Удержание своевременно не возвращенных сумм,

полученных под отчет

 

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после возвращения из командировки.

Подробнее смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Расчеты с подотчетными лицами" - ситуацию "Командировки работников" - пункт "Авансовый отчет".

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника (ст.209 НК РФ). Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, сделайте запись:

Дебет 94 Кредит 71

учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отразите записью:

Дебет 70 Кредит 94

невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.