"Главбух", 2005, N 14

СПОСОБ ИСПРАВИТЬ ОШИБКУ В КАССОВОМ ЧЕКЕ

     Распространенная ситуация: кассир ошибочно пробил чек на большую сумму. Нужно что-то сделать, чтобы избежать ответственности. Если кассовый чек сохранился, проблема решается достаточно просто. А если нет? Как доказать налоговикам, что это действительно ошибка, и тем самым уйти от штрафа за неоприходование выручки?

     ЧЕМ ГРОЗИТ?

     Если итоговая сумма по контрольно-кассовой ленте за день (так называемый Z-отчет) окажется больше, чем бухгалтер фактически принял в кассу, налоговики могут обвинить фирму в неоприходовании наличных денег.
     Штраф за такое нарушение составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, оштрафовать могут и должностное лицо фирмы-нарушителя. Как правило, это руководитель или главный бухгалтер предприятия. Для них штраф составит от 4000 до 5000 руб. Такое наказание предусматривает ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Причем выписать оба эти штрафа налоговики могут одновременно.
     Правда, стоит отметить, что административный штраф за неоприходование выручки возможен только в течение двух месяцев с момента совершения нарушения (ст. 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Это подтверждает и сложившаяся арбитражная практика (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 8 февраля 2005 г. N А65-16407/04-СА1-36, а также Постановление ФАС Центрального округа от 9 октября 2003 г. N А14-3184-03/82/3).
     Но если фирма не заплатила налоги из-за того, что не оприходовала выручку в кассу (а так чаще всего и бывает), налоговики могут оштрафовать ее по ст. 122 Налогового кодекса РФ даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Ведь за налоговые нарушения по этой статье кодекса могут оштрафовать в течение трех лет со дня истечения соответствующего налогового периода (п. 1 ст. 113 Налогового кодекса РФ). Размер наказания составит 20 процентов от неуплаченных сумм налога.
     Однако ошибка в чеке вовсе не повод для паники. Санкций вполне можно избежать.

     ЧТО ПРЕДПРИНЯТЬ?

     Если ошибка обнаружена сразу же, то неправильный чек не надо отдавать покупателю. Ему в таком случае нужно пробить новый чек на правильную сумму.
     После этого необходимо составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме N КМ-3. Акт составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В нем нужно указать номер ошибочного чека (графа 4) и его сумму (графа 5). Акт подписывается кассиром, старшим кассиром или иным ответственным работником фирмы и утверждается руководителем предприятия. На самом чеке ставится штамп "Погашено" или просто печать фирмы, после чего его наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. При этом на сумму денег по ошибочному чеку уменьшается дневная выручка кассы, о чем делается запись в журнале кассира-операциониста. Такой порядок предусмотрен Указаниями, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
     Гораздо сложнее ситуация, когда ошибочный чек уже отдали покупателю. Тем не менее нередко арбитражные суды считают, что в таком случае вполне достаточно акта по форме N КМ-3 и записей в книге кассира-операциониста. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Вот примеры таких дел: Постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. N А56-14926/04, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. N А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.
     Более того, в некоторых случаях доказать свою невиновность можно и без этого документа. Например, ФАС Поволжского округа посчитал, что достаточно записей в журнале кассира-операциониста (Постановление от 8 февраля 2005 г. N А65-16407/04-СА1-36).
     Но все-таки лучше не доводить дело до суда и не только оформить акт, но и запастись на случай проверки другими доказательствами того, что выручка по Z-отчету была завышена случайно и товары на самом деле покупателям не отпускались.
     Например, подтвердить это можно с помощью товарного отчета, составленного за тот день, в котором была допущена ошибка. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Для убедительности заверить товарный отчет можно подписями руководителя, главного бухгалтера, а также работника, который отвечает за учет товаров на фирме. Кроме того, показать, что остаток продукции по товарному отчету совпадает с реальным остатком на складе, можно, если провести внеплановую инвентаризацию складских запасов.
     Для объяснения причин расхождений можно также составить объяснительную записку кассира. А еще выбить чек на возврат денежных сумм (если, конечно, ваш кассовый аппарат может пробивать такие чеки). Если ошибочный чек пробит на очень большую сумму, можно подготовить также распечатку дневной выручки предприятия, например, за последний месяц, из которой будет видно, что Z-отчет за тот день, в котором пробит ошибочный чек, намного больше средних значений. Все эти документы должны убедить проверяющих, что вы действительно допустили ошибку, а не занижаете выручку.

Подписано в печать
13.07.2005