Командировки работников

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет.

Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия (ст.259 ТК РФ).

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

О том, как рассчитать среднюю заработную плату, смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Оплата труда в особых случаях" - ситуацию "Выплата среднего заработка".

Как оформить командировку

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме N Т-10а.

После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 "Краткий отчет о выполнении задания".

Образец заполнения формы N Т-10а приведен на следующей странице.

На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку по форме N Т-9 или Т-9а (если в командировку направляются несколько работников). Формы бланков утверждены постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

см. графический объект "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"

Командировочные удостоверения могут не оформлять:

филиалы и представительства иностранных фирм;

фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (даты въезда в страну и выезда из нее в этом случае берут из загранпаспорта командированного).

Все командировочные удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Командировочные удостоверения приехавших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников, прибывающих в командировки. Формы этих журналов приведены в приложении 2 к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62.

Образец оформления командировочного удостоверения по форме N Т-10 приведен на следующей странице.

Авансовый отчет

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения (Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Банком России 25 июня 1997 г. N 62).

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

см. графический объект "Командировочное удостоверение"

Пример заполнения авансового отчета по форме N АО-1 приведен на следующих страницах.

Как оплатить командировку

Командированному работнику оплачиваются:

расходы по найму жилого помещения;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

суточные;

другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке.

О том, как это сделать, смотрите раздел "Начало деятельности" - подраздел "Как открыть счет в банке" - ситуацию "Как открыть расчетный и валютный счета".

Покупать валюту для оплаты командировочных расходов за наличные рубли в обменных пунктах банков предприятиям запрещается.

см. графический объект "Авансовый отчет"

см. графический объект "Авансовый отчет. Продолжение"

Выдавая иностранную валюту, работник банка должен выписать справку по форме N 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.

После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).

Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Обратите внимание: эта сумма налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает и, следовательно, единым социальным налогом не облагается (п.3 ст.236 НК РФ).

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не облагается (п.3 ст.217, п.1 ст.238 НК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

счета-фактуры гостиницы;

расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п.3 ст.217, п.1 ст.238 НК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184, п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Суточные

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

Пример

В апреле 2003 года работник ООО "Пассив" А.Н. Иванов был направлен в служебную командировку.

Ситуация 1

Иванов выезжает в командировку на поезде.

Поезд отправляется 21 апреля 2003 года в 23.59. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2003 года в 18.00.

Первым днем командировки будет считаться 21 апреля, а последним - 25 апреля 2003 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 5 дней.

Ситуация 2

Иванов выезжает в командировку на поезде.

Поезд отправляется 22 апреля 2003 года в 00.03. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2003 года в 22.00.

Первым днем командировки будет считаться 22 апреля, а последним - 25 апреля 2003 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 4 дня.

Ситуация 3

Иванов вылетает в служебную командировку на самолете.

Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Самолет вылетает 22 апреля 2003 года в 00.40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23.30.

Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2003 года в 15.00.

Первым днем командировки будет считаться 21 апреля, а последним - 25 апреля 2003 года.

Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 5 дней.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются.

Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.