"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 12

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

Вот и подошло время утверждения графика отпусков на следующий год. Проведены подготовительные мероприятия по сбору от работников пожеланий, осталось объединить их в один документ, ведь надо успеть закончить формирование графика не менее чем за две недели до наступления 2010 г. Поможем кадровикам в составлении данного документа и расскажем о некоторых особенностях оформления графика. Также рассмотрим, каким категориям персонала отпуск предоставляется в удобное для них время и можно ли разделить отпуск на две и более частей.

Льготные категории персонала

Очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков в силу ст. 123 ТК РФ. Причем при наличии профсоюзного органа в организации его мнение необходимо учитывать при составлении данного документа. Статья 372 ТК РФ устанавливает порядок учета мнения первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов. Рассмотрим его подробнее.

Работодатель перед утверждением графика отпусков должен направить его проект и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если профсоюзный орган не согласен с проектом графика либо подает предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации с профсоюзом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков. В свою очередь, профсоюзный орган может обжаловать такое решение работодателя в ГИТ или суд.

График отпусков оформляется документом по форме N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), обязателен как для работодателя, так и для работника и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Собрав сведения со всех отделов и структурных подразделений, кадровик приступает к формированию единого документа. При этом следует иметь в виду, что есть категории персонала, которые в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К ним относятся:

- работники, не достигшие возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- внешние совместители (имеют право на отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы, - ст. 286 ТК РФ);

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);

- сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

- работники, являющиеся родителями (опекунами, попечителями) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, находящееся в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ);

- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы <1>;

- Герои РФ, Герои СССР и полные кавалеры ордена Славы <2>;

- ветераны и инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- ветераны боевых действий <3>;

- граждане, сдавшие бесплатно кровь сорок и более раз или плазму шестьдесят и более раз, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России" <4>;

- некоторые категории граждан, которые подверглись воздействию радиации после аварии на Чернобыльской АЭС <5>;

- граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) <6>;

- граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие в 1988 - 1990 гг. участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащие и военнообязанные, призванные на специальные сборы и привлеченные в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившие в 1988 - 1990 гг. службу в зоне отчуждения (п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ N 1244-1);

- супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- иные категории работников.

--------------------------------

<1> Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы".

<2> Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы".

<3> Подпункт 11 п. 1, пп. 4 п. 2, п. 3 ст. 16 Закона N 5-ФЗ.

<4> Статья 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов".

<5> Пункт 5 ст. 14, п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС".

<6> Пункт 15 ст. 2 Закона РФ от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне".

Нередко кадровики задают вопрос: можно ли работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, не включать в график отпусков? Мы рекомендуем все-таки включать, так как контролирующие органы могут расценить их невключение как нарушение норм трудового законодательства. Лучше впоследствии по заявлению работника изменить дату и внести корректировку в график.

Кроме этого, кадровикам необходимо проверить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В частности, в силу ст. 121 ТК РФ в него включается время:

- фактической работы;

- когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время:

- отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Как заполнить график отпусков?

Из писем читателей стало ясно, что достаточно часто возникают затруднения с расположением сотрудников в графике. Мы можем предложить следующие варианты.

Если организация достаточно большая, лучше структурировать график отпусков по отделам, а уже внутри них располагать сотрудников в соответствии с должностной иерархией. Еще можно использовать хронологическую последовательность, то есть первая запись будет о работнике, который уходит в отпуск в январе. Если организация небольшая, то можно просто упорядочить работников по алфавиту.

Помните, что графы 7, 8 и 9 при составлении графика не заполняются, так как в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время, тогда в эти графы вносятся изменения. Также имейте в виду, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Иногда у кадровых служб возникает вопрос: нужно ли вносить в график отпусков сотрудников, которые были приняты на работу в текущем календарном году и право на отпуск у них возникает в этом же году? Отвечаем. Если после утверждения графика отпусков в организацию приняты новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это можно делать ежемесячно (или по мере надобности), издавая дополнения к документу, используя унифицированную форму N Т-7. Основанием для внесения изменений будет приказ, в котором указываются причины изменений. Напомним, что дополнение является приложением к основному графику отпусков, следовательно, утверждать его необходимо в том же порядке, что и первоначальный график (завизировать у руководителей кадровой службы и структурных подразделений, затем согласовать с профсоюзным органом, далее дополнение должен утвердить руководитель организации).

Унифицированная форма N Т-7

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301020│

Общество с ограниченной ответственностью "Цветовод" ├───────┤

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ

органа Генеральный директор

от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель ----------------------

│ Номер │ Дата │ На │ должность

│документа│составления│ год │

├─────────┼───────────┼─────┤ Зверев О.М. Зверев

ГРАФИК ОТПУСКОВ │ 3 │ 10.12.2009│ 2010│ ---------------- -----------------------

└─────────┴───────────┴─────┘ (личная подпись) (расшифровка подписи)

10 декабря 09

"--" -------- 20-- г.

┌──────────────┬───────────────┬───────────────┬─────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────┐

│ │ │ │ │ ОТПУСК │ │

│ │ Должность │ │ ├───────────┬───────────────────────────┬──────────────────────────┤ │

│ │(специальность,│ │ │ │ Дата │ Перенесение отпуска │ │

│ Структурное │ профессия) по │ Фамилия, имя, │Табельный│Количество ├───────────────┬───────────┼──────────┬───────────────┤ Примечание │

│ подразделение│ штатному │ отчество │ номер │календарных│ │ │ Основание│ Дата │ │

│ │ расписанию │ │ │ дней │запланированная│фактическая│(документ)│предполагаемого│ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ отпуска │ │

├──────────────┼───────────────┼───────────────┼─────────┼───────────┼───────────────┼───────────┼──────────┼───────────────┼────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

│Администрация │Генеральный │Зверев Олег │ 01 │ 28 │ 01.06.2010 - │ │ │ │ │

│ │директор │Михайлович │ │ │ 28.06.2010 │ │ │ │ │

│ │Секретарь │Привалова Ирина│ 05 │ 28 │ 12.03.2010 - │ │ │ │ │

│ │ │Ивановна │ │ │ 08.04.2010 │ │ │ │ │

│Отдел продаж │Начальник │Садов Александр│ 10 │ 21 <1>│ 12.05.2010 - │ │ │ │ │

│ │отдела продаж │Сергеевич │ │ │ 02.06.2010 │ │ │ │ │

│ │Менеджер │Волков Дмитрий │ 11 │ 28 │ 01.07.2010 - │ │ │ │ │

│ │ │Николаевич │ │ │ 28.07.2010 │ │ │ │ │

│ │Менеджер │Зайцев Сергей │ 07 │ 14 │ 14.06.2010 - │ │ │ │ │

│ │ │Владимирович │ │ │ 27.06.2010 │ │ │ │ │

│ │ │Зайцев Сергей │ │ 14 │ 10.09.2010 - │ │Приказ │ 12.12.2010 │Отпуск │

│ │ │Владимирович │ │ │ 23.09.2010 │ │от │ │перенесен в │

│ │ │ │ │ │ │ │02.09.2010│ │связи с │

│ │ │ │ │ │ │ │N 93 │ │производственной│

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │необходимостью │

│Бухгалтерия │Главный │Махрова Анна │ 08 │ 28 │ 21.08.2010 - │ │ │ │ │

│ │бухгалтер │Романовна │ │ │ 18.09.2010 │ │ │ │ │

│ │Курьер │Тишков Николай │ 06 │ 31 <2>│ 01.09.2010 - │ │ │ │ │

│ │ │Иванович │ │ │ 01.10.2010 │ │ │ │ │

└──────────────┴───────────────┴───────────────┴─────────┴───────────┴───────────────┴───────────┴──────────┴───────────────┴────────────────┘

менеджер по персоналу Занозина О. А. Занозина

Руководитель кадровой службы ------------------------- ---------------------- -----------------------------------

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

--------------------------------

<1> Начальник отдела продаж А.С. Садов использовал 7 календарных дней отпуска авансом в период с 14.12.2009 по 20.12.2009.

<2> Курьер Н.И. Тишков не достиг возраста 18 лет, поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска данного работника составляет 31 календарный день.

Внимание! Индивидуальные предприниматели также обязаны издавать локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Об этом говорят специалисты Роструда в Письме от 31.10.2007 N 4414-6.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Довольно часто при заполнении графика возникает вопрос: период предоставления отпуска отражать точными датами или достаточно указать месяц? Поскольку Постановление N 1 не дает разъяснений, работодатель принимает решение самостоятельно. Однако хотелось бы отметить, что при указании в графике точной даты предполагаемого отпуска в дальнейшем написание работником заявления на его предоставление не требуется. Если же в графике указан только месяц, для издания приказа непременно потребуется заявление работника с указанием точной даты предполагаемого ухода в отпуск, что не очень удобно. Поэтому рекомендуем сразу точно указывать даты отпускного периода.

Некоторым работникам в организации полагаются различные дополнительные оплачиваемые отпуска (например, за вредные условия труда), иногда достаточно продолжительные. В связи с этим кадровики задают вопрос: нужно ли данный отпуск вносить в график отпусков? В п. 8 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20, отмечено, что дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском. Если ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на части в соответствии с требованиями ст. 125 ТК РФ, дополнительный отпуск может быть присоединен к одной из частей ежегодного отпуска. Поэтому для удобства рекомендуем внести в существующую форму графика отпусков дополнительную графу, в которой и отражать количество дней дополнительного отпуска.

Даже если у вас небольшая организация, состоящая, например, из трех человек, все равно лучше составить график отпусков - если при проверке ГИТ обнаружит отсутствие этого документа, штрафных санкций не миновать. В таком случае инспекторы государственной инспекции труда имеют право привлечь к административной ответственности как работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя), так и руководителя организации. Административные штрафы за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а именно:

- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - в размере от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В соответствии со стр. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (с указанием сроков хранения) <7>, график отпусков хранится один год, затем его можно уничтожить.

--------------------------------

<7> Утвержден Росархивом 06.10.2000.

Как оформить перенос ежегодного отпуска?

В случае изменения сроков предоставления отпусков конкретным работникам в графике отпусков необходимо заполнить графы 7, 8 и 9, которые при утверждении документа были пустыми.

Перенос ежегодного отпуска у работника может произойти по производственной необходимости и по желанию работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя можно только в том случае, если:

- отпуск конкретного работника в текущем рабочем году неблагоприятно скажется на ходе работ в организации;

- возникла необходимость отзыва работника из отпуска.

Внимание! Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

Если своевременно не была произведена оплата ежегодного отпуска или работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Указанное заявление пишется в свободной форме. Оно требуется и в случае переноса отпуска по желанию работника.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении N 1). В таких случаях целесообразно издать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков. Поскольку унифицированной формы приказа не существует, приведем пример на с. 65.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью "Сластена" │

│ ООО "Сластена" │

│ │

│г. Сыктывкар 13 января 2010 г.│

│ ПРИКАЗ N 12 │

│ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска │

│ │

│ На основании заявления менеджера по продажам отдела сбыта │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ 1. Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью│

│28 календарных дней менеджеру по продажам отдела сбыта Мошковой Татьяне│

│Александровне с периода с 08.02.2010 по 02.03.2010 на период с │

│03.05.2010 по 30.03.2010. │

│ 2. Начальнику отдела кадров Р.Т. Зуевой внести соответствующие│

│изменения в график отпусков N 4, утвержденный 12.12.2009. │

│ │

│Генеральный директор Коростылев /С.П. Коростылев/│

│ │

│ С приказом ознакомлены: │

│ │

│Начальник отдела кадров Зуева 13.01.2010 │

│Менеджер по продажам Мошкова 13.01.2010 │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Нужно ли знакомить работников с графиком?

Ознакомление работников с графиком остается на усмотрение работодателя. Если руководством принято решение об ознакомлении каждого работника, рекомендуем вывесить график отпусков на информационном стенде или внести дополнительную графу в унифицированную форму, например: "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника".

Внести такую графу работодателю позволяет Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Данное изменение унифицированной формы должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительными документами, например приказом руководителя организации. Приведем пример такого приказа.

│ Общество с ограниченной ответственностью "Континент" │

│ ООО "Континент" │

│ │

│г. Пенза 26 ноября 2009 г.│

│ │

│ ПРИКАЗ N 96 │

│ о внесении изменений в унифицированную форму N Т-7 │

│ "График отпусков" │

│ │

│ Для удобства ознакомления работников ООО "Континент"│

│с графиком отпусков и в соответствии с Порядком применения│

│унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным│

│Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ 1. Дополнить унифицированную форму N Т-7 "График отпусков"│

│графой "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись". │

│ 2. Начальнику отдела кадров Петровой Елене Андреевне внести│

│изменения в унифицированную форму N Т-7 "График отпусков". │

│ 3. Составить график отпусков на 2010 г. с учетом внесенных изменений│

│ 4. Секретарю Анне Романовне Колчиной ознакомить каждого работника с│

│графиком отпусков на 2010 г. под роспись. │

│ 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. │

│ │

│Генеральный директор Мусатов /А.П. Мусатов/│

│ │

│ С приказом ознакомлены: │

│ │

│Начальник отдела кадров Петрова 27.11.2009 │

│Секретарь Колчина 27.11.2009 │

В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Не надо думать, что вы выполните указанные требования, ознакомив всех работников с графиком под роспись. Поскольку формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, для своевременного уведомления сотрудника о предстоящем ежегодном отпуске рекомендуем либо заблаговременно подготавливать приказ о предоставлении отпуска (формы N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам"), либо готовить извещения каждому работнику.

Т.Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

Подписано в печать

26.11.2009