Бухгалтерский учет отпускных

Для оплаты отпускных работникам организация может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого резерва не обязательно.

Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на оплату отпусков зависит от того, создан такой резерв в организации или нет.

Отражение отпускных при отсутствии резерва

Если отпускные начисляются работнику за текущий месяц, то их сумма учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

начислены отпускные работникам.

Сумма отпускных облагается налогом на доходы физических лиц, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также единым социальным налогом в том же порядке, что и заработная плата.

Подробнее смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Начисление и выдача заработной платы" - ситуацию "Начисление заработной платы".

Если отпускные начисляются за тот месяц, который еще не наступил, то их сумма учитывается в составе расходов будущих периодов:

Дебет 97 Кредит 70 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-1, 69-3)

сумма отпускных учтена в составе расходов будущих периодов (начислены ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суммы отпускных).

При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумма (в том числе взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и ЕСН) включается в состав расходов по обычным видам деятельности:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 97

затраты на выплату отпускных (в том числе взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и единый социальный налог) учтены в составе расходов по обычным видам деятельности.

Отпускные частично могут начисляться за текущий месяц, а частично за месяц, который еще не наступил (например, отпускные начисляются 15 октября работнику, уходящему в отпуск с 18 октября по 15 ноября).

Как действовать в этой ситуации, покажет пример.

Пример

Мастеру сборочного цеха ООО "Пассив" А.Н. Иванову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 24 апреля 2003 года. В расчетный период включаются январь, февраль и март.

Отпуск предоставляется на 28 календарных дней, из них 7 дней - в апреле, а 21 день - в мае. Месячный оклад Иванова - 3000 руб.

Сумма выплат Иванову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит 9000 руб. (3000 + 3000 + 3000).

Средний дневной заработок Иванова составит 101,3 руб. (9000 руб./ (3 х 29,6)).

Бухгалтеру "Пассива" необходимо начислить отпускные в сумме 2837 руб. (101,3 руб. х 28 к.д.).

Сумма отпускных за апрель составит 709 руб. (101,3 руб. х 7 дн.).

Сумма отпускных за май составит 2128 руб. (101,3 руб. х 21 дн.).

Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3%, а единый социальный налог - по ставке 35,6%.

Чтобы упростить пример, предположим, что Иванов не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц.

Бухгалтер "Пассива" должен сделать следующие проводки:

в апреле 2003 года

Дебет 20 Кредит 70

709 руб. - начислены отпускные Иванову за апрель;

Дебет 70

Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

92 руб. (709 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 20 Кредит 69-1

21 руб. (709 руб. х 3%) - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" (69-1, 69-3)

253 руб. (709 руб. х 35,6%) - начислен ЕСН;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2

99 руб. (709 руб. х 14%) - взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 97 Кредит 70

2128 руб. - начислены отпускные Иванову за май;

Дебет 70

Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

277 руб. (2128 руб. х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 97 Кредит 69-1

64 руб. (2128 руб. х 3%) - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 97 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" (69-1, 69-3)

758 руб. (2128 руб. х 35,6%) - начислен ЕСН;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2

298 руб. (2128 руб. х 14%) - начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 70 Кредит 50-1

2468 руб. (709 - 92 + 2128 - 277) - выплачены из кассы отпускные;

в конце мая 2003 года

Дебет 20 Кредит 97

2950 руб. (2128 + 64 + 758) - затраты на выплату отпускных за май включены в расходы по обычным видам деятельности.

Начисление отпускных за счет резерва

Организации имеют право создать резерв на оплату отпусков. В этом случае отпускные начисляются за счет ранее созданного резерва.

Решение о создании и порядок формирования резерва определяются в учетной политике организации.

Величину резерва организации определяют самостоятельно (например, исходя из предполагаемых расходов на выплату отпускных за год).

Сумма резерва определяется в расчете на год. Ежемесячно бухгалтер должен начислять резерв из расчета 1/12 его годовой суммы.

При начислении резерва для оплаты отпускных работникам сделайте в учете такую запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96

начислен резерв на оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных за счет созданного резерва сделайте записи:

Дебет 96 Кредит 70

начислены отпускные работникам организации;

Дебет 96 Кредит 69-1 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-3)

начислены ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2

начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет.

Если по окончании текущего года в резерве остались невыплаченные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

Дебет 20 (23, 25, 44...) Кредит 96

сторнирована сумма неиспользованного резерва.