Учет заработной платы, не выданной в срок

Очередной ежегодный отпуск

Оформление отпуска

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком, который утверждает администрация фирмы с учетом мнения профсоюза (если он есть в организации). График отпусков составляется по форме N Т-7 и утверждается не позднее чем за две недели до начала года.

Оформляя отпуск работнику, бухгалтер должен подготовить приказ о предоставлении отпуска. Если отпуск предоставляется одному работнику, то приказ оформляют по форме N Т-6, если нескольким работникам - по форме N Т-6а.

Кроме того, при расчете отпускных бухгалтер должен заполнить форму N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.

Предоставление отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст.122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лет подряд запрещается.

Продолжительность отпуска

Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

Пример

С 2 июня 2003 года работнику ЗАО "Актив" К.Б. Яковлеву предоставлен очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В период отпуска не включается один праздничный день (12 июня).

Таким образом, Яковлеву предоставляется отпуск на период с 2 по 30 июня 2003 года.

Яковлев должен выйти на работу 1 июля 2003 года.

При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) значения не имеет.

Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные основные отпуска. К таким категориям относятся:

инвалиды (минимальная продолжительность отпуска - 30 календарных дней);

работники детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска - 48 календарных дней);

работники образовательных учреждений и педагоги (минимальная продолжительность отпуска - от 48 до 56 календарных дней) и т. д.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Подробнее о том, как рассчитать компенсацию, смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Увольнение" - ситуацию "Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск".

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев, когда работника увольняют за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

В некоторых случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен (например, в случае болезни работника во время отпуска).

Пример

Работнику ЗАО "Актив" А.Н. Сомову предоставлен очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней (с 1 июля по 28 июля 2003 года). В период отпуска Сомов заболел и представил листок нетрудоспособности на пять дней. На эти пять дней отпуск Сомову должен быть продлен.

Таким образом, Сомов должен выйти на работу 5 августа 2003 года.

Как рассчитать сумму отпускных

Не позднее чем за три дня до начала отпуска, вы должны выплатить отпускные.

Сумму отпускных рассчитывают исходя из среднего дневного заработка работника. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней) (ст.139 ТК РФ).

Чтобы рассчитать средний дневной заработок, необходимо определить:

расчетный период;

сумму выплат, которую получил работник в расчетном периоде.

Как определить расчетный период

Расчетный период для оплаты отпуска - это три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих уходу работника в отпуск.

В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст.139 ТК РФ). Например, продолжительность расчетного периода может быть 12 календарных месяцев.

Если работник не отработал в расчетном периоде ни одного дня (например, из-за болезни), то расчетный период равен 3 или 12 месяцам, предшествующим тому периоду, в котором он не работал.

Как определить сумму выплат за расчетный период

После того как вы определили расчетный период, вам необходимо определить сумму выплат за этот период работнику, уходящему в отпуск.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат (ст.139 ТК РФ).

Необходимо особо отметить, что какие-либо денежные средства, выданные работникам не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, материальная помощь, кредиты и др.), при исчислении среднего заработка не учитываются.

Пример

Работник ЗАО "Актив" А.Н. Сомов с 4 ноября 2003 года уходит в отпуск. Расчетный период для оплаты отпуска - 3 месяца (август, сентябрь, октябрь).

Сомову установлен месячный оклад 3000 руб.

В августе Сомову была начислена премия в размере 1000 руб. Премирование работников предусматривается Положением о премировании, утвержденным в организации.

В октябре Сомову оказана материальная помощь в сумме 5000 руб. в связи с тяжелым финансовым положением.

В сумму выплат, учитываемую при расчете отпуска, включаются:

заработная плата за август, сентябрь и октябрь - 9000 руб. (3000 + 3000 + 3000);

премия, выплаченная в августе, - 1000 руб.

Общая сумма выплат, учитываемая при оплате отпуска, составит:

9000 + 1000 = 10 000 руб.

Как определить средний дневной заработок и сумму отпускных

Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяется по формуле:

————————————————— ———————————————————————— —————————————

| Средний дневной | = | Сумма выплат работнику | : | 3 х 29,6|

————————————————— ———————————————————————— —————————————

Сумма отпускных рассчитывается так:

————————————————— ———————————————————————— —————————————

————————————————— ———————————————————————— —————————————

Пример

Работник ЗАО "Актив" С.С. Петров с 5 февраля 2003 года уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период - 3 месяца: ноябрь, декабрь 2002 года и январь 2003 года. Оклад работника составляет 5000 руб.

Средний дневной заработок будет равен:

(5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб.) : (3 х 29,6) = 168,92 руб.

Сумма отпускных составит 4729,76 руб. (168,92 руб. х 28 к. д.).

Как определить сумму отпускных

при неполном режиме рабочего времени

По соглашению между работником и работодателем может устанавливаться неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. В этом случае оплату труда работника производят пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Как определить сумму отпускных,

если расчетный период отработан не полностью

При расчете отпускных нередко обнаруживается, что работник в расчетном периоде отработал один, два месяца или несколько дней. В таких случаях расчеты ведут исходя из начисленной заработной платы за эти периоды. Не полностью отработанные месяцы другими месяцами, не входящими в расчетный период, не заменяют.

Количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью, нужно определить по формуле:

———————————————————————— ————————————————————————————

|Количество рабочих дней,| |Количество календарных дней,|

|приходящихся на отрабо-| х 1,4 = |приходящихся на отработанное|

|танное время | |время |

———————————————————————— ————————————————————————————

Обратите внимание: если какой-либо месяц отработан не полностью, то при расчете отпускных нужно учитывать лишь тот заработок, который работник фактически получил в этом месяце.

Пример

Работник ЗАО "Актив" А.А. Петров с 20 октября 2003 года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад Петрова составляет 6000 руб. В расчетный период войдут июль, август и сентябрь.

В июле Петров болел, поэтому отработал только 10 рабочих дней. В июле 2003 года - 23 рабочих дня. Заработная плата за июль составит:

6000 руб. : 23 р. д. х 10 р. д. = 2608,70 руб.

Количество календарных дней, которые войдут в расчетный период, определим так:

10 р. д. х 1,4 = 14 к. д.

Сумму отпускных надо рассчитать так:

(2608,70 руб. + 6000 руб. + 6000 руб.) : (14 к. д. + 29,6 к. д. + 29,6 к. д.) х 28 к. д. = 5588,03 руб.

Как определить сумму отпускных

при повышении заработной платы

Работнику может быть повышена заработная плата:

в пределах расчетного периода;

после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск;

во время нахождения работника в отпуске.

В этих случаях сумма отпускных должна быть скорректирована. Такое правило установлено пунктом 15 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.

Для этого надо определить коэффициент повышения заработной платы.

Его рассчитывают так:

——————————— —————————————————— ——————————————————

——————————— —————————————————— ——————————————————

Если повышение заработной платы произошло в пределах расчетного периода, то заработную плату, которая начислялась работнику до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения.

Пример

Работник ЗАО "Актив" А.Н. Иванов с 20 октября 2003 года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад работника - 5000 руб. В расчетный период войдут июль, август и сентябрь.

С сентября 2003 года оклад Иванова был увеличен на 2000 руб. и составил 7000 руб. Коэффициент повышения будет равен 1,4 (7000 руб. / 5000 руб.).

Сумма отпускных будет равна:

(5000 руб. х 1,4 + 5000 руб. х 1,4 + 7000 руб.) : (3 х 29,6) х 28 к. д. = 6621,62 руб.

Если повышение заработной платы произошло после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск, то скорректировать надо средний заработок работника за расчетный период.

Пример

Работник ЗАО "Актив" К.Б. Яковлев с 10 ноября 2003 года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад работника - 8000 руб. В расчетный период войдут август, сентябрь и октябрь.

Предположим, что Яковлев отработал расчетный период полностью. Тогда его средний заработок, сохраняемый на период отпуска, составит:

(8000 руб. + 8000 руб. + 8000 руб.) : (3 х 29,6) х 28 к.д. = 7567,56 руб.

С 1 ноября 2003 года оклад Яковлева увеличен на коэффициент 1,2. Сумма отпускных, которая должна быть выплачена работнику, составит:

7567,56 руб. х 1,2 = 9081,07 руб.

Если повышение заработной платы произошло в период нахождения работника в отпуске, то скорректировать надо часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска.

Как рассчитать отпускные

при суммированном учете рабочего времени

В непрерывно действующих организациях (например, организациях транспорта) может быть установлен суммированный учет рабочего времени.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени происходит в общем порядке, определенном статьей 139 ТК РФ.

Как учесть доплаты и премии при расчете отпускных

При исчислении отпускных следует учитывать доплаты за работу:

в праздничные или выходные дни;

в ночное время;

при совмещении профессий или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Кроме того, при расчете отпускных можно учесть все начисленные в расчетном периоде премии, предусмотренные Положением о премировании. Премии к юбилейным датам, праздникам и другие аналогичные премии, как правило, не предусматриваются системами премирования и считаются разовыми. Если вы хотите, чтобы эти премии включались в расчет, предусмотрите их в Положении о премировании или коллективном договоре.

Обратите внимание: материальная помощь при исчислении средней зарплаты не учитывается. Дело в том, что материальная помощь выплачивается в связи с финансовыми трудностями работника и не зависит от количества и качества труда.

Пример

Работнику ООО "Пассив" С.С. Петрову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 7 апреля 2003 года на 28 календарных дней. Оклад Петрова - 5000 руб. В расчетный период войдут январь, февраль и март.

В феврале Петрову были начислены доплаты за работу в выходные дни в сумме 1500 руб. В марте Петров работал в ночное время, сумма доплаты за работу в ночное время составила 476 руб.

Кроме того, в марте Петрову была начислена премия за эффективность работы в сумме 500 руб.

Сумма выплат Петрову за расчетный период составит:

5000 руб. х 3 мес. + 1500 руб. + 476 руб. + 500 руб. = 17 476 руб.

Сумма отпускных составит:

17 476 руб. : (3 х 29,6) х 28 к.д. = 5510,40 руб.