Подотчетные лица - работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

на командировочные расходы;

на хозяйственные нужды;

на оплату представительских расходов.

Бухгалтерский учет сумм, выданных под отчет

При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) сделайте в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства под отчет.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08...) Кредит 71

списаны расходы подотчетного лица.

Сумму НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:

Дебет 50-1 Кредит 71

возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94

удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.

Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на корпоративную пластиковую карту. В этом случае в учете следует сделать записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.