц" позволяет автоматически создать и сотрудника, и физическое лицо. Второй флажок "Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц" предполагает, что физическое лицо уже создано, и заполнить сведения по сотруднику можно на основании уже ранее введенных данных.
При создании нового физического лица можно определить личные данные (рис. 12 - не приводится), связанные с местом его проживания, телефоном и прочими данными для связи.
Рис. 12 - Ввод личных данных
Рисунок не приводится.
В результате окончания оформления приема на работу формируется приказ о приеме на работу сотрудника.
В случае оформления группы сотрудников формируется Приказ о приеме группы сотрудников.
Увольнение сотрудника
Данная операция представляется достаточно простой, состоящей из двух операций: фиксирование факта увольнения и печать приказа на увольнение. Запустить операцию увольнения можно из рабочей области пользователя закладки "Кадры". В результате пользователь получает диалоговое окно для записи сведений об увольнении сотрудника (рис. 13 - не приводится).
Рис. 13 - Заполнение данных по увольнению сотрудника
Рисунок не приводится.
В данной форме фиксируются дата увольнения, а также основание, указанное в заявлении на увольнение или во внутриорганизационном документе, где указано это основание. В итоге после указанной даты сотруднику не будет начисляться заработная плата и будет произведен расчет.
Если увольнение производится по группе сотрудников, то, используя флажок "Приказ на группу сотрудников", можно перевести диалоговое окно на заполнение данных по нескольким сотрудникам.
По итогам заполнения сведений специалистом по персоналу формируется приказ на увольнение. Этот приказ содержит сведения на одного сотрудника. В случае формирования приказа на группу сотрудников оформляется соответствующий приказ, где увольняемые сотрудники выводятся в табличном списке с указанием всех сведений о причинах и сроках увольнения.
Кадровое перемещение
Данная операция представляет собой изменение кадровой информации о сотруднике или группе сотрудников. К изменяемой информации относятся: перевод сотрудника в другое подразделение, изменение должности сотрудника, изменение правил начисления заработной платы.
Оформить кадровое перемещение можно из рабочей области пользователя закладки "Кадры". В результате будет выведено диалоговое окно (рис. 14 - не приводится), где указывается сотрудник, по которому изменяются сведения.
Рис. 14 - Ввод данных по перемещению
Рисунок не приводится.
Также корректируются:
- дата изменения сведений, с которой они начинают действовать;
- подразделение, в которое сотрудник переводится. По умолчанию, когда выбирается сотрудник, это поле заполняется текущим подразделением, в котором сотрудник работает. Если у сотрудника подразделение работы не меняется, то данное поле оставляется без изменений;
- должность, в которой сотрудник должен работать с момента даты изменения. Аналогично подразделению данное поле заполняется автоматически и оставляется без изменений, если должность не должна изменяться;
- правила начисления заработной платы и оклад. Эта информация представляется списком операций, которые должны быть применены к сотруднику на дату изменения данных. Для видов расчета заработной платы существует четыре действия: начать, изменить, не изменять, прекратить. По умолчанию задается текущее состояние правила расчета с действием "Не изменять".
В итоге указания всех измененных данных формируется приказ на перемещение. Если перемещение производится по группе сотрудников, то оформляется соответствующий приказ.
Рассмотренные выше инструменты учета кадров являются постоянно используемыми, но рассматриваемый программный комплекс не ограничивается этим набором задач. Среди дополнительных есть операции, связанные с подготовкой документов в Пенсионный фонд на получение страхового номера для начисления в накопительную часть пенсии, подготовкой отчетных документов в Пенсионный фонд по начисленным отчислениям, взносам и налогам, формированием личного листка на каждого сотрудника с регулярным ведением персональной информации по сотрудником в режиме изменения данных и многие другие.
В редакции программного комплекса, включающего полный модуль "Зарплата и кадры", реализуются задачи, связанные с планированием кадров, ведением штатного расписания, планированием и ведением процедур повышения квалификации сотрудников, и другие.
Библиографический список
1. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. М.: МАУП, 2004.
2. Мазманова Б.Г. Учетная политика и стимулирование персонала как поддержка стратегии предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. N 4.
3. 1С:Зарплата и управление персоналом 8. [Электронный ресурс]. Официальный сайт 1С: Зарплата и управление персоналом 8. URL: http://v8. Дата обращения 13.06.2011.
Н.Стружкин
Доцент
кафедры "Информационные системы"
Государственного
университета управления
Подписано в печать
11.10.2011