Материалы "1С:Зарплата и Кадры" в организациях с обособленными подразделениями Дата создания: 21.04.2004 Согласно действующему законодательству (главы 23 и 24 НК РФ, Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования") обособленные подразделения организации, имеющие отдельный баланс, расчетный счет и начисляющие вознаграждения в пользу физических лиц, исполняют обязанности организации по уплате налогов и взносов, а также по представлению налоговой отчетности и отчетности для системы персонифицированного учета ПФР по месту своего нахождения. В предлагаемой статье приводятся методика и особенности использования конфигурации "Зарплата+Кадры" (ред. 2.3) для "1С:Предприятия 7.7" в организациях, в состав которых входят обособленные подразделения. "1С:Зарплата и Кадры" в организациях с обособленными подразделениями Заполнение справочника "Подразделения" Справочник подразделений является иерархическим и допускает до 10 уровней вложенности подразделений. Для описания структуры организации, имеющей в своем составе обособленные подразделения, рекомендуется на первом уровне справочника подразделений перечислить все обособленные подразделения, включая головную организацию как обособленное подразделение (рис. 1). Рис. 1 Далее в рамках каждого обособленного подразделения описывается его организационная структура. Сведения об организации и ее подразделениях Сведения о головной организации (в том числе ИНН) указываются в форме "Настройки конфигурации" (пункт "Настройки" меню "Сервис") (рис. 2). Рис. 2 Для всех обособленных подразделений на закладке "Основная" необходимо выставить флажок того, что это подразделение является обособленным. Далее на закладке "Обособленное подразделение" обязательно указываются КПП, регистрационный номер в ПФР, код территории по ОКАТО и руководители подразделения (рис. 3). Рис. 3 Эти данные повторяются и для обособленного подразделения, соответствующего головной организации . Формирование отчетности по подразделениям Формирование отчетности в организации с обособленными подразделениями имеет особенность - все обособленные подразделения (включая головную организацию, которую мы также рассматриваем как обособленное подразделение) представляют расчеты и декларации по доходам работников, начисленным именно этими подразделениями. Таким образом, несмотря на то, что налоги (ЕСН и НДФЛ) и страховые взносы в ПФР исчисляются по всем доходам работника, полученным во всех обособленных подразделениях, каждое подразделение отчитывается по "своим" доходам отдельно. Налоговые отчеты (см. пункт "Налоговая отчетность" меню "Отчеты"), включенные в типовую конфигурацию, предоставляют возможность формирования по конкретному подразделению (указывается в форме отчета). При этом в отчет выводятся доходы работника, начисленные в те месяцы, на конец которых он числился в указанном подразделении. Например, если в мае работник был переведен из одного обособленного подразделения в другое (в головную организацию), его доходы с января по апрель будут отражены в отчетности по первому подразделению, а с мая по декабрь - в отчетности по второму. При формировании отчетности по обособленному подразделению данные об организации (кроме ИНН) извлекаются из сведений об этом подразделении, введенных в справочнике "Подразделения". ИНН всегда выводится из общих сведений об организации (см. форму "Настройки конфигурации"). При формировании отчетности в целом по организации (с учетом данных по обособленным подразделениям) данные об организации извлекаются из общих сведений об организации. Особенности формирования отчетности по НДФЛ По обособленным подразделениям можно сформировать справки 2-НДФЛ и файлы со сведениями для передачи в ИМНС (такая возможность включена в конфигурацию начиная с релиза 7.70.242). При формировании справки 2-НДФЛ по обособленному подразделению в раздел 3 выводятся доходы за те месяцы, когда работник числился в этом подразделении; в раздел стандартных вычетов - вычеты, фактически примененные в эти же месяцы. Здесь учитывается тот факт, что при определении облагаемой суммы дохода могут быть дополнительно применены неиспользованные ранее в других подразделениях вычеты, на которые работник имеет право. Пример Работник Иванов И.И. работал в обособленном подразделении организации с января по май с окладом в 1 000 руб. Он имеет право на вычеты: на "себя" (пп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ в размере 400 руб. в месяц и на 3 детей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ) в размере 3 x 300 руб. в месяц. НДФЛ в этом подразделении не исчислялся, так как налоговая база принималась равной нулю. С 1 июня работник был переведен в головную организацию с окладом 1 500 руб., где и проработал до конца года. "Недоиспользованные" им в обособленном подразделении вычеты (в размере 1 500 руб.) были применены в головной организации, в связи с чем налоговая база оказалась равной нулю (общая сумма вычетов 7 x 400 + 7 x 3 x 300 + 1 500 = 10 600 превысила начисленный доход работника 7 x 1 500 = 10 500 руб), и НДФЛ не исчислялся. В обособленном подразделении организации по итогам налогового периода будет сформирована следующая справка: 3. Доходы, облагаемые налогом по ставке 13 % (30 %). 3.1. Доходы по видам. Код доходаСумма дохода 2 0005 000,00 3.2. Доходы по месяцам. Январь1 000,00Февраль1 000,00Март1 000,00 Апрель1 000,00Май1 000,00Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь 3.3. Стандартные вычеты. КодСумма вычетаКодСумма вычета 1013 000,001032 000,00 3.4. Общая сумма дохода - 5 000,00. 3.5. Облагаемая сумма дохода - 0,00. 3.6. Сумма налога исчисленная - 0. 3.7. Сумма налога удержанная - 0. В этой справке отражен факт применения 5 000 руб. стандартных вычетов из 6 500 руб. вычетов, на которые имеет право работник за 5 месяцев года. В головной организации по итогам налогового периода окажется применено 10 500 руб. вычетов (в том числе на 9 100 руб. вычетов работник получает право за 7 месяцев работы в головной организации). Будет сформирована следующая справка: 3. Доходы, облагаемые налогом по ставке 13 % (30 %). 3.1. Доходы по видам. Код доходаСумма дохода 200010 500,00 3.2. Доходы по месяцам. Январь Февраль Март Апрель Май Июнь1 500,00 Июль1 500,00Август1 500,00Сентябрь1 500,00 Октябрь1 500,00Ноябрь1 500,00Декабрь1 500,00 3.3. Стандартные вычеты. КодСумма вычетаКодСумма вычета 1017 700,001032 800,00 3.4. Общая сумма дохода - 10 500,00. 3.5. Облагаемая сумма дохода - 0,00. 3.6. Сумма налога исчисленная - 0. 3.7. Сумма налога удержанная - 0. Далее задолженность по налогу за работником (налоговым агентом) на конец налогового периода, если она имеется, будет отражена в справке по тому подразделению, в котором работник числился на конец налогового периода. В справках по остальным подразделениям пункты 6.5 и 6.6 заполняться не будут. Формирование декларации по ЕСН и страховым взносам в ПФР за 2003 год Обособленные подразделения на листе 02 помимо данных головной организации указывают собственные данные. Кроме того, они представляют в ИМНС по месту нахождения "Расчет условия на право применения регрессивных ставок ЕСН..." (лист 08), присланный из головной организации и заполненный по всей организации в целом. Поэтому при формировании этого листа как по всей организации, так и по обособленному подразделению в расчете используются доходы работников организации в целом. Однако подписи руководителей на этом листе выводятся особым образом: для обособленных подразделений выводятся подписи руководителей организации, для отчета по организации в целом подписи не выводятся. Таким образом, Декларацию по ЕСН за 2003 год в головной организации необходимо формировать в два этапа: по всей организации; из этого отчета нам "пригодятся" листы 01, 02 и 08; по головной организации как по обособленному подразделению; из этого отчета лист 08 подписывается руководителями и рассылается всем другим обособленным подразделениям, листы 05-07 и начиная с 09 используются головной организацией (и содержат данные без других обособленных подразделений). Обособленное подразделение строит отчет по своим данным, заменяя лист 08 расчетом, присланным из головной организации (с подписями руководителей). © АОЗТ "1C", 2000-2003 г. Перепечатка и иное использование материалов возможно только с письменного разрешения "1С"