"Главная книга", 2012, N 20

 

УЧИМСЯ ПИСАТЬ ЗАПИСКИ: ДОКЛАДНЫЕ, СЛУЖЕБНЫЕ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ

 

Формальность, отнимающая время и силы, - именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

 

Зачем нужны записки

 

Прежде всего, все записки - это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

 

Чем записки различаются между собой

 

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

 

Характеристики

Докладная  
записка   

Служебная   
записка    

Объяснительная записка

Суть записки 

- информирует 
о сложившейся 
ситуации,     
имевшем место 
явлении или   
факте,        
выполненной   
работе;       
- содержит    
выводы и      
предложения   
составителя   

(или) информирует
о необходимости  
решения          
оперативных      
вопросов. При    
этом не надо     
включать в записку
вопросы, которые 
можно решить устно
и которые        
не требуют       
документального  
оформления;      
(или) содержит   
запрос, информацию
по запросу,      
уточнение задания,
разъяснение,      
просьбу,         
предложение      

Объясняет причины     
какого-либо события,  
факта, поступка,      
происшествия, в том   
числе нарушения       
трудовой дисциплины,  
невыполнения поручений,
отступлений           
от установленных правил
работы, возникновения 
внештатных ситуаций   
(авария, ДТП, кража и 
пр.).                 
При желании письменные
объяснения, которые   
требуется составлять  
для наложения         
на работника          
дисциплинарного       
взыскания, также могут
быть оформлены как    
объяснительные записки
<1>                   

Направленность

Обращение     
к руководству:
(или)         
от работника  
к руководителю
отдела;       
(или)         
от руководителя
отдела        
к руководителю
компании;     
(или)         
от руководителя
филиала       
к руководителю
головного     
подразделения 

Переписка между  
руководителями   
или работниками  
одного уровня    
управления,      
не подчиненными  
друг другу       
по должности,    
по вопросам,     
входящим в их    
компетенцию      

Объяснение (пояснение)
нижестоящего          
должностного лица     
вышестоящему          

Виды записок 
по назначению

(или) инициирующие принятие      
решения;                         
(или) чисто информативные;       
(или) отчетные                   

(или) объясняющие     
действия конкретного  
работника             
(подразделения);      
(или) описывающие     
какое-либо событие    

Структура    

разд. I - изложение причин, фактов
или событий, послуживших поводом 
для ее написания;                
разд. II - при необходимости -   
анализ сложившейся ситуации и    
приведение возможных вариантов   
решения проблемы;                
разд. III - описание конкретных  
выводов, мнений, просьб или      
предложений о конкретных         
действиях, которые, по мнению    
составителя, необходимо          
предпринять                      

разд. I - изложение   
фактов, послуживших   
поводом к ее написанию;
разд. II - описание   
причин, объясняющих   
сложившуюся ситуацию. 
Не содержит выводов и 
предложений           

Виды записок 
по степени   
доступности  

(или) открытый документ;                                 
(или) конфиденциальный документ                          

Примеры      
записок      

Предложение   
о премировании
конкретного   
работника     

Информация       
в службу охраны  
о необходимости  
пропуска в здание
работников,      
которые будут    
работать         
в выходной день  

Объяснение            
в производственно-    
технический отдел     
о причинах перерасхода
основных материалов   
против                
производственных норм 
(Приложение           
к форме N М-29) <2>   

 

--------------------------------

<1> Статья 192, ч. 1 ст. 193 ТК РФ; Письмо Роструда от 01.06.2011 N 1493-6-1.

<2> Утверждено Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.1982 N 613.

 

В налоговых целях записки всякие важны

 

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов <3>, например:

- служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно <4>;

- для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра <5>. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний <6>;

- объяснительная записка может пригодиться:

(или) для получения вычета по НДФЛ на ребенка <7>, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты <8>;

(или) для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы <9>.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа <10>.

--------------------------------

<3> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.

<4> Постановление ФАС МО от 16.03.2012 N А40-100845/10-4-498.

<5> Пункт 1 ст. 252, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

<6> Письмо ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848.

<7> Подпункт 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

<8> Письмо ФНС России от 30.07.2009 N 3-5-04/1133@.

<9> Письмо Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 N 194-13.

<10> Пункт 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

 

Как правильно составлять записки

 

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"            │

│             ------------------------------------------------            │

│                                                                         │

│                                       Утверждена приказом по ООО "Альфа"│

│                                                      от 27.12.2011 N 123│

│                                                                         │

│                Инструкция по делопроизводству ООО "Альфа"               │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)                     │

│...                                                                      │

│4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:    │

│- наименование структурного подразделения - составителя записки;         │

│-  наименование  вида документа - докладная, служебная или объяснительная│

│записка;                                                                 │

│-    дата    документа    -   дата   подписания   (арабскими   цифрами  в│

│последовательности: день, месяц, год);                                   │

│-  адресат  -  Ф.И.О.  и  должность  лица,  кому  адресована  записка  (в│

│дательном падеже);                                                       │

│- заголовок к тексту, который должен начинаться с предлога "О" или "Об"; │

│- отметка о наличии приложения (если оно есть),  например: "Приложение: в│

│1 экз. на 3 л.";                                                         │

│-   подпись  составителя  (должность  составителя;  личная  подпись и  ее│

│расшифровка (Ф.И.О.)).                                                   │

│4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.              │

│В  тексте записки  не  должно  быть  приветствий и завершающих пожеланий.│

│Рекомендуется   заканчивать   текст   словами   "Считаю...  (необходимым,│

│целесообразным  и т.д.)", "Предлагаю...",  "Прошу... (выделить, направить│

│и т.п. или сделать необходимые выводы)".                                 │

│4.10.6.   Бланки   форм  докладной, служебной  и  объяснительной  записок│

│приведены в Приложениях N N 15, 16, 17 к Инструкции.                     │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"            │

│             ------------------------------------------------            │

│                                                                         │

│Бухгалтерия                                        Генеральному директору│

│                                                              ООО "Альфа"│

│                                                             И.И. Стасову│

│                                    Начальнику отдела кадров             │

│ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА              С.В.Климовой                         │

│от 30.08.2012 N 12                  Причины, указанные в объяснительной, │

│                                    признать неуважительными.            │

│О причинах утраты оригинала ГТД     Применить дисциплинарное взыскание   │

│                                    в форме замечания к Т.И. Богдановой  │

│                                                                         │

│                                    Главному бухгалтеру                  │

│                                    А.Д. Жаровой                         │

│                                    Принять меры к восстановлению ГТД    │

│                                    Стасов                               │

│                                    30.08.2012                           │

│                                                                         │

│    Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по контракту с Bonduelle,│

│France,  от  20.04.2012 N 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост│

│Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.              │

│    Офисный   копир   не  предназначен  для  автоматического  копирования│

│документов  малой  плотности  бумаги.  Оригинал  ГТД,  имеющий  плотность│

│кальки,  автоматически  копировался  в  комплекте  с другими документами,│

│имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и│

│зажатие  оригинала  ГТД  между  валиками  копира. При попытке его извлечь│

│документ был разорван на мелкие невосполнимые и нечитаемые части.        │

│                                                                         │

│Бухгалтер                          Богданова         Т.И. Богданова      │

│                                                                         │

│С документом ознакомлены:                                                │

│Начальник отдела кадров            Климова           С.В. Климова        │

│                                 30.08.2012                              │

│                                                                         │

│Главный бухгалтер                  Жарова            А.Д. Жарова         │

│                                 30.08.2012                              │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

 

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"            │

│             ------------------------------------------------            │

│                                                                         │

│Бухгалтерия                                       Начальнику технического│

│                                                                   отдела│

│                                                              А.П. Носову│

│                                                                         │

│СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА                                                        │

│от 13.08.2012 N 25                                                       │

│                                                                         │

│О представлении показателей для премирования                             │

│                                                                         │

│    Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п.│

│4.5 Положения о премировании ООО "Альфа", для расчета премии специалистам│

│технического отдела.                                                     │

│                                                                         │

│Главный бухгалтер                       Жарова          А.Д. Жарова      │

│                                                                         │

│С документом ознакомлен:                                                 │

│Начальник технического отдела           Носов           А.П. Носов       │

│                                      13.08.2012                         │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

 

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"            │

│             ------------------------------------------------            │

│                                                                         │

│Бухгалтерия                                        Генеральному директору│

│                                                             "ООО "Альфа"│

│                                                             И.И. Стасову│

│                                      Начальнику отдела кадров           │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                     С.В. Климовой                      │

│от 26.09.2012 N 28                    Подготовить проект приказа         │

│                                      об отзыве из отпуска               │

│О необходимости отзыва из отпуска     Жаровой А.Д. с ее согласия         │

│Жаровой А.Д.                          Стасов                             │

│                                      26.09.2012                         │

│                                                                         │

│    В  настоящее  время проводится аудиторская проверка нашей компании по│

│срочному   спецзаданию   наших   учредителей.  В  ходе  работы  появилась│

│необходимость  в  разъяснениях  структуры  дебиторской  задолженности  по│

│импортным   контрактам  с  китайскими  компаниями.  Поскольку  учет  этих│

│контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает│

│нужной   информацией.  В  связи  с  этим  прошу  отозвать  из  ежегодного│

│оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.                    │

│                                                                         │

│Заместитель главного бухгалтера       Потапова       Н.В. Потапова       │

│                                                                         │

│С документом ознакомлен:                                                 │

│Начальник отдела кадров                Климова       С.В. Климова        │

│                                      26.09.2012                         │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

* * *

 

При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

 

Е.В.Орлова

Директор

департамента внутреннего аудита

ООО "Комо"

Подписано в печать

05.10.2012