Типичные ошибки при заполнении первичных документов и советы по их исправлению 13. Типичные ошибки при заполнении первичных документов и советы по их исправлению На практике зачастую к бухгалтерскому учету принимаются первичные документы, составленные с нарушением требований законодательства: используются произвольные формы документов, допускаются подчистки и помарки, а то и вовсе отсутствуют документы. Обращаем Ваше внимание, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации. При этом, согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится следующим образом: зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения; рядом с зачеркнутой делается верная запись; рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на … (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»; лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления; документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления; лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений. Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Далее приведены примеры допущенных ошибок в заполнении первичных учетных документов. Пример 1 Мастер швейного цеха (материально ответственное лицо) выписал требование-накладную на получение со склада 120 погонных метров сатина зеленого цвета. Начальник швейного цеха, подписывая требование-накладную, распорядился получить 150 метров ткани.Для исправления допущенной ошибки мастер швейного цеха должен зачеркнуть надпись «120», поставить «150» и рядом написать «исправлено на 150». Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписью мастера с указанием его должности и фамилии и начальником цеха. Впоследствии свою подпись под исправительной записью должны поставить и другие лица, которые будут подписывать этот документ (начальник отдела снабжения, кладовщик склада). Таким образом, если исправление делается на начальном этапе составления документа, то его лучше не исправлять, а составить заново. Если ошибка не будет исправлена должным образом, то сотрудник отдела материально-технического снабжения может утверждать, что им был разрешен отпуск только 120 метров ткани, а кладовщик централизованного склада — напротив, что при поступлении требования-накладной на склад эта запись была зачеркнута и он совершенно правомерно отпустил 150 метров ткани. Хотя, если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься кладовщиком во внимание (то есть кладовщик не должен отпускать по такому требованию-накладной более 120 метров ткани). При этом важно фактически отпущенное количество ткани, поэтому при документальной проверке наличие исправлений в графе «Затребовано» не создаст каких-либо разногласий с проверяющими органами. Пример 2 Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение с централизованного склада 20 кг гвоздей. Еще до отпуска гвоздей он поставил в графе «Отпущено» цифру 20 и расписался. При фактическом отпуске гвоздей оказалось, что на складе осталось только 17 кг, которые и были переданы в цех. Для исправления допущенной ошибки при оформлении требования-накладной кладовщик должен зачеркнуть запись «20», поставить «17» и рядом написать «исправлено на 17». Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписями кладовщика склада с указанием его должности и фамилии и кладовщика цеха. Если исправление фактического количества отпущенных гвоздей не будет заверено надлежащим образом, то впоследствии кладовщик централизованного склада может утверждать, что им отпущено 20 кг (а не 17 кг). При документальной проверке налоговый инспектор может не принять исправление и посчитать, что со склада было отпущено 20 кг, что чревато негативными последствиями (например возникновением споров по возможности зачета НДС, если материалы были отпущены на непроизводственные нужды, поиском сокрытой выручки, если материалы были проданы на сторону, и т. п.). Не исключено, что организации придется отстаивать свою позицию в суде, используя в данном случае в качестве подтверждения фактического количества отпущенных материалов другие документы и объяснения кладовщиков. Пример 3 Типичной ошибкой при заполнении авансового отчета (форма № АО-1) является отсутствие сведений по строкам «Остаток (перерасход) предыдущего аванса», и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету. Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера. Пример 4 Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере каких-либо записей. Этого делать нельзя ни в коем случае. Такое нарушение пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации может привести к тому, что документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным. Пример 5 Часто при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам делается такая ошибка, как не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию рекомендуется бухгалтеру также поставить свою подпись под исправительной записью. Предложение это необычное, и на первый взгляд рекомендуемое действие может показаться излишним. Однако отсутствие подписи бухгалтера под исправительными записями допускает возможность внесения в документ исправлений уже после отражения данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета и сдачи документов в архив. Тогда о сделанных без вашего ведома исправлениях в документе вы можете узнать в самый неподходящий момент (например при проведении документальной проверки налоговыми органами). Но доказать, что исправления были ли внесены задним числом, можно будет только при помощи специальной экспертизы (которая, к сожалению, позволяет определить не точную дату внесения записи, а лишь период в несколько месяцев, когда она была сделана). Вместе с тем бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение опeрации. Документы, оформленные ненадлежащим образом (в том числе имеющие неоговоренные исправления), бухгалтер не должен принимать к исполнению. В зависимости от обстоятельств он должен либо изъять ненадлежащим образом оформленный документ (если имеются основания подозревать факты подлога или иных злоупотреблений) и поставить в известность об этом руководство предприятия, либо предложить ответственным за совершение хозяйственной операции должностным лицам дооформить его в установленном порядке.