Расходы на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может (но не обязан!) установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Если работник нарушит лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

О том, как заполнить авансовый отчет, смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Расчеты с подотчетными лицами" - ситуацию "Командировки работников" - пункт "Авансовый отчет".

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Подробнее об этом смотрите раздел "Товарно-материальные ценности" - подраздел "Материалы" - ситуацию "Покупка материалов" - пункт "Вычет НДС, уплаченного поставщикам".