Представительские расходы

 

Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.

Обратите внимание: затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

 

Нормирование представительских расходов

 

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст.264 НК РФ).

Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.

 

Пример

В марте 2003 года ЗАО "Актив" принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 12 600 руб., в том числе НДС - 2100 руб.

Для оплаты представительских расходов работнику "Актива" А.Н. Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру "Актива" надо сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

15 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.

Расходы "Актива" на оплату труда работников в I квартале 2003 года составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

180 000 руб. х 4% = 7200 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 руб. х 20% : 120% = 1200 руб.

При отражении представительских расходов бухгалтеру "Актива" следует сделать записи:

Дебет 19 Кредит 71

2100 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

1200 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);

Дебет 44 Кредит 71

10 500 руб. (12 600 - 2100) - учтены представительские расходы;

Дебет 91-2 Кредит 19

900 руб. (2100 - 1200) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Дебет 50-1 Кредит 71

2400 руб. (15 000 - 12 600) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства