Нужно ли вести личные дела работников?

     Вести или не вести?                                                 
     Раз решил, делай правильно                                          
     Как хранить документы                                               

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках компании. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах?
Допустим, Федеральная инспекция труда в ходе очередной проверки решила убедиться в правомерности привлечения тех или иных сотрудников к работе в тяжелых условиях труда. Или центру обучения, действующему в организации, понадобилась информация о том, когда работник в последний раз повышал профессиональную квалификацию. В таких случаях специалисту отдела кадров нужно будет оперативно предоставить необходимые сведения - справки о состоянии здоровья и копии документов об образовании. А сделать это нетрудно, если служба персонала компании ведет личные дела своих сотрудников.

Вести или не вести?

Действительно, как удобно - раскрываешь папку, и перед тобой как на ладони полный профессиональный портрет сотрудника.
Если говорить о нормативных актах, то упоминание о личном деле работника как об обязательном атрибуте кадровой службы содержится лишь в законе о государственной службе. Статья 8 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" вменяет в обязанность кадровикам отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле.
Подробно процедура учета персональных данных предусмотрена отдельным документом, который называется "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы". Он утвержден Указом Президента РФ от 01.06.98 N 640.
Для коммерческих организаций подобная форма систематизации личных данных работника - дело сугубо добровольное. Несмотря на это, многие кадровики ведут личные дела именно так - в отдельной папке.

Раз решил, делай правильно

Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести у себя в организации систему личных дел, то делайте это грамотно. Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты. Кроме того, соблюдайте правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(1) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(2).
Как формировать личные дела работников коммерческих организаций, решает руководитель отдела кадров. Обычно в личное дело включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок (анкета) по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
- лист - заверитель дела.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность, так как оно заводится сразу же после издания приказа о зачислении сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности работника досье "обрастает" иными, не менее значимыми документами. Последним, завершающим листком в папке будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Давайте рассмотрим основные правила оформления личных дел и документов, составляющих содержание личного дела. Обложка личного дела выглядит следующим образом:

ОАО "Стальимпекс"
Департамент природной добычи

Дело N 152, том N 1
Личное дело Кравцова Сидора Алексеевича

     Дата начала дела: 12.03.1998
     Дата окончания дела: ________

     На ___________ листах
     Хранить постоянно.

Внутренняя опись документов дела. Этот документ содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.
При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Внутренняя опись
документов дела N 03-02-123

 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
| N |  Индекс |Дата до-|       Заголовок     |Номер лис-|   Примечание  |
|п/п|документа|кумента |       документа     |тов дела  |               |
|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|
| 1.|  03-15  |12.02.02|Копия диплома        |   1-2    |               |
|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|
| 2.|  03-05  |12.02.02|Копия трудовой книжки|   3-15   |               |
|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|
| 3.|  03-02  |12.03.02|Копия приказа о прие-|    16    |Приказ  N 12 от|
|   |         |        |ме                   |          |12.03.02 г.    |
|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|
| 4.|  03-01  |12.02.02|Трудовой договор     |  17-21   |Трудовой  дого-|
|   |         |        |                     |          |вор   N  12  от|
|   |         |        |                     |          |12.03.02 г.    |
|———|—————————|————————|—————————————————————|——————————|———————————————|
|...|   ...   |   ...  |         ...         |   ...    |     ...       |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

 Итого: ____________________________________________________ документов.
                           (цифрами и прописью)

 Количество листов внутренней описи______________________________________
                                           (цифрами и прописью)

 Инспектор отдела кадров: ____________________  _________________________
                               (подпись)          (расшифровка подписи)

     "____" ________________ 200___ г.

Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.
Личный листок по учету кадров. Этот документ составляет основу личного дела. Это своего рода аналог анкеты, и организации самостоятельно решают, включать им в личное дело и анкету, и личный листок или один из этих двух документов.
В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4x6. Заполняется листок без сокращений самим работником, который после заполнения данной формы ставит личную подпись и дату заполнения, подтверждая и беря на себя ответственность за достоверность указанных сведений.
Обо всех последующих изменениях работник обязан сообщать работодателю для внесения этих изменений в его личное дело.

Личный листок
по учету кадров

1. Фамилия              Петров                            —————————————— 
          —————————————————————————————————————————————— |              |
имя         Сидор     отчество    Семенович              |    Место     |
    —————————————————          ————————————————————————— |     для      |
2. Пол      мужской                                      |  фотографии  |
      —————————————————————————————————————————————————— |              |
3. Год, число и месяц рождения  1954, 14 марта           |              |
                              —————————————————————————— |              |
4. Место рождения:                 Москва                |              |
                 ——————————————————————————————————————— |              |
                 (село, деревня, город, район, область)   —————————————— 

5. Гражданство   гражданин   Российской Федерации
              ——————————————
6. Образование    высшее
              ——————————————————————————————————————————————————————
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Название учеб-|Факультет |Год пос-|Год  |Если   не|Какую  специальность|
|ного заведения|или  отде-|тупления|окон-|окончил, |получил в результате|
|и его местона-|ление     |        |чания|то  с ка-|окончания   учебного|
|хождение      |          |        |или  |кого кур-|заведения, указать N|
|              |          |        |ухода|са ушел  |диплома  или удосто-|
|              |          |        |     |         |верения             |
|——————————————|——————————|————————|—————|—————————|————————————————————|
|Российская    |Обще-эко- |  1973  | 1980|         |     Экономист      |
|экономическая |номический|        |     |         |                    |
|академия   им.|          |        |     |         |                    |
|Г.В. Плеханова|          |        |     |         |                    |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

7. Какими иностранными языками владеете     английский, читаю и  перевожу
                                        —————————————————————————————————
                            со словарем
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
     (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
                            владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание                  не имею
                                —————————————————————————————————————————
9. Какие имеете научные труды и изобретения                  не имею
                                           ——————————————————————————————
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности  (включая  учебу  в
высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,  участие
в партизанских отрядах и работу по совместительству).

 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Месяц и год |Должность  с  указанием  учреждения,|Местонахождение   уч-|
|————————————|организации  предприятия,  а   также|реждения,   организа-|
|посту-|ухода|министерства (ведомства)            |ции, предприятия     |
|пления|     |                                    |                     |
|——————|—————|————————————————————————————————————|—————————————————————|
| 1983 | 1998|Российско-британский концерн "Содей-|г. Москва            |
|      |     |ствие", экономист                   |                     |
|——————|—————|————————————————————————————————————|—————————————————————|
| 1998 | 2004|Представительство "Смарч энд Брукс",|г. Москва            |
|      |     |экономист                           |                     |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

11. Пребывание за границей
                          ———————————————————————————————————————————————
                   (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)

 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|          Месяц и год          |В какой стране|    Цель пребывания за  |
|———————————————————————————————|              |          границей      |
|с какого времени|по какое время|              |                        |
|————————————————|——————————————|——————————————|————————————————————————|
|     09.1996    |    05.1998   |Великобритания| Служебная командировка |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

12. Участие в выборных органах

 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Место выборного|Название выборного|В  качестве кого|         Год       |
|     органа    |      органа      |     избран     |———————————————————|
|               |                  |                |избрания |  выбытия|
|———————————————|——————————————————|————————————————|—————————|—————————|
|               |                  |                |         |         |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

13. Какие имеете правительственные награды             не имею
                                          ———————————————————————————————
                                                 когда и кем награжден

14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание лейтенант запаса
                                                       ——————————————————
    Состав           командный род войск ВВС
          ———————————————————————————————————————————————————————————————
             командный, политический, административный, технический и т.д.

15. Семейное положение в момент заполнения личного листка       холост
                                                         ————————————————

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
                   (члены семьи, с указанием возраста)

16. Домашний адрес   г. Москва, ул. Генерала Власова, д. 13, кв. 56
                  ———————————————————————————————————————————————————————

     "15"    мая    200 4  года       Личная подпись     Петров
      ——  ——————————    —                           —————————————————————

При заполнении пункта 10 необходимо указывать те наименования организаций, которые существовали в указываемый период. При внесении сведений о военной службе нужно указывать должность.
Работник обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.д.) сообщать по месту работы для внесения изменений в его личное дело.
Дополнение к личному листку по учету кадров. В дополнении отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Дополнение
к личному листку по учету кадров

                Фамилия Петров Имя Семен Отчество Иванович
                        ——————     —————          ————————
     1. Данные о работе после заполнения личного листка
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Должность,  |Местонахож-|  Число, месяц, год|          Решение         |
|с  указанием|дение орга-|———————————————————|——————————————————————————|
|наименования|низации    |вступления |ухода с|об  утвержде-|об  освобож-|
|организации |           |в должность|должно-|нии работника|дении работ-|
|            |           |           |сти    |             |ника        |
|————————————|———————————|———————————|———————|—————————————|————————————|
|            |           |           |       |             |            |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

     2.  Данные  об  изменениях  в  учетных  признаках    работника после
заполнения личного листка
     2.1. Записи о награждении орденами и медалями
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|  Когда награжден  |За что награжден|Название  награды|Основание записи|
|(число, месяц, год)|                |                 |                |
|———————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————|
|                   |                |                 |                |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

     2.2. Записи о наложении и снятии взысканий
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Дата  (число,|Кем  нало-|За что|Какое|  Основание  |   Когда  |  Основание |
|месяц, год)  |жено взыс-|(сущ- |нало-|   записи    | взыскание|   записи   |
|             |кание     |ность |жено |             |   снято  |            |
|             |          |дела) |взыс-|             |          |            |
|             |          |      |кание|             |          |            |
|—————————————|——————————|——————|—————|—————————————|——————————|————————————|
|12.03.2003 г.|Генераль- |Прогул|Заме-|Пр. N  12к от|12.03.2004|Пр. N 17к от|
|             |ный дирек-|      |чание|12.03.2003 г.|          |13.03.2004 г|
|             |тор       |      |     |докл. записка|          |            |
|             |          |      |     |начальника   |          |            |
|             |          |      |     |отдела от    |          |            |
|             |          |      |     |11.03.2003   |          |            |
|—————————————|——————————|——————|—————|—————————————|——————————|————————————|
|15.05.2004 г.|Генераль- |Прогул|Выго-|Пр. N  19к от|          |            |
|             |ный дирек-|      |вор  |15.05.2004 г.|          |            |
|             |          |      |     |докл. записка|          |            |
|             |          |      |     |начальника   |          |            |
|             |          |      |     |отдела от    |          |            |
|             |          |      |     |15.05.2004   |          |            |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

     2.3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|Дата происшед-| Характер изменения|           Основание записи         |
|шего изменения|                   |                                    |
|(число, месяц,|                   |                                    |
|год)          |                   |                                    |
|——————————————|———————————————————|————————————————————————————————————|
|12.01.2004 г. |Паспортные данные  |Паспорт  54 34 234567,  выданный ОВД|
|              |                   |Октябрьского района г. N            |
|——————————————|———————————————————|————————————————————————————————————|
|14.03.2004 г. |Семейное положение |Свидетельство   о  заключении  брака|
|              |                   |N 132 от 14.03.2004 г.              |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

В разделе 2.3 отражаются сведения об изменении сведений об образовании, знании иностранных языков, получении воинского звания, ученой степени, изменении места жительства, семейного положения и др. В самом личном листке по учету кадров эти изменения не отражаются.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Лист - заверитель дела. Этот документ оформляется при сдаче личного дела в архив.

Лист - заверитель дела N 57

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов,
 в том числе: литерные листы           нет
                            —————————————————————————————————————————————
 пропущенные номера           6,8
                   ——————————————————————————————————————————————————————
 + листов внутренней описи           3
                          ———————————————————————————————————————————————
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 
|      Особенности физического состояния      |       Номера листов     |
|            и формирования дела              |                         |
|—————————————————————————————————————————————|—————————————————————————|
|Лист склеен скотчем                          |            19           |
 ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— 

 Начальник отдела кадров            Смирнов              А.М. Смирнов
 ————————————————————————    —————————————————————   ————————————————————
        Должность                   Подпись           Расшифровка подписи

     " 16 "    июля    200 4  г.
      ———— ———————————    ——

Как хранить документы

Дела уволившихся работников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать) документы дела, нужно удалить с них скрепки.
В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конце - бланки листов - заверителей дела.
Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Факт проверки фиксируется внизу оборотной стороны листа дополнения. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт.
Личные дела работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно. В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса. В организации должен быть издан локальный нормативный акт (положение), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации.

В. Митрофанова,
консультант по вопросам трудового права
и кадрового делопроизводства

"Кадровое дело", N 8, август 2004 г.

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————
*(1) Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст.
*(2) Утвержден решением Росархива от 06.10.2000.