"Практическая бухгалтерия", 2010, N 9

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ИЛИ ОТКУДА ОБЯЗАННОСТИ "РАСТУТ"

Многие сотрудники, проработав у одного работодателя не один год, в глаза не видели свою должностную инструкцию. Работодатели в свою очередь тоже не особо напрягаются на этот счет. А как известно, должностная инструкция - один из основных документов трудящихся. Каковы последствия такого игнорирования? Об этом и не только узнаете из статьи.

Как ни странно, но в Трудовом кодексе о должностных инструкциях ничего не сказано. Поэтому можно сделать вывод об отсутствии прямого правового регулирования. Тогда закономерно возникает вопрос: зачем вообще нужна должностная инструкция, если есть трудовой договор и штатное расписание? Поэтому обо всем по порядку.

Организационно-распорядительный документ

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом:

а) особенностей организации производства;

б) особенностей труда и управления;

в) особенностей прав и ответственности работника.

Такое определение должностной инструкции дали специалисты Роструда в Письме от 30 ноября 2009 г. N 3520-6-1. Она может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Должностная инструкция - не формальность, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника (Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0).

К сведению. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией.

По общему правилу трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. В свою очередь, трудовой договор нацелен на установление и оформление юридической связи между работником и работодателем. Трудовая функция работника в нем только называется, а конкретизируется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель вправе сам решить: указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.

Таким образом, должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:

- правильному подбору и расстановке кадров;

- повышению деловой квалификации персонала;

- рациональному разделению труда;

- созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;

- установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.

В Письме Роструда от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя отсутствия разработанных и утвержденных должностных инструкций. Так, в отдельных случаях это препятствует работодателю:

- обоснованно отказать в приеме на работу (т.к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);

- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

- распределить трудовые функции между работниками;

- временно перевести работника на другую работу;

- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений. Однако следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). Так, в п. 7 ст. 20 Федерального закона от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями.

Внимание! Само по себе отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (необоснованный отказ в приеме на работу, необъективная оценка трудовых показателей, затруднительность принятия кадровых решений и др.).

Таким образом, трудовая инспекция при проверке организации вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:

1) если их наличие прямо предусмотрено в законе;

2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации.

Как именно будет называться должностная инструкция (как документ), принципиального значения не имеет. Такой вывод можно сделать из Письма Роструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать "должностные инструкции", а для профессий рабочих следует использовать термины "рабочая инструкция", "производственная инструкция", "инструкция по профессии".

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), типовые (примерные) должностные инструкции необходимо хранить постоянно (по месту разработки и утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь, индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в личных делах в течение 75 лет.

Разработка инструкции

Порядок разработки должностной инструкции законом не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников").

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Такое требование содержится в Письме Роструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников".

Содержание должностной инструкции разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, которые можно найти в квалификационных справочниках. В качестве примера можно привести Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37) (далее - Справочник должностей) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (раздел "Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства") (утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. N 31/3-30).

К сведению. Наиболее полный перечень наименований профессий рабочих и должностей служащих (вплоть до самых редких и экзотических) можно найти в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367).

По мере развития новых направлений в бизнесе рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля. Поэтому Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями. Так, за последние годы появились квалификационные характеристики для следующих должностей: крупье, корпоративный секретарь акционерного общества, директор по связям с инвесторами, менеджер по связям с инвесторами, начальник отдела по связям с инвесторами, аналитик, инспектор фонда (работа с информационными массивами), специалист по связям с инвесторами, эксперт дорожного хозяйства и др.

Все должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов. В разд. I содержатся общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям - руководители, специалисты и служащие (технический персонал). В разд. II приведены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.

Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. N 9 утвержден Порядок применения Справочника должностей. В п. 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.

Структуру должностной инструкции можно составить по аналогии со Справочником должностей:

- разд. 1 - "Общие положения";

- разд. 2 - "Требования к квалификации";

- разд. 3 - "Должен знать";

- разд. 4 - "Должностные обязанности";

- разд. 5 - "Права";

- разд. 6 - "Ответственность".

В раздел "Должностные обязанности" следует включить перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность. В раздел "Должен знать" - основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Раздел "Требования к квалификации" определяет уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании".

Имейте в виду: указанный Справочник должностей - своего рода ориентир для работодателя. Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер для любых предприятий, учреждений и организаций. Поэтому круг обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по справочнику для конкретной должности. Таким образом, Справочник должностей не является тем документом, который может подтвердить либо опровергнуть факт вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника. На то есть должностная инструкция и другие документы (например, доверенность). Эту позицию подтверждает судебная практика (к примеру, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 ноября 2007 г. по делу N А56-33366/2006).

Внимание! Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за нарушение (отход) работодателем требований к квалификации, предусмотренных Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция составляется, как правило, в двух экземплярах. Работник должен своей подписью подтвердить, что ознакомлен с документом. Один экземпляр по просьбе работника может быть ему вручен. В Письме от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0 специалисты Роструда настоятельно рекомендуют разрабатывать должностные инструкции "по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании".

"Обязан уволиться. Я ухожу..."

Закон не предъявляет строгих требований к содержанию должностных инструкций, поэтому свобода творчества работодателей по их составлению порой не знает границ. Известны случаи, когда в инструкцию включают положения об обязанности (!) работника уволиться по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию. Роструд в Письме от 30 ноября 2009 г. N 3520-6-1 "О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям" изложил свою позицию по данному вопросу.

Специалисты Роструда разъяснили: положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не может включаться в должностную инструкцию, так как не относится к трудовой функции работника. Порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) определяет ст. 80 Трудового кодекса.

Более того: включение вышеприведенных положений в должностную инструкцию может повлечь для работодателя проблемы с законом. Так, при наличии подобной должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию. В любом случае это обстоятельство суд проверит. При этом бремя доказывания лежит на работнике. Позиция работника сильнее еще и потому, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". Согласно ему расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Поэтому грамотное и ответственное отношение работодателя к разработке должностных инструкций позволит избежать больших сложностей в будущем.

Новые обязанности

При необходимости должностные инструкции следует изменять и дополнять. Это может потребоваться, например, в случае распределения должностных обязанностей между несколькими сотрудниками, а также в результате усовершенствования организации труда, внедрения технических средств, увеличения объема выполняемых работ и т.п. Так, работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, но родственных по содержанию работ и аналогичных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Иначе необходимо истребовать письменное согласие работника и как минимум оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Согласно ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не предусмотрено Кодексом). Только после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения (дополнения).

В Письме от 31 октября 2007 г. N 4412-6 специалисты Роструда дают следующие рекомендации: если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника (второй экземпляр по просьбе работника можно вручить ему).

Несмотря на то что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о должностной инструкции, она является важным документом и содержит не только сведения о трудовой функции работника, но и круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования к занимаемой должности. Наличие должностной инструкции в интересах как работника, так и работодателя.

В.Бельковец

Редактор-эксперт

Подписано в печать

30.08.2010