Прописные истины для трудовой книжки

Прописные истины для трудовой книжки

В предыдущем номере мы приступили к заполнению трудовой книжки, начиная с оформления ее титульного листа. Эта статья посвящена записям об увольнении, совместительстве, повышении квалификации, а также об исправлении записей в связи с переименованием организации*(1).

Все об увольнении

Запись об увольнении - одна из самых сложных при оформлении трудовой книжки. Исправить допущенные при этом ошибки практически невозможно: не будете же вы, в самом деле, вызывать уволившегося работника, да еще с подлинником документа на руках? А без этого явно не обойтись. Конечно, исправления вполне могут быть внесены и на новом месте работы на основании выданной вами справки или копии приказа об увольнении. Но подобная процедура отнимает массу времени у вас, у ваших коллег и прежде всего у работника, что может привести подчас к серьезному конфликту. Так что будьте особенно внимательны при внесении подобной записи.

Запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения, желательно в присутствии работника, если он лично явился для получения трудовой книжки. В графе 1 ставится порядковый номер записи, затем указывается дата увольнения (последний день работы увольняющегося). В графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения действия трудового договора) с обязательной и точной ссылкой на статью Трудового кодекса. Внимательно ознакомьтесь с разделом 5 "Заполнение сведений об увольнении (прекращении действия трудового договора)" Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69 (далее - Инструкция), и вы сможете убедиться, что общепринятые сокращения "п." - пункт, "ст." - статья, "ТК РФ" - Трудовой кодекс Российской Федерации при заполнении трудовой книжки исключены. Теперь эти слова нужно писать полностью.

При увольнении работника по собственному желанию в соответствии с разделом 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила) используется ссылка на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Если увольнение имеет уважительную причину, подтвержденную соответствующими документами (уход за ребенком в возрасте до 14 лет, перевод мужа на работу в другую местность, поступление на дневное отделение учебного заведения и т.п.), не забудьте отразить это обстоятельство в трудовой книжке.

В графе 4 дается ссылка на дату и номер приказа, на основании которого внесена запись об увольнении (прекращении действия трудового договора).

Затем обращаем ваше внимание на пункт 35 Правил. Все записи, внесенные в блоке*(2), отражающем работу в этой организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Вот здесь как раз и возникают проблемы. Первая связана с отсутствием в штате организации специалиста-кадровика. Чаще всего такая проблема возникает в небольших (30-80 человек) внебюджетных организациях. Обязанности кадровика без переименования должности обычно возлагаются на главного бухгалтера, секретаря руководителя, других специалистов. Издание соответствующего приказа в этом случае обязательно, но, что греха таить, на практике бывает, что человек просто работает "по договоренности". Затем, при оформлении пенсии, у работника возникают проблемы: трудовая книжка подписана ненадлежащим лицом - главным бухгалтером или секретарем. Чтобы избежать подобных недоразумений в дальнейшем и не создавать лишних проблем работнику и себе, рекомендуем при отсутствии в организации штатного специалиста - кадровика заверять все записи подписью руководителя организации.

Вторая проблема возникает при подписании трудовой книжки работником. Некоторые специалисты вносят перед подписью работника запись типа "С записями в трудовой книжке ознакомлен и полностью согласен". Это неправильно. Коллеги, трудовая книжка - не протокол милицейского дознания, а ваш работник, так же как и вы, ни в чем не подозревается. Тем более что в пункте 35 упоминавшихся Правил написано и о вас, и о нем: "записи... заверяются". Вы же перед своей подписью или подписью своего руководителя никаких дополнительных замечаний и предложений не делаете!

Затем в трудовой книжке ставится печать. Проследите, чтобы ее оттиск был отчетливым. Иногда работники пенсионного фонда проверяют оттиск печати с лупой в руках, и ваша небрежность при постановке печати может опять же создать серьезные проблемы работнику.

Образец

Сведения о работе ТК N 0108763

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————

| |чис-|ме-|год |боту, квалификации, увольнении|основании которого|

| |ло |сяц| |(с указанием причин и ссылкой на|внесена запись |

|—————|—————————————|————————————————————————————————|————————————————————|

| 1 | 2 | 3 | 4 |

|—————|————|———|————|————————————————————————————————|————————————————————|

| 1. | 12 | 08|2003|Принята в планово-экономический |Приказ от 12.08.2003|

| | | | |отдел экономистом |N 123 о/к |

| 2. | 03 | 12|2003|Переведена в бухгалтерию бухгал-|Приказ от 03.12.2003|

| | | | |тером |N 215 о/к |

| 3. | 16 | 11|2004|пункт 3 статьи 77 Трудового ко-|N 209 о/к |

Поощрение за труд

Кроме сведений о работе: приеме, переводе, увольнении работника в трудовую книжку вносятся и другие записи. Обращаем ваше внимание, что сведениям о награждениях отведен целый раздел трудовой книжки. В этот раздел в соответствии с пунктом 24 Правил вносятся записи о награждении государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами, а также заносятся другие виды поощрения, предусмотренные законодательством Российской Федерации (в частности, ст. 191 "Поощрения за труд"), коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.

Образец

Сведения о награждениях ТК N 0108763

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| |чис-|ме-|год | (поощрениях) |основании которого|

| |ло |сяц| | |внесена запись |

| | | | | | |

|—————|—————————————|——————————————————————————————|————————————————————|

| 1 | 2 | 3 | 4 |

|—————|————|———|————|——————————————————————————————|————————————————————|

| 1. | 16 | 03|2004|Награждена почетной грамотой|Приказ от 16.03.2004|

| | | | |Закрытого акционерного общест-|N 57 о/к |

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся (п. 25 Правил). Также не вносятся записи о взысканиях, за исключением случаев увольнения в качестве меры дисциплинарного воздействия.

Порядок заполнения раздела "Сведения о награждении" практически совпадает с порядком заполнения раздела "Сведения о работе". В качестве заголовка вносится полное и соответствующее учредительным документам наименование организации, а также сокращенное наименование организации. Затем в графе 1 указывается порядковый (относительно данного раздела) номер записи. Нумерация ведется в течение всего периода трудовой деятельности, так же как в разделе "Сведения о работе". В графу 2 вписывается дата награждения. Третья графа содержит сведения о том, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 дается ссылка на наименование, дату и номер документа, на основании которого произведено награждение.

Запись об учебе

В трудовую книжку вносятся сведения о времени обучения на курсах, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (подп. "б" п. 21 Правил), а также сведения об установлении работнику второй и последующей профессий (п. 3.1 Инструкции). Эти записи вносятся в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки работника по месту работы и с обязательной ссылкой в графе 4 на соответствующие документы.

И если с получением второй и последующей профессий все более или менее ясно, то внесение записей о курсах по повышению квалификации вызывает вопросы.

Несмотря на то что после таких курсов выдаются определенные сертификаты, мы все же не можем рекомендовать внесение в трудовую книжку записей об их окончании. Многочисленность подобных записей приводит порой к трудностям при подсчете общего и непрерывного стажа, может легко спровоцировать увеличение количества счетных ошибок. Поэтому, на наш взгляд, допустимо вносить в трудовую книжку работника лишь записи о длительном обучении, продолжительных стажировках, присвоении определенной квалификации.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом производится запись в трудовой книжке. В графе 1 при этом ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись, в которой указывается наименование профессии с обязательным указанием разряда, класса, иных категорий и уровней квалификации этой профессии. В графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата (п. 3.1 Инструкции).

Образец

Сведения о работе ТК N 0108763

| |чис-|ме-|год |боту, квалификации, увольнении|основании которого|

| |ло |сяц| |(с указанием причин и ссылкой на|внесена запись |

| 1 | 2 | 3 | 4 |

| 23.| 09 | 06|2003|Принят в механосборочный цех|Приказ от 09.06.2003|

| | | | |слесарем-ремонтником 5 разряда |N 237 о/к |

| 24.| 18 | 03|2004|Установлена вторая профессия|Удостоверение от |

| | | | |"Электрогазосварщик" с присвое-|18.03.2004 N Н-54378|

Прошу считать меня совместителем

Иногда работник обращается к кадровику предприятия, на котором он работает по совместительству, с просьбой о внесении в его трудовую книжку соответствующей записи. Помните, запись о работе по совместительству вносится в этот документ только по желанию работника и только по основному месту его работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Вот примерный алгоритм действий основного работодателя по внесению в трудовую книжку работника данных о совместительстве.

Работник приносит вам документ из организации, где он является совместителем, подтверждающий его работу по совместительству. В качестве такого документа может быть копия приказа о приеме, переводе, прекращении действия трудового договора. Эти копии должны быть обязательно соответствующим образом заверены с указанием должности, подписи, расшифровки подписи кадрового специалиста или другого ответственного должностного лица. Ниже подписи ставится дата снятия копии, а подпись лица, заверившего копию, обязательно скрепляется печатью предприятия (отдела кадров).

Для подтверждения периода работы по совместительству работник вполне может представить вам и справку. В ней обязательно указывается место работы (наименование организации, структурного подразделения), занимаемая работником должность, дата приема, перевода. Если работник уволился из организации, в которой работал по совместительству, в справке также отмечается дата и основание такого увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса. В справке отражаются все даты и номера изданных приказов.

Заполняя графу 4 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, вы ссылаетесь на представленный вам документ - копию приказа или справку, выданные той организацией, где работник является совместителем.

Внесение записи о совместительстве производится по письменному заявлению работника. Это заявление подшивается в его личное дело. Копия справки также подшивается в личное дело работника по основному месту работы, а подлинник возвращается работнику. Некоторые кадровики, понимая, что таким образом возрастает риск потери документа, подтверждающего работу по совместительству (а иногда такие записи очень важны для работника, так как содержат сведения о высоком профессиональном уровне, льготном стаже и т.п.), предпочитают вкладывать подлинник справки о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Образец

Сведения о работе ТК N 0108763

| |чис-|ме-|год |боту, квалификации, увольнении|основании которого|

| |ло |сяц| |(с указанием причин и ссылкой на|внесена запись |

| 1 | 2 | 3 | 4 |

| 14.| 11 | 07|2003|Принята в планово-экономический|Приказ от 11.07.2003|

| | | | |отдел экономистом |N 96 о/к |

| 15.| 22 | 12|2003|Принята по совместительству в|Справка общества с|

| | | | |старшим бухгалтером |26.12.2003 N 56 |

Копию хочу!

Копия трудовой книжки выдается по письменному запросу работника для предъявления в различные организации. В соответствии с пунктом 7 Правил она выдается "не позднее трех дней со дня подачи заявления". Количество обращений и их периодичность законом не регламентированы, а это значит, что кадровик не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки, даже если работник обращается повторно буквально на следующий день: "Понимаете, потерял!"

Копия трудовой книжки заверяется записью:

Верно.

Начальник отдела кадров

Закрытого акционерного

общества "Астра" Викторенко Б.Ю. Викторенко

11.03.2004 (дата выдачи копии)

На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации (отдела кадров). При необходимости (по просьбе организации, запрашивающей копию или выписку из трудовой книжки) заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.

Рекомендуем вам завести журнал регистрации выдачи "личных" справок, подтверждающих различные аспекты трудовой деятельности работника в вашей организации. В этой регистрационной форме вы сможете фиксировать и выдаваемые копии трудовых книжек и выписки из них.

Иногда работнику требуется нотариально заверенная копия трудовой книжки.

Что делать в этом случае? Ведь нотариус совершенно справедливо (а вдруг это подделка и владелец трудовой книжки самостоятельно внес запись о приеме на работу) отказывается заверять трудовую книжку без подписи ответственного должностного лица и печати организации (отдела кадров)? Но подпись должностного лица и печать следуют только после увольнения и заверяют весь блок записей о работе в данной организации. Таким образом, требования нотариуса вступают в противоречие с нормативной базой по заполнению трудовых книжек. Тем не менее на практике многие кадровики идут навстречу своим работникам и "закрывают" подписью и печатью ту запись, на которую приходится время нотариального заверения. Дальнейшие записи производятся в предусмотренном законом порядке.

И еще одна проблема получения нотариально удостоверенной копии. Ведь в соответствии с законодательством о нотариате нотариально удостоверенные копии производятся только с оригинала документа. А трудовую книжку на руки работнику выдавать не положено. На практике работодатель все же идет на определенное нарушение и выдает работнику книжку под расписку на короткий период времени.

Понятно, что при этом риск утраты трудовой книжки возрастает многократно. Стремясь избежать такого риска и доверяя только себе, кадровики "старой школы" сами отправляются в нотариальную контору и добросовестно сидят в очередях, чтобы из рук в руки передать работнику нотариально заверенную копию. Конечно, в силу профессиональной загрузки эту ситуацию не всегда возможно разрешить подобным способом, но не отметить уровень профессиональной ответственности таких специалистов тоже невозможно.

Далее мы расскажем вам о внесении в трудовую книжку записи об изменении названия организации, а также поговорим о ведении журнала учета трудовых книжек.

Организация сменила имя

Переименование организации или изменение ее организационно-правовой формы (например, государственное предприятие или общество с ограниченной ответственностью становится акционерным обществом) обязательно вносится в трудовую книжку. В соответствии с пунктом 3.2 Инструкции в этом случае в графе 1 ставится следующий порядковый номер, а в графе 3 раздела "Cведения о работе" отдельной строкой указывается "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то". По поводу переименования или изменения формы собственности обязательно издается приказ (распоряжение) директора организации. В графе 4 проставляется наименование приказа, его дата и номер.

Образец

Сведения о работе ТК N 0108763

| |чис-|ме-|год |боту, квалификации, увольнении|основании которого|

| |ло |сяц| |(с указанием причин и ссылкой на|внесена запись |

| 1 | 2 | 3 | 4 |

| 32.| 05 | 11|2003|Принята в бухгалтерию старшим|Приказ от 05.11.2003|

| | | | |бухгалтером |N 126 о/к |

| 33.| 12 | 04|2004|Общество с ограниченной ответст-|Приказ от 12.04.2004|

| | | | |венностью "Пальмира" с 10 апреля| N 36 |

Пожалуйста, не забывайте вносить в трудовую книжку запись о переименовании организации. Несоответствие наименования организации (внесенного при приеме на работу) ее наименованию на печати (которая ставится при увольнении) приведет к серьезным проблемам с оформлением работнику пенсии. Пенсионный фонд обязательно запросит документы, подтверждающие период трудовой деятельности работника, неправильно отраженный в его трудовой книжке.

Книга и книжка

Работник принят на работу, записи в трудовую книжку внесены, но прежде, чем положить ее в сейф, вам необходимо внести сведения о принятом работнике и о его трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книга учета).

К сожалению, в некоторых (в основном это относится ко внебюджетным и с небольшим штатом сотрудников) организациях учет трудовых книжек отсутствует, и соответствующая книга учета не ведется. Ответственно заявляем, что это - серьезное нарушение. В графе 13 и 14 Книги учета, которые соответственно называются "Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)" и "Расписка работника в получении трудовой книжки" работник собственноручно ставит дату получения документа и расписывается в этом. В случае отправки трудовой книжки по почте в этих графах кадровый специалист предприятия делает соответствующие отметки с указанием даты и номера квитанции заказного письма, которым отправлена трудовая книжка.

Отсутствие должного учета может привести к серьезным правовым последствиям для организации-работодателя. Судите сами. Работник при увольнении получил на руки трудовую книжку. При этом сам факт ее выдачи документально не зафиксирован или зафиксирован неправильно. Юридически пригодных доказательств совершенного действия у организации нет, а это дает особо "предприимчивым" работникам возможность обратиться в суд с жалобой на задержку выдачи трудовой книжки. Пункт 35 Правил требует от работодателя возместить работнику не полученный за время задержки трудовой книжки заработок, изменив при этом дату увольнения на день выдачи трудовой книжки. Выиграет ли работник в такой ситуации, сказать трудно, но создать вам определенные проблемы может.

Если на вашем предприятии Книга учета движения трудовых книжек не ведется, немедленно займитесь ее оформлением. Форма книги утверждена в качестве приложения N 2 постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". В пункте 41 Правил написано, что все листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Для тех, кто никогда не сталкивался с этой проблемой, поясняем.

Книга учета представляет собой журнал в плотной обложке с жестким переплетом (тетради, скрепленные "пружинкой", для этой цели не подойдут). Такие формы ведутся годами, а иногда и десятилетиями, поэтому выбирайте журнал с качественной бумагой, в хорошем переплете, чтобы через несколько недель листы не начали рассыпаться. Ведь завести такую регистрационную форму заново практически невозможно, так как невозможно заново воспроизвести подписи уволившихся работников.

В правом верхнем углу листы Книги учета нумеруются порядковым номером. Затем журнал закрывают и сверху, поверх обложки, насквозь (ближе к корешку), но с обязательным захватом края листов прокалывают четыре отверстия. Сделать это можно при помощи ручной дрели или обычного шила. Затем в полученные отверстия продергивается суровая нить так, чтобы ее концы вышли с внутренней стороны обложки сзади. Концы завязывают узелком, и на этот узелок ставится сургучная печать или клеится бумажная пломба. Пломба представляет собой прямоугольный кусочек бумаги с надписью "В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (указывается название организации) пронумеровано, прошнуровано, прошито и опломбировано печатью организации 143 (сто сорок три) листа (указывается количество листов цифрами, в скобках - прописью)". Затем следует обозначение должности, Ф. И. О. руководителя организации и его подпись.

Обращаем ваше внимание на то, что Книга учета заверяется именно подписью руководителя организации. Подпись кадровика в данном случае не подходит.

Затем ставят печать организации так, чтобы ее часть захватывала пломбу, а часть приходилась на обложку. Некоторые кадровики ставят не один оттиск, а три, располагая их по краям пломбы. Это делается для того, чтобы любое нарушение пломбы с целью переписывания отдельных листов Книги учета было заметно.

Итак, при отсутствии Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вам предстоит ее завести. Внести в нее можно только работающих в данный период работников.

Книга учета, как уже отмечалось, ведется годами и не может быть закрыта до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в этой учетной форме. Записи в Книге учета нумеруются сквозными номерами, то есть в начале нового производственного года ставится следующий после последней записи предыдущего года номер.

После окончания Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится в соответствии с пунктом "е" статьи 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (в редакции от 27.10.03), 50 лет.

Из Трудового кодекса РФ

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Статья 191 "Поощрения за труд"

И. Мурнина,

автор и ведущий курса "Кадровое делопроизводство"

"Кадровое дело", N 5, май 2004 г.

*(1) Начало статьи опубликовано в журнале "Кадровое дело" N 4, 2004, стр. 84-89.

*(2) С понятием "блок" в данном случае автор связывает совокупность записей в трудовой книжке работника, отражающей его трудовую деятельность в конкретной организации.